[Cập Nhật] Quy định về mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm từ 16/1/2026

Xuất hóa đơn sai thời điểm là hành vi vi phạm trong công tác kế toán - thuế, phát sinh khi hóa đơn được lập không đúng thời điểm giao hàng, nghiệm thu hoặc hoàn thành dịch vụ theo quy định. Từ ngày 16/01/2026, Nghị định 310/2025/NĐ-CP có hiệu lực đã điều chỉnh và siết chặt mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm.

Trong bài chia sẻ dươi đây, Nhanh.vn sẽ giúp bạn tổng hợp các quy định về mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm và cách xử lý đúng để hạn chế rủi ro về thuế.

1. Xuất hóa đơn sai thời điểm có bị phạt không?

Có, xuất hóa đơn sai thời điểm sẽ bị xử phạt, tùy vào mức độ và số lượng hóa đơn vi phạm theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP.

Căn cứ theo điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định này đã điều chỉnh, bổ sung nội dung khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong đó làm rõ thời điểm phải lập hóa đơn đối với hoạt động cung ứng dịch vụ như sau:

“2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).”

Xem thêm: [Cập nhật mới nhất] Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không?

2. Quy định về mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm từ 16/1/2026

Theo đó, hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ được xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (chưa sửa đổi) đối với các vi phạm phát sinh trong năm 2025 và theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP đối với các vi phạm kể từ ngày 16/01/2026 trở đi. Dưới đây là quy định về mức phạt xuất hóa đơn không đúng thời điểm, doanh nghiệp cần lưu ý:

2.1. Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm năm 2025 (Nghị định 125/2020/NĐ-CP chưa sửa đổi)

Căn cứ Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị áp dụng các hình thức xử phạt sau:

• Phạt cảnh cáo: Áp dụng khi hóa đơn được lập sai thời điểm nhưng không làm chậm nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ, theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
• Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: Áp dụng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến việc chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, theo khoản 3 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: Áp dụng khi doanh nghiệp lập hóa đơn sai thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, không thuộc hai trường hợp nêu trên, theo điểm a khoản 4 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Bên cạnh hình thức xử phạt xuất hóa đơn sai thời điểm, trong trường hợp xuất hóa đơn sai thời điểm làm chậm việc kê khai, nộp thuế, doanh nghiệp còn có thể bị truy thu số thuế thiếu, kèm theo tiền chậm nộp phát sinh theo quy định. Việc vi phạm không chỉ làm gia tăng chi phí tài chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ tuân thủ và uy tín của doanh nghiệp trong công tác thuế.

2.2. Mức phạt mới khi lập hóa đơn sai thời điểm từ 16/1/2026 theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP

Căn cứ khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại điểm a khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP). Từ ngày 16/01/2026, hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm như sau:

• Phạt cảnh cáo: Đối với trường hợp lập hóa đơn sai thời điểm khi xuất 01 hóa đơn cho hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cho, biếu, tặng, trao đổi; trả thay lương; tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ phục vụ sản xuất); hoặc xuất hàng theo hình thức cho vay, cho mượn, hoàn trả.
• Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng: Khi lập hóa đơn sai thời điểm đối với các trường hợp nêu trên từ 02 đến dưới 10 hóa đơn, hoặc lập sai thời điểm 01 hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: Nếu lập hóa đơn sai thời điểm từ 10 đến dưới 50 hóa đơn đối với nhóm hàng hóa, dịch vụ nêu tại mục (2) hoặc từ 02 đến dưới 10 hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng: Khi lập hóa đơn không đúng thời điểm từ 50 đến dưới 100 hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ phục vụ khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ, hoặc từ 10 đến dưới 20 hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng: Trường hợp lập hóa đơn sai thời điểm từ 100 hóa đơn trở lên đối với nhóm hàng hóa, dịch vụ không phát sinh doanh thu trực tiếp, hoặc từ 20 đến dưới 50 hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng: Nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm từ 50 đến dưới 100 hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 70.000.000 đồng: Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm từ 100 hóa đơn trở lên khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Lưu ý quan trọng:

Các mức xử phạt nêu trên được áp dụng đối với tổ chức. Trường hợp cá nhân có hành vi vi phạm thì mức phạt tiền chỉ bằng 50% mức phạt áp dụng cho tổ chức, theo quy định tại khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Đối với hộ gia đình, hộ kinh doanh, mức xử phạt tiền được áp dụng tương tự như đối với cá nhân, căn cứ điểm a khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Kể từ ngày 16/01/2026, quy định xử phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm có nhiều điểm điều chỉnh đáng chú ý, trong đó mức phạt có thể cao hơn đáng kể so với quy định trước đây. Nếu không kịp thời rà soát, doanh nghiệp rất dễ đối mặt với rủi ro bị xử phạt nặng khi bị thanh tra, kiểm tra thuế. Dịch vụ tư vấn Thuế Ecomtax đồng hành cùng bạn:

• So sánh, đối chiếu hành vi thực tế với khung xử phạt mới
• Ước tính mức phạt có thể phát sinh theo từng tình huống cụ thể
• Tư vấn giải pháp phù hợp nhằm giảm thiểu rủi ro và thiệt hại về thuế

3. Thời hiệu xử phạt vi phạm xuất hóa đơn sai thời điểm

Theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung tại khoản 1 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP, quy định cụ thể về thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn, thời hạn được xác định là chưa bị xử phạt và thời hạn truy thu thuế như sau:

Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn; thời hạn được coi là chưa bị xử phạt; thời hạn truy thu thuế

1. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn

a) Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 02 năm

b) Thời điểm tính thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn được quy định như sau:

Đối với hành vi vi phạm hành chính đang được thực hiện quy định tại điểm c khoản này thì thời hiệu được tính từ ngày người có thẩm quyền thi hành công vụ phát hiện hành vi vi phạm.

Đối với hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc quy định tại điểm d khoản này thì thời hiệu được tính từ ngày chấm dứt hành vi vi phạm.

Như vậy, dựa theo các quy định nêu trên, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm là 02 năm theo quy định của pháp luật. Thời hiệu này được xác định kể từ ngày hành vi vi phạm kết thúc, làm căn cứ để cơ quan có thẩm quyền xem xét xử phạt.

Đọc thêm: Cách xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP CHUẨN XÁC

4. Cách xử lý khi xuất hóa đơn sai thời điểm

Khi phát hiện hóa đơn được lập không đúng thời điểm, các bên liên quan cần chủ động xử lý và điều chỉnh kịp thời để bảo đảm tuân thủ quy định về thuế và kế toán. Dưới đây là cách xử lý khi hóa đơn sai thời điểm sau:

• Bước 1: Bên bán và bên mua thống nhất, lập văn bản thỏa thuận làm căn cứ trước khi thực hiện điều chỉnh đối với hóa đơn đã lập sai thời điểm.
• Bước 2: Bên bán tiến hành lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã xuất không đúng thời điểm theo quy định.
• Bước 3: Bên bán ký số trên hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, sau đó gửi hóa đơn cho bên mua.
• Bước 4: Hai bên lưu giữ đầy đủ hồ sơ, biên bản điều chỉnh hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu và giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Lưu ý quan trọng:

• Trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xuất sai thời điểm, trên hóa đơn phải thể hiện rõ nội dung: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…”.
• Trường hợp lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã xuất không đúng thời điểm, hóa đơn mới bắt buộc ghi: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…”.

Theo đó:

• Đối với bên mua: Hóa đơn xuất sai thời điểm vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN và được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào với điều kiện giao dịch mua bán phát sinh thực tế, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp pháp và bên bán đã thực hiện kê khai, nộp thuế theo quy định.
• Đối với bên bán: Sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính do lập hóa đơn không đúng thời điểm, mức xử phạt cụ thể phụ thuộc vào tính chất và số lần vi phạm.

