Làm thế nào để đóng gói hàng hóa đúng cách khi sử dụng dịch vụ giao hàng?

Đối với các cửa hàng online, khâu đóng gói hàng hóa cũng khá phức tạp. Theo quy định của bưu điện, mỗi loại hàng hóa lại có một tiêu chuẩn đóng gói riêng mà người gửi bắt buộc phải đáp ứng nếu muốn bưu kiện của mình được gửi đi. Đơn hàng của bạn rất có thể bị từ chối nhận gửi nếu như bạn chưa đóng gói đúng quy cách. Chính vì vậy, nhiều shop online lại phải bỏ thêm chi phí thuê người đóng gói hàng hóa. Đương nhiên, phần chi phí này bạn phải tự bỏ ra chứ không thể tính thêm vào tiền phí của khách hàng. Với số lượng hàng hóa nhiều thì tiền đóng gói cũng tốn một khoản không nhỏ.

Nhưng nếu sử dụng dịch vụ vận chuyển của Nhanh thì bạn không còn phải lo về các quy tắc đóng gói phức tạp đó nữa. Nhanh không đòi hỏi khắt khe trong khâu đóng gói mà vẫn đảm bảo kiện hàng được giao nguyên vẹn, nhanh chóng và chính xác. Dưới đây là cách đóng gói của một số mặt hàng đặc thù mà bạn cần lưu ý

Quy cách đóng gói hàng hóa hay còn gọi là Packaging là một hoạt động đóng gói hàng hóa trước khi thực hiện một quy trình vận chuyển hoặc giao nhận nào đó. Với quy ách đóng gói hàng hóa, người đóng gói cần hiểu rõ những quy định đóng gói chung và những đặc tính của sản phẩm để có thể có những cách đóng gí cụ thể và riêng biệt cho từng loại mặt hàng hóa. 

Việc đóng gói có sự quan trọng và cần thiết đối với quy trình vận chuyển, giao nhận hàng hóa.

 - Khi vận chuyển hàng hóa, việc đóng gói hàng giúp bạn dễ dàng phân biệt hàng hóa của mình với hàng hóa của người khác

- Đóng gói hàng hóa giúp bảo quản tình trạng nguyên vẹn của hàng hóa và an toàn trong quá trình vận chuyển. Nếu hàng hóa không được đóng gói cẩn thận sẽ rất dễ dẫn đến tình trạng hàng hóa bị hỏng, vỡ, dập, với hàng dễ vỡ sẽ càng nguy hiểm hơn

- Đóng gói hàng hóa giúp hàng hóa bảo quản ở điều kiện nhất định, tránh khỏi những yếu tố thời tiết bên ngoài như gió, cát, mưa, nắng,...

- Tạo điều kiện thuận lợi nhất để hàng hóa có thể giao đến tay khách hàng và bao bì đóng gói có thể là một phương tiện để quảng cáo sản phẩm.

Hàng hóa phải được đảm bảo đóng gói theo quy định trong quá trình vận chuyển

Chúng ta có thể phân loại các cách đóng gói hàng hóa như sau:

- Đóng gói hàng hóa tùy theo công dụng của bao bì đóng gói là bao bì trong hoặc bao bì ngoài

- Đóng gói hàng hóa tùy theo số lần sử dụng của bao bì đóng gói là bao bì sử dụng một lần hay nhiều lần

- Đóng gói hàng hóa tùy theo đặc tính riêng của mỗi loại bao bì là bao bì cứng hay bao bì mềm

- Đóng gói hàng hóa tùy theo loại bao bì là bao bì bằng gỗ, giấy, bìa carton,...

Dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Nhanh.vn

Quản lý tập trung - tiện lợi - hiệu quả

Khi đóng gói hàng hóa, sản phẩm , bao bì đóng gói phải đảm bảo những yêu cầu sau đây

- Bao bì phải đảm bảo phù hợp với từng loại hình vận chuyển khác nhua như đường bộ, đường sắt, đường hàng không, hay đường biển,...

- Kích thước bao bì phải đảm bảo sự thuận tiện trong quá trình vận chuyển và giao nhận

- Bao bì khi đóng gói sản phẩm đòi hòi phải bảo vệ được hàng hóa tránh được những yếu tố khách quan bên ngoài ở mức đọ vừa phải. Không sử dụng bao bì có đọ bền chưa cao.

