Mẹo kiểm kho định kỳ không tốn nhiều thời gian và công sức

Kiểm kho định kỳ là bước quan trọng trong việc duy trì sự chính xác của tồn kho nhưng nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn với quy trình này. Bằng cách áp dụng những mẹo hiệu quả, bạn có thể giảm thiểu công sức và thời gian, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý kho. Hãy cùng tôi tìm hiểu những cách làm thông minh giúp tiết kiệm thời gian kiểm kho.

1. Tầm quan trọng của kiểm kho định kỳ

Kiểm kho định kỳ là một bước quan trọng trong quản lý kho hàng giúp đảm bảo sự chính xác của dữ liệu tồn kho, tránh sai lệch và duy trì sự vận hành suôn sẻ của doanh nghiệp. Khi thực hiện kiểm kho định kỳ, doanh nghiệp có thể:

• Duy trì tính chính xác: Đảm bảo số liệu tồn kho khớp với thực tế.
• Tối ưu hóa quản lý hàng tồn: Kiểm tra sản phẩm hết hạn, hư hỏng hoặc lỗi.
• Giảm thiểu sai sót: Phát hiện và sửa chữa các lỗi trong quy trình quản lý kho.

Kiểm kho định kỳ giúp tránh tình trạng mất mát hàng hóa và nâng cao hiệu quả bán hàng.

2. Nguyên nhân khiến việc kiểm kho mất nhiều thời gian và công sức

Mặc dù kiểm kho định kỳ rất quan trọng, nhưng nó cũng có thể trở thành một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp. Một số nguyên nhân khiến việc kiểm kho trở nên mất thời gian và công sức bao gồm:

• Quy trình thủ công: Ghi chép và kiểm tra từng sản phẩm bằng tay tốn rất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.
• Khối lượng sản phẩm lớn: Các cửa hàng hoặc doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn sẽ mất rất nhiều thời gian để kiểm tra từng mặt hàng.
• Thiếu thông tin đồng bộ: Nếu hệ thống không đồng bộ với dữ liệu thực tế, việc đối chiếu thông tin giữa kho thực tế và dữ liệu trong hệ thống trở nên phức tạp.
• Thiếu công cụ hỗ trợ: Thiếu phần mềm hoặc công cụ giúp tự động hóa quy trình kiểm kho sẽ khiến việc kiểm tra trở nên tốn sức hơn.

Tình trạng này làm giảm hiệu quả công việc và có thể gây ra các sai sót không đáng có trong quá trình kiểm kho.

Nếu bạn thường xuyên gặp tình trạng lệch số liệu giữa thực tế và sổ sách, hãy tham khảo các cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho hiệu quả năm 2025 để biết cách khắc phục triệt để.

3. Mẹo kiểm kho định kỳ nhanh chóng và hiệu quả

Để tối ưu hóa quá trình kiểm kho định kỳ và giảm thiểu thời gian, doanh nghiệp có thể áp dụng những mẹo sau:

• Tự động hóa quy trình kiểm kho: Sử dụng phần mềm quản lý kho tự động cập nhật số liệu tồn kho giúp giảm thiểu sai sót.
• Kiểm tra thường xuyên: Thực hiện kiểm kho định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng thay vì chỉ một lần trong năm.
• Sử dụng mã vạch hoặc RFID: Sử dụng công nghệ quét mã vạch hoặc RFID sẽ giúp kiểm tra nhanh chóng và chính xác mà không cần kiểm tra thủ công từng sản phẩm.
• Phân loại hàng hóa: Tổ chức hàng hóa theo nhóm dễ quản lý để tiết kiệm thời gian kiểm kho.
• Chia ca kiểm kho: Nếu kho của bạn có số lượng hàng hóa lớn, hãy chia ca kiểm kho để tránh việc một người làm quá nhiều công việc cùng lúc.

Những mẹo này sẽ giúp bạn kiểm kho nhanh chóng, chính xác mà không tốn quá nhiều thời gian.

Ngoài mẹo kiểm kho định kỳ giúp tiết kiệm thời gian, bạn có thể tham khảo thêm 5 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất năm 2025 để lựa chọn cách làm phù hợp với mô hình kinh doanh.

Kiểm kho định kỳ không cần phải mất quá nhiều thời gian và công sức nếu bạn áp dụng những mẹo hiệu quả. Với tính năng kiểm kho của phần mềm Nhanh.POS, bạn sẽ có thể dễ dàng quản lý và kiểm tra kho hàng định kỳ, tự động hóa quy trình, giảm thiểu lỗi và tiết kiệm công sức.

