PDCA là gì? Tìm hiểu chu trình PDCA giúp cải tiến liên tục

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, việc duy trì cải tiến liên tục là yếu tố sống còn. Chu trình PDCA (viết tắt của Plan - Do - Check - Act) được xem là nền tảng để cải thiện quy trình liên tục. Hiểu rõ PDCA là gì và cách vận hành của chu trình PDCA giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, nâng cao hiệu suất và xây dựng văn hóa cải tiến bền vững.

1. PDCA là gì? Nguồn gốc của chu trình PDCA trong doanh nghiệp

PDCA là viết tắt của bốn giai đoạn Plan - Do - Check - Act (Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động. Đây là một chu trình cải tiến liên tục giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề, nâng cao hiệu suất và duy trì chất lượng ổn định theo thời gian.

Chu trình PDCA tạo ra một vòng phản hồi khép kín, giúp đội ngũ không ngừng thử nghiệm, đo lường và cải tiến quy trình làm việc.

Nguồn gốc của chu trình PDCA

Khái niệm PDCA bắt nguồn từ những nghiên cứu về quản lý chất lượng vào những năm 1920. 

Người đầu tiên đặt nền móng cho chu trình này là Walter A. Shewhart, một nhà vật lý và thống kê người Mỹ nổi tiếng. Ông tạo ra “Vòng tròn Shewhart” gồm ba bước lặp lại:

• Specify (Xác định vấn đề cần cải thiện)
• Produce (Thực hiện thay đổi)
• Inspect (Kiểm tra kết quả).

Sau đó, học trò của ông là W. Edwards Deming đã phát triển mô hình này thành chu trình bốn bước mang tính học hỏi hơn:

• Design (Thiết kế)
• Make (Sản xuất)
• Sell (Bán)
• Test (Kiểm tra)

Hiệp hội các nhà Khoa học và Kỹ sư Nhật Bản (JUSE) chính thức hoàn thiện mô hình này vào năm 1951 và đổi tên thành PDCA (Plan - Do - Check - Act) như chúng ta biết ngày nay.

Kể từ đó, chu trình PDCA trở thành nền tảng của hệ thống quản lý chất lượng (TQM) và triết lý Kaizen(cải tiến liên tục) được các tập đoàn lớn như Toyota, Canon, hay Sony áp dụng trong sản xuất và vận hành.

Ngày nay, không chỉ ngành sản xuất mà các lĩnh vực như bán hàng, marketing, công nghệ hay dịch vụ khách hàng đều ứng dụng PDCA để kiểm soát và tối ưu công việc. Nhờ cách tiếp cận có hệ thống, PDCA giúp doanh nghiệp tránh được việc “thử sai mù quáng”, thay vào đó là đo lường - học hỏi - điều chỉnh một cách có kế hoạch.

Tham khảo: 10+ mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc giúp quản lý nhóm hiệu quả

2. Cấu trúc 4 giai đoạn trong chu trình PDCA

Chu trình PDCA (Plan - Do - Check - Act) là cách tiếp cận khoa học và có hệ thống để mọi doanh nghiệp có thể liên tục cải tiến. Mỗi giai đoạn trong chu trình đều giữ một vai trò quan trọng, hỗ trợ cho nhau nhằm tạo thành một vòng lặp hoàn chỉnh, giúp quá trình làm việc ngày càng hiệu quả và chính xác hơn.

Sau đây là bốn giai đoạn trong chu trình PDCA mà bất kỳ đội nhóm hay doanh nghiệp nào cũng có thể triển khai ngay.

2.1. Plan - Lập kế hoạch

Đây là bước khởi đầu quan trọng nhất trong toàn bộ chu trình PDCA, vì một kế hoạch tốt sẽ định hướng rõ ràng cho mọi hoạt động tiếp theo. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu, phương hướng, nguồn lực và rủi ro trước khi bắt tay vào thực hiện.

