Quản lý khách hàng bằng Excel - Mẫu Quản Lý Thông Tin Khách Hàng Bằng Excel

Quản lý khách hàng bằng Excel cho nhân viên kinh doanh đơn giản miễn phí. Như một bảng ghi chú giúp các nhân viên kinh doanh lưu trữ báo cáo dễ dàng. Ứng dụng Excel bất ký người nào cũng thể dễ dàng sử dụng. Bạn chỉ có nhu cầu note lại thông tin khách hàng thì chỉ cần sử dụng bảng tính Excel.

Bạn là 1 nhân viên kinh doanh thường xuyên phải đi thị trường? Bạn gặp nhiều khó khăn trong việc thống kê số liệu khách hàng về địa chỉ, nhu cầu, tình trạng giao dịch, thời gian lịch hẹn… Lúc này, giải pháp dành cho nhân viên thị trường bận rộn đó là 1 file quản lý khách hàng bằng Excel tiện dụng.

Microsoft Excel là một chương trình bảng tính được sử dụng để ghi lại và phân tích dữ liệu số. Hãy nghĩ về một bảng tính như là một tập hợp của các cột và hàng để cùng nhau tạo thành một bảng dữ liệu lớn. Các chữ cái thường được gán cho các cột và số thường dùng để gán cho các hàng. Điểm mà một hàng và một cột gặp nhau sẽ được gọi là một ô. Địa chỉ của một ô dữ liệu được xác định bởi chữ cái đại diện cho cột và số đại diện cho một hàng.

Các chương trình bảng tính điện tử ban đầu được dựa trên bảng tính giấy và thường được sử dụng cho các công việc kế toán. Như vậy, bố cục của bảng tính trong Microsoft Excel cũng có nét tương đồng với bảng tính giấy. Dữ liệu liên quan sẽ được lưu giữ trong các bảng – là một tập hợp các hộp chữ nhật nhỏ hoặc các ô được sắp xếp thành các hàng và các cột.

Tất cả các phiên bản Excel và các chương trình bảng tính khác có thể lưu trữ một số trang bảng tính vào trong một tệp chung và lưu giữ trực tiếp trên máy tính. Tệp dữ liệu đó thường được gọi là sổ làm việc (workbook) và mỗi trang trong sổ làm việc là một bảng tính riêng biệt (worksheet).

Xem thêm: Nếu không dùng phần mềm, thì đây là 5 mẫu file Excel bạn cần phải có để quản lý công việc bán hàng

•  Lưu trữ, cập nhật thông tin khách hàng một cách tập trung, kế toán có thể tổng hợp thông tin, tính toán số liệu bằng những phép toán đơn giản trong Excel mà không mất nhiều thời gian.
•  Bảo mật thông tin khách hàng, bạn sẽ không phải lo lắng, sợ mất thông tin khi sử dụng excel để quản lý.
•  Mọi thông tin khách hàng dù cũ hay mới đều được lưu trữ hiệu quả.
•  Bạn có thể phân loại khách hàng với những tiêu chí nhất định thông qua thuật toán của excel.
•  Việc sử dụng Excel hoàn toàn miễn phí và dễ dàng sử dụng, bạn có thể thao tác trực tiếp trên máy tính của mình mà không cần kết nối internet.
•  Với việc kết nối với Drive, bạn có thể làm việc trực tuyến với các bộ phận, phòng ban, ủy quyền và thao tác trực tiếp trên các file excel hiệu quả.