Xem thêm: Rủi ro khi xuất hóa đơn mà không hiểu luật

5. Câu hỏi thường gặp

Trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế, nhiều doanh nghiệp vẫn còn vướng mắc xoay quanh hóa đơn xuất sai thời điểm. Đặc biệt là vấn đề khấu trừ thuế, trách nhiệm của bên mua và mức phạt khi vi phạm nhiều lần. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về xuất hóa đơn không đúng thời điểm và xử phạt hóa đơn xuất sai thời điểm theo quy định.

5.1. Hóa đơn xuất sai thời điểm có được khấu trừ?

Có. Theo quy định tại khoản 8 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC, thuế GTGT đầu vào được kê khai, khấu trừ theo kỳ phát sinh, không phụ thuộc vào việc hàng hóa đã xuất dùng hay còn tồn kho. Vì vậy, hóa đơn xuất sai thời điểm không làm mất quyền khấu trừ thuế GTGT, nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định dưới đây:

• Chi phí phát sinh thực tế, phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật.
• Trường hợp hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
• Việc thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện đúng quy định của pháp luật về thuế GTGT.

Như vậy, hóa đơn lập không đúng thời điểm vẫn được khấu trừ thuế và tính chi phí, với điều kiện giao dịch là có thật và hồ sơ, chứng từ đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp luật.

5.2. Bên mua có bị phạt nếu bên bán xuất hóa đơn sai thời điểm không?

Bên mua thường không bị phạt trực tiếp nếu bên bán xuất hóa đơn không đúng thời điểm nhưng có thể gặp rủi ro bị truy thu thuế, phạt nếu sử dụng hóa đơn đó để kê khai thuế, khấu trừ GTGT mà giao dịch không đúng thực tế, hoặc bên bán chưa kê khai, nộp thuế. 

Trách nhiệm chính thuộc về bên bán (bị phạt theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ 16/01/2026), nhưng bên mua phải cẩn thận, yêu cầu bên bán điều chỉnh hóa đơn và đảm bảo giao dịch đúng thực tế để được tính chi phí hợp lý. 

Trường hợp ngoại lệ bên mua có thể bị xử phạt:

Trường hợp bên mua nhận biết rõ hóa đơn không hợp pháp nhưng vẫn sử dụng, chẳng hạn như thông đồng với bên bán, dùng hóa đơn khống hoặc hóa đơn bất hợp pháp nhằm trốn thuế, thì có thể bị xử phạt về hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp theo Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt tiền từ 20 triệu đồng đến 50 triệu đồng, đồng thời bị truy thu số thuế vi phạm và tính tiền chậm nộp.

Trường hợp kê khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp hoặc làm tăng số thuế được hoàn, người nộp thuế còn bị xử phạt 20% trên số thuế khai thiếu hoặc hoàn sai theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

5.3. Xuất hóa đơn sai thời điểm nhiều lần mức phạt là bao nhiêu?

Xuất hóa đơn sai thời điểm nhiều lần sẽ bị phạt tiền tùy theo số lượng hóa đơn vi phạm, theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 16/01/2026), với mức phạt sẽ tính theo từng hóa đơn vi phạm chứ không chỉ một lần. Cụ thể:

• 1 hóa đơn: Phạt cảnh cáo.
• 2-9 hóa đơn: 500.000 - 1.500.000 đồng/hóa đơn.
• 10-49 hóa đơn: 2.000.000 - 5.000.000 đồng/hóa đơn.
• 50-99 hóa đơn: 5.000.000 - 15.000.000 đồng/hóa đơn.
• Từ 100 hóa đơn trở lên: Phạt tiền đến 70.000.000 đồng (tính theo từng hóa đơn).

Với việc Nghị định 310/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ 16/01/2026, hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm sẽ bị quản lý chặt chẽ hơn, mức phạt tăng cao và ít ngoại lệ hơn so với trước đây. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý thời điểm lập hóa đơn để tránh rủi ro pháp lý và chi phí không đáng có.

Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp hạn chế bị xử phạt mà còn góp phần đảm bảo tính minh bạch, an toàn trong công tác kế toán - thuế lâu dài.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.