Cụ thể, một bản kế hoạch chuẩn PDCA cần bao gồm:

• Xác định vấn đề cần được giải quyết hoặc phòng ngừa.
• Xác định mục tiêu cụ thể của dự án hoặc quy trình cần cải tiến.
• Lên danh sách hành động và quy trình để đạt được mục tiêu đó.
• Xác định các nguồn lực cần thiết, bao gồm nhân sự, thời gian, chi phí và công cụ hỗ trợ.

Chẳng hạn, trong bán hàng, nếu doanh nghiệp muốn tăng tỷ lệ chốt đơn qua Zalo, nhóm có thể bắt đầu bằng việc xác định nguyên nhân khiến khách chưa ra quyết định mua, lập kế hoạch thử nghiệm kịch bản tư vấn mới và dự kiến chỉ tiêu tăng trưởng 10% trong 2 tuần.

Giai đoạn “Plan” như việc vẽ bản đồ trước khi khởi hành. Nếu bản đồ không rõ ràng, mọi nỗ lực phía sau đều có thể đi sai hướng.

Lưu ý rằng PDCA là một chu trình lặp lại, không phải một kế hoạch cố định. Khi hoàn thành một vòng PDCA, doanh nghiệp hoàn toàn có thể điều chỉnh và lập kế hoạch lại để phù hợp với dữ liệu và thực tế mới nhất.

2.2. Do - Thực hiện

Khi kế hoạch đã rõ ràng, doanh nghiệp bước sang giai đoạn “Do”(hành động). Đây là lúc áp dụng mọi nội dung đã hoạch định, thường nên bắt đầu ở quy mô nhỏ hoặc môi trường thử nghiệm có kiểm soát để hạn chế rủi ro.

Những việc cần thực hiện trong giai đoạn này bao gồm:

• Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người trong nhóm.
• Xác định quy trình thực hiện rõ ràng, có checklist hoặc hướng dẫn.
• Ghi nhận và thu thập dữ liệu thực tế trong suốt quá trình.

Trong thực tế bán hàng, khi áp dụng PDCA, các đội nhóm thường thử nghiệm chiến lược mới trên một nhóm nhỏ khách hàng trước, đo lường hiệu quả rồi mới nhân rộng. Việc này giúp tránh lãng phí chi phí quảng cáo hoặc làm gián đoạn hệ thống đang vận hành tốt.

Bên cạnh đó, tiêu chuẩn hóa cách làm ở giai đoạn này là rất quan trọng. Khi mỗi người trong nhóm đều hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và cách phối hợp, quá trình “Do” sẽ diễn ra suôn sẻ và đồng bộ hơn.

2.3. Check - Kiểm tra

“Check” chính là giai đoạn giúp doanh nghiệp nhìn lại và đánh giá kết quả thực tế. Đây là phần quan trọng nhất trong chu trình PDCA vì nó cho phép nhận ra điều gì đang hiệu quả và điều gì cần thay đổi.

Các nội dung trọng tâm trong giai đoạn “Check”:

• Đối chiếu kết quả thực tế với mục tiêu đặt ra
• Phân tích dữ liệu để tìm ra nguyên nhân sai lệch (nếu có)
• Xác định cơ hội cải thiện cho chu kỳ PDCA tiếp theo

Một vài câu hỏi giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả:

• Kế hoạch có đạt được mục tiêu đề ra không?
• Những yếu tố nào khiến kết quả chưa như mong muốn?
• Có đủ dữ liệu để kiểm chứng giải pháp không?
• Nếu thành công, mô hình này có thể mở rộng không?
• Có giải pháp nào tốt hơn không?

Trong môi trường kinh doanh, tôi nhận thấy nhiều nhóm sale thường bỏ qua bước “Check” vì nghĩ rằng chỉ cần “làm là xong”. Tuy nhiên, chính giai đoạn này mới là thời điểm học hỏi giá trị nhất, giúp rút kinh nghiệm thực tế và ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.

2.4. Act - Hành động và cải tiến

Sau khi đã có kết quả và đánh giá, giai đoạn cuối cùng “Act” sẽ quyết định xem giải pháp có được chuẩn hóa và mở rộng không. Nếu thử nghiệm thành công, nhóm sẽ triển khai rộng hơn. Nếu chưa đạt, đây là lúc điều chỉnh kế hoạch và bắt đầu lại vòng PDCA mới.

