[ TẢI NGAY] Mẫu file Excel quản lý bán hàng quần áo miễn phí dễ dùng

Quản lý shop quần áo hiệu quả không đơn giản chỉ dừng lại ở việc nhập hàng hay bán hàng mà còn cần hệ thống theo dõi chi tiết. File Excel quản lý bán hàng quần áo mang đến công cụ miễn phí, dễ dùng, hỗ trợ quản lý sản phẩm, khách hàng và doanh số, tạo nên bước khởi đầu hữu ích để vận hành cửa hàng thời trang khoa học và minh bạch.

1. Mẫu file excel quản lý bán hàng quần áo miễn phí

1.1. File excel quản lý sản phẩm quần áo

Quản lý sản phẩm không chỉ đơn thuần là ghi nhận tên và số lượng. Một chiếc áo thun có thể có 4 màu, 5 size và điều này nhân lên thành hàng chục biến thể chỉ từ một mã hàng duy nhất. Nếu bạn không có một file Excel quản lý bán hàng quần áo được thiết kế hợp lý, rất dễ dẫn đến nhầm lẫn khi nhập - xuất hàng, gây thất thoát và sai lệch tồn kho.

Các thông tin cần có trong file Excel quản lý sản phẩm

Một mẫu file chuẩn nên thể hiện đầy đủ các trường thông tin sau:

• Mã sản phẩm: Dùng để định danh từng item, tránh trùng lặp hoặc lẫn lộn.
• Tên sản phẩm: Ghi rõ kiểu dáng như áo sơ mi, váy maxi, quần jeans,...
• Màu sắc - Kích cỡ: Đây là 2 yếu tố đặc trưng của ngành hàng thời trang, cần theo dõi chặt chẽ để tránh thiếu hụt.
• Số lượng - Ngày nhập: Phản ánh chính xác lượng hàng trong kho và giúp kiểm soát tuổi đời sản phẩm.

Tôi từng gặp trường hợp một shop thời trang nhỏ bán áo sơ mi nam nhưng chỉ tạo một dòng trong Excel mà không tách rõ theo màu và size. Kết quả là khi kiểm hàng thực tế, số tồn kho trên file không trùng với hàng thật. Đây là bài học để thấy rằng, chỉ cần thiếu một cột cũng có thể ảnh hưởng lớn đến vận hành.

Một file excel quản lý bán hàng quần áo không đơn giản là bảng nhập liệu, nó giúp bạn:

• Biết chính xác mặt hàng nào còn hàng, hàng nào sắp hết size.
• Dễ dàng lập báo cáo bán chạy - bán chậm.
• Tránh tình trạng nhập trùng sản phẩm đã có trong kho.

Một file Excel quản lý bán hàng quần áo được xây dựng ngay từ đầu sẽ là nền tảng để bạn theo dõi hiệu suất từng sản phẩm, biết mẫu nào bán chạy, mẫu nào tồn kho lâu. Đây chính là dữ liệu cực kỳ quý giá để lên kế hoạch nhập hàng, xả kho, khuyến mãi đúng thời điểm.

Ngoài ra, nếu bạn có ý định mở rộng lên phần mềm sau này, việc chuyển đổi cũng sẽ dễ dàng hơn nếu dữ liệu đã được chuẩn hóa ngay từ Excel.

Quản lý sản phẩm trên phần mềm sẽ như thế nào?

Dù file Excel miễn phí rất tiện lợi, để tối ưu hóa quy trình quản lý và giảm sai sót, bạn cũng có thể cân nhắc phần mềm quản lý bán hàng thời trang giúp đồng bộ tồn kho, bán hàng và báo cáo tự động.

1.2. File excel theo dõi đơn hàng đã bán

Theo dõi đơn hàng đã bán là bước quan trọng để kiểm soát doanh thu, tránh thất lạc và tối ưu chăm sóc khách hàng. Dù bạn mới mở shop hay đã kinh doanh lâu năm, một file Excel quản lý bán hàng quần áo hiệu quả luôn cần có sheet riêng để ghi nhận thông tin từng đơn hàng.

