[Chi Tiết] Hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc đơn giản, chính xác

Đăng ký người phụ thuộc là bước quan trọng giúp người nộp thuế được hưởng giảm trừ gia cảnh, giảm đáng kể số thuế thu nhập cá nhân phải nộp. Trong bài viết này, Nhanh.vn sẽ hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc đơn giản, chính xác theo từng phương thức phổ biến, dễ thực hiện và bám sát quy định pháp luật để bạn có thể áp dụng chính xác.

1. Điều kiện đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

Để được giảm trừ gia cảnh khi đăng ký người phụ thuộc, cá nhân nộp thuế cần đảm bảo người phụ thuộc (NPT) thuộc đúng đối tượng theo quy định của Luật Thuế Thu nhập cá nhân và đáp ứng đầy đủ các điều kiện về độ tuổi, khả năng lao động và mức thu nhập. 

Đối với con cái, pháp luật thuế cho phép đăng ký người phụ thuộc khá rộng. Người phụ thuộc có thể là con đẻ, con nuôi hợp pháp, con nuôi theo pháp luật quốc tế, con riêng (con ghép), con ngoài giá thú. Con dưới 18 tuổi được mặc nhiên xem là người phụ thuộc. Trường hợp con từ 18 tuổi trở lên nhưng mất khả năng lao động thì vẫn đủ điều kiện. 

Ngoài ra, nếu con đang theo học tại các cơ sở giáo dục chính quy như đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề (kể cả học tại Việt Nam hoặc nước ngoài), thì vẫn được tính là người phụ thuộc với điều kiện không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân không vượt quá 1 triệu đồng/tháng.

Đối với vợ hoặc chồng, điều kiện đăng ký người phụ thuộc được áp dụng khi vợ/chồng không có khả năng lao động hoặc có thu nhập thấp, cụ thể là không có thu nhập hoặc thu nhập bình quân không quá 1 triệu đồng/tháng. Trường hợp vợ/chồng có thu nhập ổn định vượt ngưỡng này thì sẽ không đủ điều kiện để giảm trừ gia cảnh.

Tiếp theo là cha mẹ, bao gồm cha mẹ ruột, cha mẹ vợ, cha mẹ chồng, cha dượng, mẹ kế, cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp. Những đối tượng này được đăng ký là người phụ thuộc khi không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân không quá 1 triệu đồng/tháng. Trên thực tế, nhóm cha mẹ thường được cơ quan Thuế kiểm tra khá kỹ, đặc biệt về mối quan hệ, tình trạng thu nhập và khả năng tự nuôi sống.

Ngoài các nhóm trên, pháp luật còn cho phép đăng ký các cá nhân khác không nơi nương tựa, như ông bà, anh chị em ruột, cô dì, chú bác…. Tuy nhiên, điều kiện với nhóm này chặt chẽ hơn. Người phụ thuộc phải là cá nhân thực sự không có nơi nương tựa, không có người trực tiếp chăm sóc hoặc nuôi dưỡng. Sau đó mới tiếp tục xét đến các yếu tố như độ tuổi lao động, khả năng lao động và mức thu nhập theo quy định.

Đặc biệt lưu ý: Mỗi người phụ thuộc chỉ được đăng ký giảm trừ gia cảnh cho một cá nhân nộp thuế trong cùng kỳ tính thuế. Trường hợp nhiều người trong gia đình cùng đăng ký một người phụ thuộc, cơ quan Thuế chỉ chấp nhận một hồ sơ hợp lệ duy nhất, các hồ sơ còn lại sẽ bị loại. Vì vậy, gia đình cần thống nhất rõ ngay từ đầu để tránh phát sinh tranh chấp hoặc bị điều chỉnh giảm trừ khi quyết toán thuế.

Xem thêm: Cách sử dụng chức năng Thay đổi thông tin người phụ thuộc trên app eTax Mobile

2. Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cần chuẩn bị gồm những gì?

Đăng ký người phụ thuộc (NPT) online năm 2026, cá nhân nộp thuế cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc nhằm giúp cơ quan Thuế xác định đúng đối tượng được hưởng giảm trừ gia cảnh. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng ngay từ đầu sẽ hạn chế tối đa rủi ro bị yêu cầu bổ sung, điều chỉnh hoặc bị loại giảm trừ khi quyết toán thuế.