- Bao bì khi đóng gói phải sử dụng bao bì riêng biệt cho từng điều kiện thời tiết

- Bao bì chắc chắn không có hiện tượng ẩm mốc, có mùi ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa bên trong

- Trên bao bì phải ghi rõ những ký hiệu thể hiện đặc tính của sản phẩm bên trong, tạo thuận lợi tỏng quá trình giao nhận hàng hóa.

Quy định đóng gói hàng hóa đơn vị phù hợp với các hàng hóa mà được giao nhận cho đối tượng người tiêu dùng mua sắm. Bao bì phải đảm bảo sự bền lâu và có thể sử dụng trong thời gian dài, và đồng thời bên ngoài bao bì phải có mã vạch thanh toán sản phẩm.

Đóng gói theo từng nhóm nhỏ của sản phẩm phù hợp với những nhà cung cấp sản phẩm là những mặt hàng bán lẻ. Sản phẩm sẽ được đóng gói trong các bìa carton và được sắp xếp phân loại riêng biệt.

Với cách đóng gói hàng hóa theo số lượng lớn phù hợp với loại hình bán buôn hoặc phân phối sản phẩm, các sản phẩm hàng hóa đóng gói sẽ được gắn mã SSCC để có thể phân biệt và xác định được đặc điểm bên trong hàng hóa

Được áp dụng với những hàng hóa vận chuyển lưu kho. Trong kho, hàng hóa được phân theo từng vị trí sắp xếp cho nên việc đóng gói cũng phải tuân thủ theo kích thước vị trí đó. Và vì được lưu trữ tỏng khi, bao bì đóng gói sản phẩm phải đảm bảo giữ cho hàng hóa không bị ẩm mốc, hay có côn trùng.

Khi đóng gói bao bì vận chuyển, người đóng gói cần chọn những loại bao bì gọn nhẹ nhưng vẫn phỉa đảm bảo giữ cho hàng hóa được bảo quản trước những điều kiện của môi trường, thời tiết.

Nhanh.Ship là cổng vận chuyển thu tiền hộ toàn quốc - Tra cước vận chuyển toàn quốc

Cách gói hàng dễ vỡ, cồng kềnh

Đối với các sản phẩm như bình hoa, chai, lọ,... nên được đóng thùng chèn xốp chặt, làm sao để khi cầm lắc hộp không nghe tiếng kêu. Nếu bạn đóng gói chưa đạt, Nhanh sẽ giúp bạn gia cố thêm trước khi tiến hành vận chuyển để tránh va đập, hỏng hóc trên đường đi.

Các sản phẩm bằng chất liệu: nhựa mỏng, thủy tinh, pha lê, sành, sứ, gốm, đất nung, thạch cao, sản phẩm chứa chất lỏng bên trong, v.v…  khi vận chuyển sẽ có rủi ro rất lớn nếu không có chế độ cảnh báo và vận chuyển riêng. 

Do đó gói bọc đảm bảo an toàn, cảnh báo bên ngoài gói bọc và chịu rủi ro do vận chuyển nếu xảy ra bể vỡ, hỏng hóc hoàn toàn thuộc về Người Bán.

Sử dụng giấy bọt khí bọc kín mọi góc cạnh của sản phẩm từ 2- 3 lớp.

Khi đóng gói vào thùng carton, phải chèn các vật liệu (như xốp hoặc mút, hạt xốp, tấm bọt khí…) kín 6 mặt để đảm bảo hàng hóa không xê dịch khi vận chuyển. Ở ngoài phải dán cảnh báo hàng dễ vỡ.

Các hàng hóa dễ vỡ dùng hai lần hộp phải có lớp xốp bọc quanh bên ngoài hộp nhỏ.

Mỗi mặt hàng cần được bọc bằng tấm bọt có kích thước ít nhất là hai inch (5,08 cm) và đặt cách vách thùng hai inch (5,08 cm). Điều này sẽ giúp cho các sản phẩm không bị hư hỏng do va chạm vào nhau và bảo vệ sản phẩm không bị rung do lực truyền vào từ ngoài thùng. Sử dụng đủ tấm bọt để bảo đảm không di chuyển mặt hàng bên trong thùng khi lắc thùng

Sử dụng hộp kép

Đóng hộp kép hoặc đóng nhiều hộp là một phương pháp hiệu quả để bảo vệ các mặt hàng dễ vỡ ở những nơi mà việc đóng gói không phù hợp để vận chuyển qua các hãng vận tải như UPS sử dụng hệ thống phân phối thủ công và tự động.

