Làm sao biết đơn nào bị hoàn - cách kiểm tra và đối soát?

Làm sao biết đơn nào bị hoàn là một câu hỏi quan trọng trong việc quản lý bán hàng hiệu quả. Việc kiểm tra và đối soát đơn hàng bị hoàn giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tối ưu hóa tồn kho và duy trì sự hài lòng của khách hàng. Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện quá trình này nhanh chóng và chính xác.

1. Đơn hàng bị hoàn là gì? Lý do khiến đơn hàng bị hoàn?

1.1. Đơn hàng bị hoàn là gì? 

Đơn hàng bị hoàn là những đơn hàng đã được xử lý và giao cho khách hàng nhưng vì một lý do nào đó, đơn hàng không được nhận hoặc không thể giao thành công. Các sản phẩm trong đơn hàng sẽ được trả lại cho cửa hàng hoặc kho lưu trữ. Việc theo dõi và xử lý các đơn hàng bị hoàn là một phần quan trọng trong quản lý bán hàng để tránh mất mát doanh thu và đảm bảo trải nghiệm khách hàng.

1.2. Lý do khiến đơn hàng bị hoàn

Các lý do phổ biến khiến đơn hàng bị hoàn có thể là:

• Khách hàng từ chối nhận hàng: Có thể do khách hàng thay đổi ý định mua hàng hoặc gặp phải vấn đề với sản phẩm.
• Địa chỉ giao hàng không chính xác: Thông tin giao hàng không đúng hoặc không đầy đủ khiến đơn hàng không thể giao đến đúng địa chỉ.
• Sản phẩm bị lỗi hoặc không đúng yêu cầu: Khách hàng yêu cầu trả lại sản phẩm vì không hài lòng với chất lượng hoặc không giống mô tả.
• Khách hàng không có mặt khi giao hàng: Người nhận không có mặt tại thời gian giao hàng, dẫn đến việc hoàn trả sản phẩm.

Hiểu rõ đơn hàng bị hoàn giúp doanh nghiệp có thể cải thiện quy trình giao nhận và giảm thiểu những vấn đề tương tự trong tương lai.

2. Tầm quan trọng của việc kiểm tra và đối soát đơn bị hoàn

Việc kiểm tra và đối soát đơn hàng bị hoàn có vai trò rất quan trọng trong việc duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả:

• Giảm thiểu thất thoát tài chính: Đảm bảo rằng các sản phẩm bị hoàn sẽ được xử lý đúng cách, tránh mất mát hoặc sai sót trong quy trình.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Khi bạn nhanh chóng xử lý đơn hàng bị hoàn, khách hàng sẽ cảm thấy được quan tâm và tin tưởng vào dịch vụ của bạn.

• Tối ưu hóa quản lý kho: Đảm bảo sản phẩm hoàn trả được kiểm tra và đưa lại kho kịp thời, giúp bạn cập nhật lại tình trạng kho hàng và tránh thiếu hụt.
• Nâng cao hiệu quả bán hàng: Kiểm tra và đối soát đơn hàng bị hoàn giúp bạn xác định nguyên nhân, từ đó có giải pháp cải thiện quy trình bán hàng, giảm tỷ lệ hoàn đơn.

Quy trình kiểm tra đơn hàng bị hoàn giúp doanh nghiệp giữ vững hoạt động ổn định và tăng trưởng bền vững.

Trước khi xử lý đơn bị hoàn, bạn cần phân biệt rõ nguyên nhân. Một số đơn bị hủy cũng có thể khiến nhầm lẫn là đơn hoàn. Bạn nên tìm hiểu lý do và cách hạn chế đơn bị hủy để tránh thất thoát doanh thu.

3. Cách kiểm tra trạng thái đơn hàng và xử lý đơn hàng bị hoàn 

Để kiểm tra đơn hàng bị hoàn khi bạn kinh doanh online, trên sàn TMĐT. Người bán cần phải có sự trợ giúp của phần mềm. Sau đây là cách kiểm tra trạng thái đơn hàng và xử lý đơn hàng bị hoàn trên phần mềm Nhanh.POS.

