Cách tính lợi nhuận chính xác cho chủ shop tránh "thất lạc" tiền

Lợi nhuận là chỉ số giúp họ đánh giá hiệu quả kinh doanh, đưa ra các quyết định hợp lý và tránh tình trạng "thất thoát" dòng tiền. Dù là cá nhân hay tổ chức kinh doanh thì mục đích cuối cùng là tính toán lợi nhuận chính xác mình thu về được bao nhiêu. Nhanh.vn sẽ chia sẻ cách tính lợi nhuận chính xác cho chủ shop tránh "thất lạc" tiền trong bài viết dưới đây.

1. Tầm quan trọng của việc tính toán lợi nhuận chính xác

Lợi nhuận là chỉ số quan trọng nhất để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chỉ số lợi nhuận thể hiện sự chênh lệch giữa doanh thu bán hàng hóa hoặc dịch vụ với tổng chi phí sản xuất, chi phí quản lý, mua nguyên vật liệu, chi phí bán hàng, và các khoản khác.

Lợi nhuận sẽ phản ánh việc sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp có hiệu quả hay không. Nếu lợi nhuận cao, quá trình kinh doanh đang trên đà phát triển. Ngược lại, nếu lợi nhuận thấp hoặc âm, có thể doanh nghiệp đang gặp khó khăn, chi phí quảng cáo cao hoặc cần điều chỉnh các chiến lược kinh doanh để không bị lỗ.

Lợi nhuận có tác động quan trọng đến tình hình kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp. Khi đạt được lợi nhuận kỳ vọng, doanh nghiệp sẽ có khả năng thanh toán các khoản nợ cũng như các chi phí cố định trong quá trình hoạt động. Dòng tiền luân chuyển liên tục thì quy trình vận hành kinh doanh mới phát triển và mở rộng.

Tầm quan trọng của việc tính toán lợi nhuận chính xác

Ngoài ra, lợi nhuận cao cũng mang lại nhiều lợi ích cho nhân viên và người lao động. Khi doanh nghiệp đạt lợi nhuận cao, mức lương và tiền thưởng cho người lao động sẽ cao hơn. Chế độ đãi ngộ tốt sẽ tăng sự gắn kết và niềm tin của người lao động đối với doanh nghiệp, thúc đẩy năng suất và hiệu quả công việc.

Lợi nhuận doanh nghiệp có ảnh hưởng trực tiếp đến nền kinh tế của quốc gia. Khi doanh nghiệp đạt lợi nhuận cao, doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp thuế nhiều hơn cho Nhà nước. Khoản thu thuế này sẽ góp phần giúp Nhà nước có ngân sách triển khai các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội, giáo dục, y tế,  xây dựng các công trình công cộng.

Vì vậy, việc tính toán lợi nhuận một cách chính xác là rất quan trọng, không chỉ đối với doanh nghiệp mà còn đối với cả nền kinh tế nước nhà. Doanh nghiệp cần tính toán và báo cáo chính xác lợi nhuận để thực hiện nghĩa vụ nộp đúng mức thuế, hỗ trợ sự phát triển chung, góp phần tạo nguồn thu ngân sách ổn định cho đất nước.

Xem thêm: Biên lợi nhuận ròng (Net profit margin): Cách tính và ý nghĩa

2. Các phương pháp tính toán lợi nhuận chính xác

Có nhiều phương pháp tính toán lợi nhuận chính xác, tùy thuộc vào khoảng thời gian mà doanh nghiệp muốn so sánh, ví dụ như:

• So sánh năm sau - năm trước: So sánh lợi nhuận năm sau - Lợi nhuận năm trước sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá sự tăng trưởng hoặc mức độ giảm sút về lợi nhuận trong một năm.
• So sánh quý sau - quý trước: Lợi nhuận quý sau - Lợi nhuận quý trước là chỉ số theo dõi sự biến động lợi nhuận theo quý, doanh nghiệp sẽ nắm bắt kịp thời các xu hướng thị trường và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh phù hợp.
• So sánh tháng sau - tháng trước: Phương pháp so sánh lợi nhuận theo tháng giúp doanh nghiệp phân tích sự thay đổi lợi nhuận trong từng tháng, để điều chỉnh kế hoạch kinh doanh cho tháng kế tiếp.
• So sánh tuần sau - tuần trước: Phương pháp này cho phép doanh nghiệp theo dõi sự biến động lợi nhuận trong từng tuần, đặc biệt là các dự án, sự kiện để phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.

