Mở cửa hàng photocopy cần những giấy tờ gì và kinh nghiệm mở tiệm photo

Có thể thấy rằng, hầu hết các ngành nghề hiện nay vẫn có nhu cầu đối với dịch vụ photocopy và in ấn rất cao. Bởi vậy, việc mở tiệm photocopy vẫn luôn là một hướng đi khởi nghiệp với rất nhiều tiềm năng. Nếu bạn đang có ý định mở cửa hàng photocopy nhưng vẫn chưa biết nên bắt đầu từ đâu và cần chuẩn bị những gì thì hãy cùng Nhanh.vn khám phá tất tần tật ngay trong bài viết dưới đây nhé!

Tùy thuộc vào quy mô, mục tiêu cửa hàng photocopy bạn muốn kinh doanh mà số vốn cần bỏ ra đầu tư sẽ khác nhau. Các loại chi phí cơ bản bạn cần chuẩn bị khi bắt đầu mở cửa hàng photocopy đó là chi phí thuê mặt bằng, chi phí thuê/mua máy photocopy, chi phí mua sắm các trang thiết bị khác, chi phí thuê nhân viên, chi phí quảng cáo. Tuy nhiên, dù là cửa hàng lớn hay nhỏ, bạn cũng nên lên kế hoạch phân bổ nguồn vốn thật cụ thể và cân nhắc để chi tiêu thật hợp lý, tránh lãng phí vào những thứ không cần thiết để có được hiệu quả kinh doanh cao nhất.

Trước tiên, để tìm vị trí thích hợp mở cửa hàng photocopy, bạn nên khảo sát thị trường và các đối thủ cạnh tranh trong khu vực xung quanh. Bạn nên lựa chọn vị trí trong khu vực chưa có nhiều đối thủ mở cửa hàng để giảm mức độ cạnh tranh. Đồng thời, vị trí mở cửa hàng nên ở nơi gần khu dân cư, khu văn phòng, trường học,... có nhiều người qua lại và dễ tìm kiếm để tăng khả năng hút khách. Nếu không có nhiều vốn để thuê cửa hàng trên những tuyến đường chính, bạn có thể chọn vị trí ở trong ngõ, miễn sao không quá khó tìm kiếm. Khi mở cửa hàng photocopy, bạn không cần thuê mặt bằng quá rộng, chỉ cần vừa đủ rộng rãi để đặt các máy móc và khiến khách hàng thoải mái khi tới cửa hàng.

Bạn không cần tìm mặt bằng quá rộng khi mở cửa hàng photocopy, chì cần bài trí hợp lý khách hàng thấy thoải mái khi tới cửa hàng

Khi đầu tư thiết bị in ấn, photocopy cho cửa hàng, bạn sẽ có 2 lựa chọn đó là thuê máy hoặc mua mới. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của các chủ cửa hàng photocopy lâu năm, thuê máy sẽ là lựa chọn tối ưu hơn dành cho bạn. Bởi lẽ, chi phí đầu tư mua máy mới rất lớn, tùy thương hiệu mà mức giá sẽ dao động trong khoảng 40 - 55 triệu đồng/máy, nếu mua máy nhập khẩu bảng giá sẽ còn đắt hơn. Như vậy, số vốn ban đầu cần bỏ ra là quá lớn và thời gian hồi vốn sẽ rất lâu. Trong khi đó, khi thuê máy photocopy, chi phí thuê sẽ tính theo tháng giúp giảm đáng kể chi phí bỏ ra, giúp bạn hoàn vốn đầu tư và nhanh chóng có lời hơn. Hãy nghiên cứu và xác định chọn máy photocopy dễ sử dụng, không yêu cầu kiến thức chuyên môn, kỹ thuật cao để sau này dễ dàng đào tạo nhân viên nếu có.

