Quy định sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Trong sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến việc quản lý kho hàng để đảm bảo tính hợp lý, chính xác. Khi hàng hóa được xuất kho thường được kê khai trong phiếu xuất kho để lưu lại thông tin dùng cho việc đối chiếu, quản lý, và việc sử dụng những chứng từ này cũng cần tuân theo quy định. Bài viết dưới đây, Nhanh.vn sẽ giúp các bạn tìm hiểu/ khám phá tất tần tật quy định về sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mới nhất.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ kèm theo hàng hóa làm căn cứ lưu thông trên thị trường khi doanh nghiệp chưa, hoặc các trường hợp không phải xuất hóa đơn, nhằm tránh khi nào? khi bị thanh tra, quản lý thị trường, công an kinh tế xử phạt mà bất kể một công ty nào cũng cần phải có. 

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được in và phát hành giống như hóa đơn, do đó sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ doanh nghiệp phải đăng ký phát hành, quản lý và báo cáo tình hình sử dụng (chung với báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn) về cơ quan thuế như là hóa đơn.

Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Căn cứ theo điểm 2.6 Phụ lục 4 của Thông tư 39/2014/TT-BTC Quy định sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ:

“Tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ xuất điều chuyển hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như các chi nhánh, cửa hàng ở khác địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) để bán hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng, căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán, cơ sở có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

a) Sử dụng hóa đơn GTGT để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế GTGT ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau;

b) Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ; Sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý theo quy định đối với hàng hóa xuất cho cơ sở làm đại lý kèm theo Lệnh điều động nội bộ.

Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng khi bán hàng phải lập hóa đơn theo quy định giao cho người mua, đồng thời lập Bảng kê hàng hóa bán ra gửi về cơ sở có hàng hóa điều chuyển hoặc cơ sở có hàng hóa gửi bán (gọi chung là cơ sở giao hàng) để cơ sở giao hàng lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa thực tế tiêu thụ giao cho cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng.

Trường hợp cơ sở có số lượng và doanh số hàng hóa bán ra lớn, Bảng kê có thể lập cho 05 ngày hay 10 ngày một lần. Trường hợp hàng hóa bán ra có thuế suất thuế GTGT khác nhau phải lập bảng kê riêng cho hàng hóa bán ra theo từng nhóm thuế suất.

Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng thực hiện kê khai nộp thuế GTGT đối với số hàng xuất bán cho người mua và được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn GTGT của cơ sở giao hàng xuất cho.

Trường hợp các đơn vị trực thuộc của cơ sở kinh doanh nông, lâm, thủy sản đã đăng ký, thực hiện kê khai nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, có thu mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản để điều chuyển, xuất bán về trụ sở chính của cơ sở kinh doanh thì khi điều chuyển, xuất bán, đơn vị trực thuộc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, không sử dụng hóa đơn GTGT“.

Quản lý xuất kho chặt chẽ để đảm bảo tính hợp lý, chính xác

Theo Khoản 4 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định như sau:

"4. Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (mẫu số 5.4 và 5.5 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này)".

Như vậy, sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ doanh nghiệp phải đăng ký phát hành, quản lý và báo cáo tình hình sử dụng (chung với báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn) về cơ quan thuế như là hóa đơn.

• Xuất hàng hóa đi gia công.
• Xuất, điều chuyển hàng hóa giữa các đơn vị, chi nhánh hạch toán phụ thuộc với nhau.
• Xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu.
• Xuất hàng hóa giao cho doanh nghiệp nhận ủy thác nhập khẩu.
• Xuất hàng trả ủy thác nhập khẩu khi hàng hóa chưa nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu.
• Xuất gửi hàng đại lý cho doanh nghiệp nhận bán hàng đại lý.

