Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, chuẩn theo quy định mới nhất

Bạn vừa nhận được một file hóa đơn điện tử từ đối tác gửi qua email, nhưng file chỉ có định dạng PDF mà không có file XML đi kèm? Hay bạn đang thiết lập mẫu hóa đơn mới cho năm tài chính 2026 nhưng bối rối không biết các tiêu thức bắt buộc gồm những gì? Bài viết này, tôi sẽ cùng bạn rà soát chi tiết các quy định về mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ chuẩn nhất năm 2026.

1. Các quy định về hóa đơn điện tử 

Để xác định một hóa đơn có "chuẩn" hay không, chúng ta không thể nhìn bằng mắt thường mà phải căn cứ vào các tiêu chuẩn kỹ thuật và nội dung pháp lý.

1.1. Quy định về định dạng hóa đơn điện tử 

Hiện nay rất nhiều kế toán vẫn lầm tưởng file PDF in ra là bản gốc. Đây là sai lầm chết người. Căn cứ Khoản 1 Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, định dạng chuẩn của hóa đơn điện tử được quy định:

"Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (eXtensible Markup Language)... Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số..."

• Bản gốc pháp lý: Là file .XML. File này chứa chữ ký số và dữ liệu mã hóa, không thể bị làm giả.
• Bản thể hiện: Là file .PDF hoặc bản in giấy. Bản này chỉ có tác dụng để... xem cho dễ mắt. Nếu thiếu file XML, tờ hóa đơn đó coi như không tồn tại về mặt dữ liệu.

1.2. Các nội dung phải có trên hóa đơn điện tử 

Một mẫu hóa đơn hợp lệ không được phép thiếu các thông tin cốt lõi. Căn cứ Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các nội dung bắt buộc bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn. 
• Tên liên hóa đơn (đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in). 
• Số hóa đơn. 
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán. 
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua. 
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng. 
• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua. 
• Thời điểm lập hóa đơn. 
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử. 
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có)
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in
• Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn 

Bạn cần lưu ý khi có sự khác biệt giữa Thời điểm lập và Thời điểm ký số. Nếu 2 thời điểm này lệch nhau (Ví dụ: Lập ngày 10/05 nhưng Ký ngày 11/05): Hóa đơn vẫn hợp lệ, nhưng nghĩa vụ kê khai thuế sẽ tính theo Thời điểm lập (Ngày 10/05).

1.3. Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2025/TT-BTC

Bước sang năm 2025, cấu trúc ký hiệu hóa đơn vẫn tuân thủ nguyên tắc "định danh năm". Căn cứ quy định mới nhất tại Thông tư 32/2025/TT-BTC (Hướng dẫn thực hiện Nghị định 123 trong giai đoạn mới), cấu trúc ký hiệu được quy định như sau:

"Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số... Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch."

Bảng giải mã ký hiệu chuẩn 2025:

Ký hiệu hoàn chỉnh: 1C25MHN

Xem chi tiết: Nội dung hóa đơn điện tử: Quy định bắt buộc mới nhất theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

2. Các mẫu hóa đơn điện tử mới nhất

2.1. Mẫu Hóa đơn Giá trị gia tăng ( Mẫu số 01GTKT3/001) (Ký hiệu mẫu số 1)

Đây là mẫu hóa đơn được sử dụng phổ biến nhất, dành cho các doanh nghiệp, tổ chức thực hiện kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

Tại Khoản 1 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ- CP, quy định về đối tượng sử dụng mẫu hóa đơn này được nêu rõ:

"Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động: 
a) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa; 
b) Hoạt động vận tải quốc tế; 
c) Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu; d) Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
đ) Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác của nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam."

Đặc điểm nhận diện và yêu cầu nội dung:

• Tên hóa đơn: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG.
• Ký hiệu mẫu số: Số 1 (Ví dụ: 1C25...).
• Các tiêu thức bắt buộc: Trên mẫu hóa đơn này bắt buộc phải hiển thị các chỉ tiêu về thuế để phục vụ việc khấu trừ, bao gồm:
  • Thuế suất thuế giá trị gia tăng (8%, 10% hoặc 5%).
  • Tiền thuế giá trị gia tăng.
  • Tổng tiền thanh toán.

Để đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định mới, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm có sẵn cấu hình chuẩn, hạn chế thao tác thủ công dễ sai. Phần mềm quản lý quản lý bán hàng kết hợp hóa đơn điện tử Nhanh.vn hỗ trợ: 

• Tự động lấy đơn hàng từ kênh bán hàng online/offline để phát hành hóa đơn
• Tự động đẩy dữ liệu qua phần mềm kế toán (Lập chứng từ, trừ tồn kho,…)
• Tùy chọn thiết lập khung giờ xuất cuối ngày, xuất tự động

2.2. Mẫu Hóa đơn Bán hàng ( Mẫu số 02GTTT3/001) (Ký hiệu mẫu số 2)

Mẫu hóa đơn này dành cho các đối tượng áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp trên doanh thu.

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đối tượng sử dụng được quy định như sau:

"2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau: 
a) Tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
• Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài. 

b) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Doanh nghiệp chế xuất có hoạt động kinh doanh khác (ngoài hoạt động chế xuất theo quy định pháp luật về khu công nghiệp, khu chế xuất) khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng hóa đơn theo điểm a khoản này. Doanh nghiệp chế xuất khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều này"

Tải ngay mẫu hóa đơn bán hàng mới nhất 2025 tại đây

Đặc điểm nhận diện và Yêu cầu nội dung:

• Tên hóa đơn: HÓA ĐƠN BÁN HÀNG.
• Ký hiệu mẫu số: Số 2 (Ví dụ: 2C25...).
• Các tiêu thức đặc thù: Trên mẫu hóa đơn này KHÔNG có dòng tách riêng tiền thuế GTGT và thuế suất. Giá thanh toán là giá đã bao gồm thuế.