Cấu trúc cần có trong file theo dõi đơn hàng

Một mẫu file chuẩn nên bao gồm các trường thông tin sau:

Sử dụng file Excel để quản lý đơn hàng giúp bạn nắm bắt tình hình bán hàng rõ ràng và hỗ trợ theo dõi và chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.

• Mã đơn - Ngày đặt hàng: Định danh và phân loại theo thời gian.
• Tên khách hàng - Tên sản phẩm - Màu - Size: Ghi rõ nội dung mua hàng, giúp truy xuất lịch sử đơn hàng dễ dàng.
• Số lượng - Giá bán - Tổng tiền: Tự động tính toán doanh thu từng đơn bằng hàm =Số lượng*Giá bán.
• Trạng thái - Ghi chú: Theo dõi tiến độ giao hàng và phản hồi từ khách.

File Excel là công cụ quản lý đơn hàng đơn giản và là trợ thủ giúp bạn tối ưu dòng tiền, chăm sóc khách cũ và phát triển doanh thu ổn định.

Bạn hoàn toàn có thể mở rộng thêm cột “Kênh bán hàng” (Facebook, Shopee, Zalo, Website) để hiểu rõ hiệu suất từng nền tảng - một cách mà nhiều shop thời trang đang áp dụng để đưa ra quyết định đẩy kênh quảng cáo hoặc ưu tiên chăm sóc khách ở đâu.

Quản lý đơn hàng trên phần mềm như thế nào?

1.3. File excel quản lý kho hàng và tồn kho

Khó khăn lớn nhất khi kinh doanh quần áo chính là quản lý hàng tồn kho theo màu, size và từng mẫu mã. Không kiểm soát tốt kho sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hụt khi cần bán hoặc tồn hàng lâu ngày gây ứ đọng vốn.

Cấu trúc file Excel quản lý kho

Tùy vào mô hình shop và cách vận hành, nhưng một file excel quản lý bán hàng quần áo hiệu quả cho phần kho - tồn kho nên bao gồm những sheet hoặc bảng thông tin sau:

Ngoài ra, bạn có thể thêm các sheet phụ như:

• Sổ nhập kho: ghi chi tiết từng lần nhập, từ nhà cung cấp nào, ngày nào.
• Sổ xuất kho: ghi rõ đơn hàng xuất ra từ kho nào, cho ai.
• Báo cáo xuất nhập tồn: tổng hợp theo tháng/quý/năm giúp dễ đưa ra quyết định nhập hàng tiếp theo.

Để tăng tính tự động, bạn có thể sử dụng các hàm như: =Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ và sử dụng Conditional Formatting để cảnh báo mức tồn kho thấp.

Tôi từng hỗ trợ một cửa hàng thời trang nam chuyên bán áo sơ mi, quần tây. Ban đầu, họ ghi tồn kho bằng sổ tay và trí nhớ, dẫn đến sai lệch khi kiểm kho định kỳ. Sau khi chuyển sang sử dụng file Excel quản lý bán hàng, họ bắt đầu tạo sheet riêng cho từng dòng sản phẩm, chia theo size - màu - chất liệu. Kết quả: mỗi lần kiểm kê chỉ mất chưa đến 30 phút và không còn nhầm lẫn khi khách hỏi hàng.

Lưu ý để sử dụng file tồn kho hiệu quả

• Phân loại rõ sản phẩm: Luôn chia theo mã hàng - màu - size. Đặc biệt trong ngành thời trang, chỉ cần sai 1 size là dễ bị lẫn lộn số liệu.
• Cập nhật thường xuyên: Nên cập nhật dữ liệu nhập - xuất hàng mỗi ngày hoặc ít nhất mỗi tuần để đảm bảo số liệu tồn kho luôn chính xác.
• Bảo mật và lưu trữ: Hãy sao lưu file lên Google Drive hoặc Dropbox để tránh mất dữ liệu.
• Tạo báo cáo định kỳ: Cuối tuần/tháng, bạn nên tổng hợp lại các dữ liệu từ bảng Excel để biết hàng nào bán chạy, hàng nào nên ngưng nhập.

