Checklist vận hành shop thời trang theo ngày, tuần và tháng

Checklist dưới đây giúp chủ shop giao việc và kiểm tra kết quả theo bốn tiêu chí: việc cần kiểm, tần suất, người phụ trách và kết quả cần đạt. Hãy điều chỉnh vai trò theo quy mô cửa hàng, nhưng nên giữ nguyên tiêu chí bàn giao để tránh tình trạng đã đánh dấu hoàn thành mà chưa có kết quả rõ ràng.

Checklist vận hành shop thời trang theo ngày, tuần và tháng

Nội dung chính

1. Checklist vận hành shop thời trang hằng ngày
2. Checklist vận hành shop thời trang hằng tuần
3. Checklist vận hành shop thời trang hằng tháng
4. Tải checklist ngày, tuần và tháng

1. Checklist vận hành shop thời trang hằng ngày

Việc cần kiểm	Tần suất	Người phụ trách	Kết quả cần đạt
Kiểm tra vệ sinh cửa hàng, quầy thử đồ và khu vực thanh toán	Mỗi ngày, trước giờ mở cửa	Nhân viên mở ca	Cửa hàng sạch; không còn hàng thất lạc tại phòng thử hoặc quầy
Kiểm tra đèn, điều hòa, âm thanh và biển hiệu	Mỗi ngày, trước giờ mở cửa	Trưởng ca	Thiết bị hoạt động bình thường; lỗi được ghi nhận để xử lý
Kiểm tra máy bán hàng, máy in hóa đơn và máy quét mã	Mỗi ngày, trước giờ mở cửa	Thu ngân	Thiết bị sẵn sàng sử dụng; giấy in và kết nối ổn định
Đếm và bàn giao tiền đầu ca	Mỗi ca	Thu ngân và trưởng ca	Tiền thực tế khớp số bàn giao đầu ca
Kiểm tra hàng trưng bày, mannequin và tem giá	Mỗi ngày, trước giờ mở cửa	Nhân viên bán hàng	Sản phẩm đúng mẫu, đúng giá và đúng vị trí trưng bày
Kiểm tra size và màu đang thiếu trên quầy	Mỗi ngày, trước giờ mở cửa	Nhân viên bán hàng	Có danh sách sản phẩm cần bổ sung từ kho
Rà soát đơn online tồn từ ngày hoặc ca trước	Đầu mỗi ca	Nhân viên xử lý đơn	Mỗi đơn có trạng thái và người tiếp tục xử lý
Kiểm tra chương trình ưu đãi đang áp dụng	Đầu mỗi ca	Trưởng ca	Nhân viên nắm đúng sản phẩm, thời gian và điều kiện áp dụng
Kiểm tra đúng mã hàng, size và màu khi thanh toán	Mỗi giao dịch	Thu ngân	Thông tin trên hóa đơn khớp sản phẩm khách nhận
Ghi nhận giao dịch đổi hoặc trả hàng	Ngay khi phát sinh	Thu ngân hoặc trưởng ca	Mã hàng trả, hàng đổi và chênh lệch tiền được ghi nhận đầy đủ
Đưa hàng đổi trả về đúng trạng thái	Ngay khi phát sinh	Nhân viên bán hàng	Hàng được phân loại thành bán tiếp, chờ xử lý hoặc hàng lỗi
Bổ sung hàng từ kho ra quầy	Ít nhất 2 lần mỗi ngày hoặc khi thiếu	Nhân viên bán hàng	Quầy đủ mẫu, size và màu ưu tiên bán
Kiểm tra hàng khách giữ và hàng chờ thanh toán	Giữa ca và cuối ca	Trưởng ca	Mỗi sản phẩm có tên khách, thời hạn giữ và trạng thái rõ ràng
Kiểm tra đơn online mới	Theo khung giờ của shop	Nhân viên xử lý đơn	Đơn mới được xác nhận, báo thiếu hàng hoặc chuyển xử lý
Ghi nhận sản phẩm lỗi, bẩn hoặc mất tem	Ngay khi phát hiện	Nhân viên phát hiện	Sản phẩm được tách riêng và có ghi chú tình trạng
Thu hồi hàng trong phòng thử và hàng đặt sai vị trí	Mỗi 2–3 giờ và cuối ca	Nhân viên bán hàng	Hàng trở về đúng vị trí; không còn sản phẩm thất lạc
Đối chiếu tiền mặt và các phương thức thanh toán	Cuối mỗi ca	Thu ngân và trưởng ca	Tổng tiền thực tế khớp doanh thu ghi nhận
Kiểm tra hóa đơn hủy, giảm giá và sửa giao dịch	Cuối mỗi ca	Trưởng ca	Mỗi giao dịch có lý do và người xác nhận
Kiểm tra đơn chưa hoàn tất và khiếu nại đang xử lý	Cuối mỗi ca	Trưởng ca	Có danh sách công việc chuyển sang ca sau
Bàn giao ca	Cuối mỗi ca	Người giao ca và người nhận ca	Tiền, hàng, đơn tồn và sự cố được hai bên xác nhận

