Mẫu phiếu xuất kho file Excel, Word theo Thông tư 99

Phiếu xuất kho là chứng từ kế toán quan trọng và bắt buộc đối với doanh nghiệp có hoạt động xuất hàng hóa, vật tư, công cụ dụng cụ. Việc sử dụng phiếu xuất kho đúng mẫu giúp quản lý kho chặt chẽ, hạch toán chính xác và đảm bảo hồ sơ kế toán hợp lệ theo quy định thuế. 

Trong bài viết dưới đây, Nhanh.vn cập nhật mẫu phiếu xuất kho mới nhất theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, áp dụng từ 01/01/2026.

1. Phiếu xuất kho là gì? Khi nào bắt buộc phải lập?

Việc hiểu rõ khái niệm phiếu xuất kho cũng như các trường hợp bắt buộc phải lập chứng từ này giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định kế toán, hạn chế rủi ro khi kiểm tra, thanh tra thuế.

1.1. Phiếu xuất kho là gì?

Phiếu xuất kho là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận việc xuất công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu, vật tư, sản phẩm hoặc hàng hóa ra khỏi kho của doanh nghiệp. Chứng từ này phản ánh đầy đủ số lượng hàng hóa xuất kho và là căn cứ để kế toán hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ cũng như theo dõi tình hình sử dụng và kiểm soát định mức tiêu hao vật tư.

Mỗi phiếu xuất kho có thể được lập cho một hoặc nhiều loại hàng hóa, vật tư được xuất từ cùng một kho, sử dụng cho cùng mục đích hoặc phục vụ chung cho một đối tượng hạch toán chi phí theo quy định của doanh nghiệp.

Xem thêm: Quy định sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

1.2. Khi nào bắt buộc phải lập phiếu xuất kho

Căn cứ quy định tại khoản 5 Điều 6 Thông tư 68/2019/TT-BTC, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được sử dụng trong một số trường hợp luân chuyển hàng hóa nội bộ thay cho hóa đơn. Cụ thể như sau:

• Công ty nhập khẩu ủy thác hàng hóa: Trường hợp hàng hóa nhập khẩu ủy thác đã hoàn thành nghĩa vụ thuế GTGT khâu nhập khẩu, đơn vị kinh doanh khi hoàn trả hàng cho bên nhận ủy thác thực hiện lập hóa đơn điện tử theo quy định.
• Công ty ủy thác xuất khẩu hàng hóa: Khi xuất hàng giao cho bên nhận ủy thác xuất khẩu, cơ sở có hàng hóa sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Trường hợp hàng hóa ủy thác xuất khẩu đã được cơ quan hải quan xác nhận, bên ủy thác phải lập hóa đơn điện tử GTGT hoặc hóa đơn bán hàng để xuất cho khách hàng nước ngoài theo quy định.
• Xuất hàng cho đại lý: Đối với việc xuất hàng cho đại lý hoặc điều chuyển hàng hóa từ đơn vị phụ thuộc về trụ sở chính, các cơ sở kinh doanh nông, lâm, thủy sản kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ phải sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, không lập hóa đơn giá trị gia tăng.
• Một số trường hợp khác: Ngoài các trường hợp trên, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử còn được áp dụng khi:
  • Xuất hàng hóa giao gia công
  • Xuất hàng bán lưu động
  • Góp vốn bằng tài sản để thành lập doanh nghiệp
  • Điều chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh hạch toán phụ thuộc
  • Phân chia, sáp nhập, hợp nhất hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp

Căn cứ tại khoản 6 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định loại hóa đơn như sau:

“Điều 8. Loại hóa đơn

…

6. Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

Bộ Tài chính hướng dẫn mẫu hiển thị các loại hóa đơn để các đối tượng nêu tại Điều 2 Nghị định này tham khảo trong quá trình thực hiện.”

2. Mẫu phiếu xuất kho có mục đích gì?

Phiếu xuất kho không đơn thuần chỉ dùng để ghi nhận việc xuất hàng hóa, vật tư mà còn là căn cứ quan trọng trong công tác kế toán và quản lý kho. Việc lập phiếu đầy đủ, đúng quy định giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, theo dõi hàng tồn kho và đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh chính xác.

Căn cứ Phụ lục 1 ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định về mục đích của Phiếu xuất kho như sau:

• Căn cứ hạch toán chi phí và tính giá thành: Phiếu xuất kho là cơ sở để kế toán ghi nhận chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất, kinh doanh. Doanh nghiệp dễ dàng xác định được chi phí thực tế phát sinh, từ đó tính toán giá thành sản phẩm, dịch vụ và phản ánh đúng kết quả hoạt động tài chính.
• Theo dõi, kiểm soát số lượng hàng tồn kho: Nắm rõ tình hình biến động hàng hóa trong kho. Dựa trên số lượng xuất và tồn thực tế, doanh nghiệp có thể chủ động điều chỉnh kế hoạch nhập hàng, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho vượt mức cần thiết.
• Đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh: Phản ánh tần suất và quy mô luân chuyển hàng hóa, qua đó hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiệu quả kinh doanh theo từng thời kỳ - căn cứ để phân tích nhu cầu thị trường và xây dựng phương án sản xuất, kinh doanh phù hợp.
• Đảm bảo tính minh bạch trong hồ sơ kế toán: Các bộ phận liên quan dễ dàng đối chiếu với hóa đơn, hợp đồng và các chứng từ kế toán khác, góp phần đảm bảo tính chính xác, khách quan của số liệu, đặc biệt khi doanh nghiệp thực hiện quyết toán hoặc làm việc với cơ quan thuế.
• Linh hoạt sử dụng cho nhiều loại hàng hóa, vật tư: Một mẫu mẫu phiếu xuất hàng có thể áp dụng cho nhiều nhóm hàng hóa, vật tư, thiết bị khác nhau trong cùng một kho hoặc cùng mục đích sử dụng. Nhờ đó, tối ưu được thời gian lập chứng từ và nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng.