Duy trì một file Excel quản lý kho hàng và tồn kho giúp bạn dễ dàng kiểm soát số lượng hàng hóa và hỗ trợ rất lớn trong việc ra quyết định nhập hàng - xả hàng - định giá sản phẩm.

Excel phù hợp khi bạn mới bắt đầu. Nhưng khi hàng hóa, đơn hàng, nhân viên và khách tăng lên - file dễ lỗi, khó kiểm soát. 

Nhanh.POS là giải pháp chuyên biệt cho shop thời trang:

• Quản lý tồn kho chính xác đến từng size/màu
• Giao diện thân thiện, dễ dùng như Excel
• Theo dõi hiệu suất bán hàng của từng nhân viên
• Lưu lịch sử khách mua hàng - dễ remarketing

1.4. File excel ghi nhớ thông tin khách hàng

Kinh doanh thời trang không đơn giản chỉ là chuyện bán được hàng, mà là làm sao để khách quay lại mua thêm, nhớ đến bạn và giới thiệu bạn bè. Đó chính là lý do file Excel ghi nhớ thông tin khách hàng đóng vai trò quan trọng không kém gì quản lý sản phẩm hay tồn kho.

Lợi ích của file excel ghi nhớ thông tin khách hàng:

Khách hàng không chỉ tìm mua sản phẩm - họ còn mong chờ một trải nghiệm cá nhân hóa. Khi bạn nhớ được tên, ngày sinh, thói quen mua sắm hay size áo yêu thích, điều đó thể hiện sự quan tâm đặc biệt. Tạo file Excel quản lý bán hàng quần áo kèm phần ghi chú khách hàng sẽ mang lại nhiều lợi ích:

• Cá nhân hóa trải nghiệm mua sắm
• Gửi ưu đãi đúng thời điểm (sinh nhật, kỷ niệm…)
• Tăng khả năng upsell - cross-sell
• Chăm sóc sau bán hiệu quả

Bạn có thể bắt đầu với một bảng dữ liệu đơn giản như sau:

• Mã khách hàng 
• Tên khách hàng 
• Thông tin khách hàng: Số điện thoại, ngày/ tháng/ năm sinh, email (nếu cần
• Sản phẩm đã mua
• Các thông tin có thể thêm vào tùy theo cách vận hành của từng cửa hàng: Sản phẩm đã mua, ngày mua gần nhất
• Ghi chú 

Một số lưu ý để khai thác tốt thông tin khách hàng: 

• Lưu thông tin sau mỗi lần chốt đơn: Dù là mua online hay trực tiếp, hãy nhập liệu đầy đủ ngay khi bán xong.
• Phân loại khách theo nhóm: Khách mới - khách trung thành - khách sắp rời đi (dựa theo thời gian mua gần nhất).
• Tận dụng cho remarketing: Kết hợp cùng Zalo, email hoặc chatbot để tạo kịch bản chăm sóc phù hợp.
• Bảo mật thông tin: Không chia sẻ file tùy tiện, nên lưu trữ trên Google Drive cá nhân và đặt mật khẩu mở file nếu có nhiều nhân viên truy cập.

Ghi nhớ và chăm sóc khách hàng không cần phải quá phức tạp hay đầu tư lớn. Một file excel quản lý bán hàng được thiết kế chỉn chu, có phần khách hàng rõ ràng cũng đã giúp bạn đi trước rất nhiều shop khác - bước đầu tiên để xây dựng một thương hiệu có sự gắn kết với người mua, chứ không chỉ là bán hàng ngắn hạn.

