HKD có được tính chi phí lương vào chi phí được trừ không? Điều kiện cần biết

Tiền lương nhân viên là khoản chi thường xuyên của nhiều hộ kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ, ăn uống hay kinh doanh online. Tuy nhiên, để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNCN, khoản chi này cần đáp ứng đầy đủ quy định về hợp đồng, chứng từ và hình thức thanh toán. Nếu thực hiện không đúng, hộ kinh doanh có thể bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

1. Hộ kinh doanh có được tính chi phí lương vào chi phí được trừ không?

Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, các khoản chi được tính và không được tính vào chi phí khi xác định thuế thu nhập cá nhân của hộ kinh doanh đã được quy định cụ thể.

Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thuế thu nhập cá nhân

1. Các khoản chi được trừ là các khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ, pháp luật về kế toán và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản thanh toán từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên theo pháp luật về thuế giá trị gia tăng, cụ thể như sau:

a) Chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa sử dụng vào sản xuất, kinh doanh;

b) Chi phí tiền lương, tiền công, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, bảo hiểm bắt buộc và các khoản chi trả cho người lao động có đóng bảo hiểm bắt buộc theo quy định; chi phí tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp và các khoản chi trả cho người lao động dưới 01 tháng;

c) Chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Mức trích khấu hao tài sản cố định được tính vào chi phí hợp lý theo quy định về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định áp dụng đối với doanh nghiệp. Trường hợp tài sản cố định đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn tiếp tục được sử dụng cho sản xuất, kinh doanh thì không được trích khấu hao;

d) Chi phí dịch vụ mua ngoài như điện, nước, điện thoại, internet, vận chuyển, thuê tài sản, sửa chữa, bảo dưỡng có hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật;

đ) Chi phí trả lãi tiền vay vốn sản xuất, kinh doanh của tổ chức tín dụng theo lãi suất thực tế. Chi phí trả lãi tiền vay vốn sản xuất, kinh doanh của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng không vượt quá mức quy định tại Bộ luật Dân sự;

e) Các khoản chi khác phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất, kinh doanh.

[...]

Như vậy, các khoản chi như tiền lương, tiền công, tiền thưởng, phụ cấp, bảo hiểm bắt buộc và các khoản thanh toán cho người lao động của hộ kinh doanh sẽ được tính vào chi phí được trừ nếu phát sinh thực tế phục vụ hoạt động kinh doanh, đồng thời có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định. Với các khoản thanh toán từ 5 triệu đồng/lần trở lên, hộ kinh doanh cần thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ thuế TNCN.

Bên cạnh đó, các khoản chi trả cho lao động thời vụ hoặc người lao động làm việc dưới 1 tháng vẫn có thể được tính vào chi phí hợp lý nếu đáp ứng đầy đủ yêu cầu về hồ sơ và chứng từ thanh toán.

Lưu ý: Khoản tiền lương, tiền công của chính chủ hộ kinh doanh, nhóm cá nhân kinh doanh hoặc các thành viên đứng tên trong hộ kinh doanh sẽ không được tính vào chi phí được trừ, ngoại trừ các khoản bảo hiểm bắt buộc theo quy định. Ngoài ra, những khoản đã hạch toán chi phí nhưng thực tế chưa chi trả hoặc không có chứng từ chứng minh thanh toán hợp lệ cũng sẽ bị loại khi xác định thuế TNCN.

Xem thêm: Hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ kinh doanh theo quy định mới từ năm 2026

2. Điều kiện để chi phí lương được tính vào chi phí hợp lý

Không phải cứ phát sinh chi phí trả lương là hộ kinh doanh sẽ được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNCN. Để khoản chi này được cơ quan thuế chấp nhận, hộ kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ và đảm bảo đúng quy định về hình thức thanh toán cũng như tính thực tế của lao động.

2.1. Có hợp đồng lao động hoặc quy chế trả lương rõ ràng

Để chi phí lương được chấp nhận khi tính thuế, hộ kinh doanh nên có hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc cụ thể với nhân viên. Nội dung cần thể hiện rõ công việc, mức lương, thời gian làm việc và hình thức thanh toán. Trường hợp thuê lao động thời vụ hoặc làm việc ngắn hạn, hộ kinh doanh vẫn nên có giấy xác nhận công việc hoặc quy chế trả lương để làm căn cứ đối chiếu khi cần.

2.2. Có đầy đủ bảng lương và chứng từ thanh toán

Khoản chi lương cần đi kèm đầy đủ hồ sơ như bảng chấm công, bảng thanh toán lương, phiếu chi hoặc chứng từ chuyển khoản. Đây là căn cứ chứng minh chi phí phát sinh thực tế và phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh. Nếu thiếu chứng từ hoặc hồ sơ không đầy đủ, khoản chi này có thể bị loại khi quyết toán thuế.

Nhiều hộ kinh doanh hiện nay vẫn:

• Trả lương bằng tiền mặt
• Không có bảng lương rõ ràng
• Không lưu đầy đủ chứng từ thanh toán

khiến chi phí lương rất dễ bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí hợp lệ khi kiểm tra, thanh tra thuế.

