Hướng dẫn xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh: những điều bạn cần biết

Trong hoạt động kinh doanh, việc khách hàng yêu cầu hóa đơn là điều rất phổ biến. Tuy nhiên, đối với hộ kinh doanh, quy trình xuất hóa đơn có thể gây bối rối nếu bạn không nắm rõ các quy định và thủ tục. Bài viết này Nhanh.vn sẽ chia sẻ chi tiết về cách xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh, bao gồm sự khác biệt giữa hóa đơn bán hàng và hóa đơn VAT, cũng như các bước để bạn có thể xuất hóa đơn điện tử một cách dễ dàng.

1. Hóa đơn bán hàng và hóa đơn VAT: điểm khác biệt là gì?

Trước tiên, bạn cần hiểu rõ sự khác biệt giữa hai loại hóa đơn này:

1.1. Hóa đơn VAT

• Đối tượng sử dụng: Chỉ các doanh nghiệp, tổ chức thuộc diện kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ mới được phép xuất hóa đơn VAT.
• Cấu trúc hóa đơn: Có dòng thuế suất và tiền thuế GTGT riêng biệt.
• Lợi ích: Đối với khách hàng là công ty, hóa đơn VAT giúp họ khấu trừ phần thuế GTGT trong chi phí kinh doanh.

1.2. Hóa đơn bán hàng

• Đối tượng sử dụng: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, hoặc các tổ chức không thuộc diện kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
• Cấu trúc hóa đơn: Không có dòng thuế GTGT. Tổng giá trị trên hóa đơn đã bao gồm mọi loại thuế phải nộp.
• Lợi ích: Khách hàng được ghi toàn bộ chi phí vào chi phí hoạt động, nhưng không thể khấu trừ thuế GTGT

@duongwiki Khách cần lấy hoá đơn thì hộ kinh doanh phải làm sao? #learnontiktok #duongwiki #nhanhvn #100medu #dcgr #kinhdoanhonline #tiktokshop ♬ nhạc nền - Dương Wiki

2. Hộ kinh doanh có thể xuất hóa đơn được không?

Câu trả lời là có. Hộ kinh doanh hoàn toàn có thể xuất hóa đơn bán hàng, bao gồm cả hóa đơn điện tử, miễn là tuân thủ đúng quy định pháp luật.

2.1. Yêu cầu cần có để xuất hóa đơn

Để xuất được hóa đơn bán hàng, hộ kinh doanh cần chuẩn bị các yếu tố sau:

• Chữ ký số: Đây là điều kiện bắt buộc để xuất hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn điện tử: Hộ kinh doanh cần mua dịch vụ hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp uy tín.
• Đăng ký mẫu hóa đơn: Mẫu hóa đơn cần được đăng ký với cơ quan thuế thông qua dịch vụ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử.

2.2. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử

• Bước 1: Liên hệ với một công ty cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, ví dụ như Misa, Viettel, hoặc BKAV.
• Bước 2: Mua chữ ký số và đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Bước 3: Công ty cung cấp dịch vụ sẽ hỗ trợ bạn đăng ký mẫu hóa đơn với cơ quan thuế.
• Bước 4: Sau khi được cơ quan thuế phê duyệt, bạn có thể bắt đầu xuất hóa đơn điện tử.

3. Lợi ích của hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh

Sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho hộ kinh doanh:

3.1. Tiện lợi và nhanh chóng

• Không cần in ấn và lưu trữ hóa đơn giấy, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Khách hàng có thể nhận hóa đơn qua email hoặc tải trực tiếp từ hệ thống.

3.2. Tuân thủ pháp luật

Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp hộ kinh doanh tuân thủ đầy đủ quy định của cơ quan thuế, tránh các rủi ro pháp lý.

3.3. Quản lý hiệu quả

Hóa đơn điện tử được lưu trữ và quản lý trên hệ thống, giúp bạn dễ dàng tra cứu, kiểm tra và báo cáo doanh thu.

4. Làm Gì Khi Khách Hàng Yêu Cầu Hóa Đơn VAT?

Nhiều hộ kinh doanh thường lúng túng khi khách hàng yêu cầu hóa đơn VAT, bởi họ không thể xuất loại hóa đơn này. Trong trường hợp này, bạn có thể giải thích như sau:

• Hộ kinh doanh không xuất hóa đơn VAT: Hãy thông báo rõ với khách hàng rằng hộ kinh doanh chỉ có thể xuất hóa đơn bán hàng.
• Giải thích lợi ích của hóa đơn bán hàng: Khách hàng vẫn có thể sử dụng hóa đơn bán hàng để ghi vào chi phí kinh doanh, dù không thể khấu trừ thuế GTGT.

5. Lưu ý khi sử dụng hóa đơn bán hàng

Khi sử dụng hóa đơn bán hàng, cần lưu ý những vấn đề sau: 

5.1. Đảm bảo tính hợp lệ

• Hóa đơn phải được tạo từ hệ thống đã đăng ký với cơ quan thuế.
• Các thông tin trên hóa đơn, bao gồm tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, và tổng tiền, cần được điền chính xác.

5.2. Tuân thủ quy định về lưu trữ

• Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định pháp luật.
• Bạn có thể lưu trữ hóa đơn trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hoặc sao lưu trên thiết bị cá nhân.

5.3. Đào tạo nhân viên

Nếu bạn có nhân viên phụ trách xuất hóa đơn, hãy đảm bảo họ được hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử.

6. Kinh nghiệm chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Việc chọn đúng nhà cung cấp hóa đơn điện tử là yếu tố quan trọng giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí. Dưới đây là một số tiêu chí để lựa chọn:

• Uy tín: Chọn các công ty đã được nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh tin dùng
• Hỗ trợ khách hàng: Đảm bảo rằng nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình, sẵn sàng giải đáp thắc mắc và xử lý sự cố.
• Tính năng: Kiểm tra xem hệ thống có các tính năng như quét mã vạch, tra cứu hóa đơn, và báo cáo doanh thu không.
• Chi phí: So sánh giá cả giữa các nhà cung cấp để chọn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu của bạn.

Xuất hóa đơn bán hàng là một bước quan trọng giúp hộ kinh doanh nâng cao tính chuyên nghiệp và đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Dù không thể xuất hóa đơn VAT, bạn vẫn có thể sử dụng hóa đơn bán hàng điện tử để ghi nhận doanh thu và quản lý hiệu quả. Hãy lựa chọn nhà cung cấp uy tín, tuân thủ các quy định pháp luật, và tận dụng tối đa lợi ích từ công nghệ hóa đơn điện tử để phát triển kinh doanh bền vững.