Quy định mới nhất về hóa đơn thương mại điện tử doanh nghiệp cần biết

Hóa đơn thương mại điện tử ngày càng trở thành công cụ bắt buộc trong hoạt động xuất nhập khẩu và giao dịch quốc tế, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ bản chất và quy định pháp lý mới nhất. Qua bài viết này tôi sẽ giúp bạn hiểu đúng hóa đơn thương mại điện tử là gì, doanh nghiệp cần tuân thủ những quy định nào khi lập và sử dụng, cùng những lưu ý quan trọng tránh rủi ro về thuế và hồ sơ hải quan. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn thương mại điện tử là gì?

Căn cứ khoản 2a Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được bổ sung bởi điểm c khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định: 

“Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ

…
5. ... bổ sung khoản 2a vào sau khoản 2 ... Điều 8 như sau:

…
c) Bổ sung khoản 2a vào sau khoản 2 như sau:

“2a. Hóa đơn thương mại điện tử là hóa đơn áp dụng đối với các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân (người xuất khẩu) có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài mà người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Hóa đơn thương mại điện tử đáp ứng quy định về nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này và quy định về định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”

Như vậy, hóa đơn thương mại điện tử là loại hóa đơn được sử dụng khi tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài và đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan Thuế bằng phương thức điện tử. Loại hóa đơn này phải tuân thủ đầy đủ nội dung theo Điều 10 và định dạng chuẩn dữ liệu theo Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và giá trị sử dụng trong hồ sơ xuất khẩu.

Lưu ý quan trọng đối với người xuất khẩu: Nếu không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan Thuế, người xuất khẩu phải lựa chọn lập hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử để đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ quy định thuế.

Xem thêm: Các loại hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025

2. Quy định về hóa đơn thương mại điện tử

Quy định về hóa đơn thương mại điện tử yêu cầu doanh nghiệp và cá nhân xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài phải lập và gửi hóa đơn điện tử đúng định dạng, đầy đủ nội dung và thời điểm lập theo quy định.

2.1. Quy định về định dạng hóa đơn thương mại điện tử

Căn cứ Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 9 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định: 

“Điều 12. Định dạng hóa đơn điện tử
1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
2. Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
3. Tổng cục Thuế xây dựng thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế. Riêng với hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế, Tổng cục Hải quan xây dựng thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ đối với các nội dung trên hóa đơn dành cho cơ quan hải quan và ngân hàng thương mại là đại lý hoàn thuế. Tổng cục Thuế công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan quản lý thuế để áp dụng thống nhất; cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này.
4. Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau
a) Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.
b) Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
c) Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.
5. Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.”

Như vậy theo quy định trên, định dạng hóa đơn thương mại điện tử phải tuân thủ các tiêu chuẩn sau:

• Sử dụng ngôn ngữ chuẩn XML để truyền tải, lưu trữ và hiển thị toàn bộ nội dung hóa đơn.
• Cấu trúc dữ liệu gồm hai phần chính:
  • Dữ liệu nghiệp vụ: chứa toàn bộ nội dung và thông tin hóa đơn.
  • Dữ liệu chữ ký số: đảm bảo tính xác thực và bảo mật của hóa đơn.
  • Đối với hóa đơn có mã của cơ quan Thuế: bổ sung thêm thành phần dữ liệu mã cơ quan Thuế để đảm bảo hợp pháp và có giá trị sử dụng trong quản lý thuế.
• Yêu cầu kỹ thuật đối với hóa đơn thương mại điện tử:
  • Kết nối với Tổng cục Thuế: thông qua đường truyền riêng hoặc mạng MPLS VPN Layer 3, đảm bảo tốc độ tối thiểu 5 Mbps và có đường truyền dự phòng.
  • Giao tiếp dữ liệu: sử dụng Web Service hoặc Message Queue (MQ) kèm tính năng mã hóa dữ liệu để bảo mật.
  • Đóng gói và truyền tải: dữ liệu hóa đơn được đóng gói và truyền theo giao thức SOAP.
  • Hiển thị hóa đơn: nội dung phải rõ ràng, đầy đủ, chính xác và tương thích xem trên các thiết bị điện tử.
  • Hỗ trợ từ Tổng cục Thuế: cơ quan chịu trách nhiệm công bố định dạng dữ liệu, cung cấp công cụ hiển thị hóa đơn điện tử, đảm bảo tính thống nhất và tuân thủ quy định pháp luật.