Đảm bảo gói hàng ban đầu ở tình trạng tốt và nguyên vẹn. Nên thay thế hoặc sửa chữa các miếng bọt bị nứt hoặc gãy. Đảm bảo rằng mặt hàng không thể di chuyển trong gói hàng ban đầu.

Chọn một hộp chứa hàng vận chuyển mới có độ bền được khuyến nghị lớn hơn ít nhất 6 inch (15,24 cm) so với kích thước của thùng ban đầu. Lót xuống đáy của hộp chứa hàng vận chuyển mới bằng hai hoặc ba inch (5,08 cm đến 7,62 cm) vật liệu ép lỏng (đối với hàng hoá có khối lượng lên đến 10 lbs/ 4,54 kg), giấy gói bubble (đối với hàng hoá có khối lượng lên đến 50 lbs/22,68kg), bọt phủ, tấm phủ polyetylen hoặc các vật liệu lót khác.

Đặt thùng của nhà sản xuất ban đầu ở trên vật liệu lót và ở giữa hộp chứa hàng vận chuyển và đặt tấm lót xung quanh năm cạnh còn lại. Dán kín các nắp hộp bằng vật liệu và phương pháp được khuyên dùng.

Hàng nhỏ, mỹ phẩm

Những loại hàng như đồ trang sức, mỹ phẩm,... thường có kích thước rất nhỏ nên cần phải đóng gói có kích thước tối thiểu bằng một phong bì để tránh thất lạc vì không dán được phiếu gửi. Tuy nhiên bạn cũng cần bọc cho loại hàng hóa này nhiều lớp để có thể thấm nước. Vì nhiều loại hàng mỹ phẩm một khi dính nước có thể sẽ bị hỏng. Đồng thời gói nhiều lớp cũng sẽ giúp cho các mặt hàng này bớt bị thất lạc vì quá nhỏ.

Sản phẩm hàng khô

Sử dụng túi hút chân không để đóng gói thực phẩm khô

Với các mặt hàng thực phẩm khô cần được đóng gói bằng nhiều lớp, kín, chống ẩm và va đập (với thực phẩm dễ vỡ vụn), hút chân không để không ảnh hưởng chất lượng thực phẩm sau quá trình vận chuyển.

Hàn hóa được quấn kỹ sẽ tránh phát ra mùi thu hút động vật/côn trùng trước khi đóng hộp.

Cần lưu ý về điều kiện lưu giữ thực phẩm (ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm) cũng như hạn sử dụng để tránh các trường hợp thực phẩm bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Cũng như cần chú ý đến hạn sử dụng của loại sản phẩm này.

Xem thêm: 

Giá ship hàng từ TPHCM ra Hà Nội là bao nhiêu?

Với đặc thù dễ hư hại nếu gặp môi trường có độ ẩm cao, trong quá trình nâng đỡ, di chuyển. Các mặt hàng điện tử cần phải được bọc kỹ bằng các loại vật liệu chống va đập (giấy bọt khí, mút mềm, mút xốp), chèn lót xung quanh để không bị xê dịch khi vận chuyển.

Nếu sản phẩm không có hộp của NSX: Người gửi cần gói kín sản phẩm, sử dụng chất liệu đệm là miếng bọt được làm từ chất liệu polyetylen (PE), polyuretan (PU) hoặc giấy bọt khí bọc quanh sản phẩm, dùng băng dính cố định chặt các góc. Đối với sản phẩm còn nguyên hộp, nguyên seal từ NSX, chỉ cần quấn giấy bọt khí xung quanh hộp của NSX.

Sau đó dùng thùng carton có kích thước phù hợp bọc phía ngoài. (Không sử dụng thùng carton có kích thước lớn hơn quá nhiều so với hàng hóa). Các mặt của thùng carton cũng cần chèn xốp, các vật liệu chống va đập để tránh hư hỏng, xước xát sản phẩm trong quá trình vận chuyển.

