Quy trình xuất hóa đơn của hộ kinh doanh từ A-Z mới nhất 2026

Từ năm 2026, nhiều hộ kinh doanh bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới của cơ quan thuế. Tuy nhiên, không ít chủ shop, cửa hàng vẫn còn lúng túng khi đăng ký và xuất hóa đơn đúng chuẩn. Nếu không nắm rõ quy trình, rất dễ xảy ra sai sót trong kê khai và quản lý doanh thu. Vì vậy, cập nhật đúng quy trình xuất hóa đơn ngay từ đầu là điều cần thiết với các hộ kinh doanh.

1. Quy định về hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh

Theo khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định:

“Điều 11. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 1 Điều 51 có mức doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên, khoản 2 Điều 90, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Theo quy định, các hộ kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng như: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và các phương tiện có động cơ khác), ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ, nghệ thuật, vui chơi giải trí, chiếu phim và các dịch vụ cá nhân khác theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam sẽ phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

• Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán và có doanh thu hằng năm trên 01 tỷ đồng;
• Hộ kinh doanh đang sử dụng máy tính tiền trong hoạt động bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ;
• Hộ kinh doanh có quy mô doanh thu hoặc số lượng lao động đạt ngưỡng cao nhất theo tiêu chí doanh nghiệp siêu nhỏ, đồng thời phải thực hiện chế độ kế toán và kê khai thuế theo quy định hiện hành.

Xem thêm: Xuất hóa đơn cho cá nhân: Quy định và cách thực hiện đúng chuẩn

2. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Để tạo và phát hành hóa đơn điện tử đúng theo quy định, hộ kinh doanh có thể lựa chọn nhiều hình thức khác nhau tùy vào nhu cầu sử dụng và mô hình vận hành. Dưới đây là cách xuất hóa đơn điện tử phổ biến dành cho hộ kinh doanh, bạn nên tham khảo:

2.1. Xuất hóa đơn điện tử HKD qua Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế

Hộ kinh doanh có thể thực hiện đăng ký trực tiếp trên Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử tại https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Bước 2: Chọn mục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí

Bước 3: Điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu của hệ thống và gửi hồ sơ đăng ký

Bước 4: Chờ cơ quan thuế tiếp nhận và phản hồi kết quả phê duyệt. Thời gian xử lý từ khoảng 15 phút đến 01 ngày làm việc tùy từng trường hợp cụ thể.

2.2. Xuất hóa đơn điện tử HKD qua phần mềm hóa đơn điện tử Nhanh.vn

Đối với hộ kinh doanh sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn hoặc phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử, quy trình đăng ký thường được thực hiện như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng

Bước 2: Chọn mẫu đăng ký 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP và kê khai đầy đủ thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Với hộ kinh doanh bán hàng online hoặc kinh doanh đa kênh, việc xuất hóa đơn thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót như quên xuất hóa đơn, nhập sai thông tin khách hàng hoặc lệch dữ liệu doanh thu.

Phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử Nhanh.vn sẽ hỗ trợ doanh nghiệp:

• Xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng
• Đồng bộ đơn hàng, doanh thu và hóa đơn trên cùng một hệ thống
• Tự động hóa quy trình bán hàng – xuất hóa đơn

3. Quy trình xuất hóa đơn của hộ kinh doanh từ A-Z mới nhất 2026

Để sử dụng và phát hành hóa đơn điện tử đúng quy định, hộ kinh doanh cần thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Chuẩn bị hạ tầng phục vụ việc xuất hóa đơn điện tử như:

• Thiết bị có kết nối internet như máy tính, laptop hoặc thiết bị bán hàng phù hợp
• Địa chỉ email để nhận và gửi hóa đơn điện tử

Bước 2: Chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp

• Đăng ký tài khoản sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử
• Đăng ký chữ ký số theo mã số thuế của hộ kinh doanh để ký phát hành hóa đơn

Bước 3: Thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo quy định hiện hành

Bước 4: Tiến hành lập và xuất hóa đơn điện tử trực tiếp trên phần mềm sau khi hồ sơ được phê duyệt.

Lưu ý: Trường hợp là cá nhân kinh doanh, bạn cần phải chuyển sang hộ kinh doanh để đăng ký chữ ký số và xuất hóa đơn điện tử.

4. Lưu ý quan trọng cho hộ kinh doanh khi xuất hóa đơn điện tử

Trong quá trình xuất hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần thực hiện đúng quy định để tránh phát sinh sai sót ảnh hưởng đến việc kê khai thuế và quản lý doanh thu. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng về quy trình xuất hóa đơn của hộ kinh doanh đảm bảo đúng quy định:

4.1. Kiểm tra kỹ thông tin khách hàng trước khi xuất hóa đơn

Cần nhập chính xác các thông tin như tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ và nội dung hàng hóa, dịch vụ. Việc sai thông tin có thể khiến hóa đơn phải điều chỉnh hoặc hủy bỏ, gây mất thời gian xử lý.