Khi chuyển sang giai đoạn Act, nhóm cần đặt ra những câu hỏi định hướng hành động như:

• Làm thế nào để triển khai thay đổi trên toàn tổ chức mà vẫn đảm bảo hiệu quả và đồng nhất?
• Nguồn lực nào cần được phân bổ để hỗ trợ quá trình cải tiến?
• Doanh nghiệp nên tổ chức những buổi đào tạo hay hướng dẫn nào để giúp nhân viên hiểu rõ và áp dụng giải pháp mới đúng cách?
• Sau khi cải tiến, còn những mảng công việc nào có thể tối ưu thêm?
• Quy trình nào có thể cải tiến tốt hơn? 

Đọc thêm: Quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực cho doanh nghiệp

3. Lợi ích khi áp dụng chu trình PDCA trong doanh nghiệp

Trong một môi trường kinh doanh luôn biến động, việc duy trì hiệu quả, chất lượng và khả năng cải tiến liên tục là yếu tố quyết định sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Chu trình PDCA (Plan - Do - Check - Act) còn là tư duy vận hành giúp tổ chức không ngừng học hỏi, điều chỉnh và hoàn thiện.

Sau đây là những lợi ích cốt lõi mà doanh nghiệp đạt được khi áp dụng chu trình PDCA, kèm theo những ví dụ thực tiễn dễ hình dung.

3.1. Cải tiến quy trình làm việc hiệu quả hơn

PDCA giúp doanh nghiệp chia nhỏ quy trình thành các bước rõ ràng từ lập kế hoạch đến đánh giá kết quả. Nhờ đó dễ dàng kiểm soát, phát hiện lỗi và tối ưu từng giai đoạn. Cấu trúc “lặp - học - điều chỉnh” của PDCA cho phép doanh nghiệp liên tục tinh chỉnh quy trình cho đến khi đạt được kết quả mong muốn.

Chẳng hạn, khi triển khai chiến dịch bán hàng đa kênh, một công ty có thể dùng PDCA để thử nghiệm nội dung quảng cáo:

• Plan: đặt mục tiêu tăng 20% tỷ lệ chuyển đổi.
• Do: chạy thử 3 phiên bản nội dung khác nhau.
• Check: theo dõi chỉ số CTR và chi phí/lead.
• Act: chọn mẫu hiệu quả nhất để nhân rộng.

3.2. Tăng cường quản lý chất lượng

PDCA là nền tảng cho hệ thống quản lý chất lượng toàn diện (TQM) và được sử dụng phổ biến trong các mô hình như Six Sigma DMAIC. Việc liên tục lập kế hoạch, thu thập dữ liệu, kiểm chứng và cải tiến giúp doanh nghiệp:

• Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
• Loại bỏ lỗi quy trình hoặc khâu yếu kém.
• Tạo ra chuẩn chất lượng đồng nhất trong sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình nội bộ.

Trong lĩnh vực bán lẻ hoặc thương mại điện tử, chẳng hạn, PDCA giúp các đội kiểm soát tồn kho, vận hành giao hàng hay chăm sóc khách hàng một cách ổn định, ít sai sót hơn, vì mọi bước đều được đo lường và cải tiến liên tục.

3.3. Duy trì văn hoá cải tiến liên tục

Một trong những giá trị bền vững nhất của chu trình PDCA chính là tạo ra văn hoá cải tiến liên tục. Mỗi khi một quy trình được cải thiện, kết quả đạt được sẽ trở thành chuẩn mới cho doanh nghiệp. Sau đó, nhóm có thể tiếp tục áp dụng lại PDCA để cải tiến thêm.

Chẳng hạn: 

• Sau khi tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng, đội vận hành có thể áp dụng lại PDCA để cải thiện tốc độ xử lý đơn hàng.
• Khi chiến lược quảng cáo đạt hiệu quả cao, đội marketing có thể sử dụng vòng PDCA mới để kiểm tra thêm các kênh khác.

