Cách tính lợi nhuận từng đơn hàng khi bán trên Shopee, TikTok

Nhiều chủ shop kinh doanh trên Shopee và TikTok Shop thường rơi vào bẫy "doanh thu ảo": đơn hàng nổ liên tục, tiền về tài khoản hàng trăm triệu mỗi tháng nhưng đến khi tổng kết đối soát thì tài khoản cạn kiệt, thậm chí hòa vốn hoặc lỗ ngược. Nguyên nhân cốt lõi là do người bán chỉ lấy giá bán trừ giá nhập hàng mà bỏ sót hàng loạt chi phí ẩn như phí sàn, trợ giá voucher, phí vận chuyển phát sinh, chi phí quảng cáo (Ads) và tổn thất đơn hoàn hủy. Trong bài viết này, Nhanh.vn sẽ hướng dẫn bạn phương pháp tính lợi nhuận trên từng đơn hàng chuẩn xác, giúp bạn kiểm soát dòng tiền và tối ưu hiệu quả kinh doanh đa sàn bền vững.

1. Lợi nhuận từng đơn hàng là gì?

Lợi nhuận từng đơn hàng là số tiền thực tế còn lại sau khi lấy doanh thu thuần của đơn trừ đi toàn bộ chi phí phát sinh liên quan. Chỉ số tài chính này giúp chủ shop giải đáp được 3 bài toán sống còn trong kinh doanh:

• Sản phẩm nào đang tạo ra lợi nhuận ròng thực tế? Tránh tình trạng sản phẩm có sản lượng bán cao lại là mặt hàng làm hao hụt lợi nhuận của toàn gian hàng.
• Mức ngân sách quảng cáo tối đa cho một đơn là bao nhiêu? Giúp bạn xác định ngưỡng chi tiêu quảng cáo an toàn mà không làm âm vào vốn.
• Biểu phí sàn và chính sách khuyến mãi đang ảnh hưởng ra sao đến dòng tiền? Giúp bạn kịp thời điều chỉnh giá niêm yết khi sàn tăng mức thu phí.

Doanh thu cao chưa chắc đồng nghĩa với lợi nhuận cao. Một sản phẩm bán nhanh nhưng giá vốn cao, phí sàn dày và tỷ lệ hoàn lớn sẽ có biên lãi rất thấp. Ngược lại, sản phẩm bán chậm hơn nhưng chi phí tối ưu có thể mang lại lợi nhuận thực tế vượt trội.. Do đó, theo dõi sát sao lợi nhuận trên từng đơn hàng là cơ sở vững chắc và thiết thực để bạn đưa ra quyết định nhập hàng và phân bổ ngân sách tiếp thị.

2. Công thức tính lợi nhuận từng đơn hàng

Để không bị nhầm lẫn giữa doanh thu trên hóa đơn và số tiền thực nhận, công thức tính lợi nhuận ròng chuẩn mực cho từng đơn hàng trên Shopee và TikTok Shop được thiết lập như sau:

Trong công thức trên, các thành phần cấu thành bao gồm:

• Doanh thu thuần: Là tổng tiền hàng người mua thanh toán sau khi trừ toàn bộ giảm giá do shop tài trợ. Đây chính là số tiền thực tế làm căn cứ quyết toán của sàn.
• Giá vốn hàng bán (COGS): Tổng chi phí nhập hàng, bao gồm giá mua gốc, chi phí vận chuyển đầu vào về kho và chi phí dán nhãn, phụ kiện kèm theo.
• Phí sàn: Toàn bộ các khoản phí bị khấu trừ tại nguồn: Phí cố định, Phí thanh toán (Phí xử lý giao dịch), Phí dịch vụ (Freeship Xtra, Voucher Xtra) và Thuế sàn nộp thay.
• Chi phí đóng gói & Vận chuyển: Tiền hộp carton, màng xốp nổ, băng dính và phần cước vận chuyển phát sinh mà người bán tự hỗ trợ thêm cho khách.
• Chi phí quảng cáo (Ads): Ngân sách quảng cáo nội sàn (Shopee Ads, TikTok Shop Ads) được phân bổ bình quân hoặc tính trực tiếp cho đơn hàng.
• Dự phòng hoàn hàng & Chi phí cố định: Khoản trích lập dự phòng rủi ro đơn bị hoàn hủy và tỷ lệ khấu hao tiền thuê mặt bằng, lương nhân sự kho chia trên mỗi đơn.