2.1 Phương pháp tính toán lợi nhuận thủ công

Lợi nhuận có thể được phân loại thành lợi nhuận ròng, lợi nhuận gộp như sau:

[1] Lợi nhuận ròng: Tổng lợi nhuận thu được sau khi đã trừ đi chi phí bán hàng, chi phí quản lý, thuế và các chi phí khác.

Lợi nhuận = Tổng doanh thu - Tổng chi phí

Trong đó:

• Tổng doanh thu: Tổng số tiền mặt, tiền chuyển khoản thu về trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
• Tổng chi phí: Các khoản doanh nghiệp đã chi ra cho sản phẩm hoặc dịch vụ để phục vụ mục đích kinh doanh.
• Lợi nhuận ròng: Là lợi nhuận thu được sau khi đã trừ đi tất cả chi phí bán hàng, thuế, chi phí quản lý và các khoản chi phí khác.

Phương pháp tính toán lợi nhuận thủ công

[2] Lợi nhuận gộp: Số lợi nhuận thu được trước khi trừ đi các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Lợi nhuận gộp = Tổng doanh thu - Giá vốn - Chi phí

Có 2 cách tính lợi nhuận trước thuế:

Cách 1: Lợi nhuận trước thuế = Thu nhập ròng + thuế + lãi đi vay

Cách 2: Lợi nhuận trước thuế = Tổng doanh thu – Chi phí cố định – Các khoản chi phí phát sinh

Trong đó:

• Tổng doanh thu: Tất cả doanh thu thu về từ hoạt động sản xuất, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thể hiện rõ tại các biên lai và hóa đơn bán ra.
• Chi phí cố định bao gồm giá vốn bỏ ra, chi phí sản xuất, chi phí thuê nhân viên, chi phí vận chuyển, chi phí thuê địa điểm và các khoản chi phí khác mang tính chất cố định trong kinh doanh.
• Chi phí phát sinh: Các chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động phục vụ kinh doanh của công ty không theo kế hoạch của doanh nghiệp.
• Tính toán lợi nhuận theo công thức trên một cách thủ công khá mất thời gian, công sức và không đảm bảo chính xác.

Trước hết, nhân viên cần phải thủ công nhập liệu doanh thu, nhập các khoản chi phí từ nhiều nguồn, sau đó mới tiến hành tính toán, dò công thức, tổng hợp số liệu bằng máy tính cá nhân hoặc bảng tính. Quá trình nhập liệu và tính toán này rất dễ xảy ra sai sót và mất nhiều thời gian.

Bên cạnh đó, dữ liệu thu thập và nhập vào thường không đầy đủ và không được cập nhật kịp thời. Nếu dữ liệu sai sót sẽ rất khó để theo dõi chi tiết doanh thu, chi phí trên từng sản phẩm, theo dõi thông tin khách hàng hay cập nhật lên kênh bán hàng. Nhập liệu và tính toán lợi nhuận thủ công sẽ hạn chế khả năng phân tích, so sánh lợi nhuận giữa các kỳ khác nhau để đánh giá xu hướng.

Việc tính toán bằng tay cũng dễ xảy ra thất thoát và sai sót, ảnh hưởng đến độ chính xác của số liệu. Đồng thời, khi cần truy xuất dữ liệu hay nguồn gốc của các con số cũng mất thời gian tìm hơn.

Quan trọng nhất là khi doanh nghiệp phát triển, khối lượng công việc tính toán chi phí, lợi nhuận sẽ lớn hơn. Khi đó, chúng ta không thể làm thủ công được nữa. Doanh nghiệp cần áp dụng các công cụ, phương pháp hỗ trợ quản lý, tính toán để tối ưu quy trình, tiết kiệm thời gian và nhân lực. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để tính toán lợi nhuận là giải pháp hiệu quả hơn mà Nhanh.vn sắp đề cập bên dưới.

Đọc thêm: Biên lợi nhuận gộp (Gross Profit Margin) là gì? Cách tính, ví dụ

2.2 Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng tính toán lợi nhuận

Phần mềm tính doanh thu bán hàng Nhanh.vn là giải pháp cho các nhà bán lẻ, chuỗi các cửa hàng tại Việt Nam. Chủ shop chỉ việc kinh doanh, phần mềm Nhanh.vn sẽ hỗ trợ quản lý, theo dõi và kiểm soát doanh thu, lợi nhuận, chi phí chính xác.

Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn tính toán lợi nhuận

Các tính năng nổi bật của Nhanh.vn:

• Theo dõi hoạt động nhân viên bán hàng, thu ngân trong quá trình vận hành kinh doanh.
• Phần mềm sẽ tự động tính tổng lợi nhuận bằng công thức, trừ tổng chi phí từ tổng doanh thu.
• Phần mềm sẽ hiển thị các chỉ số lợi nhuận như lợi nhuận ròng, lợi nhuận gộp, biên lợi nhuận.
• Có thể so sánh lợi nhuận giữa các thời kỳ (tuần, năm, quý, tháng) để đánh giá xu hướng.
• Tổng kết doanh thu chi tiết theo ngày, từng tháng theo sản phẩm, chuỗi các cơ sở.
• Quản lý kho hàng thông minh: Việc xuất nhập kho, điều chuyển kho hệ thống cập nhật iên tục để nắm bắt số lượng hàng hóa.
• Các chức năng tự động hóa như quản lý kho, đặt hàng, phân loại hàng hóa, thanh toán... giúp giảm tải công việc quản lý, nhân viên có thể tập trung vào các hoạt động chăm sóc, tư vấn khách hàng, tạo giá trị gia tăng khác.
• Hỗ trợ xử lý đơn hàng online, kiểm tra kho hàng chính xác mà không cần phải thông qua nhân viên.
• Quản lý nhân viên và chăm sóc khách hàng hiệu quả: tổng hợp lịch sử mua hàng, thông tin khách hàng, phân nhóm khách hàng theo sản phẩm.

Phần mềm tính doanh thu, lợi nhuận, chi phí

Chính xác - Trực quan

Nhanh.vn cung cấp các báo cáo chi tiết về hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá hiệu suất và đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp. Báo cáo chi tiết, tổng quan về tình hình hoạt động của mỗi cơ sở trong chuỗi. Xuất báo cáo về tổng kết số đơn theo ngày, theo tháng, doanh thu, chi phí,.. của mỗi cửa hàng đều được bạn nắm rõ thông qua phần mềm quản lý. Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng sang các kênh bán hàng mới, phần mềm quản lý đa kênh Nhanh.vn sẽ hỗ trợ tích hợp các nền tảng đồng bộ dữ liệu và quản lý các kênh dễ dàng.

Cơ cấu chi phí

2.3 Sử dụng bảng tính Excel để tính toán lợi nhuận

Một mẫu báo cáo doanh thu chi phí hàng tháng được thiết kế trên excel là phương pháp cực kỳ hữu ích cho các chủ shop. Excel có các sheet dữ liệu giúp bạn trình bày khoa học danh mục sản phẩm, giá bán, số lượng, báo cáo bán hàng và dự đoán bán hàng.

Khi sử dụng mẫu báo cáo excel, các chủ shop có thể theo dõi doanh thu từng năm, quý, tháng cụ thể. Căn cứ báo cáo, chủ shop có thể điều chỉnh kế hoạch kinh doanh hoặc đưa ra các chiến dịch, sự kiện mới nhằm phát triển và mở rộng quy mô.

Mẫu báo cáo doanh thu, chi phí chi tiết và trực quan sẽ giúp chủ shop có cái nhìn toàn diện về tình hình kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu chi phí, lợi nhuận.

Ví dụ để tạo bảng tính Excel tính toán lợi nhuận cho cửa hàng tạp hóa với 7 sản phẩm chi tiết, chúng ta cần bao gồm các thành phần như doanh thu từ bán hàng, chi phí nhập hàng, và tính toán lợi nhuận cho mỗi sản phẩm. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cùng một file mẫu để bạn có thể sử dụng.