Cách tiếp cận này giúp tổ chức không ngừng học hỏi và phát triển, thay vì dừng lại ở một lần thành công. Mỗi vòng PDCA là một bước tiến mới, nhỏ nhưng chắc chắn, trong hành trình nâng tầm doanh nghiệp.

3.4. Tăng năng suất và hiệu quả làm việc

PDCA mang lại sự minh bạch và thống nhất trong quy trình, giúp tất cả các bộ phận cùng hiểu rõ mục tiêu, phương pháp và vai trò của mình. Khi mọi người cùng nói áp dụng PDCA doanh nghiệp sẽ hạn chế được lãng phí thời gian, nguồn lực và giảm mâu thuẫn nội bộ.

Bên cạnh đó, Việc áp dụng PDCA cũng cho phép phân quyền hợp lý hơn: Nhân viên chủ động kiểm tra và cải tiến công việc của mình thay vì chờ chỉ đạo. Các nhà quản lý thì dễ dàng nắm bắt tình hình thực tế qua số liệu, từ đó đưa ra quyết định nhanh và chính xác hơn.

3.5. Ra quyết định dựa trên dữ liệu

PDCA thúc đẩy doanh nghiệp quyết định dựa trên số liệu thực tế thay vì cảm tính.

Mỗi chu kỳ đều bắt đầu bằng việc lập kế hoạch với KPI rõ ràng và kết thúc bằng việc đánh giá kết quả cụ thể. Điều này giúp ban lãnh đạo dễ dàng biết:

• Kế hoạch có khả thi không?
• Nguồn lực đã được dùng đúng cách chưa?
• Giải pháp nào mang lại ROI tốt nhất?

Đây chính là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng quy trình vận hành tinh gọn và ra quyết định chính xác hơn, đặc biệt trong các mảng marketing, bán hàng hoặc chăm sóc khách hàng, dữ liệu thay đổi liên tục từng ngày.

Tóm lại, chu trình PDCA giúp doanh nghiệp:

• Cải thiện quy trình, giảm lỗi, tăng hiệu suất.
• Kiểm soát chất lượng tốt hơn ở mọi cấp độ.
• Duy trì văn hóa học hỏi và cải tiến liên tục.
• Tăng năng suất, đồng bộ hoá cách làm việc.
• Ra quyết định thông minh, dựa trên dữ liệu thực tế.

Khi áp dụng PDCA đúng cách, doanh nghiệp có thể xây dựng nền tảng vận hành bền vững, nơi mọi quy trình đều có thể đo lường, cải thiện và phát triển theo thời gian.

Để chu trình PDCA phát huy tối đa hiệu quả, doanh nghiệp cần có công cụ hỗ trợ theo dõi và đánh giá kết quả thực tế. 

👉 iPOS HRM - phần mềm quản lý nhân sự và công việc chuyên biệt cho doanh nghiệp chuỗi giúp bạn xếp lịch làm việc, theo dõi tiến độ và kiểm tra kết quả, tiến độ làm việc chỉ trên một nền tảng duy nhất. Từ việc xếp lịch linh hoạt, phân loại ưu tiên công việc, đến báo cáo hiệu suất nhân viên theo thời gian thực, iPOS HRM giúp doanh nghiệp thực hiện PDCA dễ dàng hơn. 

Tìm hiểu ngay giải pháp iPOS HRM tại đây để bắt đầu cải tiến quy trình làm việc của bạn hôm nay

4. Khi nào nên sử dụng chu trình PDCA

Một trong những điểm mạnh nhất của chu trình PDCA (Plan - Do - Check - Act) là tính linh hoạt và khả năng thích ứng cao. 

Đây không phải là mô hình chỉ dành riêng cho sản xuất hay quản lý chất lượng, mà có thể được áp dụng trong hầu hết mọi lĩnh vực từ kinh doanh, bán hàng, marketing cho đến vận hành, đào tạo nhân sự. Tuy nhiên, để đạt hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần hiểu rõ khi nào nên áp dụng chu trình PDCA và khi nào nên chọn phương pháp khác.