3.1. Kiểm tra trạng thái đơn hàng 

Trước hết, bạn cần phải Theo dõi đơn hàng

• Khi đơn hàng chưa được gửi sang hãng vận chuyển trạng thái đơn hàng do bạn tự cập nhật các trạng thái: Mới, Chờ xác nhận, Đang xác nhận, Đã xác nhận, Đang đóng gói, Đã đóng gói, Đổi kho hàng, Hết hàng, Khách hủy, Hệ thống hủy.
• Sau khi gửi đơn hàng qua hãng vận chuyển, trạng thái đơn hàng sẽ do hệ thống cập nhật. Bạn sẽ theo dõi những thay đổi của trạng thái đơn hàng tại tab Lịch trình trong chi tiết đơn hàng.

Trong quá trình đơn hàng trên đường vận chuyển tới khách hàng, bạn cần thao tác làm việc trên 2 tab là Cần xử lý và Khiếu nại. 

3.2. Cách xử lý đơn hàng bị hoàn

Để xử lý đơn hàng bị hoàn, trên phần mềm bạn truy cập vào module Đơn hàng - chọn Sàn TMĐT - chọn Trả hàng, hoàn tiền

Có 4 tab trong yêu cầu trả hàng, hoàn tiền:

• Tab Tất cả: Tất cả các yêu cầu trả hàng, hoàn tiền của từng sàn tương ứng
• Tab Chờ xử lý: Hiển thị tất cả các yêu cầu shop cần xử lý (các yêu cầu chờ shop phản hồi quyết định của sàn)
• Tab Đang hoàn về: các yêu cầu sàn được sàn đồng ý trả hàng hoàn tiền

=> Có thêm thao tác nhập hoàn kho => quét mã đơn hàng, mã vận đơn cho vào biên bản chuyển hoàn, xác nhận sản phẩm mất, hoàn, tạo đơn trả hàng

• Tab Khiếu nại: Hiển thị các yêu cầu trả hàng, hoàn tiền có khiếu nại

Bộ lọc:

Thông tin các yêu cầu trả hàng, hoàn tiền

• Trạng thái: trạng thái phiếu yêu cầu trả hàng, hoàn tiền trên sàn
• ID đơn sàn: ID đơn sàn và ID đơn hàng trên Nhanh, ngày tạo đơn. Click vào ID đơn trên sàn sẽ hiển thị thông tin chi tiết đơn trên sàn, click ID đơn trên Nhanh sẽ hiển thị thông tin chi tiết đơn trên Nhanh
• Lý do hoàn: lý do trả hàng từ người mua

Các yêu cầu trả hàng, hoàn tiền cần phản hồi

Bạn truy cập vào module Đơn hàng - chọn Sàn TMĐT - chọn Trả hàng, hoàn tiền - chọn tab Chờ xử lý hệ thống sẽ hiển thị tất cả các yêu cầu shop cần phản hồi lại quyết định của sàn.

Các yêu cầu trả hàng, hoàn tiền được sàn chấp thuận

Bạn truy cập vào module Đơn hàng - chọn Sàn TMĐT - chọn Trả hàng, hoàn tiền - chọn tab Đang hoàn về hệ thống sẽ hiển thị tất cả các yêu cầu được sàn đồng ý trả hàng hoàn tiền, đơn hàng đang được hoàn về kho

• Giúp shop theo dõi các đơn hàng đang trong quá trình hãng vận chuyển hoàn về kho
• Khi đơn hàng về đến kho, shop cần kiểm tra hàng và nhập hoàn kho như sau:

Bước 1: Tại tab đang hoàn về - chọn Nhập hoàn kho. Tính năng này giúp kiểm tra các sản phẩm do hãng vận chuyển hoàn về, tránh mất hàng

Bước 2: Tiến hành nhập hàng hoàn. Tại bước này bạn có thể sử dụng máy quét mã vạch hoặc nhập mã đơn hàng để thực hiện nhập hàng hoàn.