Với doanh nghiệp bán hàng online hoặc giao dịch thương mại điện tử, việc xuất hóa đơn đúng chuẩn là bắt buộc để tránh sai sót và rủi ro pháp lý. Hóa đơn điện tử Nhanh.vn đáp ứng đầy đủ yêu cầu về định dạng, nội dung và thời điểm lập theo quy định mới, hỗ trợ doanh nghiệp: 

• Tự động lấy đơn hàng từ kênh bán hàng online/offline
• Tự động đẩy dữ liệu về phần mềm kế toán
• Tùy chọn thiết lập khung giờ xuất cuối ngày, xuất tự động

2.2. Quy định về nội dung hóa đơn thương mại điện tử

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định nội dung của hóa đơn thương mại điện tử bao gồm các nội dung như sau:

Thông tin bắt buộc trên hóa đơn thương mại điện tử:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn để phân loại và quản lý.
• Tên liên hóa đơn (áp dụng với hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in, theo hướng dẫn của Bộ Tài chính).
• Số hóa đơn xác định duy nhất cho từng giao dịch.
• Thông tin người bán: tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị ngân sách, hoặc số định danh cá nhân.
• Chi tiết hàng hóa, dịch vụ:
  • Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
  • Thành tiền chưa có thuế GTGT.
  • Thuế suất GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất.
  • Tổng cộng tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
• Chữ ký số của người bán và người mua để đảm bảo tính xác thực và hợp pháp.

Thông tin bắt buộc trên hóa đơn thương mại điện tử

Thông tin cần lưu ý trên hóa đơn thương mại điện tử:

• Thời điểm lập hóa đơn: hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch, tuân thủ Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Thời điểm ký số: là thời điểm người bán và người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn, hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm; nếu khác thời điểm lập hóa đơn, dữ liệu phải gửi cơ quan Thuế chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.
• Mã của cơ quan Thuế: áp dụng với hóa đơn điện tử có mã theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Phí, lệ phí và các khoản chiết khấu: bao gồm phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
• Thông tin tổ chức nhận in hóa đơn: gồm tên và mã số thuế của tổ chức nhận in (áp dụng với hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in).
• Trình bày rõ ràng: chữ viết, chữ số và đồng tiền phải hiển thị rõ ràng trên hóa đơn để đảm bảo dễ kiểm tra và hợp pháp.

Đọc ngay: Cách xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP CHUẨN XÁC

2.3. Quy định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử

Căn cứ Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử theo từng trường hợp cụ thể như sau:

• Bán hàng hóa: lập hóa đơn khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, bất kể đã thu tiền hay chưa.
• Xuất khẩu hàng hóa: người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định hải quan.
• Cung cấp dịch vụ: lập hóa đơn khi hoàn thành cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, lập hóa đơn vào thời điểm thu tiền (trừ các trường hợp đặt cọc hoặc tạm ứng cho dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng).
• Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục: mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng và giá trị hàng hóa, dịch vụ.
• Đối soát dữ liệu: đối với các giao dịch phát sinh thường xuyên, lập hóa đơn khi hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng không quá ngày 07 của tháng sau hoặc 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.

3. Lưu ý quan trọng khi tạo hóa đơn thương mại điện tử

Khi lập hóa đơn thương mại điện tử, doanh nghiệp và người xuất khẩu cần lưu ý về thời điểm lập hóa đơn, lựa chọn loại hóa đơn phù hợp và tuân thủ đầy đủ quy định về dữ liệu, chữ ký số, mã cơ quan Thuế. Việc nắm rõ các lưu ý này giúp đảm bảo hóa đơn hợp pháp, chính xác và tránh rủi ro trong quản lý thuế, hải quan. Một số hành vi bị bị nghiêm cấm liên quan đến hóa đơn thương mại điện tử như sau:

Căn cứ Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi khoản 4 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định:

“Điều 5. Hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ
1. Đối với công chức thuế
a) Gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ;
b) Có hành vi bao che, thông đồng cho tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp;
c) Nhận hối lộ khi thanh tra, kiểm tra về hóa đơn.
2. Đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan
a) Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn; làm giả hóa đơn, chứng từ để thực hiện hành vi trái pháp luật;
b) Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể: các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ;
c) Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ;
d) Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính;
đ) Không chuyển dữ liệu điện tử về cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.”

Như vậy theo quy định trên, các hành vi vi phạm liên quan đến hóa đơn và chứng từ gồm các trường hợp:

• Đối với công chức thuế:
  • Gây khó khăn, phiền hà cho tổ chức, cá nhân khi mua hoặc sử dụng hóa đơn, chứng từ.
  • Bao che, thông đồng để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.
  • Nhận hối lộ trong quá trình thanh tra, kiểm tra hóa đơn.
• Đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:
  • Sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc làm giả hóa đơn, chứng từ để thực hiện hành vi trái pháp luật.
  • Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, gây tổn hại sức khỏe hoặc nhân phẩm.
  • Truy cập trái phép, làm sai lệch hoặc phá hủy hệ thống thông tin hóa đơn.
  • Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi mưu lợi bất chính liên quan đến hóa đơn.
  • Không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo quy định.

Những hành vi này có thể bị xử lý nghiêm khắc, bao gồm xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, tùy theo mức độ vi phạm.

Quy định mới nhất về hóa đơn thương mại điện tử yêu cầu doanh nghiệp hiểu rõ bản chất hóa đơn, tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật và lưu ý khi phát hành để tránh rủi ro pháp lý. Khi bạn nắm vững các nguyên tắc này không chỉ giúp giao dịch minh bạch mà còn bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp. Hãy chủ động áp dụng ngay những quy định trên để tối ưu hóa quản lý hóa đơn điện tử và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.