4.1. Khi bắt đầu phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ mới

PDCA đặc biệt hữu ích trong giai đoạn phát triển ý tưởng và thử nghiệm sản phẩm mới.

Ở bước Plan, doanh nghiệp có thể đặt ra mục tiêu phát triển, xác định nhu cầu khách hàng và lên kế hoạch nghiên cứu thị trường. Sau đó, Do sẽ là giai đoạn tạo mẫu, Check là bước thu thập phản hồi khách hàng, và Act là lúc tinh chỉnh sản phẩm trước khi ra mắt chính thức.

Chẳng hạn, trong một chiến dịch bán hàng mới, đội marketing có thể thử nghiệm mẫu quảng cáo, đo hiệu quả theo tệp khách hàng nhỏ, sau đó điều chỉnh thông điệp dựa trên dữ liệu thu thập được. Mô hình này giúp giảm rủi ro, tiết kiệm ngân sách và cho ra kết quả thực tế hơn.

4.2. Khi cần tối ưu quy trình làm việc hiện tại

Một trong những ứng dụng phổ biến nhất của chu trình PDCA là tối ưu hóa quy trình vận hành nội bộ.

Khi doanh nghiệp nhận thấy các quy trình hiện tại đang gặp vấn đề như chậm trễ, lãng phí nguồn lực, hay tỉ lệ sai sót tăng cao, PDCA sẽ giúp xác định nguyên nhân gốc rễ, kiểm thử các giải pháp nhỏ, rồi nhân rộng phương án hiệu quả nhất.

Chẳng hạn:

• Trong bộ phận bán hàng, PDCA có thể được dùng để thử các quy trình chăm sóc lead mới, cải thiện tỷ lệ phản hồi khách hàng.
• Trong bộ phận vận hành, mô hình này giúp chuẩn hóa quy trình nhập - xuất - tồn, đảm bảo dòng hàng luôn thông suốt.

Ưu điểm là doanh nghiệp không cần thay đổi toàn bộ hệ thống cùng lúc mà có thể cải tiến từng phần theo chu kỳ PDCA, vừa kiểm soát rủi ro vừa duy trì hiệu quả.

Tham khảo: Top 10 phần mềm quản lý KPI được doanh nghiệp tin dùng hiện nay

4.3. Khi khởi động dự án cải tiến mới

Mỗi khi doanh nghiệp bắt đầu một dự án cải tiến quy trình, PDCA là khung tư duy nên sử dụng.

Giai đoạn Plan giúp định hình rõ mục tiêu cải tiến (chẳng hạn: giảm thời gian xử lý đơn hàng từ 24h xuống còn 12h), Do giúp thử nghiệm trên phạm vi nhỏ, Check đo lường tác động thực tế, và Act là bước mở rộng cải tiến ra toàn hệ thống.

PDCA đảm bảo rằng mọi thay đổi được triển khai có cơ sở, có dữ liệu chứng minh và có lộ trình điều chỉnh liên tục. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh được rủi ro “làm theo cảm tính” - vốn là nguyên nhân khiến nhiều dự án cải tiến thất bại.

4.4. Khi muốn khám phá cơ hội mới để cải tiến liên tục

Ngay cả khi doanh nghiệp đang hoạt động ổn định, PDCA vẫn là công cụ mạnh mẽ giúp phát hiện những điểm có thể làm tốt hơn.

Bằng việc liên tục Check - Act, doanh nghiệp sẽ nhìn ra những khoảng trống nhỏ trong quy trình mà trước đây dễ bị bỏ qua.

Chẳng hạn:

• Một đội sale có thể dùng PDCA để xem liệu việc thay đổi cách follow-up khách hàng có tăng tỷ lệ chốt đơn hay không.
• Một đội marketing có thể áp dụng PDCA để tối ưu thời gian phản hồi bình luận trên mạng xã hội, giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Những cải tiến nhỏ này, khi được thực hiện thường xuyên, tạo thành nền văn hóa cải tiến liên tục - yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và thích ứng nhanh với thay đổi thị trường.