4.2. Xuất hóa đơn đúng thời điểm theo quy định

Hộ kinh doanh cần phát hành hóa đơn đúng thời gian quy định khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ để tránh bị xử phạt liên quan đến thuế và hóa đơn điện tử.

4.3. Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Lựa chọn phần mềm phù hợp sẽ giúp hộ kinh doanh thao tác dễ dàng, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian quản lý. Hiện nay, nhiều hộ kinh doanh lựa chọn Nhanh.vn nhờ giao diện thân thiện, dễ sử dụng, kết nối trực tiếp với cơ quan thuế và hỗ trợ nhanh chóng trong quá trình sử dụng. Phần mềm cũng phù hợp với các cửa hàng nhỏ, shop bán lẻ và hộ kinh doanh cá thể.

4.4. Xử lý kịp thời khi hóa đơn có sai sót

Nếu phát hiện hóa đơn điện tử bị sai thông tin, hộ kinh doanh cần nhanh chóng lập biên bản điều chỉnh hoặc xuất hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ.

Xem thêm: Cách xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP CHUẨN XÁC

5. Một số câu hỏi thường gặp về xuất hóa đơn hộ kinh doanh [FAQ]

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều hộ kinh doanh vẫn còn băn khoăn về điều kiện xuất hóa đơn, mức thuế áp dụng hay các trường hợp chưa có mã số thuế. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến nhất liên quan đến quy trình xuất hóa đơn của hộ kinh doanh hiện nay.

5.1. Hộ kinh doanh chưa có mã số thuế có xuất hóa đơn được không?

Việc xuất hóa đơn khi chưa có mã số thuế sẽ phụ thuộc vào vai trò của hộ kinh doanh trong giao dịch mua bán.

Trường hợp hộ kinh doanh là bên mua hàng

• Nếu người mua là hộ kinh doanh chưa có mã số thuế, bên bán vẫn có thể xuất hóa đơn bình thường.
• Khi lập hóa đơn, người bán chỉ cần ghi tên và địa chỉ hộ kinh doanh, không bắt buộc phải có mã số thuế của bên mua.

Trường hợp hộ kinh doanh là bên bán hàng

Nếu chưa được cấp mã số thuế, hộ kinh doanh sẽ không thể tự phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng.

• Trong trường hợp cần xuất hóa đơn, hộ kinh doanh phải liên hệ cơ quan thuế để xin cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh.
• Có thể thấy, mã số thuế là điều kiện quan trọng để hộ kinh doanh đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định.

5.2. Hộ kinh doanh có xuất hóa đơn VAT được không?

Thông thường, hộ kinh doanh không được xuất hóa đơn VAT vì áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp trên doanh thu thay vì phương pháp khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Thay vào đó, hộ kinh doanh sẽ sử dụng:

• Hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế
• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh

5.3. Hộ kinh doanh xuất hóa đơn chịu thuế bao nhiêu phần trăm?

Mức thuế khi xuất hóa đơn sẽ phụ thuộc vào ngành nghề hoạt động và phương pháp tính thuế của từng hộ kinh doanh. Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, đa số hộ kinh doanh hiện nay áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp trên doanh thu. Các khoản thuế thường bao gồm:

• Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
• Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Tỷ lệ thuế cụ thể sẽ khác nhau tùy lĩnh vực kinh doanh như bán lẻ, ăn uống, dịch vụ hay vận tải.

5.4. Hộ kinh doanh nào bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử?

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các nhóm hộ kinh doanh dưới đây cần áp dụng hóa đơn điện tử:

• Hộ kinh doanh có doanh thu tính thuế GTGT từ 01 tỷ đồng/năm trở lên
• Hộ kinh doanh mới thành lập hoặc trước đó có doanh thu dưới 01 tỷ đồng nhưng trong năm phát sinh doanh thu từ 01 tỷ đồng trở lên.
• Hộ kinh doanh hoạt động trong các lĩnh vực như: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ, nhà hàng, quán ăn, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ giải trí, chiếu phim và các dịch vụ phục vụ trực tiếp người tiêu dùng khác.

Như vậy, việc nắm rõ quy trình xuất hóa đơn là điều cần thiết với các hộ kinh doanh hiện nay. Thực hiện đúng ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế sai sót khi kê khai thuế, quản lý doanh thu dễ dàng hơn và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách đăng ký, sử dụng và xuất hóa đơn điện tử đúng quy định mới nhất hiện nay.