Thực hiện kế toán hàng hóa không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính, mà còn mang lại nhiều lợi ích khác cho doanh nghiệp như quản lý tài chính của doanh nghiệp, tạo nền tảng vững chắc cho các mối quan hệ kinh doanh. Nhanh.vn sẽ giải thích kế toán hàng hóa như thế nào hiệu quả cho doanh nghiệp?

Kế toán hàng hóa như thế nào hiệu quả cho doanh nghiệp?

Nội dung chính [hide]

1. Khái niệm và nguyên tắc hạch toán hàng hóa

2. Tầm quan trọng của việc hạch toán hàng hóa đối với doanh nghiệp

3. Các bước hạch toán, kế toán hàng hóa (Nguyên tắc kế toán tài khoản 156 - Hàng hóa theo Thông tư 200)

3.1 Hạch toán khi mua hàng hóa

3.2 Hạch toán khi tiêu thụ hàng hóa

1. Khái niệm và nguyên tắc hạch toán hàng hóa

Hạch toán hàng hóa giữ vai trò quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp, đảm bảo chính xác và tính minh bạch trong các báo cáo tài chính. Hạch toán liên quan đến việc ghi chép, quản lý các loại hàng hóa mà doanh nghiệp mua vào để bán buôn hoặc bán lẻ. Các hoạt động hạch toán hàng hóa gồm cả việc theo dõi, xác định giá gốc và tính toán giá trị của hàng tồn kho.

Khi dữ liệu minh bạch về hàng hóa sẽ mang lại sự tin tưởng và đáng tin cậy trong việc báo cáo tài chính cho các bên liên quan, bao gồm cổ đông, các đối tác kinh doanh, nhà đầu tư. Việc xây dựng dữ liệu chính xác và cập nhật chính xác, minh bạch khẳng định sự trung thực và tôn trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp, tạo nền tảng vững chắc cho các mối quan hệ kinh doanh. Công ty sẽ có cơ hội mở rộng kết nối, tiếp tục phát triển những sự kiện lớn hơn.

Khái niệm và nguyên tắc hạch toán hàng hóa

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc hạch toán hàng hóa được quy định rõ ràng. Đầu tiên là quy định về việc ghi nhận giá gốc của hàng hóa mua vào. Giá gốc hàng hóa tính cả các chi phí thu mua, thuế nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trường (nếu có), thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế GTGT hàng nhập khẩu (trường hợp không được khấu trừ).

Tiếp theo, thông tư 200 quy định về phương pháp tính giá trị hàng tồn kho. Có một số phương pháp khác nhau mà doanh nghiệp có thể áp dụng, bao gồm phương pháp nhập trước - xuất trước, phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp thực tế đích danh hoặc phương pháp giá bán lẻ (trong trường hợp ngành bán lẻ).

Thông tư 200 cũng đề cập đến việc phản ánh trị giá hiện có và các biến động hàng hóa tại kho. Trong đó, tài khoản 156 sẽ phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng, giảm, biến động các loại hàng hóa của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, Thông tư 200 có đề cập đến việc không phản ánh vào tài khoản 156 đối với hàng hóa nhận giữ hộ, nhận bán hộ cho các doanh nghiệp khác, hoặc hàng hóa mua về dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh sẽ không phản ánh.

Khi chúng ta nắm vững và tuân thủ nguyên tắc hạch toán hàng hóa theo Thông tư 200, các báo cáo và dữ liệu chính xác khi ghi nhận và quản lý hàng hóa. Dữ liệu minh bạch sẽ hỗ trợ đánh giá tình hình tài chính và ban quản trị có thể đưa ra quyết định kinh doanh chiến lược trong tương lai.

Xem thêm: Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại

2. Tầm quan trọng của việc hạch toán hàng hóa đối với doanh nghiệp

Một số đơn vị kinh doanh đặc thù như các cửa hàng bán lẻ, bách hóa, siêu thị tương tự thường áp dụng phương pháp Giá bán lẻ để xác định giá trị của tập hàng tồn kho cuối kỳ. Phương pháp này được sử dụng phổ biến trong ngành bán lẻ để kế toán viên tính toán giá trị của hàng tồn kho. Trường hợp khi có một lượng lớn các mặt hàng thay đổi nhanh chóng và có lợi nhuận biên tương tự, kế toán không thể áp dụng các phương pháp tính giá gốc khác.