4.5. Khi cần phát hiện và loại bỏ vấn đề trong quy trình

Khi quy trình làm việc xuất hiện sai sót lặp lại, năng suất giảm hoặc tỉ lệ lỗi tăng, PDCA là phương pháp phù hợp để phân tích nguyên nhân, thử nghiệm giải pháp và loại bỏ lỗi tận gốc.

PDCA giúp doanh nghiệp xây dựng cách giải quyết mang tính hệ thống, tránh việc “chữa cháy” rồi lặp lại lỗi cũ.

Chẳng hạn, một doanh nghiệp logistics có thể dùng PDCA để xác định vì sao thời gian giao hàng bị chậm: kiểm tra dữ liệu, thử đổi đối tác vận chuyển, đo thời gian thực tế, rồi chuẩn hóa quy trình nếu kết quả khả quan.

4.6. Khi nào không nên áp dụng PDCA

Tuy chu trình PDCA mang lại nhiều lợi ích, nhưng không phù hợp với các vấn đề mang tính khẩn cấp.

PDCA cần thời gian để lên kế hoạch, triển khai, kiểm tra và phản hồi, vì vậy nếu doanh nghiệp đang đối mặt với sự cố khẩn cấp như rủi ro hệ thống, lỗi sản phẩm nghiêm trọng hoặc khủng hoảng truyền thông, thì nên chọn phương pháp xử lý trực tiếp, nhanh gọn trước khi áp dụng PDCA để phòng ngừa tái diễn.

Anh Minh - chủ một cửa hàng sản xuất thực phẩm từng chia sẻ rằng ttừ khi áp dụng chu trình PDCA, mọi thứ bắt đầu thay đổi so với trước đây doanh nghiệp của anh thường gặp tình trạng “sửa sai liên tục” mà không tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Ở mỗi giai đoạn sản xuất, đội ngũ đều có quy trình kế hoạch - kiểm tra - đánh giá - cải tiến cụ thể. Nhờ đó, chất lượng sản phẩm được kiểm soát chặt chẽ hơn, năng suất tăng 20% và sai sót giảm gần một nửa. Quan trọng hơn, PDCA đã giúp công ty hình thành văn hoá cải tiến liên tục: nhân viên chủ động đề xuất giải pháp, quản lý ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế thay vì cảm tính. “Tôi nhận ra rằng khi mọi người cùng xem việc cải tiến là thói quen, chứ không phải nhiệm vụ, doanh nghiệp sẽ thay đổi bền vững hơn bao giờ hết,” - anh Minh chia sẻ.

5. So sánh PDCA với các mô hình quản lý khác 

Trong thực tiễn quản lý và cải tiến quy trình, PDCA (Plan - Do - Check - Act) không phải là mô hình duy nhất.

Các doanh nghiệp còn sử dụng những khung tư duy khác như PDSA, Six Sigma (DMAIC) hay Kaizen, mỗi mô hình lại có đặc trưng và phạm vi ứng dụng riêng.

Hiểu rõ điểm khác biệt giữa PDCA và các phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn mô hình phù hợp nhất cho từng giai đoạn phát triển.

5.1. So sánh PDCA và PDSA

PDCA và PDSA đều là các mô hình bốn bước nhằm cải tiến quy trình, được phát triển dựa trên cùng một nền tảng tư duy của W. Edwards Deming.

Sự khác biệt duy nhất nằm ở chữ cái thứ ba trong chu trình:

PDCA tập trung vào việc đánh giá kết quả thực thi xem kế hoạch có hiệu quả hay không, sau đó điều chỉnh.

PDSA, ngược lại, đi sâu hơn vào phân tích dữ liệu và học hỏi từ kết quả của mỗi bước, để đảm bảo cải tiến mang tính lâu dài và bền vững hơn.