• Chọn biên bản bàn giao cho các đơn HVC hoàn về
• Quét mã vạch ID đơn hàng hoặc mã vận đơn trả

Bước 3: Xác nhận các sản phẩm hoàn về

Khách hoàn về tất cả sản phẩm hoặc hoàn một phần

• Đơn hoàn về tất cả sản phẩm: Bạn tích chọn hoàn toàn bộ sản phẩm hệ thống tự tính số lượng hoàn = số lượng xuất
• Đơn hoàn về một phần: Bạn điền số lượng khách nhận hệ thống tự tính số lượng hoàn về > Sau khi điền xong, bạn bấm nút Xác nhận, hệ thống sẽ sửa lại đơn gốc theo số lượng khách nhận và sinh ra đơn hoàn một phần để bạn tiếp tục theo dõi với hãng vận chuyển, trạng thái đơn hoàn một phần là Đang hoàn
• Đơn gốc chỉ tính các sản phẩm khách nhận, doanh thu sẽ được tính theo đơn gốc khi đổi trạng thái Thành công
• Đơn hoàn một phần do hệ thống tự động tạo ra theo số lượng hoàn về
• Sản phẩm trong đơn hoàn một phần sẽ được tính ở trạng thái Đang chuyển, sau khi nhận được hàng từ hãng vận chuyển hoàn về, bạn cần đổi trạng thái sang Đã hoàn để sản phẩm được cộng vào tồn kho

Đơn bị thất lạc trong quá trình vận chuyển

• Bạn điền số lượng mất hàng, Trạng thái đền bù để theo dõi quá trình làm việc với HVC
• Sau khi bấm Xác nhận, hệ thống sẽ tính toán lại và sinh ra đơn Đền bù mất hàng theo số lượng mất, trạng thái đơn là Đang chuyển
• Sản phẩm trong đơn Đền bù mất hàng được tính ở trạng thái Đang chuyển
• Khi có kết quả đền bù từ HVC, bạn cần thao tác tại Đơn gốc cập nhật trạng thái đền bù như sau:
  • Đã được đền bù: bạn sẽ được sửa lại giá tiền sản phẩm bị mất tương ứng với số tiền mà HVC đền bù
  • Không được đền bù: giá tiền của sản phẩm bị mất sẽ tự động được sửa thành 0đ
  • Sau khi bấm Xác nhận, đơn Đền bù mất hàng sẽ được sửa lại tương ứng và cập nhật trạng thái Thành công để trừ tồn kho. Doanh thu được tính theo giá trị của sản phẩm bị mất

Tự động xuất hóa đơn điều chỉnh khi có đơn hoàn

Những phần mềm như Nhanh.POS sẽ hỗ trợ người bán tự động xuất hóa đơn điều chỉnh giảm khi khách hoàn hàng. Thông thường, khi đơn hoàn, bên người bán sẽ phải lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định. Tuy nhiên, trong trường hợp trên sàn TMĐT thường có nhiều đơn hoàn hàng, bên người bán phải mất thêm nhiều thời gian để xử lý hóa đơn cho đơn hoàn. Khi đó, phần mềm sẽ hỗ trợ tự động tạo hóa đơn điều chỉnh khi đơn ở trạng thái Đang hoàn/Đã hoàn/Xác nhận hoàn. Chỉ cần người bán chọn trạng thái tạo hóa đơn điều chỉnh, phần mềm sẽ tự động xuất theo trạng thái đó. 

Theo dõi đơn hàng, xử lý hoàn hàng và xuất hóa đơn dễ dàng hơn với Nhanh.POS

• Theo dõi trạng thái đơn hàng theo thời gian thực
• Quản lý yêu cầu trả hàng, hoàn tiền tập trung trên một giao diện
• Tự động xuất hóa đơn điều chỉnh khi đơn ở trạng thái hoàn hàng

👉 Dùng thử miễn phí để tối ưu quy trình xử lý đơn hoàn và giảm thời gian thao tác thủ công mỗi ngày.

