Cách xử lý đơn TikTok Shop hiệu quả - không sót đơn

Xử lý đơn hàng chính xác và nhanh chóng là yếu tố quan trọng để duy trì sự hài lòng của khách hàng trên TikTok Shop. Từ việc nhận đơn, kiểm tra thông tin đến việc giao hàng, mỗi bước đều cần sự tỉ mỉ. Hãy cùng tìm hiểu cách xử lý đơn TikTok Shop hiệu quả để không bao giờ bỏ sót đơn.Khi bán hàng trên TikTok Shop, việc xử lý đơn hàng hiệu quả là chìa khóa thành công. Để tránh bỏ sót đơn và đảm bảo giao hàng đúng hẹn, bạn cần có quy trình xử lý đơn hàng chặt chẽ và khoa học. Cùng tìm hiểu cách xử lý đơn TikTok Shop hiệu quả để tối ưu quy trình bán hàng

1. TikTok Shop và tầm quan trọng của việc xử lý đơn hàng hiệu quả

TikTok Shop là nền tảng thương mại điện tử mới nổi, giúp người bán tiếp cận trực tiếp với người dùng thông qua các video ngắn. Xử lý đơn hàng hiệu quả trên TikTok Shop là yếu tố quan trọng để duy trì sự hài lòng của khách hàng, tránh sót đơn và đảm bảo trải nghiệm mua sắm mượt mà. Một quy trình xử lý đơn hàng chính xác giúp bạn:

• Giảm thiểu rủi ro sót đơn: Đảm bảo tất cả các đơn hàng đều được xử lý và giao đúng thời gian.
• Tăng tính chuyên nghiệp: Hệ thống quản lý đơn hàng giúp việc giao dịch trở nên chuyên nghiệp hơn, từ đó nâng cao uy tín thương hiệu.
• Tăng tỷ lệ chuyển đổi: Khi khách hàng thấy quy trình xử lý đơn hàng nhanh chóng và chính xác, họ sẽ có xu hướng quay lại mua hàng lần nữa.

2. Những thách thức trong việc xử lý đơn hàng TikTok Shop

Việc xử lý đơn hàng TikTok Shop có thể gặp phải một số thách thức:

• Số lượng đơn hàng lớn: Với sự phát triển mạnh mẽ của TikTok Shop, doanh nghiệp có thể phải xử lý hàng trăm hoặc hàng nghìn đơn hàng mỗi ngày, điều này gây khó khăn trong việc theo dõi và quản lý thủ công.

• Tốc độ xử lý cần nhanh chóng: TikTok Shop yêu cầu các đơn hàng phải được xử lý nhanh chóng để đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm đúng hạn. Việc xử lý thủ công không thể đáp ứng yêu cầu này.
• Quản lý tồn kho không chính xác: Nếu không đồng bộ giữa hệ thống bán hàng và kho, bạn có thể gặp phải tình trạng hết hàng hoặc lỗi đơn hàng do thông tin tồn kho không chính xác.
• Khó theo dõi và báo cáo: Theo dõi đơn hàng, kiểm tra các đơn bị lỗi và báo cáo doanh thu có thể trở nên phức tạp mà không có công cụ hỗ trợ.

Nếu xử lý đơn hàng Tiktok Shop không hiệu quả sẽ gây ra rất nhiều hậu quả, ảnh hưởng đến người dùng.

Việc xử lý đơn hàng TikTok Shop đang là thách thức với nhiều chủ shop mới. Trước khi bắt đầu, bạn nên tìm hiểu thêm kinh nghiệm bán hàng trên TikTok Shop hiệu quả để tối ưu từ đầu.

3. Cách xử lý đơn TikTok Shop hiệu quả để không sót đơn

Để xử lý đơn TikTok Shop hiệu quả và không sót đơn, bạn cần sử dụng phần mềm Nhanh.POS của Nhanh.vn và thực hiện các bước sau:

Đồng bộ đơn hàng từ TikTok Shop về Nhanh để xử lý tập trung tại một nơi.