Dưới đây là toàn bộ các loại máy photocopy phổ biến được nhiều chủ cửa hàng hiện nay sử dụng có thể kể tới:

• Máy photo Ricoh MP 7502

Kể cả bạn có ý định mua mới hay thuê máy photocopy thì cũng không nên bỏ qua dòng máy Ricoh MP 7502. Dòng máy này có công suất tối đa lên tới 300.000 bản/tháng và tốc độ khoảng 70 trang/phút và được đánh giá là có sức bền tốt. Với máy photocopy Ricoh MP 7502, bạn hoàn toàn có thể đáp ứng tốt nhu cầu của lượng khách hàng vừa và nhỏ bởi chúng có thể hoàn thành tốt các chức năng in ấn, photocopy và scan với khổ giấy lớn nhất là A3. Máy có trọng lượng khoảng 215kg với mức giá khi mua mới là 45 triệu đồng.

Máy photocopy Ricoh MP 7502

• Máy photocopy Canon

Nhắc tới máy photocopy là không thể không nhắc tới thương hiệu điện tử đáng tin cậy - Canon. Cái tên này được nhiều khách hàng tin tưởng sử dụng bởi nó có rất nhiều những đặc điểm nổi bật. 

Dòng máy photocopy của Canon không chỉ có thiết kế nhỏ gọn với đa dạng mẫu mã mà cũng có thể thực hiện tốt các chức năng in ấn, photocopy ở công suất lớn, tốc độ cao, cho phép photo tài liệu với kích thước tối đa là A3, độ phân giải khi in lên tới 600x600 dpi, và đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng liên tục trong tới 8 giờ liên tục. Bên cạnh đó, dòng máy này còn có ưu điểm đó là chỉ gồm một ống mực duy nhất, giúp người sử dụng dễ dàng đổ mực, thay mới hay tháo rời, không khiến người dùng phải thắc mắc làm sao để thay mực, tháo rời như thế nào. Các bộ phận khác cũng được cải tiến thuận lợi hơn cho người sử dụng như bộ nạp và đảo bản gốc tự động không cần thao tác lật thủ công, gạt thiết kế rời,... 

Mức giá của dòng máy này cũng khá mềm, dao động trong khoảng 20 - 50 triệu đồng tùy từng mẫu mã.

• Máy photocopy Toshiba

Mặc dù không lâu đời như hai dòng máy bên trên nhưng máy photocopy thương hiệu Toshiba cũng được rất nhiều chủ cửa hàng lựa chọn. Dòng máy Toshiba được ưa chuộng bởi phong cách thiết kế sang trọng, thanh thoát cùng bảng tính cảm ứng và 4 khay giấy ở các kích cỡ các khác nhau. Máy photocopy của Toshiba cũng được khách hàng đánh giá cao khi có khả năng sao chụp liên tục lên tới 999 tờ liên tục - gấp gần 10 lần khi so với các dòng máy của Canon. Bên cạnh đó, bộ nhớ của máy lên tới 2GB giúp người dùng dễ dàng photo một quyển sách ra nhiều bản nhanh chóng mà không cần sắp xếp. 

Máy có trọng lượng khoảng 59kg khá dễ di chuyển nên rất phù hợp với các chủ cửa hàng có nhu cầu thuê máy. Mức giá của dòng máy này dao động khá lớn trong khoảng 15 - 70 triệu đồng tùy từng phiên bản, với mức giá càng cao thì công suất, tốc độ cũng như dung lượng sẽ càng hoàn thiện hơn.

Nhìn chung, mỗi dòng máy đều có ưu điểm riêng và phù hợp với nhu cầu cũng như mục đích sử dụng khác nhau. Nếu bạn đang tìm kiếm một chiếc máy bền bỉ cùng công suất ổn định thì dòng máy Ricoh là rất phù hợp. Nếu bạn cần tìm một chiếc máy dễ dàng sử dụng thì nên chọn các máy thuộc thương hiệu Canon. Còn nếu bạn muốn tìm một chiếc máy có giá cả tốt, không cần công suất lớn thì có thể tham khảo dòng máy của Toshiba.