Các bình chai lọ chứa chất lỏng phải được bịt kín không cho chất lỏng chảy ra ngoài dù bị để dốc ngược. Các bình lọ chứa chất lỏng này phải được bảo quản đặt trong một thùng gỗ kín, có khoảng trống ở giữa để chèn vật liệu hút chất lỏng (mùn cưa) đảm bảo hút hết chất lỏng trong trường hợp bình, lọ bên trong bị dễ vỡ.

Nếu nhiều chai lọ trong một thùng phải được ngăn cách bởi vách ngăn hoặc dùng các vật liệu có độ đàn hồi chèn kín giữa các khoảng trống để không làm xê dịch sản phẩm trong quá trình ship hàng. Bên cạnh đó, bạn cũng cần sử dụng thêm các vật liệu chống sốc để chèn vào thêm như: tấm bọt khí, mút, hạt xốp…

Sản phẩm thông thường

Sử dụng vật liệu độn và nhồi. Đặt một lớp vật liệu đệm sâu ít nhất 5cm dưới đáy hộp. Hàng nhạy cảm và hàng nặng hơn đòi hỏi nhiều lớp đệm dưới đáy, thành bên và trên nóc hộp.

Gói từng vật đơn lẻ                                                   

Với vật liệu đệm và đặt vào giữa hộp. Đảm bảo rằng mỗi vật phải cách rời lẫn nhau trong hộp và phải đệm ở thành bên, góc, nóc và đáy hộp.

Lấp thật đầy các khoảng trống bằng vật độn thêm và bổ dung một lớp đệm khác trên nóc hộp

Vật liệu độn cung cấp sự bảo vệ có hạn chế cho các vật kim loại nặng, như các thành phần kim loại tự động. Hàng dạng này nên được vận chuyển trong hộp gia cố nặng. Các thành phần nhỏ, lỏng lẻo phải được đặt trong túi nhựa hạng nặng được dán nhãn trước khi được đặt vào hộp ngoài.

Nguyên tắc đóng gói:

Kiện hàng phải có ít nhất một bề mặt nhẵn, phẳng để đảm báo dán được địa chỉ người nhận lên trên. Nếu kiện hàng được đóng bằng bao dứa, hãy đảm bảo chúng được đóng gói thêm 1 lớp thùng carton bên ngoài.

Đảm bảo không có mũi nhọn hay cạnh nhô. Bịt những bề mặt như vậy bằng những panen gấp hay miếng lót buộc chặt làm cùn chúng. Sau đó bịt chặt kiện hàng bằng cách dùng ba dải băng nhựa nhạy áp lực rộng 5cm trên nóc và dưới đáy gói.

Không nên sử dụng giấy, vải để gói, dây thừng để buộc hàng (nên sử dụng băng keo dán, dây đai nhựa) vì những hình thức bao gói này rất dễ bị ướt, rách, bục trong quá trình vận chuyển.

Khi hộp bọc đóng lại, đặt một dải băng trên khe nối và hai dải băng khác dọc cạnh hộp để hỗ trợ. Gói, đặc biệt là ấn phẩm càng nặng thì càng cần nhiều băng. Tốt hơn nếu buộc dây nhựa chịu lực nặng ở ít nhất hai hướng.

Các loại hàng như quần áo, giày dép, chăn màn,... có thể dùng túi nilon bọc dán kín, không cần thiết phải dùng hộp nhưng bạn nên dùng túi tối màu.

Trên đây chỉ là một vài lưu ý nhỏ khi đóng gói hàng chuyển cho dịch vụ chuyển phát nhanh. Những lưu ý trên đã được tinh giản hơn nhiều lần so với những quy định khắt khe của bưu điện. Với việc liên kết với 6 hãng vận chuyển lớn trong cả nước. Bạn có thể lựa chọn các nhà vận chuyển sao cho phụ hợp với chi phí và thời gian giao hàng.  Nhanh sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối không cần thiết và khiến công việc buôn bán của bạn trở nên dễ dàng hơn.

Hy vọng bài viết cung cấp thông tin hữu ích cho bạn. Chúc bạn kinh doanh thành công!

Xem ngay: 

So sánh ưu nhược điểm của Top 8 hãng vận chuyển lớn nhất Việt Nam năm 2024

3 chiến lược vận chuyển cực thông minh giúp bạn tăng tỷ lệ chuyển đổi và tối đa hóa lợi nhuận