Phiếu xuất kho là công cụ quản lý quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hàng hóa, chi phí và dòng vận động kho. Việc lập và sử dụng phiếu xuất kho đúng quy định sẽ góp phần nâng cao tính minh bạch trong kế toán, tối ưu hiệu quả quản lý và tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động sản xuất, kinh doanh bền vững.

Thực tế cho thấy, nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ vẫn lập phiếu xuất kho chưa đúng thời điểm hoặc thiếu các chỉ tiêu bắt buộc theo quy định hiện hành. Điều này tiềm ẩn rủi ro bị loại chi phí hoặc gặp vướng mắc khi kiểm tra, quyết toán. 

Nếu bạn chưa xác định rõ giao dịch của mình có bắt buộc lập phiếu xuất kho hay không, Dịch vụ tư vấn Thuế Ecomtax sẵn sàng tư vấn, hướng dẫn áp dụng đúng quy định tại Thông tư 99 để đảm bảo tuân thủ và hạn chế rủi ro pháp lý.

3. Mẫu phiếu xuất kho từ ngày 01/01/2026 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Theo quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, kể từ năm 2026, doanh nghiệp thực hiện lập phiếu xuất kho theo Mẫu số 02-VT và phiếu nhập kho theo Mẫu số 01-VT được ban hành kèm theo Thông tư này. Dưới đây là mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 99 mới nhất:

Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 99/2025/TT-BTC: Tải ngay

4. Hướng dẫn cách ghi phiếu xuất kho, phiếu nhập kho theo Thông tư 99

Căn cứ Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, việc lập và ghi mẫu phiếu xuất kho bán hàng được thực hiện theo các nguyên tắc và nội dung sau:

- Góc bên trái phiếu xuất kho: Ghi rõ tên đơn vị hoặc đóng dấu doanh nghiệp, kèm theo bộ phận xuất kho. Mỗi phiếu được lập cho một hoặc nhiều loại vật tư, hàng hóa xuất từ cùng một kho, phục vụ chung cho một mục đích sử dụng hoặc một đối tượng hạch toán chi phí.

- Khi lập phiếu xuất kho, doanh nghiệp cần ghi đầy đủ các thông tin bắt buộc gồm: họ tên người nhận hàng; tên đơn vị hoặc bộ phận nhận; số phiếu, ngày tháng lập phiếu; lý do xuất kho và tên kho xuất hàng hóa, vật tư. Phần nội dung chi tiết trên phiếu được ghi như sau:

• Các cột A, B, C, D: Thể hiện số thứ tự, tên hàng hóa hoặc vật tư, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã hàng và đơn vị tính.
• Cột số lượng yêu cầu: Ghi theo đề nghị xuất kho của bộ phận hoặc cá nhân sử dụng.
• Cột số lượng thực xuất: Thủ kho căn cứ vào thực tế, ghi căn cứ vào số lượng thực tế, không vượt quá số lượng đã đề nghị.
• Cột đơn giá và thành tiền: Kế toán ghi theo phương pháp hạch toán áp dụng tại doanh nghiệp; thành tiền được xác định bằng số lượng thực xuất nhân với đơn giá.
• Dòng cộng: Ghi tổng giá trị của toàn bộ hàng hóa, vật tư đã xuất kho.
• Dòng tổng số tiền bằng chữ: Ghi lại số tiền trên phiếu dưới dạng chữ để đảm bảo rõ ràng và chính xác.

- Phiếu xuất kho được lập bởi bộ phận đề nghị xuất, bộ phận quản lý hoặc bộ phận kho theo quy định của doanh nghiệp và được lập thành 03 liên (đặt giấy than viết 1 lần). Sau khi hoàn tất, phiếu phải có (chữ ký của người lập), kế toán trưởng và được giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt trước khi giao cho người nhận làm thủ tục xuất hàng. Khi xuất kho, thủ kho ghi nhận số lượng thực tế, ngày xuất kho và ký (xác nhận cùng người nhận)

• Liên 1: Lưu trữ tại bộ phận lập phiếu để quản lý hồ sơ.
• Liên 2: Do thủ kho giữ nhằm cập nhật thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán để ghi nhận đơn giá, thành tiền và hạch toán sổ sách.
• Liên 3: Giao cho người nhận hàng để theo dõi việc sử dụng tại bộ phận tiếp nhận

Xem thêm: Những loại sổ sách chứng từ hộ kinh doanh kê khai bắt buộc phải có

5. Quy trình lập phiếu xuất kho, nhập kho chuẩn quy định

Việc lập phiếu xuất kho, nhập kho đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa chặt chẽ mà còn là yêu cầu quan trọng trong công tác kế toán và tuân thủ quy định thuế. Dưới đây là quy trình lập phiếu xuất - nhập kho chuẩn quy định doanh nghiệp cần áp dụng.