Hiện nay, có rất nhiều các bên cho thuê máy photocopy với số lượng máy rất lớn và đa dạng mẫu mã. Tuy nhiên, bạn nên tham khảo giá cả, chất lượng cũng như các chính sách bảo hành và hậu mãi của nhiều bên để chọn được bên đối tác cung cấp dịch vụ phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Xem ngay: Kinh nghiệm mở cửa hàng in ấn quảng cáo 1 vốn 10 lời

Đây là yếu tố đầu tiên quan trọng nhất mà bạn không thể bỏ qua khi muốn mở cửa hàng photocopy. Bởi lẽ, nếu chính chủ cửa hàng cũng không thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản thì sẽ rất khó để đáp ứng nhu cầu của các khách hàng. Nếu như bạn chưa thực sự tự tin với các kỹ năng tin học cơ bản như việc sử dụng Word, Excel của mình thì bạn hoàn toàn có thể tham gia các khóa học để luyện tập thêm. Các khóa học hiện nay rất đa dạng gồm cả khóa online và offline nên bạn có thể dễ dàng lựa chọn. Đồng thời, bạn cũng nên luyện tập thường xuyên để có thể thao tác thành thạo, như vậy mới có thể phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng nhất.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần tìm hiểu để nắm được cách thức sử dụng máy photocopy. Bạn có thể yên tâm rằng khi thuê/mua mới máy photocopy thì bạn đã sẽ được người bán hướng dẫn. Tuy nhiên, bạn cũng cần tự mình tìm hiểu và luyện tập thêm để đủ khả năng tự xử lý các vấn đề phát sinh khi sử dụng máy, đảm bảo việc kinh doanh không bị gián đoạn.

Trước khi mở cửa hàng photocopy, việc khảo sát thị trường và nhu cầu của khách hàng sẽ giúp bạn lựa chọn được vị trí mở cửa hàng phù hợp cũng như xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả. 

Để lựa chọn khu vực mở cửa hàng, bạn cần tìm khu vực không có quá nhiều đối thủ cạnh tranh. Đồng thời, bạn cũng nên xem xét xem khu vực đó có gần trường học, văn phòng, ủy ban nhân dân,... hay không, mức độ nhu cầu của những đơn vị đó có cao không. 

Sau khi đã tìm được khu vực phù hợp, không quá nhiều đối thủ cạnh tranh và có nhu cầu cao, bạn cũng cần khảo sát về các đối thủ cạnh tranh để xem điểm mạnh của họ là gì (giá thành rẻ hay dịch vụ tốt và nhanh chóng,...), họ chưa làm tốt ở những điểm nào (chất lượng giấy chưa tốt hay thời gian chờ đợi lâu,...). Từ đó, bạn có thể đưa ra các chiến lược kinh doanh khác biệt, phát huy những lợi thế cạnh tranh cho cửa hàng của mình và vượt qua các đối thủ.

Khảo sát thị trường sẽ giúp bạn đưa ra chiến lược kinh doanh chính xác và hiệu quả hơn

Khi mở cửa hàng photocopy, bên cạnh việc thuê/mua máy photocopy, bạn cũng cần mua sắm khá nhiều những vật dụng khác như máy tính, máy in, máy in màu, các loại giấy, bìa, kéo, băng dính, bàn ghim,... Bạn nên lên một danh sách đầy đủ những vật dụng cần mua, sau đó tham khảo giá của các bên để chọn nhà cung cấp có giá cả tốt cùng nguồn hàng ổn định nhất. Tùy thuộc vào quy mô mà bạn cần cân nhắc số lượng mua cho hợp lý, nếu mở cửa hàng nhỏ bạn chỉ cần mua số lượng một hoặc hai với mỗi vật dụng. 

Ngoài ra, bạn cũng nên kết hợp kinh doanh thêm văn phòng phẩm trong cửa hàng photocopy của mình. Một số mặt hàng bạn có thể nhập để bán thêm đó là bút, vở, ghim,...