Tùy theo từng nhóm người phụ thuộc, thành phần hồ sơ sẽ có sự khác nhau:

• Đối với người phụ thuộc là con:
  • Hồ sơ cơ bản gồm bản chụp giấy khai sinh, CCCD (nếu con đã được cấp). Trường hợp con từ 18 tuổi trở lên nhưng bị khuyết tật, mất khả năng lao động, người nộp thuế cần bổ sung giấy xác nhận khuyết tật hoặc giấy tờ y tế hợp pháp theo quy định của pháp luật.
  • Nếu con trên 18 tuổi đang theo học tại các bậc đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề hoặc phổ thông, hồ sơ cần có giấy khai sinh kèm theo thẻ sinh viên hoặc giấy xác nhận sinh viên do nhà trường cấp. 
  • Đối với con nuôi, con ngoài giá thú hoặc con ghép, ngoài các giấy tờ nêu trên, người nộp thuế phải bổ sung thêm giấy tờ pháp lý chứng minh mối quan hệ nuôi dưỡng hợp pháp theo quy định.
• Đối với người phụ thuộc là vợ hoặc chồng: Gồm bản sao CCCD, giấy chứng nhận kết hôn để xác lập quan hệ hôn nhân hợp pháp, giấy tờ chứng minh vợ/chồng không có khả năng lao động (nếu thuộc trường hợp này) và chứng từ chứng minh mức thu nhập (nếu có), nhằm chứng minh thu nhập không vượt quá ngưỡng quy định.
• Đối với người phụ thuộc là cha, mẹ (cha mẹ ruột, cha mẹ vợ, cha mẹ chồng, cha dượng, mẹ kế, cha mẹ nuôi hợp pháp): Bản sao CCCD của người phụ thuộc và giấy tờ xác định mối quan hệ hợp pháp với người nộp thuế, như giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, hoặc quyết định công nhận nuôi con nuôi. Trong trường hợp cha mẹ đang trong độ tuổi lao động, cần bổ sung thêm giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động và chứng từ chứng minh mức thu nhập để đảm bảo đủ điều kiện giảm trừ gia cảnh.
• Đối với các cá nhân khác không nơi nương tựa (ông bà, anh chị em ruột, cô dì, chú bác…): Bản sao CCCD và giấy tờ hợp pháp chứng minh trách nhiệm nuôi dưỡng của người nộp thuế theo quy định của pháp luật. Nếu người phụ thuộc trong độ tuổi lao động, cần bổ sung giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động và chứng từ chứng minh mức thu nhập để cơ quan Thuế có cơ sở xem xét, chấp thuận.

Việc xác định đúng điều kiện và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký người phụ thuộc là yếu tố then chốt để người nộp thuế được hưởng giảm trừ gia cảnh hợp lệ. Trường hợp đăng ký sai đối tượng hoặc hồ sơ chưa đúng quy định, khoản giảm trừ có thể bị loại khi thực hiện quyết toán thuế.

Ecomtax hỗ trợ tư vấn miễn phí, giúp rà soát điều kiện và hoàn thiện hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo từng trường hợp cụ thể, nhằm hạn chế tối đa rủi ro về thuế cho người nộp thuế.

3. Hướng dẫn cách đăng ký người phụ thuộc đơn giản

3.1. Cách 1: Đăng ký trực tiếp với cơ quan Thuế

Đối với những cá nhân chưa quen thao tác trên cổng thuế điện tử hoặc muốn nộp hồ sơ trực tiếp để được hướng dẫn cụ thể thì nên đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh trực tiếp tại cơ quan Thuế.

Theo điểm c khoản 1 Điều 22 Thông tư 86/2024/TT-BTC, người nộp thuế có thể thực hiện đăng ký giảm trừ gia cảnh theo hình thức nộp hồ sơ trực tiếp với quy trình như sau:

Người nộp thuế tải và điền đầy đủ thông tin vào Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 20-ĐK-TCT (Tờ khai đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh). Trong tờ khai, cá nhân kê khai chính xác các thông tin: họ tên người phụ thuộc, ngày tháng năm sinh, số CCCD, mối quan hệ với người nộp thuế và thời điểm bắt đầu tính giảm trừ. Việc kê khai đúng và thống nhất với hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là yếu tố quan trọng để tránh bị trả hồ sơ hoặc yêu cầu điều chỉnh.