Theo phương pháp Giá bán lẻ, giá gốc của hàng tồn kho được xác định bằng cách lấy giá bán của hàng tồn kho trừ đi lợi nhuận biên theo một tỷ lệ phần trăm hợp lý. Tỷ lệ này thường được tính toán để áp dụng cho các mặt hàng cụ thể và có xem xét đến trường hợp mặt hàng bị giảm giá dưới mức giá bán ban đầu.

Tầm quan trọng của việc hạch toán hàng hóa đối với doanh nghiệp. Thông thường, mỗi bộ phận bán lẻ sẽ sử dụng một tỷ lệ phần trăm bình quân riêng, phù hợp với đặc điểm và lợi nhuận biên của từng loại mặt hàng.

Hạch toán hàng hóa là công việc giữ vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Việc hạch toán hàng hóa mang lại nhiều lợi ích:

Tăng tính minh bạch: Hạch toán hàng hóa thực hiện ghi chép chi tiết và minh bạch về các giao dịch liên quan đến hàng hóa. Hạch toán hàng hóa quản lý tài chính, đồng thời giảm các gian lận và sai sót không đáng có.
Thông tin từ hạch toán hàng hóa là dữ liệu cung cấp cơ sở dữ liệu để đưa ra các quyết định chiến lược về quản lý tồn kho, mua hàng và bán hàng. Dữ liệu về hàng hóa là nền tảng để đề xuất chiến lược kinh doanh, tăng mức độ cạnh tranh và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của việc hạch toán hàng hóa đối với doanh nghiệp

Quản lý hiệu quả: Hạch toán hàng hóa sẽ hỗ trợ quản lý hàng tồn kho không bị thất thoát và lãng phí. Doanh nghiệp bạn có thể tối ưu hóa quy trình bảo quản, tăng lợi nhuận.
Phản ánh báo cáo tài chính về tình hình giá trị của hàng tồn kho. Thông qua việc ghi nhận và đánh giá đúng giá trị hàng hóa, doanh nghiệp có thể nằm rõ kết quả kinh doanh và tình hình tài chính chi tiết.

Tóm lại, hạch toán hàng hóa không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát và quản lý các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả, mà còn là công cụ hữu ích để tăng cường tính minh bạch, hỗ trợ quyết định trong quản lý doanh nghiệp.

Dịch vụ kế toán nội bộ
Tư vấn quy trình quản lý
Xử lý số liệu kế toán, xây dựng báo cáo tài chính

3. Các bước hạch toán, kế toán hàng hóa (Nguyên tắc kế toán tài khoản 156 - Hàng hóa theo Thông tư 200)

3.1 Hạch toán khi mua hàng hóa

Khi doanh nghiệp tiến hành mua hàng hóa dự trữ kho, quy trình kế toán có thể được thực hiện theo các trường hợp khác nhau. Ví dụ các trường hợp phổ biến thực hiện bút toán hạch toán như:

Trường hợp 1: Hàng mua đã về kho, đã nhận hóa đơn.

Nợ tài khoản 156: Ghi nhận trị giá mua hàng nhập kho.
Nợ tài khoản 153: Ghi nhận trị giá bao bì tính riêng (nếu có).
Nợ tài khoản 1331: Ghi nhận số tiền thuế GTGT (khoảng 10%).
Có tài khoản 331, 111, 112...: Ghi nhận tổng giá trị phải trả cho nhà cung cấp.
Khi thanh toán tiền cho đơn vị cung cấp:
Nợ tài khoản 331.
Có tài khoản 111 (tiền mặt) hoặc 112 (nếu trả qua chuyển khoản ngân hàng).

