Vai trò, nhiệm vụ của bộ phận bán hàng trong doanh nghiệp

Nội dung chính [hide]

1. Vai trò của bộ phận bán hàng trong doanh nghiệp

Bộ phận bán hàng trong doanh nghiệp là nhóm nhân viên chịu trách nhiệm tiếp thị, cung cấp hàng hoá và thông tin dịch vụ, chăm sóc khách hàng. Nhiệm vụ của bộ phận bán hàng gồm có:

• Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các nhóm khách hàng
• Luôn tạo cơ hội để chốt đơn hàng
• Giải đáp thắc mắc và tư vấn cho khách hàng về sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp.
• Xử lý đơn hàng, chuyển thông tin qua bộ phận kho.
• Chăm sóc khách hàng trước, trong và sau khi mua hàng.

Bộ phận bán hàng phải được đào tạo kiến thức cơ bản về sản phẩm và dịch vụ của công ty, cũng như kỹ năng giao tiếp, giải quyết vấn đề phát sinh. Mục đích chính của bộ phận bán hàng là tăng doanh số bán và xây dựng mối quan hệ khách hàng, phát triển và mở rộng tổ chức.

Vai trò của nhân viên bán hàng trong một doanh nghiệp rất quan trọng. Họ chịu trách nhiệm giao tiếp, nghiên cứu thị trường, tư vấn và thuyết phục khách hàng mua hàng. Sau khi chốt đơn hàng thành công, người bán hàng cũng có tham gia vào quá trình vận chuyển, kiểm tra lịch trình và thời gian để truyền tải thông tin cho đối tác, doanh nghiệp.

Bộ phận bán hàng trở thành cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng. Bằng cách đáp ứng nhu cầu cá nhân của khách hàng và đem lại doanh thu cho doanh nghiệp, bộ phận bán hàng đóng góp không nhỏ vào sự phát triển của doanh nghiệp. Nếu không có người bán hàng, sản phẩm sẽ không thể đến được tay khách hàng, hình ảnh doanh nghiệp sẽ phát triển khó khăn hơn.

Vai trò của bộ phận bán hàng trong doanh nghiệp

Vai trò của bộ phận bán hàng trong các tổ chức là quảng bá sản phẩm, tiếp cận khách hàng đa kênh, đa phương thức. Bộ phận bán hàng có trách nhiệm nắm bắt nhu cầu khách hàng và đáp ứng nhu cầu của họ. Đồng thời, nhân viên bán hàng phải có kỹ năng giao tiếp thu hút khách hàng sử dụng sản phẩm, mua sản phẩm, dịch vụ đó.

Bộ phận bán hàng là gương mặt đại diện cho công ty giao tiếp với khách hàng. Thái độ phục vụ và kiến thức chuyên môn của nhân viên bán hàng sẽ xây dựng hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Chính nhân viên bán hàng là những người trực tiếp tạo ra doanh thu cho công ty bằng phương pháp tiếp cận khách hàng và tư vấn bán hàng. Họ đóng góp vào doanh số bán, tăng trưởng và lợi nhuận cho tổ chức.

Cung cấp thông tin của phản hồi của khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ về bộ phận phát triển, nghiên cứu thị trường, kinh doanh,... Từ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh sản phẩm hoặc dịch vụ cho phù hợp và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Bộ phận bán hàng thường gồm các thành viên:

• Nhân viên kinh doanh: Chịu trách nhiệm tư vấn trực tiếp cho khách hàng, đề xuất và bán sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Quản lý bán hàng: Đảm nhận vai trò quản lý toàn bộ hoạt động của nhân viên kinh doanh và theo dõi hiệu quả bán hàng.
• Chuyên viên marketing: Tạo ra chiến lược tiếp thị và quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ, nghiên cứu thị trường và phân tích đối thủ cạnh tranh.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Kỹ thuật viên hỗ trợ khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Chuyên viên dịch vụ khách hàng: Đây là bộ phận đảm nhiệm việc chăm sóc, xử lý các yêu cầu và phản hồi từ khách hàng sau khi mua hàng.