Sau khi hoàn thiện tờ khai và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo quy định, người nộp thuế nộp hồ sơ tại cơ quan Thuế có thẩm quyền

• Đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do tổ chức quốc tế hoặc cơ quan ngoại giao tại Việt Nam chi trả, nhưng chưa thực hiện khấu trừ thuế tại nguồn, hồ sơ đăng ký người phụ thuộc được nộp tại Cục Thuế nơi cá nhân làm việc.
• Đối với cá nhân nước ngoài làm việc tại Việt Nam, hồ sơ đăng ký người phụ thuộc sẽ được nộp tại Cục Thuế nơi phát sinh công việc.
• Các trường hợp cá nhân cư trú thông thường khác sẽ nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú hoặc làm việc, theo phân cấp quản lý thuế hiện hành.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan Thuế sẽ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của thông tin và giấy tờ. Nếu hồ sơ hợp lệ, người phụ thuộc sẽ được ghi nhận trên hệ thống quản lý thuế và giảm trừ gia cảnh sẽ được áp dụng từ thời điểm đăng ký hợp lệ. Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc chưa đúng, cơ quan Thuế sẽ thông báo để người nộp thuế bổ sung, điều chỉnh.

3.2. Cách 2: Đăng ký online trên ứng dụng VNeID

Bước 1: Người nộp thuế cần kiểm tra và cập nhật ứng dụng VNeID lên phiên bản mới nhất, sau đó đăng nhập bằng tài khoản cá nhân. Trường hợp chưa có tài khoản thì cần đăng ký để sử dụng ứng dụng. Chỉ những tài khoản VNeID định danh mức 2 mới được phép thêm người phụ thuộc. Nếu tài khoản chưa đạt mức 2, người nộp thuế phải đến cơ quan công an hoặc điểm cấp CCCD để thực hiện xác thực trực tiếp theo quy định.

Bước 2: Tại giao diện chính của ứng dụng VNeID, người nộp thuế truy cập mục “Tiện ích yêu thích” > “Người phụ thuộc” > “Thêm người phụ thuộc” để bắt đầu khai báo thông tin.

Bước 3: Người nộp thuế điền đầy đủ và chính xác các thông tin của người phụ thuộc theo yêu cầu trên hệ thống, bao gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, mối quan hệ và các thông tin định danh liên quan. Sau khi hoàn tất, người nộp thuế tích chọn ô “Tôi xác nhận các thông tin ở trên là đúng” để cam kết tính chính xác của dữ liệu, rồi nhấn “Gửi yêu cầu”.

Bước 4: Hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Gửi yêu cầu thành công”, xác nhận hồ sơ đăng ký đã được tiếp nhận trên ứng dụng.

Lưu ý: Người nộp thuế cần theo dõi thông báo trên VNeID và chờ kết quả phản hồi từ hệ thống. Chỉ khi nhận được thông báo xác nhận cập nhật thông tin người phụ thuộc thành công, việc đăng ký giảm trừ gia cảnh mới được coi là hoàn tất và có hiệu lực áp dụng khi tính thuế.

3.3. Cách 3: Đăng ký người phụ thuộc trên HTKK

Ngoài hình thức đăng ký trực tiếp hoặc qua VNeID, người lao động cũng có thể đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh thông qua phần mềm HTKK. Cách này thường được áp dụng khi doanh nghiệp thực hiện đăng ký thay cho người lao động trên cơ sở giấy ủy quyền hợp lệ.

Bước 1: Kế toán hoặc người được phân công thực hiện kê khai cần truy cập và mở phần mềm HTKK, đăng nhập bằng mã số thuế của doanh nghiệp để bắt đầu quá trình khai báo.

Bước 2: Trên giao diện của HTKK, chọn mục “Thuế Thu nhập cá nhân” > chọn “20-ĐK-TCT - Đăng ký thuế tổng hợp người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công”. 

Bước 3: Người kê khai chọn kỳ tính thuế theo hướng dẫn trên hệ thống (ngày, tháng, năm áp dụng) > nhấn “Đồng ý” để chuyển sang màn hình nhập liệu chi tiết.

Bước 4: Kê khai đầy đủ thông tin người phụ thuộc dựa trên giấy ủy quyền đăng ký người phụ thuộc và hồ sơ chứng minh do người lao động cung cấp. Các thông tin cần nhập phải chính xác, thống nhất với giấy tờ pháp lý kèm theo. Doanh nghiệp có thể tham khảo hoặc sử dụng mẫu giấy ủy quyền đăng ký người phụ thuộc theo Thông tư 86/2024/TT-BTC để đúng quy định hiện hành.

