Cách xử lý đối với hóa đơn viết sai tên hàng

Trong quá trình doanh nghiệp sử dụng hóa đơn do một số lí do khách quan và chủ qua nên có thể sẽ gặp phải những sai sót trong quá trình khai báo như: Sai ký hiệu, Sai tên, Sai số hàng hóa… Đây cũng là một lỗi cơ bản mà các doanh nghiệp, cửa hàng hay gặp phải. Vậy khi khai báo sai tên hàng phải điều chỉnh như thế nào? Trong bài viết này Nhanh.vn sẽ cung cấp cho bạn đọc biên bản điều chỉnh hóa đơn khi sai tên hàng. 

a) Hóa đơn giá trị gia tăng

Là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

- Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;

- Hoạt động vận tải quốc tế;

- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

- Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.

Có nhiều loại hóa đơn khác nhau.

b) Hóa đơn bán hàng dùng cho các đối tượng sau đây:

- Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài 

- Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”

Ví dụ:

- Doanh nghiệp A là doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ vừa có hoạt động bán hàng trong nước vừa có hoạt động xuất khẩu ra nước ngoài. Doanh nghiệp A sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng cho hoạt động bán hàng trong nước và hoạt động xuất khẩu ra nước ngoài.

- Doanh nghiệp B là doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ vừa có hoạt động bán hàng trong nước vừa có hoạt động bán hàng cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan. Doanh nghiệp B sử dụng hóa đơn GTGT cho hoạt động bán hàng trong nước và cho hoạt động bán hàng vào khu phi thuế quan.

- Doanh nghiệp C là doanh nghiệp chế xuất bán hàng vào nội địa và bán hàng hóa ra nước ngoài (ngoài lãnh thổ Việt Nam) thì sử dụng hóa đơn bán hàng, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

- Doanh nghiệp D là doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nước, cho khu phi thuế quan, khi xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, doanh nghiệp D sử dụng hóa đơn bán hàng.

c) Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…

d) Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Xem thêm: Hoá đơn thiếu chữ “Việt Nam”, liệu có được chấp nhận?

Theo quy định của pháp luật hiện hành, căn cư vào: 

– Khoản 3, Điều 20,Thông tư 39/2014/TT-BTC

– Khoản 7, Điều 3,Thông tư 26/2015/TT-BTC

Theo đó:

- Nếu sai tên hàng hóa thì Doanh nghiệp và khách hàng phải lập Biên bản điều chỉnh nội dung đã ghi sai đồng thời lập hóa đơn điều chỉnh.

- Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung đã ghi sai, nội dung điều chỉnh, số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm của hóa đơn đã lập cần điều chỉnh.

- Lưu ý:

+ Hóa đơn điều chỉnh chỉ cần ghi nội dung cần điều chỉnh, các nội dung đã ghi đúng(số lượng, đơn giá, thành tiền,…) không được ghi lại trên hóa đơn điều chỉnh.

+ Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên hàng.

- Hóa đơn viết sai chưa xé khỏi cuống: 

+ Bước 1: Gạch chéo liên hóa đơn viết sai

+ Bước 2: Lập hóa đơn mới cho đúng

- Hóa đơn viết sai đã xé khỏi cuống

Nếu chưa giao cho khách hàng:

+ Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai

+ Bước 2:  Lập hóa đơn mới cho đúng (Hóa đơn sai và hóa đơn mới phải cùng 1 ngày)

- Nếu đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai: 

+ Bước 1: Lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai (Trong biên bản phải nêu rõ được lí do thu hồi)

+ Bước 2: Gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai (Kẹp vào giữa quyển hóa đơn hoặc lưu giữ. Không được kê khai vào hóa đơn đó).

+ Bước 3: Lập hóa đơn mới (Ngày tháng cùng với thời gian lập biên bản thu hồi. sau đó kê khai hóa đơn mới như bình thường).

- Nếu hóa đơn viết sai đã kê khai: 

+ Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai (hoặc có thỏa thuận bằng văn bản). Trên biên bản ghi rõ sai sót, kí hiệu, điều chỉnh hóa đơn số. ngày tháng năm...

Lưu ý: Biên bản phải có chữ kí và đóng dấu của 2 bên

+ Bước 2: Bán bán lập hóa đơn điều chỉnh: Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ điều chỉnh nội dung sai. Ngày trên hóa đơn điều chỉnh là ngày hiện tại cùng ngày với biên bản điều chỉnh.

Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua hàng nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Như vậy, nếu hóa đơn viết sai tên công ti, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế đúng thì chỉ cần lập Biên bản điều chỉnh. 

Mong rằng với những thông tin đã cung cấp ở bài viết trên, người đọc đã có những kiến thức hữu ích về biên bản  điều chỉnh hóa đơn sai tên hàng. Hiện nay, Nhanh.vn đang cung cấp các phần mềm quản lí bán hàng giúp các doanh nghiệp, đại lí cửa hàng có thể dễ dàng quản lí, điều hành hoạt động công ty mình một cách hiệu quả hơn. Doanh nghiệp, cửa hàng quan tâm có thể tham khảo các phần mềm quản lý này trên trang web Nhanh.vn.