Các doanh nghiệp nên kết hợp cả hai: kiểm tra kết quả theo PDCA, rồi nghiên cứu sâu như PDSA. Cách này giúp không chỉ biết “làm gì hiệu quả”, mà còn hiểu “vì sao nó hiệu quả”, từ đó tạo nền tảng cho những cải tiến bền vững hơn.

5.2. So sánh PDCA và Six Sigma

Six Sigma là một phương pháp cải tiến quy trình và chất lượng được nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng để giảm thiểu sai lỗi và nâng cao hiệu suất tổng thể. Phương pháp này cung cấp một bộ công cụ và kỹ thuật phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp xác định, đo lường và loại bỏ các nguyên nhân gây lãng phí hoặc kém hiệu quả trong quá trình vận hành.

Trong khi đó, PDCA đóng vai trò như một khung hành động thực thi trong toàn bộ lộ trình Six Sigma. Nếu Six Sigma được xem là bản đồ tổng thể giúp doanh nghiệp nhận diện “vấn đề nằm ở đâu”, thì PDCA chính là chuỗi bước hướng dẫn “cách giải quyết và loại bỏ vấn đề đó như thế nào”.

Cụ thể:

• Six Sigma (DMAIC) mang tính chiến lược hơn, gồm năm giai đoạn: Xác định (Define) - Đo lường (Measure) - Phân tích (Analyze) - Cải tiến (Improve) - Kiểm soát (Control).
• PDCA lại là công cụ thực tiễn, giúp triển khai và duy trì các cải tiến đã xác định thông qua vòng lặp 4 bước liên tục: Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động.

Khi kết hợp hai mô hình này, doanh nghiệp có thể phát hiện chính xác nguyên nhân gốc rễ của vấn đề bằng Six Sigma, sau đó thực hiện cải tiến và kiểm chứng kết quả bằng PDCA. Cách tiếp cận này vừa đảm bảo tính khoa học trong phân tích, vừa giúp các thay đổi được triển khai nhất quán và bền vững trong thực tế.Mô hình Six Sigma

5.3. So sánh PDCA và Kaizen

PDCA và Kaizen đều hướng đến cùng một mục tiêu: Cải thiện chất lượng công việc, môi trường làm việc và văn hoá doanh nghiệp. Tuy nhiên, điểm khác biệt chính nằm ở bản chất và phạm vi ứng dụng của mỗi mô hình.

Kaizen là một triết lý quản trị xuất phát từ Nhật Bản, nhấn mạnh vào việc “cải tiến nhỏ nhưng liên tục” trong mọi hoạt động hàng ngày. Mỗi cá nhân trong tổ chức từ lãnh đạo đến nhân viên đều có thể đóng góp ý tưởng để làm cho công việc của mình tốt hơn một chút mỗi ngày. Quá trình này thường bắt đầu bằng những thử nghiệm nhỏ, theo dõi kết quả, sau đó điều chỉnh khi có đề xuất mới.

Trong khi đó, PDCA (Plan - Do - Check - Act) là một công cụ thực hành cụ thể, cung cấp khuôn khổ rõ ràng và tuần tự giúp hiện thực hóa triết lý Kaizen. Chu trình PDCA giúp nhóm hoặc doanh nghiệp lập kế hoạch - thử nghiệm - kiểm tra - hành động một cách có hệ thống, đảm bảo mỗi cải tiến đều được kiểm chứng bằng dữ liệu thay vì cảm tính.

Có thể hiểu rằng Kaizen định hướng “tư duy cải tiến”, còn PDCA là “phương pháp thực thi” để biến tư duy đó thành hành động cụ thể.

Tham khảo: Cách lập kế hoạch kinh doanh chi tiết dành cho người mới

6. Những thách thức thường gặp khi áp dụng PDCA

Chu trình PDCA là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình, tăng năng suất và nâng cao chất lượng. Tuy nhiên, nếu triển khai thiếu chiến lược hoặc bỏ qua những yếu tố con người và dữ liệu, mô hình này dễ biến thành “lý thuyết trên giấy”. Sau đây là những thách thức phổ biến mà nhiều doanh nghiệp thường gặp phải khi áp dụng PDCA, cùng những gợi ý thực tiễn để khắc phục.