2. Checklist vận hành shop thời trang hằng tuần

Việc cần kiểm	Tần suất	Người phụ trách	Kết quả cần đạt
Kiểm kho xoay vòng theo một nhóm sản phẩm	1 lần/tuần	Nhân viên kho và trưởng ca	Có số tồn thực tế, số chênh lệch và danh sách mã cần kiểm tra
Kiểm tra sản phẩm bán nhanh và dễ nhầm size, màu	1 lần/tuần	Quản lý cửa hàng	Các SKU rủi ro được xác nhận đúng tồn thực tế
Rà soát nguyên nhân chênh lệch kho	1 lần/tuần	Quản lý cửa hàng	Mỗi chênh lệch có nguyên nhân tạm xác định và người xử lý
Kiểm tra hàng lỗi, hàng chờ xử lý và hàng giữ cho khách	1 lần/tuần	Trưởng ca	Không có hàng quá hạn xử lý hoặc không rõ người phụ trách
Rà soát cách trưng bày sản phẩm	1 lần/tuần	Quản lý và nhân viên bán hàng	Sản phẩm đúng chủ đề; mẫu bán chậm được điều chỉnh vị trí khi cần
Kiểm tra sản phẩm thiếu size hoặc màu phổ biến	1 lần/tuần	Quản lý cửa hàng	Có danh sách cần bổ sung, điều chuyển hoặc dừng trưng bày
Rà soát đơn hủy, đơn hoàn và đơn giao chậm	1 lần/tuần	Nhân viên xử lý đơn	Có số lượng đơn theo từng nguyên nhân
Kiểm tra lỗi đóng nhầm mẫu, size hoặc màu	1 lần/tuần	Trưởng nhóm online	Các lỗi được ghi nhận theo đơn và người xử lý
Đánh giá doanh thu, số hóa đơn và giá trị đơn theo ca	1 lần/tuần	Quản lý cửa hàng	Có bảng kết quả theo ca để nhận diện ca cần hỗ trợ
Kiểm tra tỷ lệ hoàn thành checklist của nhân viên	1 lần/tuần	Quản lý cửa hàng	Có danh sách đầu việc bỏ sót và người cần nhắc nhở
Rà soát phản hồi và khiếu nại của khách	1 lần/tuần	Quản lý cửa hàng	Mỗi phản hồi có trạng thái xử lý và thời hạn hoàn tất
Lập danh sách khách cần chăm sóc lại	1 lần/tuần	Nhân viên chăm sóc khách hàng	Có danh sách khách, nhu cầu và nội dung cần liên hệ

3. Checklist vận hành shop thời trang hằng tháng

Việc cần kiểm	Tần suất	Người phụ trách	Kết quả cần đạt
Kiểm kho tổng thể theo mã hàng, size, màu và vị trí	1 lần/tháng	Quản lý, nhân viên kho và người kiểm chéo	Có biên bản tồn thực tế và chênh lệch theo từng SKU
Phân loại hàng bán được, hàng lỗi, hàng giữ và hàng chưa rõ trạng thái	1 lần/tháng	Nhân viên kho	Toàn bộ hàng được gắn đúng trạng thái
Chốt nguyên nhân và hướng xử lý chênh lệch kho	1 lần/tháng	Quản lý cửa hàng	Mỗi chênh lệch có nguyên nhân, người xử lý và thời hạn
Đối chiếu doanh thu theo cửa hàng và kênh bán	1 lần/tháng	Chủ shop hoặc quản lý	Doanh thu được tách theo điểm bán và kênh
Tổng hợp giá vốn, chiết khấu, đổi trả và chi phí vận hành	1 lần/tháng	Chủ shop hoặc kế toán	Có bảng tổng hợp phục vụ đánh giá hiệu quả tháng
Phân loại sản phẩm bán nhanh, bán ổn định, bán chậm và tồn lâu	1 lần/tháng	Quản lý cửa hàng	Mỗi nhóm hàng có danh sách SKU cụ thể
Lập danh sách sản phẩm cần nhập thêm	1 lần/tháng	Chủ shop và quản lý kho	Có số lượng đề xuất theo size, màu và tốc độ bán
Lập danh sách sản phẩm cần điều chuyển hoặc xử lý tồn	1 lần/tháng	Chủ shop và quản lý cửa hàng	Có phương án điều chuyển, trưng bày lại hoặc bán theo chương trình
Đánh giá KPI cửa hàng	1 lần/tháng	Chủ shop hoặc quản lý	Có kết quả so với mục tiêu và nguyên nhân chênh lệch
Đánh giá KPI và mức độ tuân thủ checklist của nhân viên	1 lần/tháng	Quản lý cửa hàng	Có kết quả theo nhân viên và nội dung cần cải thiện
Chọn tối đa 3 vấn đề vận hành cần cải thiện	1 lần/tháng	Chủ shop và quản lý	Có 1–3 ưu tiên, người phụ trách và hạn hoàn thành
Lập kế hoạch nhập hàng và chương trình tháng tới	1 lần/tháng	Chủ shop và quản lý	Kế hoạch bám tồn thực tế, tốc độ bán và lịch kinh doanh