4. Cách áp dụng phần mềm Nhanh.POS để tối ưu hóa quy trình kiểm kho

4.1. Các loại kiểm kho trên Nhanh.vn

Phần mềm hỗ trợ bạn 3 loại kiểm kho để xử lý các mục đích kiểm kho cụ thể.

• Kiểm kho theo sản phẩm: Áp dụng khi cần kiểm đếm một (một số) mặt hàng nhất định, đã lên danh sách từ trước khi kiểm.
• Kiểm kho theo danh mục: Áp dụng khi cần kiểm đếm một hoặc một số mặt hàng trong cùng một danh mục sản phẩm.
  • Khi bạn chọn loại kiểm kho này, hệ thống sẽ chỉ ghi nhận những sản phẩm trong danh mục đã chọn (nếu gõ tên sản phẩm hoặc dùng đầu đọc mã vạch sản phẩm ngoài danh mục thì hệ thống sẽ không ghi nhận).
• Kiểm kho toàbộ: Áp dụng khi doanh nghiệp cần kiểm toàn bộ kho hàng/ cửa hàng.
  • Trường hợp này, các sản phẩm không nằm trong danh sách kiểm sẽ được mặc định là không tồn (không còn) trong kho, số lượng kiểm kho bằng 0.

4.2. Các loại sản phẩm kiểm kho được trên Nhanh.vn

• Với các loại sản phẩm trên Nhanh thì thêm vào phiếu kiểm kho, chỉ có duy nhất loại Sản phẩm Combo là không thêm được vào phiếu kiểm kho
• Các loại sản phẩm còn lại đều thêm vào phiếu kiểm kho được
• Tuy nhiên, khi làm bù trừ kiểm kho sẽ có lưu ý:
  • Loại sản phẩm IMEI: Có sinh ra phiếu xuất nhập kho loại kiểm kho, nhưng sẽ làm lệch tồn IMEI (do không có điền IMEI kiểm kho)
  • Loại sản phẩm theo lô: Không sinh ra phiếu xuất nhập kho loại kiểm kho
  • Loại sản phẩm dịch vụ: Có sinh ra phiếu xuất nhập kho loại kiểm kho, nhưng logic sản phẩm dịch vụ không có tồn nên ở thông tin sản phẩm vẫn không có tồn

4.3. Quản lý danh sách kiểm kho

Để quản lý danh sách kiểm kho, bạn truy cập module Kho hàng - chọn Kiểm kho hoặc truy cập tại đây

Màn hình quản lý kiểm kho chia làm 2 tab:

4.4. Các bước kiểm kho trên Nhanh.vn

• Truy cập module Kho hàng - chọn Kiểm kho - bấm Thêm mới hoặc truy cập trực tiếp tại đây.
• Màn hình tạo phiếu kiểm kho hiện ra như sau:

Bước 1: Ghi chú khu vực kiểm

• Bạn chọn kho hàng cần kiểm và loại kiểm kho phù hợp. Tại ô Ghi chú, bạn điền tên hoặc mô tả khu vực (vị trí) đang tiến hành kiểm kho.

Bước 2: Thêm sản phẩm vào phiếu kiểm

Có 2 cách thêm sản phẩm vào phiếu là kiểm trực tiếp trên phần mềm và kiểm kho bằng file excel.

Dù bạn kiểm kho theo sản phẩm hay danh mục hay kiểm toàn bộ cửa hàng và kiểm trực tiếp trên phần mềm hay kiểm bằng excel, luôn nhớ mỗi khu vực kiểm cần tách riêng thành 1 file/phiếu kiểm. Phải kiểm cả hàng lỗi khi kiểm theo danh mục hoặc kiểm toàn bộ vì hàng lỗi vẫn tính tồn trong kho.

Cách 1: Kiểm trực tiếp trên phần mềm

• Tại ô tìm kiếm sản phẩm, tìm và nhập sản phẩm theo 1 trong 2 chế độ: Chế độ nhập thường và Chế độ nhập nhanh. Để chuyển chế độ nhập, kích vào biểu tượng

Chế độ nhập bằng máy tít

• Nhập sản phẩm vào phiếu kiểm bằng cách quét mã vạch sản phẩm.
• Nếu doanh nghiệp dùng quét bằng mã vạch sản phẩm: Mỗi sản phẩm được tít qua, số lượng tồn kho thực tế sẽ được cập nhật luôn tại cột Thực tế.
• Đối với loại kiểm kho theo danh mục, khi bạn nhập một sản phẩm không nằm trong danh mục đã chọn thì hệ thống sẽ báo Sản phẩm không thuộc danh mục đang kiểm kho để bạn chọn sản phẩm khác.
• Bạn bấm vào Tìm sản phẩm để chọn cách thức tìm kiếm sản phẩm thêm vào phiếu kiểm kho

Đối với sản phẩm IMEI, bắt buộc chọn tìm kiếm sản phẩm theo IMEI để kiểm kho chính xác theo IMEI. Mỗi IMEI cho vào phiếu kiểm tương ứng với số lượng là 1.