Tùy theo quy mô doanh nghiệp và cấu trúc phòng ban của mỗi công ty thì sẽ có vị trí nhân viên bán hàng khác nhau.

Xem thêm: Quy trình làm việc của phòng kinh doanh

 Dịch vụ kế toán nội bộ chuyên nghiệp
Setup, chuẩn hóa, tối ưu quy trình
từ kho vận tới kế toán 

2. Nhiệm vụ của bộ phận bán hàng trong doanh nghiệp

Bộ phận nhận, bảo quản hàng hóa

• Nhiệm vụ và trách nhiệm của bộ phận nhận và bảo quản hàng hóa là nhận, kiểm kê hàng từ nhà cung cấp. Bộ phận đảm bảo số hàng nhận đúng thông tin ghi trong biên bản giao nhận. Kiểm tra tình trạng đóng gói và hạn sử dụng để đảm bảo chất lượng và an toàn của hàng hóa.
• Ghi chép biên bản giao nhận hàng về số lượng hàng hóa, thông tin, tình trạng hàng để theo dõi và quản lý kho hàng chính xác.
• Báo cáo sự cố nếu có vấn đề phát sinh. Nhân viên bảo quản hàng hóa cần xử lý kịp thời, báo cáo ngay với cấp trên để tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
• Bảo quản hàng hóa: Bộ phận này cũng chịu trách nhiệm bảo quản các loại hàng hóa đúng cách trong kho. Ví dụ, đối với thực phẩm, họ đảm bảo rằng nhiệt độ tủ lạnh ở mức thích hợp. Đối với các mặt hàng dễ vỡ thì cần sắp xếp và bảo quản cẩn thận.
• Nhân viên bảo quản hàng hóa cũng có nhiệm vụ trưng bày và sắp xếp hàng hóa theo phân loại. Kiểm tra hàng hóa hết hạn sử dụng, vệ sinh kệ trưng bày đều đặn. Khách hàng sẽ yên tâm mua sắm khi xem hàng mới, sạch sẽ ở các kệ.

Nhiệm vụ của bộ phận bán hàng trong doanh nghiệp

Ngoài công việc nhận và bảo quản hàng hóa, nhân viên bán hàng sẽ tư vấn sản phẩm khi khách hàng đến cửa hàng. Không phải khách hàng nào cũng tìm hiểu thông tin về sản phẩm hoặc có nhu cầu cần tư vấn đặc biệt. Ví dụ cửa hàng mỹ phẩm, thời trang sẽ cần nhân viên bán hàng hỗ trợ trong quá trình mua sắm. Nhân viên bán hàng biết lắng nghe và khéo léo giới thiệu sản phẩm phù hợp sẽ giúp khách hàng đưa ra quyết định mua sắm thông minh.

Nhân viên bán hàng cần hiểu mong muốn, sở thích của khách hàng để đưa ra lời khuyên và tạo sự hài lòng cho họ. Khách hàng sẽ có khả năng quay lại mua sắm trong tương lai.

Dựa trên nhu cầu và yêu cầu của khách hàng, nhân viên bán hàng cần hiểu rõ tính năng, ưu điểm và sự khác biệt của từng sản phẩm để tư vấn thông tin thuyết phục. Bên cạnh đó, nhân viên bán hàng cần xây dựng mối quan hệ với khách hàng nhằm tăng mức độ thân thiện, giúp khách hàng cảm thấy thoải mái và tin tưởng khi mua sắm.

Đọc thêm: Bạn đã biết về chức năng và nhiệm vụ của nhân viên kinh doanh chưa?

