Mẫu 01 hóa đơn điện tử: Hướng dẫn lập tờ khai đăng ký chuẩn nhất

Trong quá trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, tờ khai tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT là thủ tục bắt buộc để doanh nghiệp đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế. Việc kê khai chính xác ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro bị từ chối hồ sơ hoặc gián đoạn trong hoạt động xuất hóa đơn. Qua bài chia sẻ dưới đây, Nhanh.vn sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách lập tờ khai mẫu 01 hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật.

1. Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT: Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

Mẫu tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/6/2025 Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP dùng trong hai trường hợp sau:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu
• Thay đổi thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế

Tờ khai mẫu 01 hóa đơn điện tử bao gồm các nội dung chính sau:

• Thông tin doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần điền đầy đủ các trường thông tin bắt buộc như:
  • Tên đơn vị nộp thuế
  •  Mã số thuế
  • Địa chỉ trụ sở
  • Email, số điện thoại liên hệ
  • Tên người đại diện pháp luật
• Nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Tùy theo nhu cầu thực tế, doanh nghiệp cần ghi rõ các thông tin trong mục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sau:
  • Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã
  • Đăng ký hình thức truyền nhận dữ liệu hóa đơn
  • Đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp giải pháp
• Nội dung thay đổi thông tin (nếu có): Áp dụng khi các doanh nghiệp thay đổi thông tin, cần điền đầy đủ các thông tin như:
  • Tên công ty, địa chỉ trụ sở
  • Thông tin người đại diện pháp luật
  • Hình thức sử dụng hóa đơn (có mã - không mã)
  • Đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

Tải ngay mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại đây

Lưu ý quan trọng: Khi lập và gửi tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, người nộp thuế cần đảm bảo kê khai đầy đủ và chính xác để tránh bị cơ quan thuế từ chối hồ sơ. Dưới đây là một số điểm cần lưu ý:

• Xác định đúng loại hóa đơn điện tử sử dụng: Có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Việc chọn sai hình thức sẽ khiến tờ khai bị trả về hoặc không được phê duyệt.
• Khai thông tin chứng thư số (chữ ký số) chính xác: Bao gồm số sê-ri, nhà cung cấp chữ ký số và thời hạn hiệu lực. Nếu doanh nghiệp dùng nhiều chữ ký số, cần kê khai đầy đủ từng chứng thư.
• Lựa chọn phương thức truyền dữ liệu phù hợp: Truyền từng lần hoặc truyền theo bảng tổng hợp, đảm bảo đúng nhu cầu vận hành của doanh nghiệp.

Xem thêm: [Mới Nhất] Quy định về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế cấp

2. Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần thực hiện đầy đủ các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Bước 1: Truy cập hệ thống và điền thông tin chung

Truy cập Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế tại địa chỉ hoadondientu.gdt.gov.vn. Tại tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, cần khai đầy đủ các thông tin sau:

• Tên người nộp thuế: tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh.
• Mã số thuế của doanh nghiệp hoặc cá nhân.
• Cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Thông tin người liên hệ: họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email

Bước 2: Chọn hình thức hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần xác định hình thức hóa đơn điện tử sẽ sử dụng. Cụ thể như sau:

• Hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Thường áp dụng với hộ kinh doanh, cá nhân mới thành lập hoặc doanh nghiệp có rủi ro về thuế.
• Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Dành cho doanh nghiệp đủ điều kiện theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Bước 3: Chọn hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử

Để xác định hình thức hóa đơn điện tử, người đăng ký cần chọn một trong hai loại hóa đơn sau:

• Hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Áp dụng phổ biến cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc doanh nghiệp mới thành lập, đặc biệt trong các trường hợp có rủi ro về thuế.
• Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Dành cho doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Để hoàn tất tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT nhanh và không sai sót, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ đầy đủ thông tin đăng ký. Hóa đơn điện tử Nhanh.vn, hỗ trợ doanh nghiệp:

• Tự động đẩy dữ liệu qua phần mềm kế toán (Lập chứng từ, trừ tồn kho,…)
• Giảm thiểu các công việc thủ công, chênh lệch số liệu
• Tùy chọn thiết lập khung giờ xuất cuối ngày, xuất tự động

Bước 4: Chọn phương thức chuyển dữ liệu và loại hóa đơn sử dụng

• Hệ thống mặc định chuyển đầy đủ nội dung của từng hóa đơn.
• Doanh nghiệp chọn các loại hóa đơn dự kiến sử dụng, tích đầy đủ vào mẫu đăng ký. Bao gồm:
  • Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).
  • Hóa đơn bán hàng.
  • Hóa đơn bán tài sản công.
  • Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
  • Các loại hóa đơn khác.
  • Các chứng từ có giá trị hóa đơn như phiếu thu, vé xe, vé vào cửa….