Để đảm bảo việc đồng bộ đơn hàng và tồn kho sản phẩm giữa Nhanh và TikTok Shop được diễn ra chính xác nhất, bạn cần đảm bảo thao tác đủ theo các bước sau:

• Bước 1: Cài đặt cấu hình kết nối.
• Bước 2: Tải và ghép nối sản phẩm.
• Bước 3: Đồng bộ tồn kho.
• Bước 4: Đồng bộ và xử lý đơn hàng mới.

Để hiểu rõ hơn cách đồng bộ đơn hàng và tồn kho sản phẩm giữa Nhanh.vn và TikTok Shop, bạn nên tìm hiểu cách thiết lập hệ thống đồng bộ tồn kho tự động giữa website và các sàn thương mại điện tử, giúp hạn chế tối đa lỗi dữ liệu, tránh tình trạng hết hàng hoặc sai lệch tồn kho khi bán đa kênh.

Các bước đồng bộ và xử lý đơn hàng được hướng dẫn chi tiết bên dưới.

3.1. Tải đơn hàng từ TikTok Shop về Nhanh

Hệ thống cho phép bạn cài đặt đồng bộ đơn hàng tự động, tức là đơn hàng trên hàng phát sinh mới hoặc có sự thay đổi trạng thái đều sẽ được tự động đồng bộ thông tin về phần mềm. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp của bạn quá nhiều đơn/ngày hoặc trong các dịp Flash sale của sàn khiến cho việc kết nối giữa sàn và Nhanh bị chậm chễ, bạn vẫn nên thao tác tải đơn thủ công 1-2 lần/ngày để đồng bộ đơn hàng đầy đủ và cập nhật trạng thái kịp thời nhất có thể.

Bước 1: Bạn truy cập module Đơn hàng - chọn Sàn TMĐT - chọn TikTok.com

Bước 2: Nhấn nút Tải đơn hàng, hệ thống hiện popup cho bạn lựa chọn. Bạn chọn gian cần tải nếu có nhiều hơn 1 gian và thời gian tải đơn

Bước 3: Nhấn Tải dữ liệu để tải đơn hàng về. Hệ thống sẽ trả kết quả như sau:

• [Tên gian hàng] _ Đơn hàng [ID đơn TiTok] _ tải về thành công: Đơn hàng được tải về thành công.
• [Tên gian hàng] _ Đơn hàng [ID đơn TikTok] _ Sản phẩm [Tên sản phẩm trên sàn] chưa được tải về Nhanh: Đơn hàng tải thất bại do sản phẩm trên sàn chưa được tải về Nhanh.
• [Tên gian hàng] _ Đơn hàng [ID đơn TikTok] _ Sản phẩm [Tên sản phẩm trên sàn] chưa được ghép nối: Đơn hàng tải thất bại do sản phẩm trên sàn đã được tải về Nhanh nhưng chưa được ghép nối.

Khi bị báo lỗi sản phẩm chưa tải về hoặc chưa được ghép nối, bạn cần kiểm tra lại danh sách sản phẩm đồng bộ Shop.

3.2. Xử lý đơn hàng TikTok Shop

Khi khách đặt hàng trên TikTok Shop, nếu đơn hàng khách chọn thanh toán trước, tại mục chưa thanh toán:

• Hiển thị tất cả các đơn đã đặt, nhưng chưa thanh toán, khách hàng sẽ nhận được thông báo hoàn tất thanh toán sau 15 phút và 16 giờ kể từ khi đặt hàng.
• Đơn hàng tự động bị hủy nếu khách hàng không thanh toán sau 48h.
• Khách hàng sẽ nhận được thông báo trong ứng dụng sau khi đơn đặt hàng bị hủy. Trạng thái trên Nhanh lúc này sẽ là Mới

Bước 1: Báo sắp xếp vận chuyển

• Tại mục Đang chờ vận chuyển trên TikTok bạn ấn Sắp xếp vận chuyển sẽ có 2 hình thức Lấy hàng và Gửi hàng.
• Đơn hàng nào chưa báo Sắp xếp vận chuyển, thì tải về Nhanh nó sẽ ở trạng thái Đã xác nhận.

