Với sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử, nhiều shop online đạt đến mức xử lý hàng nghìn đơn hàng mỗi ngày. Tuy nhiên, để vận hành trơn tru, đảm bảo đóng gói nhanh, giao hàng chính xác và hạn chế sai sót, shop cần có một quy trình chuyên nghiệp và tối ưu hóa từng khâu.
Vậy, một shop bán hàng online với 1.000 đơn/ngày vận hành như thế nào?
Hãy cùng khám phá quy trình làm việc của một shop lớn, từ in đơn, phân loại hàng, đóng gói, bàn giao cho đơn vị vận chuyển đến kiểm soát thất thoát trong bài viết này!

1. Xử lý 1.000 đơn/ngày – Những thách thức lớn nhất

Khi số lượng đơn hàng lớn, shop có thể gặp phải nhiều vấn đề như:

Chậm trễ trong in đơn và đóng gói, làm giảm tốc độ xử lý đơn hàng.

Nhầm lẫn đơn hàng, đặc biệt khi có nhiều đơn với sản phẩm giống nhau.

Thất thoát vận đơn hoặc sai sót khi giao hàng, gây ảnh hưởng đến uy tín của shop.

Quản lý kho thiếu hiệu quả, dẫn đến thiếu hàng hoặc sai sót trong kiểm kê.

Chính vì vậy, các chủ shop phải có giải pháp tối ưu quy trình giúp shop tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất và đảm bảo độ chính xác cao nhất!

2. Quy trình làm việc của một shop 1.000 đơn/ngày

2.1. In đơn hàng và phân loại đơn theo kênh bán hàng

Tại sao cần phân loại đơn hàng trước khi in?

Với một shop lớn, đơn hàng đến từ nhiều kênh khác nhau như Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook… Nếu in đơn hàng mà không phân loại trước, quá trình đóng gói có thể bị nhầm lẫn, mất thời gian xử lý.

Cách thực hiện:

Lọc đơn hàng theo từng kênh bán: In riêng đơn Shopee, TikTok Shop, Facebook, Lazada…

Phân loại đơn theo hãng vận chuyển: Giao Hàng Nhanh, Giao Hàng Tiết Kiệm, Viettel Post…

Lọc theo loại đơn hàng:

Đơn có 1 sản phẩm → In trước để đóng nhanh hơn.

Đơn có nhiều sản phẩm → In sau để xử lý cẩn thận hơn.

Việc in và phân loại đơn khoa học giúp shop tiết kiệm thời gian, tránh nhầm lẫn khi đóng gói.

2.2. Dán mã vận đơn lên túi hàng ngay khi in

Lý do không nên đợi đến lúc đóng hàng mới dán mã vận đơn?

Nếu để mã vận đơn riêng lẻ, dễ bị thất lạc hoặc rơi mất.

Khi dán ngay lên túi, túi hàng sẽ có diện tích lớn hơn, tránh bị mất vận đơn.

Khi đóng gói, chỉ cần nhặt đúng hàng bỏ vào túi có mã vận đơn, giúp tăng tốc độ xử lý đơn hàng.

Lưu ý: Đảm bảo mã vận đơn dán chắc chắn, không bị nhòe hoặc rách, tránh sai sót khi quét mã vận đơn sau này.

2.3. Nhặt hàng theo bảng tổng hợp sản phẩm

Tại sao không nên nhặt hàng theo từng đơn riêng lẻ?

Với 1.000 đơn/ngày, nếu đi nhặt từng đơn một, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian di chuyển trong kho.

Giải pháp: Tạo bảng tổng hợp sản phẩm để nhặt hàng theo từng loại sản phẩm, thay vì nhặt từng đơn lẻ.

Cách thực hiện:

Tạo bảng tổng hợp sản phẩm cần nhặt (sử dụng phần mềm quản lý kho như Nhanh.vn).

Ghi rõ vị trí hàng trong kho để dễ tìm kiếm.

Nhặt hàng theo từng kệ:

Đi qua từng kệ, lấy đủ số lượng sản phẩm theo bảng tổng hợp.

Đánh dấu vào bảng để tránh sót hàng.

Chuyển hàng đã nhặt ra khu vực đóng gói.

Phương pháp này giúp tiết kiệm thời gian di chuyển, hạn chế sai sót khi nhặt hàng.

2.4. Đóng gói hàng hóa nhanh chóng và chính xác

Quy trình đóng gói chuẩn của shop lớn:

Kiểm tra sản phẩm trước khi đóng gói để tránh đóng sai hàng.

Dùng phần mềm quét mã vạch sản phẩm để đảm bảo đúng sản phẩm theo đơn hàng.

Đóng gói chắc chắn, dán băng keo bảo vệ tránh hư hỏng khi vận chuyển.

Ghi chú các đơn hàng đặc biệt (hàng dễ vỡ, hàng giá trị cao…).

Việc đóng gói đúng quy trình giúp hạn chế hoàn hàng, tăng trải nghiệm khách hàng.

2.5. Bàn giao đơn hàng cho hãng vận chuyển

Tại sao cần quét mã vạch khi bàn giao đơn hàng?

Xác nhận chính xác số lượng đơn đã giao đi.

Tránh thất thoát hoặc nhầm lẫn vận đơn giữa các hãng vận chuyển.

Đối soát dễ dàng khi có tranh chấp hoặc thất lạc hàng.

Cách thực hiện:

Dùng phần mềm như Nhanh.vn để tạo biên bản bàn giao điện tử.

Quét mã vạch vận đơn để ghi nhận vào biên bản bàn giao.

Lưu trữ biên bản bàn giao để đối soát khi cần thiết.

Việc này giúp shop kiểm soát chính xác số đơn hàng đã gửi đi, tránh tranh cãi với đơn vị vận chuyển.

2.6. Kiểm soát thất thoát và xử lý đơn hoàn

Làm sao để giảm tỷ lệ thất thoát và đơn hàng hoàn?

Theo dõi tình trạng đơn hàng thường xuyên (đơn bị hoàn, đơn bị lỗi vận chuyển…).

Kiểm tra số lượng hàng xuất – nhập kho để phát hiện thất thoát sớm.

Tìm nguyên nhân hoàn hàng: Hàng lỗi, khách không nhận, giao nhầm sản phẩm… để cải thiện dịch vụ.

Nếu không kiểm soát tốt, đơn hoàn sẽ làm tăng chi phí vận hành và ảnh hưởng đến lợi nhuận của shop.

Hãy xem ngay video dưới đây để nắm được Quy trình làm việc của một shop 1000 đơn nhé!

@duongwiki Quy trình làm việc của một shop 1000 đơn. #LearnOnTikTok #duongwiki #nhanhvn #tiktokmentor #quanlykho #dcgr ♬ nhạc nền - Wiki bán lẻ - Dương Wiki

 3. Kết luận

Shop 1.000 đơn/ngày cần có quy trình chặt chẽ để đảm bảo xử lý đơn hàng nhanh chóng và chính xác.

Phân loại đơn hàng trước khi in giúp tiết kiệm thời gian, tránh nhầm lẫn khi đóng gói.

Nhặt hàng theo bảng tổng hợp giúp tối ưu thời gian di chuyển trong kho.

Dán mã vận đơn ngay từ đầu giúp tránh mất vận đơn, đóng gói nhanh hơn.

Sử dụng phần mềm quét mã vạch giúp kiểm soát thất thoát và đối soát đơn hàng dễ dàng.

Nếu bạn đang muốn tối ưu quy trình xử lý đơn hàng, hãy áp dụng các phương pháp trên để quản lý hiệu quả hơn và nâng cao trải nghiệm khách hàng!