Với hoạt động đa nền tảng, mẫu báo cáo tổng hợp bán hàng đa kênh (Excel) sẽ giúp bạn đánh giá hiệu suất từng kênh và tối ưu doanh thu toàn hệ thống.

1.5. File excel quản lý thông tin nhân viên bán hàng

Bên cạnh sản phẩm, đơn hàng hay tồn kho thì quản lý thông tin nhân viên là một phần không thể thiếu trong vận hành shop quần áo. Nhất là khi bạn có nhiều ca làm, nhiều chi nhánh hoặc thường xuyên thay đổi nhân sự, một file Excel quản lý bán hàng quần áo có thêm bảng theo dõi nhân sự sẽ giúp shop vận hành minh bạch và hiệu quả hơn.

Khi sử dụng file Excel, bạn có thể chủ động:

• Lưu trữ thông tin liên lạc và hồ sơ nhân viên.
• Theo dõi lịch sử làm việc, ca làm, ca nghỉ.
• Ghi chú tình trạng công việc hoặc các vấn đề phát sinh.
• Tạo bảng phân ca, tính lương (nếu cần).

Mẫu bảng Excel quản lý nhân viên cho shop quần áo

Những thông tin cần có trong file excel: 

• Tên nhân viên 
• Chức vụ nhân viên
• Số điện thoại 
• Địa chỉ
• Số CMT (nếu cần) 

Ngoài ra, nếu shop có tính hoa hồng, bạn có thể thêm cột doanh số bán theo tháng để dễ đối chiếu hiệu suất từng người. Khi gắn nhân viên với từng đơn hàng trong file quản lý đơn đã bán, bạn cũng kiểm soát được năng suất bán hàng theo từng cá nhân.

Cách sử dụng file Excel hiệu quả trong quản lý nhân sự

• Tạo mã nhân viên rõ ràng: Giúp dễ tra cứu và đối chiếu khi cần.
• Cập nhật ngay khi có nhân viên mới hoặc nghỉ việc: Tránh nhầm lẫn trong hệ thống.
• Phân ca hợp lý: Nếu có lịch làm việc theo tuần, nên kết hợp file này với sheet phân ca để theo dõi ai làm buổi nào.
• Gắn trách nhiệm theo đơn hàng: Có thể thêm cột “Người tạo đơn” vào file theo dõi bán hàng để biết chính xác ai xử lý đơn đó.

Sử dụng file excel quản lý bán hàng quần áo, trong đó có thông tin nhân sự rõ ràng, giúp bạn điều hành đội ngũ hiệu quả và minh bạch hơn, nhất là khi bạn bắt đầu tuyển thêm người để mở rộng hoạt động. 

Bạn cũng có thể tự tạo file kiểm soát sản phẩm cực kỳ đơn giản. Hãy tham khảo hướng dẫn chi tiết trong bài cách tạo file Excel quản lý sản phẩm vô cùng đơn giản nhé.

Để quản lý bán hàng quần áo chuyên nghiệp và tạo báo cáo tự động, bạn có thể sử dụng phần mềm bán hàng Nhanh.vn, giúp theo dõi doanh thu, tồn kho và công nợ dễ dàng hơn so với Excel thủ công.

2. Lợi ích khi sử dụng file Excel quản lý bán hàng quần áo

Dù không phải là giải pháp công nghệ tiên tiến nhất, nhưng file Excel quản lý bán hàng quần áo vẫn luôn là lựa chọn khởi đầu hiệu quả và linh hoạt cho nhiều chủ shop - đặc biệt là các cửa hàng nhỏ lẻ, mới bắt đầu kinh doanh.