Chế độ nhập tay

• Bạn bấm vào để chuyển sang chế độ nhập tay.
• Bạn đếm số lượng của mã sản phẩm đang kiểm tại khu vực, điền số lượng vào ô SL sau đó quét mã vạch hoặc nhập tên/mã sản phẩm. Hệ thống sẽ tự động lấy số kiểm kho thực tế = số bạn điền ở ô SL.

Trong quá trình nhập liệu sản phẩm kiểm kê, để tránh rủi ro cho doanh nghiệp, hệ thống luôn tự động lưu lại phiếu kiểm kho sau mỗi một thao tác thêm sản phẩm vào phiếu của bạn.

Cách 2: Kiểm kho bằng file excel

• Tại màn hình Kiểm kho, chọn Tải về file mẫu excel Excel file 2003. hoặc cho bản Excel cao cấp hơn.

• Sau khi tải về file mẫu, bạn thực hiện cập nhật các thông tin: Tên kho, Số lượng, Vị trí sản phẩm trong kho và Sản phẩm / Serial/IMEI (nếu có) sau đó lưu file. Tên file = Tên khu vực kiểm để tiện kiểm tra.

• Kích Chọn file dữ liệu và chọn đến file vừa lưu để cập nhật lên hệ thống.

Bước 3: Gộp các phiếu kiểm kho

Sau khi đã kiểm hết tất cả các khu vực và kiểm tra lại các sản phẩm bị sai/thiếu/lỗi mã vạch, bạn tiến hành gộp tất cả các phiếu kiểm kho để nhóm các sản phẩm trùng nhau trong các phiếu lại, giúp cho việc tổng hợp được dễ hơn. Điều kiện để gộp các phiếu kiểm kho:

• Các phiếu phải cùng 1 cửa hàng, cùng 1 danh mục kiểm kho.
• Các phiếu phải cùng 1 loại kiểm kho (sản phẩm / danh mục / toàn bộ).
• Các phiếu chưa được làm phiếu bù trừ kiểm kho.

Trước khi gộp các phiếu kiểm kho cần kiểm tra thật kỹ tránh 1 khu vực phát sinh 2 phiếu kiểm vì phiếu sau khi gộp sẽ không thể hoàn tác về các phiếu đơn lẻ.

• Để thực hiện gộp các phiếu kiểm kho ở trong danh sách phiếu kiểm, tại trang danh sách phiếu kiểm, bạn tích chọn các phiếu kiểm kho cần gộp - bấm Thao tác - chọn Gộp các phiếu đã chọn.

• Phiếu sau khi gộp sẽ lấy thông tin ở phiếu tạo sau.

Bước 4: Tìm sản phẩm thiếu

• Sản phẩm thiếu được hiểu là sản phẩm CÒN TỒN trên hệ thống nhưng chưa được kiểm.
• Bước này áp dụng khi bạn kiểm kho loại theo Danh mục hoặc Toàn bộ.
• Việc tìm ra các sản phẩm thiếu giúp bạn đưa tồn kho về đúng thực tế, truy xuất được những mã sản phẩm còn tồn nhưng chưa được kiểm đến và đánh giá nguyên nhân vì sao lại thiếu sản phẩm đó (hết hàng thật, hàng cất trong kho chưa đem ra...).

***Có 2 cách để tìm sản phẩm thiếu:

Cách 1: Tìm sản phẩm thiếu ngay tại danh sách phiếu kiểm

• Tại trang danh sách phiếu kiểm kho, tại cột SP thiếu ứng với phiếu kiểm kho đã gộp, bạn bấm vào để tiến hành tìm sản phẩm thiếu.
• Hệ thống sẽ mở ra 1 popup tìm sản phẩm thiếu, bạn bấm Tìm và Xem kết quả, những sản phẩm thiếu sẽ được ghi chú Tìm sản phẩm thiếu ngày ... và có số lượng tồn thực tế bằng 0.

Cách 2: Tìm sản phẩm thiếu trong chi tiết phiếu kiểm kho

• Tại trang chi tiết phiếu kiểm, bạn bấm Tìm sản phẩm thiếu và chờ hệ thống load dữ liệu.
• Những sản phẩm thiếu sẽ được ghi chú Tìm sản phẩm thiếu ngày ... và có số lượng tồn thực tế bằng 0.