Bước 5: Kết xuất tờ khai “Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh” dưới dạng XML. File XML sẽ được nộp lên cơ quan thuế thông qua hệ thống điện tử theo quy trình khai thuế hiện hành.

Đọc thêm: Cách thay đổi thông tin người phụ thuộc trên app eTax Mobile

3.4. Cách 4: Đăng ký online trên website Thuế điện tử

Bước 1: Người nộp thuế truy cập vào địa chỉ thuedientu.gdt.gov.vn và lựa chọn đăng nhập với tài khoản Thuế điện tử dành cho cá nhân.

Bước 2: Nhập mã số thuế, mật khẩu và mã xác thực theo yêu cầu để đăng nhập.

Bước 3: Người nộp thuế chọn mục “Đăng ký thuế”, sau đó tiếp tục chọn “Kê khai và nộp hồ sơ đăng ký thuế” để vào khu vực khai báo thông tin.

Bước 4: Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các biểu mẫu. Người nộp thuế lựa chọn “mẫu 20-ĐK-TCT - Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công” đúng quy định hiện hành.

Bước 5: Nhập đầy đủ và chính xác thông tin người phụ thuộc vào tờ khai 20-ĐK-TCT, bao gồm thông tin cá nhân, mối quan hệ và thời điểm bắt đầu tính giảm trừ gia cảnh. 

Bước 6: Chọn “Hoàn thành kê khai” > “Nộp hồ sơ đăng ký thuế” để gửi hồ sơ đến cơ quan thuế. Sau khi nộp thành công, hệ thống sẽ ghi nhận và xử lý theo quy trình, người nộp thuế chỉ cần theo dõi trạng thái hồ sơ trên cổng Thuế điện tử.

3.5. Cách 5: Đăng ký người phụ thuộc online trên website dịch vụ công

Bước 1: Truy cập vào trang Cổng Dịch vụ công Thuế: https://dichvucong.gdt.gov.vn/ 

Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp. Ở Đối tượng đăng nhập, chọn “Doanh nghiệp”, sau đó nhập tên đăng nhập và mật khẩu đã được cấp. Tiếp tục nhập mã captcha xác thực và nhấn “Đăng nhập” để truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Thuế.

Bước 3: Người nộp thuế chọn chức năng “Nộp tờ khai 20TH từ HTKK” để nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc đã được lập sẵn trên phần mềm HTKK.

Bước 4: Tải tệp tờ khai định dạng XML (đã xuất từ HTKK) lên hệ thống Dịch vụ công Thuế.

Bước 5: Chọn “Tra cứu hồ sơ tạm” để kiểm tra hồ sơ vừa tải lên. Khi hệ thống hiển thị kết quả, doanh nghiệp chọn “Tra cứu” và “Nộp hồ sơ”. Tiếp tục chọn “Hoàn thành kê khai” > “Ký điện tử và nộp hồ sơ”, nhập mã PIN chữ ký số để thực hiện ký điện tử và gửi hồ sơ chính thức lên cơ quan thuế. 

Sau khi thành công, thuedientu@gdt.gov.vn sẽ gửi cho doanh nghiệp 2 email thông báo: Email xác nhận đã tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế điện tử và email thông báo kết quả xử lý hồ sơ.

4. Mẫu đăng ký người phụ thuộc 2026

Dưới đây là mẫu đăng ký người phụ thuộc 2026 mới nhất đúng chuẩn để được cơ quan thuế chấp thuận: Mẫu tờ khai 20-ĐK-TH-TCT

5. Câu hỏi thường gặp?

5.1. Thời hạn đăng ký người phụ thuộc là bao lâu?

Theo quy định của Luật Quản lý thuế năm 2019, việc đăng ký mã số thuế cho cá nhân và người phụ thuộc không được thực hiện tùy ý mà phải tuân thủ đúng thời hạn pháp luật quy định. Cụ thể, tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm thực hiện đăng ký thuế thay cho người nộp thuế và người phụ thuộc theo từng trường hợp sau:

• Cá nhân chưa có mã số thuế: Hồ sơ đăng ký thuế phải được nộp trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế. Nghĩa vụ này thường được tính từ thời điểm cá nhân bắt đầu có thu nhập chịu thuế hoặc ký hợp đồng lao động thuộc diện phải khấu trừ thuế.
• Người phụ thuộc chưa có mã số thuế: Thời hạn đăng ký cũng không quá 10 ngày làm việc, tính từ ngày người nộp thuế thực hiện thủ tục đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc đó.