Trường hợp 2: Hàng mua đã nhận hóa đơn, hàng hóa vẫn đang trên đường:

Nợ tài khoản 151: Ghi nhận trị giá hàng mua đang đi đường.
Nợ tài khoản 153: Ghi nhận trị giá bao bì tính riêng cho hàng đã mua đang đi đường (nếu có).
Có tài khoản 331, 111, 112: Ghi nhận tổng giá trị phải trả cho nhà cung cấp.
Khi thanh toán tiền cho bên cung cấp:
Nợ tài khoản 331.
Có tài khoản 111 (nếu trả hình thức tiền mặt) hoặc 112 (nếu trả qua hình thức chuyển khoản ngân hàng).

Khi hàng hóa về nhập kho, kế toán cần thực hiện thêm bút toán:

Nợ tài khoản 156.

Có tài khoản 151.

Tham khảo: Hạch toán hàng bán bị trả lại theo Thông tư 200 và 133

Trường hợp 3: Hàng hóa đã về nhưng hóa đơn chưa về, kế toán viên thực hiện bút toán tạm tính như sau:

Nợ tài khoản 156: Ghi nhận trị giá hàng mua nhập kho.
Nợ tài khoản 153: Ghi nhận trị giá bao bì được tính riêng nhập kho (nếu có).
Nợ tài khoản 1331: Ghi nhận tiền thuế GTGT (khoảng 10%).
Có tài khoản 331, 111, 112: Ghi nhận tổng giá trị phải trả cho phía nhà cung cấp.

Tuy nhiên, khi hóa đơn về, kế toán viên sẽ điều chỉnh lại bút toán để phản ánh thông tin từ hóa đơn chính xác, hợp lệ.

Qua việc thực hiện các bước hạch toán mua hàng và nhập kho chính xác, hiệu quả, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính minh bạch và đáng tin cậy trong quản lý hàng tồn kho, tài chính, đề xuất kế hoạch kinh doanh thông minh.

Hạch toán khi mua hàng hóa

Khi có hóa đơn, kế toán sẽ thực hiện hạch toán theo các trường hợp:

Giá mua = giá tạm tính: Nợ tài khoản 133: Ghi nhận số tiền thuế GTGT.
Có tài khoản 111, 112, 331: Ghi nhận số tiền mua hàng (số lượng mua * giá mua * thuế suất).

Giá mua < giá tạm tính:

Phản ánh thuế:
Nợ tài khoản 133: Ghi nhận số tiền thuế GTGT.
Có tài khoản 111, 112, 331: Ghi nhận số tiền mua hàng (số lượng mua * giá mua * thuế suất).

Thực hiện điều chỉnh giảm:

Nợ tài khoản 111, 112, 331.
Có tài khoản 156: Ghi nhận sự khác biệt giữa giá tạm tính và giá mua (số lượng * (giá tạm tính - giá mua)).

Nợ 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có 331, 111,112 – Tổng giá trị thanh toán

Giá mua > giá tạm tính:

Phản ánh thuế:
Nợ tài khoản 133: Ghi nhận số tiền thuế GTGT.
Có tài khoản 111, 112, 331: Ghi nhận số tiền mua hàng (số lượng mua * giá mua * thuế suất).

Thực hiện điều chỉnh tăng:

Nợ tài khoản 156: Ghi nhận sự khác biệt giữa giá mua và giá tạm tính (số lượng * (giá mua - giá tạm tính)).
Có các tài khoản 111, 112, 331.

Ngoài việc phản ánh giá trị hàng hóa, kế toán cũng cần ghi nhận các chi phí thu mua thực tế liên quan, như hao hụt, vận chuyển, bốc xếp. Các chi phí đó sẽ được hạch toán vào giá trị hàng hóa mua:

Nợ tài khoản 156: Ghi nhận tổng hợp chi phí thu mua hàng hóa.
Nợ tài khoản 1331: Ghi nhận số tiền thuế GTGT được khấu trừ.
Có tài khoản 331, 111, 112: Ghi nhận tổng giá trị thanh toán.