Tuy nhiên, bên cạnh những lợi thế cơ bản mà excel mang lại, có thể bạn cũng sẽ gặp những khó khăn khi số lượng khách hàng lớn, đặc điểm của mỗi bộ phận khách hàng không giống nhau. Chính vì thế, đến lúc này, bạn cần có một giải pháp khác tối ưu hơn và hiệu quả hơn. Phần mềm quản lý khách hàng có thể giúp bạn thực hiện những công việc sau:

Quản lý khách hàng

•   Quản lý thông tin khách hàng như: tên, tuổi, số điện thoại, email, địa chỉ…
•   Phân loại khách hàng theo độ tuổi, giới tính, vùng miền…
•   Lọc dữ liệu khách hàng hiệu quả theo các tiêu chí: mã khách hàng, số điện thoại, người quản lý dữ liệu…
•   Dữ liệu khách hàng được bố trí khoa học, dễ dàng tìm kiếm theo nhiều bộ lọc khác nhau như khu vực, loại hình kinh doanh…
•   Quản lý hồ sơ giao dịch của khách hàng hay phân loại khách hàng theo các tiêu chí khác nhau.
•   Quản lý cuộc hẹn với khách hàng.
•   Quản lý dịch vụ khách hàng sử dụng.

Chăm sóc khách hàng

•   Phân tích nhu cầu của khách hàng thông qua cơ hội, giao dịch, hợp đồng.
•   Gửi thư chăm sóc khách hàng, giới thiệu sản phẩm, chúc mừng sinh nhật.
•   Đặt lịch hẹn, lịch làm việc với khách hàng.

Quản lý marketing

•   Tạo các chiến dịch marketing bằng email, SMS đến khách hàng.
•   Gửi email marketing.
•   Tự động hóa các chiến dịch marketing theo tuần hoặc theo tháng.
•   Đánh giá nguồn khách hàng tiềm năng, từ đó đánh giá hiệu quả từng chiến dịch marketing.

Hệ thống báo cáo

•   Báo cáo danh sách khách hàng hiện có.
•   Báo cáo danh sách khách hàng mới trong ngày, tuần, tháng, năm.
•   Báo cáo lịch làm việc của nhân viên với khách hàng.
•   Báo cáo danh sách khách hàng tiềm năng.
•   Báo cáo công nợ khách hàng.
•   Báo cáo danh sách từng nhân viên chăm sóc .
•   Báo cáo sản phẩm khách hàng đang sử dụng.

Khi quy mô doanh nghiệp bạn lớn hơn, số lượng khách hàng ngày càng mở rộng, những file excel chuyên nghiệp có thể không đủ độ bao quát và tính năng động để có thể quản lý khách hàng hiệu quả. Chính vì vậy, việc sử dụng phần mềm quản lý khách hàng là điều cần thiết. Nếu có vấn đề còn thắc mắc về phần mềm quản lý khách hàng, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể.

Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn tạo file Excel quản lý sản phẩm vô cùng đơn giản

Quản lý khách hàng trên Excel còn có nhiều ưu điểm nổi bật như sau:

+ Lưu trữ thông tin khách hàng một cách tập trung, giúp theo dõi, tính toán các số liệu nhanh chóng và chính xác.

+ Quản lý thông tin khách hàng đầy đủ và có hệ thống, tránh việc bỏ quen các khách hàng cũ.

+ Các thuật toán của Excel có thể hỗ trợ phân loại khách hàng, giúp việc quản lý trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn.

+ Phần mềm quản lý khách hàng bằng Excel miễn phí giúp chủ cửa hàng tiết kiệm được chi phí đầu tư cũng như chi phí sử dụng.

Dữ liệu không được đảm bảo an toàn và bảo mật

Một trong những nhược điểm đáng lưu ý nhất khi sử dụng excel đó là dữ liệu dễ dàng bị mất và không thể phục hồi lại được. Do excel là phần mềm offline, tất cả các dữ liệu của bạn đều sẽ được lưu trên máy tính. Do đó, khi máy tính bị hỏng hoặc nhiễm virus sẽ làm gián đoạn đến công tác quản lý. Điều đó dẫn đến hậu quả vô cùng nghiêm trọng khi bị mất kiểm soát số liệu, thiếu hụt số liệu trong thu chi. Trong trường hợp xấu nhất có thể mất hết toàn bộ dữ liệu.
Ngoài ra khi bạn lưu file excel trên máy tính, bất cứ ai vào được máy tính của bạn đều có khả năng sửa các thông tin trên file excel mà phần mềm này không có tính năng lưu lại các thao tác đã làm vì vậy tính bảo mật không cao.