Lưu ý:

• Doanh nghiệp bấm Sắp xếp vận chuyển, đơn hàng trên Nhanh cập nhật trạng thái Đã xác nhận
• Doanh nghiệp in phiếu gửi trên Nhanh, đơn hàng sẽ tự động đổi trạng thái sang Đang đóng gói
• Trường hợp doanh nghiệp sử dụng tính năng Đóng gói, đơn hàng sẽ tiếp tục được chuyển sang trạng thái Đã đóng gói
• Sau khi bưu tá đến lấy hàng, các đơn sẽ được cập nhật sang trạng thái Đang chuyển như hiện tại.
• Trong trường hợp không muốn kiểm kho các đơn Đã đóng gói, doanh nghiệp có thể tự đổi trạng thái các đơn Đã đóng gói sang trạng thái Chờ thu gom.
• Đơn hàng nào chưa báo Sắp xếp vận chuyển, thì tải về Nhanh nó sẽ ở trạng thái Đã xác nhận.

Bước 2: In phiếu gửi

• Bạn ấn in danh sách lấy hàng trên TikTok Shop

Bước 3: Theo dõi cập nhật trạng thái đơn hàng

Đơn hàng TikTok Shop đồng bộ về Nhanh sẽ được tự động cập nhật trạng thái đơn theo thông tin đơn hàng trên Shop (Mới, Đã xác nhận, Huỷ) còn các trạng thái khác Doanh nghiệp sẽ cần thao tác nhấn Tải đơn hàng để cập nhật trạng thái, do thông qua API Tiktok không tự động trả về toàn bộ các trạng thái đơn hàng.

• Hàng ngày khi bạn nhấn Tải đơn hàng, hệ thống cũng tự động cập nhật trạng thái cho những đơn hàng đã tải về trước đó.
• Với đơn chuyển hoàn: Sau khi doanh nghiệp nhận được hàng chuyển hoàn, cần vào Danh sách đơn hàng TikTok và đổi trạng thái đơn hàng đó sang trạng thái Đã hoàn hoặc thêm đơn hàng vào biên bản bàn giao Nhận HVC hoàn về để ghi nhận hàng đã về shop.

3.3. Tải thông tin khách hàng

Do hệ thống Tiktok không cung cấp thông tin khách hàng qua API, nên để in được phiếu nhặt hàng Tiktok, bạn cần phải tải thông tin khách hàng để có các thông tin về mã chia hoặc mã bưu cục, thông tin khách hàng,.. Nếu bạn thấy không cần thiết trong quy trình vận chuyển có thể bỏ qua bước này.

• Để cập nhật thông tin khách hàng bạn truy cập Đơn hàng => Sàn TMĐT=> Tiktok
• Nhấn Thao tác, lựa chọn Tải thông tin khách hàng.

• Chọn khoảng thời gian cần tải thông tin, chọn gian hàng và nhấn tải dữ liệu

Lưu ý: Hệ thống sẽ chỉ cập nhật thông tin khách hàng đối với những đơn trạng thái Đã xác nhận.

3.4. Bảng trạng thái đơn hàng TikTok sang Nhanh.vn

Việc xử lý đơn TikTok Shop thủ công dễ dẫn đến sót đơn, chậm trạng thái, hoặc thiếu thông tin khách hàng - nhất là khi livestream cùng lúc nhiều đơn. Với Nhanh.Ecom của Nhanh.vn, bạn có thể:

• Tự động tải đơn từ TikTok Shop về hệ thống
• Đồng bộ trạng thái giao hàng, đổi trả, hoàn tiền
• Theo dõi tồn kho - doanh thu - khách hàng chỉ trong một nền tảng

4. Lợi ích khi áp dụng phần mềm quản lý đơn hàng cho TikTok Shop

Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng như Nhanh.POS mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt là đối với những cửa hàng hoạt động trên TikTok Shop:

• Tiết kiệm thời gian: Phần mềm tự động hóa việc nhập liệu, cập nhật thông tin đơn hàng và giao dịch, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
• Tối ưu quản lý đơn hàng: Theo dõi và phân loại các đơn hàng một cách dễ dàng, đồng thời hỗ trợ đối soát và xử lý đơn nhanh chóng.
• Giảm thiểu sai sót: Phần mềm giúp giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công, đồng thời đồng bộ hóa dữ liệu, đảm bảo thông tin chính xác.
• Báo cáo chi tiết: Phần mềm cung cấp báo cáo chi tiết về các đơn hàng, giúp bạn theo dõi doanh thu, chi phí và hiệu quả bán hàng của mình.