Bước 5: Chọn đăng ký danh sách chứng thư số sử dụng

Người nộp thuế khai danh sách chứng thư số (token chữ ký số) mà doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh sẽ dùng để ký hóa đơn điện tử. Chứng thư số phải còn hiệu lực và đã được đăng ký pháp lý với cơ quan thuế.

Bước 6: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có)

Nếu doanh nghiệp ủy quyền cho bên thứ ba phát hành hóa đơn, cần khai chi tiết:

• Thông tin đơn vị được ủy nhiệm (tên, mã số thuế).
• Loại hóa đơn ủy nhiệm.
• Thời hạn ủy nhiệm.

Bước 7: Nhấn ký điện tử và nhấn gửi cơ quan thuế

Sau khi hoàn tất các bước trên:

• Điền ngày/tháng/năm lập tờ khai.
• Người nộp thuế hoặc đại diện pháp luật ký số trên tờ khai.
• Gửi tờ khai lên Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế để cơ quan thuế tiếp nhận và phản hồi.

Lưu ý quan trọng:

- Định kỳ hàng tháng, cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ rà soát các đối tượng sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ và gửi thông báo cho các đối tượng để thông báo về việc chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về HĐĐT và thực hiện thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

- Đối với các trường hợp áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế, định kỳ cơ quan thuế quản lý trực tiếp tiến hành rà soát để thông báo, nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế để đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo hướng dẫn nêu trên.

Tham khảo: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử [Cập nhật mới nhất]

3. Cách thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Nội dung về thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi điểm d khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Trường hợp thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:

• Thay đổi thông tin người nộp thuế (mã số thuế, người đại diện theo pháp luật, Số CC/CCCD/số định danh/Hộ chiếu, thư điện tử,...)
• Thay đổi hình thức hóa đơn:
  • Có mã của cơ quan thuế
  • Hóa đơn khởi tạo từ Máy tính tiền
  •  Không có mã của cơ quan thuế
• Thay đổi từ đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử (có trả phí).
• Thay đổi hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử:
  • Gửi trực tiếp đến cơ quan thuế
  • Gửi đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
  • …
• Thay đổi phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử:
  • Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn.
  • Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử

• Thay đổi loại hóa đơn sử dụng:
  • Hóa đơn GTGT
  • Hóa đơn GTGT tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí
  • Hóa đơn bán hàng
  • Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí
  • Hóa đơn thương mại
  • Hóa đơn nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam
  • Hóa đơn bán tài sản công
  • Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia □ Các loại hóa đơn khác
  • Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.
• Thay đổi chứng thư số sử dụng.
• Thay đổi về việc ủy nhiệm lập hóa đơn.
• Thay đổi tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Thay đổi thông tin đơn vị truyền nhận.
• Thay đổi thông tin đơn vị hạch toán phụ thuộc cần cấp quyền tra cứu hóa đơn.

Như vậy, việc thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thực hiện tương tự như quy trình đăng ký lần đầu. Doanh nghiệp chỉ cần truy cập vào Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, cập nhật các thông tin cần sửa đổi, kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu và ký điện tử trước khi gửi cơ quan thuế để hoàn tất thủ tục.

Việc lập mẫu 01 hóa đơn điện tử đúng quy định giúp doanh nghiệp đảm bảo quá trình xuất hóa đơn thuận lợi, không bị gián đoạn bởi sai sót thông tin hoặc lỗi kỹ thuật. Tờ khai này không chỉ dùng khi đăng ký lần đầu mà còn quan trọng trong suốt quá trình hoạt động khi doanh nghiệp có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến hóa đơn điện tử.

Nếu bạn muốn đơn giản hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro sai sót, hãy liên hệ đến Nhanh.vn. Hệ thống sẽ tư vấn, hỗ trợ đăng ký hóa đơn điện tử, gửi thông tin và đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế giúp doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử dễ dàng và chuẩn xác tuyệt đối.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.