Lưu ý: Hóa đơn bán hàng được tính vào chi phí được trừ (nếu phục vụ sản xuất kinh doanh) nhưng không được sử dụng để kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Xem thêm: Cách viết hoá đơn bán hàng thông thường mới nhất hiện nay

2.3. Mẫu Biên lai điện tử

Ngoài hóa đơn thương mại, các đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức thu phí, lệ phí cần sử dụng mẫu Biên lai điện tử theo chuẩn định dạng mới.

Về nội dung biên lai, Điểm b Khoản 2 Điều 32 Thông tư 78/2021/TT-BTC (được kế thừa và hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 32/2025/TT-BTC) quy định:

“Nội dung biên lai điện tử bao gồm: Tên loại biên lai; Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai; Số biên lai; Tên, mã số thuế của cơ quan thu phí, lệ phí; Tên loại phí, lệ phí; Số tiền phí, lệ phí; Ngày, tháng, năm lập biên lai; Chữ ký số của cơ quan thu phí, lệ phí. Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí sử dụng biên lai điện tử không mã của cơ quan thuế thì phải có Mã của cơ quan thuế.”

Phân loại biên lai:

• Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá: Dùng để thu các khoản tiền mà mức thu không cố định (ví dụ: phí thẩm định, lệ phí trước bạ...).
• Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá: Dùng cho các khoản thu cố định (ví dụ: vé tham quan, phí cầu đường...).

Tham khảo: Các loại hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025

3. Các lỗi phổ biến khiến hóa đơn điện tử bị coi là không hợp lệ

Trong công tác thanh tra, kiểm tra thuế, cơ quan quản lý sẽ căn cứ vào tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn để xác định chi phí được trừ và thuế GTGT đầu vào. Dưới đây là 5 trường hợp sai sót điển hình về mặt pháp lý và kỹ thuật mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

3.1. Sai lệch về thời điểm Ký số và Lập hóa đơn 

Đây là tình huống thường gặp khi bộ phận kế toán tạo lập hóa đơn vào cuối ngày hoặc cuối tháng, nhưng thực hiện ký số vào ngày hôm sau hoặc thời điểm khác.

Tại Khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định cụ thể về trường hợp này như sau:

"9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn (trừ trường hợp gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định này). Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn; thời điểm khai thuế đối với người mua là thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này.

Về tính hợp lệ: Hóa đơn có ngày lập và ngày ký khác nhau vẫn được coi là hợp lệ nếu đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.

Về nghĩa vụ kê khai thuế: Doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc:

• Người bán: Kê khai thuế GTGT đầu ra tại kỳ thuế phát sinh Ngày lập hóa đơn.
• Người mua: Kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào tại kỳ thuế phát sinh Ngày lập hóa đơn (hoặc thời điểm nhận hóa đơn, tùy theo hướng dẫn quản lý rủi ro của từng Cục thuế địa phương để đảm bảo an toàn).

Lưu ý: Nếu thời điểm ký số lùi quá xa so với thời điểm lập (ví dụ lập tháng 1 nhưng tháng 3 mới ký), doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi "Lập hóa đơn sai thời điểm".

3.1. Sai sót về Ký hiệu mẫu số, Ký hiệu hóa đơn 

Đây là lỗi phổ biến nhất mỗi dịp đầu năm mới. Việc quên cập nhật tham số thời gian trên phần mềm sẽ khiến toàn bộ chuỗi ký hiệu trở nên vô nghĩa về mặt pháp lý.

Nhiều kế toán vẫn giữ thói quen hoặc quên cấu hình lại phần mềm, dẫn đến việc xuất hóa đơn năm 2026 nhưng ký hiệu vẫn là 25 (của năm 2025).

Theo Điểm b Khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC:

"Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;"

Như vậy, hóa đơn lập ngày 01/01/2026 bắt buộc phải có ký hiệu là 26. Nếu sai ký tự này, hệ thống cấp mã của cơ quan thuế sẽ trả về lỗi định dạng.

3.3. Hóa đơn thiếu nội dung bắt buộc hoặc sai thông tin người mua

Lỗi thường gặp là ghi sai tên công ty, mã số thuế người mua, hoặc thiếu các tiêu thức bắt buộc đối với từng loại hóa đơn đặc thù (như thiếu biển số xe với hóa đơn vận tải, thiếu số khung số máy với ô tô/xe máy).

Theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

"Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này”

Tuy nhiên, nếu sai Mã số thuế, sai Số tiền, Thuế suất... thì bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Việc sử dụng đúng mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ theo các quy định mới nhất năm 2026 không chỉ là tấm khiên bảo vệ doanh nghiệp trước các đợt thanh tra thuế, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, uy tín với đối tác. Đừng để những sai sót nhỏ về định dạng hay ký hiệu gây ra những thiệt hại lớn về tài chính. Hãy rà soát lại hệ thống hóa đơn của bạn ngay hôm nay!

Nếu bạn cần một bộ mẫu hóa đơn chuẩn, đẹp và tuân thủ tuyệt đối pháp lý 2026? Hãy để Nhanh.vn hỗ trợ bạn.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.