Để cửa hàng của bạn đủ khả năng cạnh tranh với các đối thủ thì giá cả cũng là một vấn đề quan trọng cần lưu tâm. Bạn sẽ cần tham khảo giá dịch vụ của các cửa hàng photocopy trong khu vực, sau đó cân đối chi phí để đưa ra mức giá hợp lý nhất. Từ đó, bạn hãy xây dựng một bảng báo giá chi tiết để bạn tính toán được cụ thể mức doanh thu, lợi nhuận và khách hàng cũng dễ dàng theo dõi. Bạn cũng nên nắm bắt tâm lý khách hàng để tiến hành triển khai những chương trình khuyến mãi liên quan giúp thu hút khách hàng, tăng doanh thu cho cửa hàng.

Xem thêm: 7 chương trình khuyến mãi hay nhất trong marketing

Điều bạn cần lưu tâm để quản lý cửa hàng photocopy hiệu quả đó là kiểm soát được cụ thể đầu vào, đầu ra, nắm bắt được vào những thời điểm nào có nhu cầu tăng cao để điều chỉnh và sắp xếp công việc cho hợp lý. Thời gian đầu khi lượng khách tới cửa hàng chưa quá đông, bạn sẽ chưa cần thuê thêm nhân viên mà có thể tự mình quản lý cửa hàng. Tuy nhiên, khi lượng khách của cửa hàng đông hơn, bạn nên cân đối chi phí để thuê thêm nhân viên part-time hỗ trợ trong những khung giờ cao điểm nhằm đảm bảo hoạt động tại cửa hàng diễn ra hiệu quả, đáp ứng tốt và kịp thời nhu cầu của khách hàng. Hãy trau dồi kiến thức và cả kinh nghiệm để chắc chắn rằng cửa hàng có một quy trình vận hành bền vững.

Để thu hút được thêm nhiều khách hàng, bạn cũng nên chú trọng tới chiến lược quảng cáo tiếp thị. Bạn sẽ cần đầu tư biển quảng cáo, bảng hiệu lớn cho cửa hàng, xây dựng các chương trình ưu đãi tại cửa hàng, tri ân và ưu đãi đối với các khách hàng thân thiết. Bên cạnh đó, bạn cũng cần quảng cáo cho cửa hàng của mình thông qua các kênh mạng xã hội như Facebook, Zalo,... để nhiều người biết tới hơn. Để tiếp cận với các khách hàng ở xa hơn hay không tiện tới cửa hàng, một cách hiệu quả bạn có thể sử dụng đó là cho phép khách gửi tài liệu cần in ấn qua email, sau khi hoàn thành thì gửi ship tài liệu cho họ. 

Theo quy định của pháp luật hiện hành, khi mở cửa hàng photocopy bạn sẽ cần phải đăng ký kinh doanh. Đối với loại hình kinh doanh này, hình thức đơn giản nhất bạn có thể lựa chọn đó là đăng ký hộ kinh doanh cá thể. Để đăng ký, bạn cần hoàn thành hồ sơ như sau:

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh cá thể với đầy đủ các thông tin: Tên hộ, số vốn, số lượng thành viên, ngành nghề kinh doanh.
• Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu của cá nhân hoặc người đại diện hộ kinh doanh.
• Giấy tờ chứng minh địa điểm kinh doanh thuộc quyền sở hữu, quyền sử dụng.

Sau đó nộp tại cơ quan cấp huyện, quận trong thời hạn 3 ngày nếu hồ sơ không có sai sót, bạn sẽ được cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cá thể. Bạn hoàn toàn có thể tìm tới các văn phòng luật để được tư vấn, hỗ trợ trong quá trình chuẩn bị hồ sơ và đăng ký nhanh chóng hơn.

Kết luận, mở cửa hàng photocopy là lựa chọn khởi nghiệp khá an toàn mà không cần chuẩn bị quá nhiều vốn. Hy vọng rằng các bước chúng tôi chia sẻ trên bài viết sẽ giúp bạn lên kế hoạch và vận hành cửa hàng photocopy dễ dàng hơn. Chúc các bạn nhiều may mắn và thành công! Nếu còn gì thắc mắc, xin hãy để lại tin nhắn hoặc bình luận để được chúng tôi giải đáp nhanh nhất.