• Dễ dàng sử dụng và không tốn chi phí
• Linh hoạt theo nhu cầu từng shop
• Hỗ trợ kiểm soát toàn diện hoạt động bán hàng
• Dễ dàng sao lưu, chia sẻ và đồng bộ
• Rèn luyện tư duy quản lý hệ thống

File Excel quản lý bán hàng quần áo mang đến lợi thế rõ rệt về chi phí, tính linh hoạt và khả năng kiểm soát dữ liệu. Đây không đơn giản chỉ là công cụ ghi chép, mà còn là nền tảng ban đầu để bạn rèn luyện tư duy vận hành chuyên nghiệp - trước khi chuyển sang các giải pháp phần mềm nâng cao hơn khi quy mô mở rộng.

Nếu bạn muốn nâng cấp từ Excel sang phần mềm chuyên nghiệp, hãy tham khảo Top 10 phần mềm quản lý shop thời trang tốt nhất để lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô cửa hàng.

3. Hạn chế khi quản lý shop quần áo bằng Excel

Excel thường được xem là công cụ quen thuộc và hữu ích trong giai đoạn khởi nghiệp. Tuy nhiên, khi quy mô kinh doanh phát triển và số lượng đơn hàng tăng mạnh, việc phụ thuộc quá nhiều vào file Excel quản lý bán hàng quần áo sẽ bộc lộ nhiều hạn chế và rủi ro.

• Dễ phát sinh lỗi khi thao tác thủ công
• Khó kiểm soát khi đơn hàng tăng mạnh
• Không tự động đồng bộ giữa các sheet
• Khó truy xuất lịch sử & theo dõi hiệu suất
• Không phù hợp khi làm việc nhóm
• Thiếu tính năng bảo mật và phân quyền

Excel chỉ phù hợp trong giai đoạn khởi đầu. Để quản lý hiệu quả và phát triển bền vững, các shop quần áo nên sớm cân nhắc nâng cấp sang phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tối ưu quy trình vận hành.

4. Lưu ý khi sử dụng file Excel quản lý bán hàng quần áo

Dù Excel là giải pháp tiết kiệm và quen thuộc, nhưng để quản lý shop quần áo mượt mà, hạn chế rủi ro và nâng cao độ chính xác, bạn cần áp dụng một số mẹo nhỏ sau:

• Sao lưu dữ liệu thường xuyên: Tránh tình trạng mất dữ liệu quan trọng khi file bị lỗi hoặc máy tính gặp sự cố.
• Chia sheet theo chức năng: Ví dụ: sheet bán hàng, sheet công nợ, sheet tồn kho để dữ liệu rõ ràng và dễ tìm.
• Đặt tên khoa học và có quy tắc: Giúp dễ quản lý khi file nhiều phiên bản hoặc nhiều người cùng thao tác.
• Giới hạn quyền chỉnh sửa: Hạn chế sai sót do nhiều người can thiệp không kiểm soát.
• Sử dụng công thức tự động: Thay vì tính tay, hãy tận dụng các hàm Excel như SUM, IF, VLOOKUP để giảm lỗi và tiết kiệm thời gian.
• Kiểm tra định kỳ và đối chiếu tồn kho: Đảm bảo dữ liệu luôn khớp với thực tế.
• Chuẩn bị sẵn kế hoạch nâng cấp: Khi quy mô mở rộng, nên sớm tính đến việc chuyển sang phần mềm quản lý chuyên nghiệp để tối ưu vận hành.

File Excel giúp bạn quản lý bán hàng và công nợ hiệu quả hơn, hạn chế tối đa sai sót, đảm bảo hoạt động kinh doanh vận hành trơn tru.

Thực tế cho thấy, nhiều cửa hàng thời trang thất bại vì thiếu hệ thống quản lý rõ ràng. Tôi tin rằng file Excel quản lý bán hàng quần áo chính là lựa chọn khả thi giúp các chủ shop nhỏ kiểm soát hàng hóa, tránh thất thoát và hiểu rõ tình hình kinh doanh. Bắt đầu từ Excel là cách thông minh để tối ưu vận hành.