Song song với số tiền lợi nhuận tuyệt đối, bạn cần theo dõi Biên lợi nhuận ròng (Net Profit Margin) :

Biên lợi nhuận ròng phản ánh sức khỏe tài chính thực sự của gian hàng. Một gian hàng có biên lợi nhuận ròng từ 15% đến 25% thường được đánh giá là hoạt động an toàn và có khả năng chống chịu tốt trước những đợt tăng phí của nền tảng.

3. Dữ liệu cần thu thập trước khi tính toán

Để tránh bỏ sót chi phí, bạn cần trích xuất số liệu trực tiếp từ báo cáo thanh toán hoặc bảng đối soát quyết toán của sàn, thay vì chỉ ước lượng dựa trên giá niêm yết. Dưới đây là bảng phân loại các nhóm dữ liệu cốt lõi bạn cần thu thập:

4. Các khoản phí Shopee cần đưa vào giá thành

Biểu phí của Shopee được cấu thành từ nhiều danh mục và thay đổi theo từng ngành hàng, loại hình Người bán (Người bán thông thường hay Shopee Mall) và các gói dịch vụ gia tăng. Dưới đây là bảng tổng hợp các khoản phí bạn bắt buộc phải ghi nhận vào bảng tính lợi nhuận:

Lưu ý: Biểu phí của Shopee có thể được cập nhật theo định kỳ hoặc theo chính sách từng chương trình khuyến mãi. Do đó, người bán nên thường xuyên kiểm tra thông báo tại Trung tâm Hỗ trợ Người bán Shopee và đối soát số liệu thực tế trong báo cáo quyết toán để đảm bảo bảng tính luôn phản ánh đúng chi phí phát sinh.

5. Các khoản phí TikTok Shop cần đưa vào giá thành

Nền tảng TikTok Shop áp dụng hệ thống phí đa tầng gồm phí giao dịch cố định kết hợp hoa hồng nền tảng và hoa hồng tiếp thị liên kết (TikTok Shop Affiliate). Chi tiết các khoản phí như sau:

6. Cách tính giá vốn từng đơn hàng (COGS)

Giá vốn hàng bán (Cost of Goods Sold - COGS) không chỉ đơn thuần là giá ghi trên hóa đơn mua vào. Để có số liệu trung thực, bạn cần hạch toán đầy đủ 5 thành phần cấu thành giá vốn hoàn chỉnh:

• Giá mua sản phẩm gốc: Đơn giá nhập hàng từ nhà xưởng hoặc nhà phân phối.
• Chi phí vận chuyển đầu vào: Cước gửi hàng từ xưởng sản xuất về kho của shop, chia đều trên từng đơn vị sản phẩm.
• Vật tư đóng gói tiêu hao: Chi phí hộp carton, túi zip niêm phong, xốp nổ chống sốc, băng dính đóng hàng và tem in vận đơn.
• Quà tặng kèm & Thư cảm ơn: Giá trị của sản phẩm quà tặng hoặc ấn phẩm tri ân đính kèm bên trong đơn hàng.
• Hao hụt tồn kho định mức: Tỷ lệ hao hụt do rách bao bì, hàng lỗi móp méo trong quá trình lưu kho (thường ước tính từ 1% đến 2%).

Đối với đơn hàng gồm nhiều món hàng (combo), giá vốn của đơn bằng tổng giá vốn của từng sản phẩm nhân với số lượng bán thực tế. Việc duy trì hệ thống quản lý giá vốn theo phương pháp bình quân gia quyền hoặc nhập trước xuất trước (FIFO) sẽ giúp số liệu lợi nhuận luôn sát với thực tế biến động thị trường.

7. Cách tính chi phí hoàn, hủy và quảng cáo

7.1. Chi phí hoàn và hủy đơn

Đơn hàng bị hoàn không chỉ làm mất doanh thu mà còn gây thiệt hại tài chính trực tiếp cho người bán. Khi đơn hàng phát sinh hoàn trả, chủ shop phải gánh chịu các khoản chi phí sau:

• Phí vận chuyển phát sinh: Tùy thuộc vào chính sách của sàn và lỗi hoàn (do khách đổi ý hay do lỗi shop), bạn có thể phải chịu cước chuyển hoàn hoặc phí giao hàng không thành công.
• Tổn thất vật tư đóng gói: Hộp carton bị móp rách, bọc chống sốc và bao bì niêm phong đã xé ra hoàn toàn không thể tái sử dụng.
• Hao mòn & Hư hỏng hàng hóa: Sản phẩm bị trầy xước, dơ bẩn hoặc giảm chất lượng sau nhiều ngày luân chuyển ngoài đường, buộc phải bán thanh lý giảm giá.
• Chi phí quảng cáo đã tiêu tốn: Tiền chạy ads bỏ ra để có được đơn hàng đó hoàn toàn bị lãng phí.