5.1. Quy trình lập phiếu xuất kho

Để tối ưu quản lý xuất kho, doanh nghiệp cần kết hợp quản lý dữ liệu, cải tiến quy trình và ứng dụng công nghệ kỹ thuật. Thực hiện đầy đủ theo các bước sau:

Bước 1: Lập phiếu đề nghị xuất kho

Bộ phận có nhu cầu sử dụng hàng hóa (bán hàng, sản xuất, …). Lập phiếu đề nghị xuất kho hoặc căn cứ theo lệnh sản xuất/đơn bán hàng để trình lên cấp quản lý phê duyệt.

Bước 2: Phê duyệt yêu cầu xuất kho

Quản lý và Giám đốc: Rà soát nội dung đề nghị, đánh giá tính phù hợp và chính xác. Sau đó, phê duyệt về số lượng cũng như mục đích xuất kho.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho và hóa đơn

Kế toán kho hoặc kế toán vật tư: Dựa trên đề nghị đã được phê chuẩn, lập phiếu xuất kho (thông thường gồm 3 liên) và điền đầy đủ các thông tin như tên hàng, mã hàng và số lượng cần xuất.

Bước 4: Xuất kho và ký nhận

Thủ kho và người nhận hàng: Thủ kho đối chiếu tồn kho, thực hiện xuất hàng và ghi nhận số lượng thực tế trên phiếu xuất kho. Sau đó, thủ kho và người nhận cùng ký xác nhận việc bàn giao hàng hóa.

Bước 5: Hoàn tất chứng từ và hạch toán

Kho/Kế toán: Thực hiện luân chuyển các liên của phiếu xuất kho đến đúng bộ phận liên quan:

• Liên 1 (Lưu): Được lưu giữ tại bộ phận phát hành phiếu.
• Liên 2 (Kế toán): Thủ kho căn cứ để ghi nhận vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ và xác định giá thành.
• Liên 3 (Theo dõi): Người nhận hàng giữ để phục vụ việc quản lý và theo dõi tại đơn vị sử dụng.

Đọc thêm: Tạo báo cáo xuất - nhập - tồn kho chỉ trong 1 phút

5.2. Quy trình lập phiếu nhập kho

Để quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình lập phiếu nhập kho đúng trình tự dưới đây:

Bước 1: Thông báo/Yêu cầu nhập kho

Bộ phận mua hàng, sản xuất hoặc nhà cung cấp: Gửi phiếu thông báo hoặc yêu cầu nhập hàng kèm theo các chứng từ cần thiết như hóa đơn, hợp đồng và phiếu giao hàng.

Bước 2: Kiểm tra thực tế và lập biên bản

Thủ kho phối hợp với người giao hàng: Tiếp nhận hàng hóa và so sánh với hồ sơ kèm theo, thực hiện kiểm đếm số lượng và đánh giá chất lượng thực tế. Trường hợp phát sinh chênh lệch, tiến hành lập biên bản kiểm tra, kiểm kê theo quy định.

Bước 3: Lập Phiếu nhập kho (PNK)

Kế toán kho/Kế toán vật tư: Dựa trên bộ chứng từ và kết quả kiểm tra thực tế (hoặc biên bản kiểm tra), tiến hành lập phiếu nhập kho (thường gồm 3 liên) và ghi đầy đủ số lượng, đơn giá cùng giá trị thực tế của hàng hóa nhập kho.

Bước 4: Nhập kho và ký nhận

Thủ kho và người giao hàng: Thủ kho bố trí hàng hóa vào đúng khu vực lưu trữ, sau đó hai bên cùng ký xác nhận trên phiếu nhập kho.

Bước 5: Hoàn thiện chứng từ và hạch toán

Kế toán kho/Kế toán: Thực hiện phân phối các liên phiếu nhập kho đến đúng đơn vị liên quan:

• Liên 1 (Lưu): Được lưu trữ tại đơn vị phát hành phiếu.
• Liên 2 (Kế toán): Thủ kho dùng để cập nhật số liệu tồn kho, sau đó chuyển cho kế toán hạch toán vào sổ.
• Liên 3 (Theo dõi): Người giao hàng giữ làm căn cứ đối chiếu và thực hiện thanh toán.

Phiếu xuất kho là chứng từ không thể thiếu trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Từ ngày 01/01/2026, doanh nghiệp cần cập nhật và sử dụng mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 99/2025/TT-BTC để đảm bảo đúng quy định pháp luật. Việc lập phiếu đầy đủ, chính xác không chỉ phục vụ quản lý nội bộ mà còn là yếu tố quan trọng khi quyết toán và thanh tra thuế.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.