Đầu tiên, các thành phần của bảng tính:

- Sheet 1: Dữ liệu hàng hóa

• Mã sản phẩm
• Tên sản phẩm
• Đơn vị tính
• Giá nhập
• Giá bán

- Sheet 2: Doanh thu

• Ngày bán
• Mã sản phẩm
• Tên sản phẩm
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền

Sheet 3: Chi phí

• Ngày nhập
• Mã sản phẩm
• Tên sản phẩm
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền

Sheet 4: Lợi nhuận

• Mã sản phẩm
• Tên sản phẩm
• Doanh thu
• Chi phí
• Lợi nhuận

Thứ 2, cách tạo file Excel chi tiết

Sheet 1: Dữ liệu hàng hóa

Sheet 2: Doanh thu

Sheet 3: Chi phí

Sheet 4: Lợi nhuận

Thứ 3, công thức trong Excel

• Thành tiền (Sheet "Doanh thu" và "Chi phí"): =D2 * E2
• Doanh thu (Sheet "Lợi nhuận"): =SUMIF('Doanh thu'!B:B, A2, 'Doanh thu'!F:F)
• Chi phí (Sheet "Lợi nhuận"): =SUMIF('Chi phí'!B:B, A2, 'Chi phí'!F:F)
• Lợi nhuận (Sheet "Lợi nhuận"): =C2 - D2

Thứ 4, Định dạng bảng Excel

• Sử dụng màu sắc: Sử dụng màu sắc nhẹ nhàng và nhất quán để định dạng bảng, ví dụ như màu xanh nhạt cho tiêu đề cột, màu xám nhạt cho các hàng dữ liệu.
• Căn chỉnh: Căn chỉnh văn bản ở giữa và số liệu ở bên phải để dễ đọc.
• Định dạng số: Định dạng các ô chứa số liệu tiền tệ theo dạng có dấu phẩy và dấu thập phân.
• Đường viền: Sử dụng đường viền mỏng để phân cách các ô, giúp bảng rõ ràng hơn.

Tham khảo: Cách tính phần trăm giảm giá sản phẩm nhanh và chính xác nhất

Đối với các doanh nghiệp, cửa hàng có nhiều chi nhánh khác nhau, nếu chỉ sử dụng một mẫu báo cáo doanh thu hàng tháng thì sẽ đồng bộ dữ liệu và nhất quán thông tin. Báo cáo doanh thu theo chi nhánh sẽ cập nhật thông tin chi tiết về tên chi nhánh, số lượng đơn hàng trong tháng, số sản phẩm bán ra và doanh thu đạt được.

Thông qua mẫu báo cáo trên, nhà quản lý sẽ có cái nhìn toàn diện về tình hình hoạt động và phát triển của từng chi nhánh trong từng giai đoạn cụ thể. Họ có thể xác định được những chi nhánh đang làm ăn phát triển, cơ sở nào cần tái cơ cấu hoặc đầu tư thêm cơ sở vật chất, nguồn lực. Quản lý có hệ thống sẽ giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp, nhằm tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh chung của toàn hệ thống.

Quản lý có thể dựa trên số liệu lịch sử từng chi nhánh để ước tính doanh thu tương lai, từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh phù hợp nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh đề ra.

Đối với các doanh nghiệp bán lẻ hoặc kinh doanh nhiều mặt hàng thì có thể sử dụng một mẫu báo cáo doanh thu hàng ngày để cập nhật chi tiết. Mẫu báo cáo này sẽ bao gồm đầy đủ các thông tin quan trọng như mã hàng, phân loại, tên sản phẩm, đơn giá, số lượng, thành tiền và doanh thu thực tế trong ngày.

Ngoài ra, báo cáo doanh thu hàng ngày sẽ cung cấp thêm thông tin về ngày bán, người bán rõ ràng để quản lý, theo dõi và so sánh hiệu quả công việc giữa các nhân viên bán hàng. Công ty có thể căn cứ vào đó để đánh giá năng lực, kỹ năng và tính chuyên nghiệp của từng nhân viên. Đưa ra các phương pháp khen thưởng, đào tạo và quản lý phù hợp.

Hơn nữa, mẫu báo cáo doanh thu còn cung cấp các số liệu cần thiết cho việc dự báo xu hướng tiêu dùng, phân tích doanh số và đưa ra chiến lược marketing hiệu quả. Dựa trên những thông tin này, quản lý có thể biết các mặt hàng bán chạy, sản phẩm nào ít được khách hàng quan tâm để điều phối lại kho hàng.

Trên đây là bài viết chia sẻ cách tính lợi nhuận chính xác cho chủ shop tránh "thất lạc" tiền. Nhanh.vn hy vọng mọi người sẽ tham khảo thông tin và áp dụng phù hợp với tổ chức của mình. Cảm ơn các bạn đã đọc!