Để phản ánh đúng rủi ro này vào giá thành, bạn nên thiết lập Quỹ dự phòng tổn thất hoàn hàng trên từng đơn xuất kho:

7.2. Chi phí quảng cáo phân bổ (Ads Cost)

Chi phí quảng cáo là một trong những khoản ngân sách chiếm tỷ trọng đáng kể khi bán hàng sàn. Để tính lãi lỗ chuẩn xác, bạn không nên gộp chung toàn bộ tiền ads vào cuối tháng mà nên phân bổ chi phí tiếp thị theo từng nhóm sản phẩm:

• Đối với chiến dịch quảng cáo trực tiếp theo sản phẩm: Phân bổ chi phí bằng cách lấy Tổng ngân sách ads tiêu tốn cho sản phẩm / Số lượng đơn hàng sản phẩm đó tạo ra.
• Đối với chiến dịch quảng cáo thương hiệu toàn shop: Phân bổ đều theo tỷ trọng doanh thu của từng mã sản phẩm trong kỳ.

8. Cách phân bổ chi phí cố định cho từng đơn hàng

Chi phí cố định (mặt bằng kho bãi, máy in, phần mềm quản lý, lương nhân sự kho) tuy không phát sinh theo từng đơn lẻ nhưng bắt buộc phải được bù đắp từ lợi nhuận bán hàng. Việc phân bổ đúng chi phí cố định giúp bạn xác định giá bán an toàn..

Ví dụ thực tế: Tổng chi phí cố định hàng tháng của shop là 18.000.000 đồng và shop hoàn tất được 3.000 đơn hàng thành công trong tháng. Khi đó, mức chi phí cố định bình quân cần phân bổ cho mỗi đơn hàng là: 18.000.000 / 3.000 = 6.000 đồng/đơn.

Nếu cửa hàng kinh doanh nhiều nhóm sản phẩm có kích thước và thời gian xử lý khác nhau, bạn nên phân bổ chi phí cố định theo tỷ trọng giá trị đơn hàng hoặc thời gian đóng gói thực tế để đảm bảo tính công bằng giữa các ngành hàng.

9. Bảng tính lợi nhuận đơn hàng mẫu & So sánh giải pháp

Dưới đây là ví dụ minh họa chi tiết về bảng tính lợi nhuận ròng cho một đơn hàng thời trang có giá bán niêm yết 300.000 đồng trên sàn thương mại điện tử:

So sánh hiệu quả giữa theo dõi lợi nhuận bằng Excel thủ công và giải pháp Nhanh.Omni tự động:

Bảng so sánh năng lực quản lý dòng tiền và lợi nhuận giữa phương pháp thủ công và tự động hóa

10. Cách xác định điểm hòa vốn để ra quyết định

Hiểu rõ điểm hòa vốn giúp bạn không bị "say đòn" khi vít ngân sách quảng cáo hoặc tung mã giảm giá trong các ngày hội siêu sale (Mega Sale):

10.1. CPA quảng cáo hòa vốn (Break-even CPA)

CPA hòa vốn (Cost Per Acquisition) cho biết shop có thể chi tối đa bao nhiêu tiền quảng cáo cho một đơn hàng mà không bị âm vốn:

Theo ví dụ ở Mục 9, nếu chưa tính 35.000đ tiền ads thì số tiền dôi ra là 115.000 đồng. Do đó, CPA hòa vốn là 115.000 đồng . Khi chi phí ads thực tế trên mỗi đơn vượt quá 115.000 đồng, đơn hàng đó chắc chắn bị lỗ ròng.

10.2. ROAS hòa vốn (Break-even ROAS)

ROAS hòa vốn (Return on Ad Spend) là tỷ lệ doanh thu trên chi phí quảng cáo tối thiểu mà chiến dịch cần đạt được để cửa hàng không bị thâm hụt:

Với đơn hàng 300.000 đồng và CPA hòa vốn 115.000 đồng, ta có: ROAS hòa vốn = 300.000 / 115.000 ≈ 2.61. Khi theo dõi trình quản lý quảng cáo Shopee hoặc TikTok Ads, nếu chiến dịch có ROAS dưới 2.61, bạn cần lập tức tối ưu lại tệp khách hàng hoặc nội dung video/hình ảnh để tránh đốt tiền lãng phí.