3. Một số nguyên tắc xây dựng quy trình làm việc cho bộ phận bán hàng

3.1 Cải tiến quy trình bán hàng để loại bỏ các bước không cần thiết

Phân tích quy trình hiện tại và xác định các bước không mang lại giá trị cho khách hàng. Tiếp theo, nhân viên bán hàng cần xác định xem mỗi bước có cần thiết hoặc không hiệu quả thì nên loại bỏ. Sau đó, nhân viên bán hàng có thể thay thế hoặc tổ chức lại quy trình để tư vấn khách hàng hiệu quả hơn.

Cải tiến quy trình bán hàng để loại bỏ các bước không cần thiết

Đo lường và thử nghiệm hiệu quả quy trình mới để đánh giá tỷ lệ chuyển đổi, doanh số bán, phản hồi từ khách hàng và điều chỉnh nếu cần thiết.

3.2 Xác định nguyên nhân gây đình trệ quá trình bán hàng

Thực hiện các bước theo quy trình, bộ phận bán hàng có thể phân tích và đưa các biện pháp cải thiện để thu hút khách hàng hơn. Thực hiện vòng lặp làm theo quy trình cụ thể -> đánh giá mục tiêu -> lý do không đạt được kết quả như mong đợi -> đề xuất điều chỉnh phù hợp.

3.3 Luôn luôn thực hiện theo lộ trình

Tuân thủ quy trình trong bán hàng là một yếu tố quan trọng để đạt được kết quả. Quy trình không chỉ đơn thuần là việc hướng dẫn  chi tiết các bước cho nhân viên mà còn giúp họ nắm rõ mục tiêu công việc cần đạt được. Qua việc tuân thủ quy trình, quản lý có thể đánh giá và khối lượng việc được giao và năng lực bán hàng cá nhân.

Luôn luôn thực hiện theo lộ trình

Quản lý có thể điều chỉnh mục tiêu công việc dựa trên kết quả bán hàng, chiến lược kinh doanh phù hợp thực tế.

3.4 Hiểu rõ tâm lý khách hàng

Để thành công trong việc bán hàng, nhân viên phải thấu hiểu tâm lý và yêu cầu của khách hàng. Thay vì chỉ tập trung muốn bán sản phẩm, nhân viên bán hàng nên lắng nghe xem nhu cầu và sở thích của khách. Việc đặt câu hỏi như "Khách hàng của chúng ta là ai?" và "Khách hàng mong muốn gì?" sẽ giúp nhân viên linh hoạt tư vấn phù hợp với từng đối tượng khách hàng.

3.5 Theo đuổi khách hàng không ngừng

Một trong những yếu tố quan trọng của quy trình bán hàng là không bao giờ từ bỏ quy trình theo đuổi khách hàng. Thường thì các doanh nghiệp đều tập trung thu hút khách hàng mới, nhưng quên chăm sóc và duy trì khách hàng tiềm năng. Nhân viên bán hàng cần tương tác và duy trì liên hệ với khách hàng cũ để gửi chương trình khuyến mãi, ưu đãi, khuyến khích họ quay lại mua sắm trong tương lai.

3.6 Động lực sáng tạo trong quy trình bán hàng

Bán hàng cần sự linh hoạt và sáng tạo của nhân viên bán hàng để đạt được hiệu quả tốt nhất. Thay vì tuân theo quy trình cứng nhắc, nhân viên có thể sáng tạo hoặc cải tiến các phương pháp bán hàng để tăng doanh số bán.

Sự sáng tạo là yếu tố quan trọng thúc đẩy sự yêu thích công việc và hiệu suất cao. Thử các phương pháp bán hàng mới để thu hút khách hàng cho phép nhân viên tự do thể hiện năng lực bán hàng của mình.

3.7 Tập trung vào trải nghiệm khách hàng

Thay vì chỉ cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ, nhân viên bán hàng cần chú trọng vào việc tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Quy trình bán hàng thông minh sẽ xác định các bước cụ thể để chăm sóc khách hàng theo từng giai đoạn mua hàng. Tạo ra một môi trường thân thiện và thoải mái, đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng sẽ làm tăng sự hài lòng và tạo mối quan hệ bền vững với khách hàng.