Không đồng bộ được dữ liệu

Đối với nhiều doanh nghiệp, các công việc như nhập thông tin khách hàng, số lượng hàng hóa khách hàng đã mua, tính phần trăm chiết khấu,.. là do các bộ phận khác nhau đảm nhận vì vậy việc kiểm tra chéo cần được thực hiện thường xuyên.
Tuy nhiên excel chỉ có thể sử dụng trên máy tính và không thể đồng bộ giữa các bộ phận khiến việc kiểm tra các số liệu diễn ra khá khó khăn và có thể dẫn tới sai sót.

Các hàm trong excel khá phức tạp:

Ban đầu nếu chỉ ghi số liệu cơ bản thì người mới sử dụng cũng có thể làm quen với excel. Tuy nhiên để sử dụng các hàm tính toán thì yêu cầu người dùng phải có một kiến thức nhất định đối với công cụ excel, vì các hàm này nhìn chung rất rắc rối và yêu cầu chuyên môn. 
Đây là vấn đề khá lớn vì không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ nhân viên thông thạo về mảng này.

Bị giới hạn dung lượng

Dung lượng của excel không phải là vô hạn và khi bảng excel của doanh nghiệp càng nặng thì tốc độ xử lý của excel cũng chậm theo. Đây là điều bất cập hầu như chưa được giải quyết khi sử dụng phần mềm quản lý khách hàng bằng excel.
Dung lượng càng lớn, tốc độ xử lý của excel càng chậm

Với những cửa hàng lớn, có nhiều chi nhánh, việc sử dụng phần mềm quản lý khách hàng bằng excel là rất khó đáp ứng. Số lượng thông tin lớn, thông tin dữ liệu rời rạc khó theo dõi, việc liên kết các dữ liệu để phục vụ cho việc báo cáo muốn thực hiện được thì mất rất nhiều thời gian và công sức hơn nữa độ chính xác không cao. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng của Nhanh.vn. Phần mềm tổng hợp lịch sử mua từ mọi kênh bán hàng, Phân cấp độ khách hàng tự động dựa vào tổng tiền tích lũy / tích lũy theo tháng / theo kì,... và hàng loạt tiện ích khác giúp cho quá trình quản lý của bạn dễ dàng và đạt hiệu quả cao hơn.

Khi lựa chọn cách thức quản lý bán hàng bằng excel, chúng ta nên lựa chọn giữa kiểu mẫu đơn giản và kiểu mẫu phức tạp. Khi sử dụng kiểu mẫu phức tạp, đôi khi chúng ta sẽ phải download trên mạng về vì nó có những bảng, cột, sổ được tạo sẵn khá phức tạp. Nhược điểm của cách thức này đó là khó tránh khỏi máy tính bị nhiễm virus, nhất là khi không may gặp phải những đường link kém uy tín. Ngược lại, đối với kiểu mẫu đơn giản hơn, một người bình thường hoàn toàn có thể tự học để tạo được trong thời gian ngắn. Khi quản lý bán hàng, chúng ta thường quan tâm đến lượng hàng nhập về, lượng hàng xuất ra kho và bán. Cụ thể hơn là ta quan tâm đến hàng hoá bán ra mỗi ngày được bao nhiêu, mỗi lần bán ra loại mặt hàng gì, có giá bao nhiêu và khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản. Tuy nhiên, cách quản lý bán hàng bằng excel đòi hỏi ít nhất bạn phải có kiến thức về 1 số hàm như sum, phép cộng trừ nhân chia...

Mẫu quản lý bán hàng bằng Excel

Cách tạo file quản lý bán hàng bằng excel hiệu quả

- Nhưng nội dung cơ bản để tạo 1 bảng excel:

• Ngày tháng bán
• Tên hàng bán
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành Tiền
• Thông tin khách hàng
• Ghi chú: ghi lại những gì cần chú ý, như giảm giá cho khách quen, trả tiền, bù khách….