Dịch vụ tư vấn thuế Ecomtax của Nhanh.vn hỗ trợ tư vấn chuẩn hóa theo đúng quy định, giúp hộ kinh doanh giảm rủi ro và chủ động hơn khi làm việc với cơ quan thuế.

2.3. Thanh toán không dùng tiền mặt với khoản chi từ 5 triệu đồng

Theo quy định, các khoản chi từ 5 triệu đồng/lần trở lên cần được thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt như chuyển khoản ngân hàng hoặc thanh toán điện tử. Nếu thanh toán bằng tiền mặt cho khoản chi vượt mức quy định, hộ kinh doanh có thể không được tính vào chi phí được trừ.

2.4. Nhân viên phải làm việc thực tế cho hoạt động kinh doanh

Người lao động được kê khai chi phí lương cần trực tiếp tham gia vào hoạt động kinh doanh như bán hàng, vận hành, đóng gói hoặc chăm sóc khách hàng. Cơ quan thuế có thể kiểm tra thực tế để đối chiếu thông tin, hộ kinh doanh cần tránh kê khai lao động không phát sinh công việc thực tế.

3. Những khoản lương không được tính vào chi phí được trừ

Không phải mọi khoản chi liên quan đến tiền lương đều được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNCN của hộ kinh doanh. Một số khoản dù đã hạch toán hoặc kê khai vẫn có thể bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí được trừ nếu không đáp ứng đúng quy định.

3.1. Lương của thành viên đứng tên hộ kinh doanh không được tính chi phí

Các thành viên có tên trong giấy đăng ký hộ kinh doanh cũng không được tính tiền lương, tiền công hoặc các khoản mang tính chất tiền lương vào chi phí được trừ. Tuy nhiên, các khoản bảo hiểm bắt buộc theo quy định vẫn có thể được xem xét áp dụng theo từng trường hợp cụ thể.

3.2. Khoản lương đã kê khai nhưng thực tế không chi trả

Trường hợp hộ kinh doanh đã đưa chi phí lương vào hồ sơ kê khai nhưng thực tế chưa thanh toán hoặc không phát sinh chi trả thì khoản này sẽ không được chấp nhận. Cơ quan thuế có thể đối chiếu chứng từ để xác minh tính thực tế của khoản chi.

3.3. Khoản lương không có chứng từ hợp lệ

Các khoản chi lương không có hợp đồng lao động, bảng lương, phiếu chi hoặc chứng từ thanh toán hợp lệ đều có nguy cơ bị loại khi quyết toán thuế. Vì vậy, hộ kinh doanh cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan để tránh phát sinh rủi ro về thuế sau này.

4. Cá nhân kinh doanh nộp thuế theo từng lần phát sinh là cá nhân như thế nào?

Cá nhân kinh doanh nộp thuế theo từng lần phát sinh được quy định tại Điều 3 Thông tư 40/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính như sau:

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Ngoài các từ ngữ đã được giải thích tại Luật Quản lý thuế, các Luật thuế và các Nghị định quy định liên quan, một số từ ngữ khác trong Thông tư này được hiểu như sau:

[...]

6. “Cá nhân kinh doanh nộp thuế theo từng lần phát sinh” là cá nhân kinh doanh không thường xuyên và không có địa điểm kinh doanh cố định.

7. “Phương pháp khoán” là phương pháp tính thuế theo tỷ lệ trên doanh thu khoán do cơ quan thuế xác định để tính mức thuế khoán theo quy định tại Điều 51 Luật Quản lý thuế.

8. “Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán” là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ, trừ trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp nộp thuế theo phương pháp kê khai và cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp nộp thuế theo từng lần phát sinh.

[...]

Như vậy, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo từng lần phát sinh là cá nhân kinh doanh không thường xuyên và không có địa điểm kinh doanh cố định.

Cá nhân kinh doanh nộp thuế theo từng lần phát sinh là những cá nhân hoạt động kinh doanh không thường xuyên, không có địa điểm kinh doanh cố định và thực hiện nghĩa vụ thuế theo từng lần phát sinh doanh thu.

5. Các khoản thuế khác đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được quy định như thế nào?

Tại Điều 7 Nghị định 68/2026/NĐ-CP có quy định về các loại thuế khác áp dụng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Theo đó, nếu hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên hoặc thuế bảo vệ môi trường thì nghĩa vụ thuế sẽ được xác định theo quy định của từng loại thuế tương ứng.

Hộ kinh doanh hoàn toàn có thể tính chi phí tiền lương của người lao động vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNCN nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về hợp đồng, chứng từ và thanh toán theo quy định. Tuy nhiên, tiền lương của chủ hộ và các thành viên đứng tên hộ kinh doanh sẽ không được tính là chi phí hợp lý.

Việc quản lý đầy đủ hồ sơ lương, chứng từ thanh toán và hóa đơn ngay từ đầu sẽ giúp HKD hạn chế rủi ro thuế, giúp tối ưu chi phí hợp pháp trong quá trình hoạt động kinh doanh.