6.1. Khả năng chống lại sự thay đổi

Một trong những thách thức lớn nhất khi áp dụng PDCA là tâm lý ngại thay đổi của nhân viên.

Khi đã quen với quy trình cũ, nhiều người thường nghi ngờ về tính hiệu quả của phương pháp mới, đặc biệt trong các doanh nghiệp có thâm niên hoặc văn hóa làm việc cố định. Nếu nhân viên không hiểu rõ lợi ích của PDCA, họ có thể thiếu nhiệt huyết hoặc làm việc đối phó, khiến dự án cải tiến không đạt kết quả.

Cách khắc phục:

• Hãy cho nhân viên tham gia từ giai đoạn “Plan”, để họ cảm thấy tiếng nói của mình có giá trị.
• Tạo không gian giao tiếp cởi mở, khuyến khích nhân viên chia sẻ góc nhìn thực tế và ý tưởng cải tiến.
• Cung cấp đào tạo, hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật để họ tự tin thích nghi với quy trình mới.

Chẳng hạn: Một nhóm bán hàng, chẳng hạn, nếu được cùng thảo luận kế hoạch PDCA từ đầu, sẽ dễ dàng cam kết theo dõi và thực hiện các bước thử nghiệm hơn là chỉ làm theo chỉ đạo.

6.2. Thiếu quản lý và phân tích dữ liệu

PDCA chỉ thực sự hiệu quả khi các quyết định được đưa ra dựa trên dữ liệu chính xác. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc lỗi thiếu hệ thống đo lường và thu thập thông tin, dẫn đến việc đánh giá sai hiệu quả của quá trình cải tiến.

Không có dữ liệu tin cậy, doanh nghiệp không thể xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, thậm chí còn khiến quy trình trở nên rối rắm hơn.

Cách khắc phục:

• Đầu tư vào hệ thống quản lý dữ liệu hoặc phần mềm hỗ trợ phân tích (CRM, ERP, hoặc công cụ thống kê báo cáo).
• Theo dõi chỉ số định lượng và định tính: doanh số bán hàng, tỉ lệ chuyển đổi, phản hồi khách hàng, năng suất làm việc…

Chẳng hạn, trong một chiến dịch bán hàng, nếu chỉ dựa vào cảm nhận của đội ngũ sale mà không có số liệu về tỉ lệ phản hồi hoặc doanh thu thực tế, doanh nghiệp sẽ không thể xác định chính xác bước nào cần cải thiện.

Tham khảo: Top 7 phần mềm tính doanh thu bán hàng tốt nhất 2025

6.3. Thiếu theo dõi và duy trì sau cải tiến

Một sai lầm phổ biến khác là ngừng theo dõi sau khi hoàn tất một vòng PDCA. Doanh nghiệp có thể đạt kết quả tốt ban đầu nhưng nếu không giám sát và điều chỉnh định kỳ, các lỗi cũ sẽ quay lại, thậm chí phát sinh thêm vấn đề mới.

PDCA không phải là một dự án ngắn hạn mà là vòng lặp liên tục của cải tiến - mỗi lần “Act” phải mở đường cho một chu kỳ “Plan” mới.

Cách khắc phục:

• Duy trì việc đánh giá định kỳ sau mỗi chu kỳ PDCA để đảm bảo giải pháp vẫn còn phù hợp với tình hình hiện tại.
• Thu thập phản hồi từ cả nhân viên và khách hàng để phát hiện sớm các bất cập trong quy trình.
• Khi phát hiện điểm chưa ổn, hãy bắt đầu lại vòng PDCA ngay, thay vì chờ đến khi sự cố trở nên nghiêm trọng.

Tôi tin rằng trong mọi môi trường kinh doanh, tư duy cải tiến liên tục chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Chu trình PDCA là một công cụ để đội ngũ học hỏi, thử nghiệm và trưởng thành qua từng vòng lặp. Khi được áp dụng đúng, PDCA giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh và đạt hiệu suất cao hơn mỗi ngày.