Tập trung vào trải nghiệm khách hàng

Nhân viên bán hàng cần tạo ấn tượng tốt, khiến khách hàng nhớ đến thương hiệu, sản phẩm, hình ảnh cửa hàng,... Từ việc đón tiếp nhiệt tình, tận tâm tư vấn, cung cấp dịch vụ hậu mãi sau mua hàng chất lượng sẽ thúc đẩy khách hàng sẵn sàng quay lại mua hàng trong lần sau.

3.8 Chương trình đào tạo và hướng dẫn cho nhân viên bán hàng mới

Để đạt hiệu quả tối đa, nhân viên bán hàng mới cần được tham gia vào chương trình đào tạo và hướng dẫn toàn diện. Nhà quản lý cần truyền đạt kiến thức và kỹ năng về quy trình bán hàng cho nhân viên mới. Qua từng giai đoạn, nhân viên được trang bị thông tin cụ thể và học hỏi những kỹ năng bán hàng quan trọng để làm việc hiệu quả.

Xây dựng một quy trình bán hàng tối ưu là một yếu tố quan trọng để hướng dẫn nhân viên bán hàng mới. Quy trình rõ ràng sẽ hỗ trợ nâng cao sự cạnh tranh và thị phần của doanh nghiệp trên thị trường. Xác định các bước quan trọng đào tạo nhân viên mới theo quy trình đó, doanh nghiệp có thể đảm bảo đội ngũ nhân viên bán hàng hoạt động hiệu quả và đạt kết quả tốt.

3.9 Giải quyết vấn đề phát sinh trong quá trình mua sắm của khách hàng

Trong quá trình bán hàng, nhân viên phải giải quyết các vấn đề mà khách hàng gặp phải liên quan đến dịch vụ, sản phẩm. Đây là một phần quan trọng của công việc bán hàng và yêu cầu sự khéo léo và  kiên nhẫn.

Giải quyết vấn đề phát sinh trong quá trình mua sắm của khách hàng

Khi một vấn đề phát sinh, nhân viên bán hàng cần tiếp nhận và lắng nghe khách hàng chu đáo. Hiểu rõ vấn đề mà khách hàng đang gặp phải, đưa ra đề xuất và thuyết phục khách hàng xử lý vấn đề phù hợp, không để khách hàng cảm thấy bị thiệt.

Sau khi đã thu thập đầy đủ thông tin từ khách hàng, nhân viên bán hàng cần phân tích vấn đề và xác định nguyên nhân. Khả năng phân tích và đánh giá tình huống nên thể hiện sự khách quan. Khi biết vấn đề xuất phát từ bên nào, nhân viên bán hàng sẽ giải quyết hợp lý nhất. Quan trọng là nhân viên bán hàng tạo cho khách hàng cảm giác tin tưởng vào khả năng của mình để giải quyết vấn đề.

Cuối cùng, nhân viên bán hàng cần theo dõi tiến trình giải quyết vấn đề để chắc chắn khách hàng đã nhận được sự hỗ trợ và giải pháp tốt nhất. Sau khi xử lý, hãy tiếp tục duy trì liên hệ với khách hàng để hỗ trợ khách hàng và chăm sóc thành khách hàng tiềm năng.

Tổng kết lại, bạn đã nắm rõ vai trò, nhiệm vụ của bộ phận bán hàng trong doanh nghiệp chưa? Dù kinh doanh lĩnh vực nào thì bộ phận bán hàng cũng rất quan trọng.  Cần đào tạo kiến thức, kỹ năng cơ bản cho nhân viên bán hàng để phục vụ khách hàng một cách hiệu quả, tạo trải nghiệm mua sắm chất lượng. Doanh nghiệp nên thiết lập nguyên tắc xây dựng quy trình bán hàng để đạt kết quả tốt nhất. Cảm ơn các bạn đã đọc!