4. Lợi ích khi sử dụng phần mềm để kiểm tra và đối soát đơn bị hoàn

Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng mang lại rất nhiều lợi ích trong việc kiểm tra và đối soát đơn bị hoàn:

• Tiết kiệm thời gian: Tự động phân loại và ghi nhận các đơn hàng bị hoàn, giúp bạn tiết kiệm thời gian so với việc xử lý thủ công.
• Tăng tính chính xác: Dữ liệu tự động cập nhật giúp giảm thiểu sai sót khi đối soát và cập nhật kho hàng.
• Tối ưu hóa quy trình hoàn trả: Theo dõi lý do hoàn trả và tự động hoàn tiền cho khách hàng khi cần thiết, giúp duy trì mối quan hệ với khách hàng.
• Quản lý tồn kho dễ dàng: Sau mỗi lần hoàn trả, phần mềm giúp cập nhật số lượng hàng tồn kho chính xác, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc thừa hàng.
• Tự động lập hóa đơn điều chỉnh giảm khi có đơn hoàn: Các phần mềm hỗ trợ tự động tạo hóa đơn điều chỉnh ngay khi khách xác nhận hoàn đơn trên sàn. Nhờ đó, hóa đơn của shop giảm đúng doanh thu và shop sẽ không bị đóng thuế theo đơn hàng đó. 
• Báo cáo tự động: Phần mềm tạo ra các báo cáo chi tiết về các đơn bị hoàn, giúp bạn dễ dàng phân tích và tối ưu quy trình bán hàng.

Với phần mềm quản lý đơn hàng, việc kiểm tra và đối soát đơn bị hoàn trở nên dễ dàng và chính xác, giúp bạn tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

Nếu bạn đang kinh doanh trên sàn TMĐT như Shopee, Lazada, Tiktok Shop, bạn nên tham khảo cách kiểm soát hàng hoàn hiệu quả trên sàn TMĐT để hạn chế rủi ro.

5. Các doanh nghiệp cần áp dụng phần mềm để kiểm tra và đối soát đơn bị hoàn

Mặc dù tất cả doanh nghiệp bán hàng đều có thể hưởng lợi từ việc sử dụng phần mềm để kiểm tra và đối soát đơn bị hoàn, nhưng các doanh nghiệp sau đây sẽ đặc biệt cần đến công cụ này:

• Doanh nghiệp có khối lượng đơn hàng lớn: Các doanh nghiệp bán hàng online với lượng đơn hàng lớn sẽ gặp khó khăn khi kiểm soát đơn bị hoàn nếu làm thủ công. Phần mềm giúp họ xử lý hàng nghìn đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác.
• Doanh nghiệp có nhiều kênh bán hàng: Nếu bạn bán hàng trên các sàn TMĐT và website cùng lúc, việc kiểm tra và đối soát đơn bị hoàn có thể trở nên phức tạp. Phần mềm giúp đồng bộ hóa các đơn hàng từ nhiều kênh khác nhau.

• Doanh nghiệp muốn tối ưu quy trình hoàn trả: Đối với các doanh nghiệp có chính sách hoàn trả dễ dàng hoặc thời gian hoàn trả dài, phần mềm sẽ giúp tự động xử lý và giảm thiểu sai sót.
• Doanh nghiệp muốn cải thiện dịch vụ khách hàng: Xử lý đơn bị hoàn một cách nhanh chóng và chính xác giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, từ đó nâng cao sự hài lòng của họ.

Với phần mềm quản lý bán hàng, doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình hoàn trả và giảm thiểu sai sót, giúp cải thiện hiệu quả kinh doanh và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng.

Tôi hy vọng qua bài viết này, bạn đã nhận ra tầm quan trọng của việc kiểm tra và đối soát đơn bị hoàn. Bằng cách áp dụng công cụ và quy trình đối soát đơn hàng, bạn có thể tối ưu hóa quy trình bán hàng, cải thiện chất lượng dịch vụ khách h