10.3. Nguyên tắc ra quyết định kinh doanh thực chiến

• Cắt giảm hoặc tăng giá với sản phẩm có biên lợi nhuận ròng dưới 5%: Không cố gồng gánh những sản phẩm chỉ mang lại doanh thu danh nghĩa nhưng tiềm ẩn rủi ro hoàn hàng lớn.
• Dồn ngân sách quảng cáo cho sản phẩm có biên lợi nhuận ròng trên 20%: Đây là những sản phẩm "ngôi sao" có khả năng tạo ra dòng tiền dương mạnh mẽ cho shop.
• Kiểm soát chặt chẽ tỷ lệ hoàn hàng theo từng mã SKU: Nếu một sản phẩm có tỷ lệ hoàn vượt quá 10%, cần kiểm tra lại chất lượng đóng gói, mô tả bảng size hoặc đơn vị vận chuyển phụ trách.

11. Công cụ theo dõi, đối soát và lưu ý thuế 2026

Khi quy mô cửa hàng còn nhỏ (dưới 15-20 đơn/ngày), bạn có thể tự quản lý bằng file Excel với các cột cơ bản. Tuy nhiên, khi lượng đơn tăng lên hàng trăm đơn mỗi ngày trên đồng thời Shopee, TikTok Shop và Lazada, việc tính thủ công bộc lộ rào cản rất lớn. Phương pháp này tốn nhiều nhân lực, dễ nhầm lẫn số liệu và chậm trễ đối soát tiền về..

Để giải quyết triệt để bài toán này, hệ sinh thái phần mềm Nhanh.Omni mang đến giải pháp đối soát và tính toán tài chính tự động chuyên sâu:

• Đồng bộ tự động đa sàn: Kéo toàn bộ đơn hàng từ Shopee, TikTok Shop, Lazada về một giao diện tập trung; tự động phân loại trạng thái: Đang giao, Đã giao thành công, Trả hàng/hoàn tiền.
• Bóc tách chi tiết biểu phí sàn: Tự động cập nhật các khoản khấu trừ phí cố định, phí giao dịch, phí dịch vụ và voucher theo thời gian thực.
• Báo cáo lãi lỗ tức thì: Tính toán chính xác doanh thu thuần, giá vốn và lợi nhuận ròng trên từng đơn hàng ngay khi đơn hoàn tất.
• Đối soát dòng tiền ngân hàng: Tự động khớp số tiền sàn chuyển về tài khoản ngân hàng, cảnh báo tức thì các đơn hàng bị chênh lệch cước hoặc thiếu tiền đối soát.

Để kiểm tra toàn diện sức khỏe tài chính và xác định cửa hàng đang lãi hay lỗ ở cấp độ tổng thể, bạn có thể tham khảo thêm bài viết phân tích chi tiết về cách nhận biết shop đang lãi hay lỗ.

11.1. Lưu ý quan trọng khi đưa thuế vào bảng tính lợi nhuận

Nghĩa vụ thuế trong kinh doanh thương mại điện tử phụ thuộc vào loại hình người bán (cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh hay doanh nghiệp), tổng doanh thu năm và phương pháp kê khai thuế.

• Ghi nhận đúng số thuế thực tế sàn đã trừ: Bóc tách riêng dòng thuế trên báo cáo quyết toán để làm căn cứ hạch toán chi phí hợp lý.
• Không cộng trùng hai lần thuế: Khoản thuế sàn đã khấu trừ nộp thay vào ngân sách nhà nước không được cộng thêm một lần nữa khi tính giá thành sản phẩm.
• Theo dõi ngưỡng doanh thu năm: Chủ động theo dõi lũy kế doanh thu toàn sàn để chuẩn bị nghĩa vụ thuế và phương án xuất hóa đơn điện tử kịp thời theo quy định.

12. Kết luận và nguyên tắc quản trị dòng tiền

Muốn kinh doanh bền vững trên Shopee và TikTok Shop, bạn phải bắt đầu từ tư duy quản trị tài chính thực chất: luôn tính toán dựa trên doanh thu thuần thực nhận và các khoản phí thực tế trong báo cáo quyết toán của sàn. Đừng để những con số doanh thu hàng trăm triệu làm lu mờ bài toán lợi nhuận ròng.

Một hệ thống quản lý lợi nhuận chuẩn mực giúp bạn nắm chắc điểm hòa vốn (CPA hòa vốn, ROAS hòa vốn). Đồng thời, bạn phát hiện sớm thất thoát do hoàn hủy và tự tin phân bổ ngân sách tiếp thị tối ưu..

13. Câu hỏi thường gặp về lợi nhuận đơn hàng (FAQ)