Tìm sản phẩm thiếu đối với từng trạng thái sản phẩm

Hướng xử lý sản phẩm thiếu

• Bạn vào tab Sản phẩm kiểm kho.
• Lọc các sản phẩm thiếu còn tồn chưa kiểm bằng bộ lọc, sử dụng trường lọc thông tin theo ghi chú Tìm sản phẩm thiếu ngày ... kèm ID phiếu kiểm kho hoặc các thông tin khác.
• Xuất file excel các sản phẩm thiếu và xắp xếp theo thứ tự từ thiếu nhiều nhất đến ít nhất.
• Cho nhân viên đi tìm hàng luôn ngay khi giám sát vẫn còn ở cửa hàng.
• Nhập các sản phẩm đã tìm thấy, giải trình.

Bước 5: Bù trừ kiểm kho

• Bù trừ kiểm kho là bước cân bằng lại số tồn trên hệ thống sao cho giống với số tồn thực thế (bằng cách tạo các phiếu XNK bù trừ kiểm kho).
• Sau khi đã kiểm tra và xác nhận số lượng kiểm kho, bạn cần tiến hành bù trừ ngay để update tồn chuẩn.

Kiểm kho chính xác là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ. Nhanh.POS không đơn giản chỉ giúp bạn kiểm kho dễ dàng, mà còn tự động hóa quy trình kiểm kho từ các bước nhập kho đến kiểm tra sản phẩm thiếu.

4.5. Báo cáo kiểm kho

• Bù trừ kiểm kho xong bạn có thể xem báo cáo kiểm kho để biết được tổng giá trị của sản phẩm để biết được đang bị thất thoát bao nhiêu tiền theo Giá nhập, Giá bán, Giá vốn
• Cách tính sẽ cộng trừ theo hàng ngang, không phải theo cột dọc

• Ngoài ra bạn có thể xuất Excel hoặc xem danh sách Phiếu XNK để kiểm tra lại hàng hóa sau khi kiểm

Nếu bạn muốn theo dõi kiểm kê và tồn kho dễ dàng hơn mà không cần phần mềm chuyên dụng, hãy thử quản lý kho bằng Excel - hướng dẫn chi tiết với các mẫu có sẵn giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian.

5. Lợi ích khi tối ưu hóa quy trình kiểm kho định kỳ

Việc tối ưu hóa quy trình kiểm kho định kỳ mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Quy trình kiểm kho hiệu quả giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm và đối chiếu dữ liệu, giúp đội ngũ nhân viên tiết kiệm công sức và năng lượng.
• Đảm bảo tính chính xác: Tối ưu hóa kiểm kho giúp giảm thiểu sai sót, bảo vệ dữ liệu tồn kho chính xác, tránh tình trạng hết hàng nhưng hệ thống vẫn báo còn.
• Giảm thiểu rủi ro tài chính: Quản lý tồn kho chính xác giúp doanh nghiệp tránh lãng phí do tồn kho không được quản lý tốt và mất cơ hội bán hàng.
• Cải thiện khả năng ra quyết định: Có dữ liệu chính xác về tình trạng kho hàng giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định chiến lược đúng đắn, như xác định nhu cầu nhập hàng hoặc giảm tồn kho.

Tối ưu quy trình kiểm kho định kỳ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao năng lực quản lý kho hàng cho doanh nghiệp.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

6.1. Kiểm kho định kỳ có cần thiết không?

Có.

Kiểm kho định kỳ là một phần quan trọng giúp đảm bảo dữ liệu tồn kho chính xác, từ đó cải thiện quản lý kho và tối ưu hóa hoạt động bán hàng.

6.2. Làm thế nào để kiểm kho nhanh chóng mà vẫn đảm bảo chính xác?

Để kiểm kho nhanh chóng và chính xác, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý kho như Nhanh.POS, giúp tự động hóa quy trình và giảm thiểu sai sót.

6.3. Phần mềm nào hỗ trợ tối ưu quy trình kiểm kho định kỳ?

Nhanh.POS là phần mềm quản lý kho giúp tối ưu quy trình kiểm kho định kỳ, từ việc theo dõi tồn kho chính xác đến việc tạo báo cáo chi tiết giúp doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả hơn.

6.4. Doanh nghiệp cần bao nhiêu thời gian để làm quen với phần mềm kiểm kho?

Hầu hết các phần mềm kiểm kho hiện nay, đặc biệt là Nhanh.POS, có giao diện đơn giản, dễ sử dụng và dễ dàng làm quen chỉ trong vài giờ. Doanh nghiệp chỉ cần dành thời gian huấn luyện nhân viên cơ bản là có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.

Kiểm kho định kỳ là một phần không thể thiếu trong việc quản lý kho bãi hiệu quả. hy vọng rằng những mẹo kiểm kho trong bài viết này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa quy trình kiểm kho trong doanh nghiệp, bạn sẽ dễ dàng kiểm soát tình trạng kho hàng, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả công việc.