Doanh nghiệp xuất hàng hóa cho chi nhánh hạch toán phụ thuộc có thể sử dụng hóa đơn hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, cần lưu ý các vấn đề sau:

• Nếu chi nhánh (hoặc cửa hàng) phụ thuộc không thực hiện hạch toán kế toán khai thuế GTGT về trụ sở chính, khi trụ sở xuất hàng hóa về chi nhánh xuất bằng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (không xuất hóa đơn); định kỳ chi nhánh (cửa hàng) lập bảng kê bán hàng hóa tiêu thụ về trụ sở chính để trụ sở chính xuất hóa đơn cho khách hàng ghi doanh thu.
• Nếu chi nhánh phụ thuộc tự kê khai thuế GTGT (khác tỉnh với trụ sở chính) tại địa phương thì khi xuất hàng cho chi nhánh, trụ sở chính có thể xuất hóa đơn hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; nếu trụ sở chính xuất hàng cho chi nhánh bằng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì phải xuất lại hóa đơn GTGT để chi nhánh có căn cứ kê khai, khấu trừ thuế.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thường được ghi theo giá xuất kho (giá vốn) khá nhạy cảm nên một số doanh nghiệp chỉ ghi số lượng và không ghi đơn giá. Hơn nữa, một số doanh nghiệp tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ, thì cuối kỳ mới có (tính) giá xuất kho để có thể ghi vào phiếu xuất.

Về nguyên tắc chứng từ kế toán phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, tuy nhiên với phiếu xuất kho hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có thể chỉ ghi tên hàng hóa, số lượng mà không ghi đơn giá, thành tiền (chưa có, hoặc không muốn công khai giá vốn) vẫn được cơ quan thuế bỏ qua.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc phiếu xuất kho kiêm vận bộ nên ghi đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu để tiện ghi sổ kế toán cũng như có căn cứ quy trách nhiệm vật chất nếu các bên liên quan làm hư hỏng, mất mác ...

Kinh doanh hiệu quả hơn với phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn - Quản lý chặt chẽ đơn hàng, tồn kho, khách hàng, dòng tiền

Theo điều 12 Nghị định số 105/2013/NĐ-CP ban hành ngày 16/09/2013. Thì mức xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán được quy định hành vi làm mất mát tài liệu trong thời gian lưu trữ bị cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 VNĐ đến 1.000.000 VNĐ.

Nghị định 49/2016/NĐ-CP về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn. Có nêu rõ tại Điểm g – Khoản 4 – Điều 3: Đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành đã được lập. Và chưa lập sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 VNĐ đến 8.000.000 VNĐ.

Theo hướng dẫn tại điểm b khoản 3 điều 4 thông tư số 39/2014/TT-BTC như sau:

b. Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều này:

- Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.

- Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.

- Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.

- Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính."

Theo điểm 4 phụ lục 1 thông tư 39 có quy định: 

"4. Các chứng từ được quản lý như hóa đơn gồm:

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ;

- Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý..."

Vậy trường hợp mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo mẫu tại thông tư số 39/2014/TT-BTC không có tiêu thức dấu của người bán thì doanh nghiệp có thể tiến hành đóng dấu treo tại góc trái tờ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

Phiếu xuất kho giữ vai trò quan trọng trong việc đảm bảo lưu thông hàng hóa trên thị trường. Để nhập phiếu xuất được chính xác, doanh nghiệp cần quản lý kho một cách chặt chẽ. Hiện nay, phần mềm quản lý bán hàng đang là công cụ đắc lực nhất hỗ trợ doanh nghiệp trong vấn đề này. Phần mềm quản lý bán hàng của Nhanh.vn sẽ cung cấp cho doanh nghiệp tính năng kho hàng thông minh gồm việc nhập hàng, trả hàng nhà cung cấp, kiểm kho nhanh chóng, phiếu yêu cầu xuất nhập kho,... và còn nhiều tính năng khác như quản lý nhập liệu, bán hàng, xử lý đơn hàng nhanh chóng, quản lý nhân viên, khách hàng, hỗ trợ kế toán, chắc chắn sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

Phần mềm quản lý bán hàng của Nhanh.vn cung cấp tính năng kho hàng thông minh

Trên đây là những quy định về sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ dành cho tất cả những nhân sự, những ai đang đi làm để có những thông tin cơ bản bắt đầu phục vụ cho công việc. Hy vọng bài viết cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích, giúp bạn nâng cao nghiệp vụ cũng như có thể tư vấn, đào tạo cho những nhân viên mới. Chúc các bạn thành công!