Đọc thêm: Cách hạch toán doanh thu bán hàng chi tiết cho kế toán

3.2 Hạch toán khi tiêu thụ hàng hóa

Hiện nay, các doanh nghiệp thương mại có thể thực hiện tiêu thụ hàng hóa theo nhiều hình thức khác nhau:Hiện nay, các doanh nghiệp thương mại có nhiều hình thức tiêu thụ hàng hóa như bán buôn trực tiếp, bán lẻ, bán ký gửi đại lý, bán hàng trả góp, bán khoán. Mỗi hình thức bán hàng đòi hỏi kế toán thực hiện các bút toán hạch toán phù hợp.

Khi doanh nghiệp bán hàng và tiêu thụ sản phẩm, kế toán thực hiện các bút toán sau:

Ghi nhận giá vốn hàng bán:

Nợ tài khoản 632: Ghi nhận trị giá mua thực tế của hàng tiêu thụ.
Có các tài khoản 156, 151 và các tài khoản khác tương ứng.

Ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:

Nợ các tài khoản 111, 112, 131: Ghi nhận tổng giá trị thanh toán từ khách hàng.
Có tài khoản 511: Ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Có tài khoản 3331: Ghi nhận số tiền thuế GTGT phải nộp cho nhà nước.
Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu (nếu có)

Nếu có các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, kế toán thực hiện các bút toán sau:

Nợ tài khoản 521: Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu.
Nợ tài khoản 3331: Ghi nhận giảm thuế GTGT phải nộp.
Có các tài khoản 111, 112, 131, 3388: Ghi nhận tổng trị giá giảm.

Đối với trường hợp hàng bán bị trả lại, kế toán cần thực hiện thêm bút toán ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:

Nợ tài khoản 156, Có tài khoản 632. Nếu khách hàng được hưởng chiết khấu thanh toán, kế toán sẽ ghi nhận:
Nợ tài khoản 635: Ghi nhận chi phí tài chính.
Có các tài khoản 111, 112, 131, 3388. Cuối kỳ, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển các khoản giảm trừ, giá vốn hàng bán và chi phí tài chính, xác định doanh thu thuần:

Kết chuyển các khoản giảm trừ:

Nợ tài khoản 5111.
Có các tài khoản 5211, 5212, 5213.
Xác định doanh thu thuần:
Nợ tài khoản 511.
Có tài khoản 911.

Kết chuyển giá vốn hàng bán và các loại chi phí:

Nợ tài khoản 911.
Có các tài khoản 632, 635, 641, 642, 811, 821...

Xác định kết quả kinh doanh:

Trường hợp doanh nghiệp có lãi: Nợ tài khoản 911, Có tài khoản 4212.
Trường hợp doanh nghiệp lỗ: Nợ tài khoản 4212, Có tài khoản 911.

Tham khảo: Các cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho hiệu quả năm 2024

Nhanh.vn không chỉ tổng hợp kiến thức kế toán để giúp kế toán doanh nghiệp dễ dàng tìm hiểu, mà còn phát triển phần mềm kế toán hữu ích. Phần mềm là nền tảng cung cấp giải pháp quản trị tài chính kế toán toàn diện, đơn giản, chất lượng, an toàn. Phần mềm này cung cấp các tiện ích cần thiết và có nhiều phân hệ phù hợp với các hoạt động thương mại của doanh nghiệp, bao gồm mua hàng, bán hàng, quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng...

Bằng cách hạch toán hàng hóa hiệu quả, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho. Trường hợp bị rủi ro thất thoát, chất lượng kém đã đưa ra quyết định kinh doanh thông minh và phản ánh tài chính. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt và sự biến đổi nhanh chóng của thị trường, việc thực hiện kế toán hàng hóa đảm bảo sự thành công và bền vững của doanh nghiệp.

Nhanh đã tổng hợp Kế toán hàng hóa như thế nào hiệu quả cho doanh nghiệp chi tiết. Nắm vững nguyên tắc hạch toán hàng hóa, ghi nhận và quản lý hàng hóa,hỗ trợ đánh giá tình hình tài chính và giúp ban quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh chiến lược. Cảm ơn các bạn đã đọc!