Trong đó : Mục Thành tiền = Đơn giá * Số lượng ( Lập công thức cho ô đầu tiên của bảng, rồi kéo copy xuống các ô bên dưới ) 

Quản lý bán hàng bằng Excel

Trên đây là cách tạo file quản lý bán hàng bằng excel đơn giản và hiệu quả, tuy nhiên, nó chỉ dành cho những người kinh doanh nhỏ lẻ, dưới 50 mã hàng vì quá nhiều sẽ rất khó để kiểm soát và ngược lại quản lý nhiều mã hàng trong file excel sẽ vô cùng phức tạp. Vậy nên, khi muốn mở rộng mô hình kinh doanh, bạn hoàn toàn có thể tham khảo phần mềm bán hàng, giúp tối ưu hoá mọi việc từ bán hàng, quản lý kho, vận chuyển,...

Mời bạn tham khảo: Hướng dẫn chi tiết cách quản lý kho bằng Excel

Đối với các cửa hàng có quy mô lớn hơn với số lượng khách hàng được mở rộng, quản lý khách hàng trên Excel sẽ không đưa đến sự hiệu quả và chính xác cao. Do đó quản lý dữ liệu khách hàng bằng phần mềm bán hàng chuyên nghiệp là một sự lựa chọn thay thế rất phù hợp cho các chủ cửa hàng.

Trong đó Nhanh.vn là một trong những phần mềm bán hàng được người dùng tin tưởng nhất. Phần mềm này không chỉ giúp chủ cửa hàng quản lý nhanh chóng thuận tiện hơn mà còn đưa đến rất nhiều tính năng hữu ích.

- Bạn nên có một chút hiểu biết, thủ thuật tin học cơ bản về Excel

- Bạn nên đặt mật khẩu mới cho File Excel (Sửa mật khẩu Login đăng nhập mặc định. Bạn sẽ được bảo mật tốt hơn với hai lớp mật khẩu)

- Nên sao lưu thường xuyên hoặc tạo 1 bản backup trước khi chỉnh sửa

- Bạn cần kiên trì sử dụng làm quen thời gian đầu

- Nên có hướng quản lý khách hàng sau cho nhóm quy mô lớn hơn

- File quản lý khách hàng bằng Excel chỉ phù hợp với quy mô số lượng khách hàng nhất định. Nếu quá lớn có thể gây ra tình trạng load lâu, chậm máy…

- Điểm hạn chế khi dùng Excel để quản lý database khách hàng đó là sự thiếu đồng bộ giữa các bộ phận phòng bạn khi mà file này chỉ dùng để lưu cá nhân là chủ yếu.

Các doanh nghiệp lớn nhỏ, các nhà kinh doanh hay những cửa hàng buôn bán hiện nay đều lựa chọn và tin dùng những phần mềm quản lý bán hàng. Vì nó sẽ tiết kiệm chi phí quản lý cùng tiết kiệm thời gian cho bạn bằng việc bạn có thể quản lý thông tin khách hàng hoặc cửa hàng của bạn từ xa, luôn luôn có những chiến lược kinh doanh tốt nhất, cùng nhiều chức năng khác. Nhanh.vn là CTY Phần mềm quản lý khách hàng, quản lý cửa hàng, thiết kế website,... hàng đầu Việt Nam với nhiều đối tác lớn nhỏ trên khắp cả nước với 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm kinh doanh cùng các ý kiến kinh doanh từ các chuyên gia xuất sắc nhất trong nghề. Hỗ trợ bạn tối ưu hiệu quả kinh doanh và kết toán hàng tháng để đưa ra những chiến lược quản lý, kinh doanh hợp lý nhất cho công việc của bạn.

Mọi chi tiết xin liên hệ Hotline: 19002812 hoặc qua hòm thư điện tử Email: contact@gmail.com

Chúc bạn thành công với những chia sẻ của chúng tôi!