5.2. Một người có thể đăng ký nhiều người phụ thuộc không?

Có. 

Theo quy định hiện hành của pháp luật về Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN), Nhà nước không giới hạn số lượng người phụ thuộc mà một cá nhân được đăng ký để hưởng giảm trừ gia cảnh.

Pháp luật không đặt ra “trần” về số người phụ thuộc. Do đó, người nộp thuế có thể đăng ký một hoặc nhiều người phụ thuộc, miễn là thực tế có phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng và đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định. Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào hồ sơ, giấy tờ chứng minh để xác định tính hợp lệ của từng người phụ thuộc, chứ không căn cứ vào số lượng.

Để một cá nhân được công nhận là người phụ thuộc hợp lệ, cần đồng thời đáp ứng hai nhóm điều kiện bắt buộc:

• Điều kiện về quan hệ phụ thuộc: Người phụ thuộc phải thuộc nhóm đối tượng mà người nộp thuế có trách nhiệm trực tiếp nuôi dưỡng theo quy định pháp luật và các cá nhân khác không nơi nương tựa theo quy định.
• Điều kiện về thu nhập: Người phụ thuộc phải không có thu nhập, hoặc nếu có thì thu nhập bình quân trong năm không vượt quá 1 triệu đồng/tháng, tính trên tổng tất cả các nguồn thu nhập. Chỉ cần vượt ngưỡng này, người đó sẽ không đủ điều kiện để được đăng ký giảm trừ gia cảnh.

5.3. Có được ủy quyền đăng ký người phụ thuộc?

Có.

Cá nhân nộp thuế hoàn toàn có thể ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập (doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức nơi đang làm việc) thực hiện thủ tục đăng ký người phụ thuộc thay cho mình.

Việc ủy quyền được pháp luật cho phép nhằm đơn giản quy trình kê khai thuế, giảm bớt thao tác hành chính cho người lao động. Trong thực tế, đa số doanh nghiệp đều có bộ phận kế toán hoặc nhân sự phụ trách các thủ tục liên quan đến thuế thu nhập cá nhân, nên việc đăng ký người phụ thuộc thông qua đơn vị chi trả thu nhập thường nhanh, thuận tiện và hạn chế sai sót.

Khi thực hiện ủy quyền, người lao động chỉ cần cung cấp đầy đủ hồ sơ, thông tin của người phụ thuộc theo yêu cầu. Doanh nghiệp sẽ thay mặt người lao động thực hiện kê khai và nộp hồ sơ đăng ký với cơ quan thuế đúng thời hạn quy định.

5.4. Kiểm tra người phụ thuộc đã được đăng ký như thế nào?

Hiện nay, để biết người phụ thuộc đã được đăng ký giảm trừ gia cảnh hay chưa, bạn có thể chủ động kiểm tra theo 4 hình thức khác nhau, tùy vào điều kiện và mức độ thuận tiện của mình:

• Trên Cổng Thuế điện tử https://thuedientu.gdt.gov.vn
• Qua ứng dụng eTax Mobile trên điện thoại
• Sử dụng phần mềm HTKK của Tổng cục Thuế
• Tra cứu trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý nơi cư trú hoặc làm việc.

5.5. Có phải nộp hồ sơ bản cứng sau khi đăng ký người phụ thuộc online không?

Không. 

Trong trường hợp bạn đã thực hiện đăng ký người phụ thuộc bằng hình thức online và đính kèm đầy đủ hồ sơ, giấy tờ theo đúng yêu cầu và đúng định dạng, thì không cần phải nộp thêm hồ sơ bản cứng cho cơ quan thuế.

Nói cách khác, hồ sơ điện tử hợp lệ được xem là căn cứ pháp lý để cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý, trừ trường hợp cơ quan thuế có yêu cầu bổ sung hoặc đối chiếu trực tiếp.

Việc đăng ký người phụ thuộc không quá phức tạp nếu người nộp thuế nắm đúng quy trình, chọn hình thức đăng ký phù hợp và kê khai thông tin chính xác ngay từ đầu. Dù đăng ký trực tiếp tại cơ quan thuế hay thực hiện online, miễn là đúng thời hạn, đúng đối tượng và đầy đủ hồ sơ. 

Hy vọng với hướng dẫn chi tiết mà Nhanh.vn cung cấp, bạn có thể chủ động đăng ký người phụ thuộc, hạn chế sai sót và đảm bảo quyền lợi giảm trừ gia cảnh của mình trọn vẹn.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.