• Tăng sự hài lòng của khách hàng: Khi đơn hàng được xử lý nhanh chóng và chính xác, khách hàng sẽ có trải nghiệm tốt hơn và có xu hướng quay lại mua sắm lần nữa.

Để xử lý đơn nhanh chóng và chính xác, các chủ shop nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng TikTok Shop hiệu quả, giúp đồng bộ dữ liệu tự động và hạn chế nhầm lẫn.

5. Các doanh nghiệp nên áp dụng giải pháp này

Để xử lý đơn hàng trên TikTok Shop hiệu quả và tránh tình trạng sót đơn, các doanh nghiệp nên áp dụng giải pháp phần mềm quản lý đơn hàng:

• Doanh nghiệp bán lẻ đa kênh: Các cửa hàng hoạt động trên nhiều nền tảng bán hàng trực tuyến như TikTok Shop, Shopee, Facebook cần phần mềm quản lý đơn hàng để theo dõi và xử lý các đơn hàng từ các kênh khác nhau, tránh sót đơn và trùng đơn.

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ: Các doanh nghiệp nhỏ cần tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng để tiết kiệm thời gian và chi phí. Phần mềm giúp giảm thiểu sai sót, tăng cường sự chính xác và đảm bảo quy trình vận hành trơn tru.
• Doanh nghiệp bán hàng có lượng đơn hàng lớn: Với số lượng đơn hàng tăng cao trong các đợt khuyến mãi hoặc mùa mua sắm, việc sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng giúp đơn giản hóa quy trình và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ đơn hàng nào.
• Doanh nghiệp muốn nâng cao trải nghiệm khách hàng: Các doanh nghiệp muốn cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt hơn sẽ cần phần mềm giúp theo dõi trạng thái đơn hàng và tự động cập nhật thông tin về đơn hàng cho khách hàng kịp thời, từ đó tăng cường sự hài lòng và trung thành của khách hàng.

Việc sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng giúp các doanh nghiệp xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí vận hành.

TikTok Shop đang là kênh bùng nổ đơn hàng, nhưng chỉ khi bạn xử lý đơn hàng đúng - nhanh - đủ, bạn mới tối ưu được doanh thu. Đừng để sót đơn hay lỗi vận hành cản trở tăng trưởng. Hãy dùng thử Nhanh.Ecom để trải nghiệm sự khác biệt.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

6.1. Doanh nghiệp tôi có cần phần mềm nếu số lượng đơn hàng ít?

Mặc dù số lượng đơn hàng ít, nhưng nếu doanh nghiệp của bạn bán trên nhiều nền tảng, việc sử dụng phần mềm vẫn rất hữu ích. Nó giúp quản lý đồng bộ tồn kho, xử lý đơn hàng nhanh chóng và tránh các sai sót trong quá trình vận hành, từ đó giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí.

6.2. Làm thế nào để bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng?

Để bắt đầu, bạn chỉ cần đăng ký phần mềm quản lý đơn hàng phù hợp với mô hình kinh doanh của mình. Sau đó, tích hợp phần mềm với các kênh bán hàng như TikTok Shop, Shopee hoặc Facebook. Phần mềm sẽ tự động theo dõi và cập nhật các đơn hàng cho bạn giúp quy trình xử lý trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.

6.3. Phần mềm quản lý đơn hàng có tích hợp với các sàn thương mại điện tử khác không?

Có

Phần mềm như Nhanh.POS hỗ trợ tích hợp với nhiều nền tảng bán hàng trực tuyến khác, giúp doanh nghiệp quản lý đồng thời đơn hàng từ nhiều kênh khác nhau.

Xử lý đơn hàng trên TikTok Shop hiệu quả không đơn giản chỉ giúp bạn giảm thiểu sai sót mà còn tăng cường sự hài lòng của khách hàng. Tôi khuyến khích bạn áp dụng các chiến lược và công cụ tôi đã giới thiệu để đảm bảo quy trình bán hàng diễn ra suôn sẻ và không bỏ sót bất kỳ đơn hàng nào.