Cách đưa chi phí thuê xe vào chi phí hợp lý mà doanh nghiệp nên biết

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp sẽ phát sinh nhiều chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và nghĩa vụ pháp lý. Các khoản doanh thu, chi phí sẽ được phản ánh trên báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp để đánh giá tình hình, trong đó các chi phí phải hợp lý thì mới được ghi nhận.

Vấn đề ở đây là doanh nghiệp/ công ty đôi khi bị bỏ qua các chi phí hợp lý làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh, có thể kể đến là chi phí thuê xe cá nhân mà doanh nghiệp hay lúng túng khi xử lý. Bài viết dưới đây,  Phần mềm bán hàng đa kênh Nhanh.vn sẽ giúp bạn tìm hiểu cách đưa chi phí thuê xe vào chi phí hợp lý.

Để chi phí thuê xe được tính vào làm chi phí của doanh nghiệp thì trước hết cần có sự hợp lý của việc thuê xe, tức doanh nghiệp thuê xe về là để phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. 

Doanh nghiệp ghi nhận chi phí hợp lý

Để chi phí thuê xe là hợp lý thì bạn cần và nên chuẩn bị các chứng từ/ thủ tục sau để hoàn tất thủ tục hợp pháp theo quy định của pháp luật:

- Hợp đồng thuê xe được soạn thảo phải có các nội dung/ điều kiện sau:

+ Thông tin đại diện bên cho thuê và bên thuê (địa chỉ)

+ Thông tin xe (xe du lịch, xe cá nhân, biển số, số chỗ...)

+ Tổng giá trị tiền thuê xe là bao nhiêu tiền/ tháng, hình thức và thời gian thanh toán

+ Các chi phí phát sinh: xăng xe, bảo bảo dưỡng, sửa chữa, lái xe bên nào (thường là doanh nghiệp chịu, để doanh nghiệp còn lấy hóa đơn VAT xăng dầu)

- Các giấy tờ liên quan tới xe, giấy phép hoạt động (bản sao công chứng)

- Bảng kê 01/Thu nhập doanh nghiệp

- Chứng từ thanh toán

- Chứng từ nộp thuế, phí, lệ phí liên quan tới việc thuê ô tô  (tiền thuê >100 triệu/ năm – Căn cứ Điều 4, chương 1, TT 92/2015/TT-BTC)

- Hóa đơn xăng dầu, chi phí sửa chữa, bảo dưỡng (nếu có)

- Các quy định về việc sử dụng xe như thế nào, tài xế, mức giá, tài khoản sở hữu

- Bảng lịch trình xe (nếu có)

Mang bộ hồ sơ này lên cơ quan thuế để đóng thuế và xin cấp hóa đơn lẻ (cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi cấp mã số thuế hoặc nơi đăng ký hộ khẩu thường trú trên sổ hộ khẩu hoặc giấy chứng minh nhân dân (hộ chiếu) còn hiệu lực hoặc nơi cư trú do hộ, cá nhân tự kê khai không cần có xác nhận của chính quyền nơi cư trú).

Sau khi nộp đầy đủ thuế xong cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn lẻ cho người xuất đề nghị. Hóa đơn lẻ bao gồm 3 liên - cơ quan thuế có trách nhiệm đóng dấu cơ quan thuế vào phía trên bên trái của liên 1, liên 2 và giao cho người đề nghị cấp hóa đơn, liên 3 lưu lại cơ quan thuế.

Khi doanh nghiệp đã có hóa đơn thuê xe từ người cho thuê xe thì hiển nhiên chi phí thuê xe sẽ được tính vào làm chi phí doanh nghiệp. Nhưng để những chi phí đi kèm như chi phí xăng dầu, chi phí sửa chữa, chi phí gửi xe, lương lái xe,... được tính vào làm chi phí hợp lý khi tính thuế. Thu nhập doanh nghiệp thì trong hợp đồng thuê xe doanh nghiệp cần thể hiện rõ điều này.

Các chi phí này doanh nghiệp cần có đầy đủ hóa đơn chứng từ như: đổ xăng dầu cần có hóa đơn xăng dầu, sửa chữa cần có hóa đơn sửa chữa, tiền lương lái xe cần có bảng lương, hợp đồng lao động,... thì sẽ được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp.

Lưu ý: Những chi phí xăng dầu, lương lái xe... dù có đầy đủ hóa đơn chứng từ cũng sẽ không được tính vào chi phí doanh nghiệp nếu như doanh nghiệp chỉ có hợp đồng thuê xe, tức không có hóa đơn thuê xe.

Bảng lịch trình xe:

Mục đích: Bảng này dùng để theo dõi lịch trình của nhân viên trong doanh nghiệp sử dụng xe đi đâu, làm việc gì và thuộc dự án nào, có đúng với kế hoạch được duyệt không? Đồng thời để kế toán có thể xác định được định mức tiêu hao nguyên liệu và kiểm soát hóa đơn xăng dầu, bảo dưỡng cho hợp lý. Mọi hoạt động của chiếc xe cần được minh bạch bằng cách kê khai mọi thứ trong quá trình sử dụng xe.

Tùy theo yêu cầu quản lý và ngành nghề kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có bảng lịch trình khác nhau

Thông qua bảng lịch trình này kế toán có thể:

+ Xác nhận lịch trình với người ký xác nhận có đúng với kế hoạch được duyệt hay không? Xác nhận sớm để tránh nhầm lẫn hoặc trùng lặp xe

+ Biết được số km đi được trong tháng => có vượt định mức đã thỏa thuận không? Điều lệ này phải có trong hợp đồng.

Xem thêm: Cách hạch toán Kế toán xây dựng cơ bản dở dang theo thông tư 200

Theo Điều 4, Chương 1, TT 92/2015/TT-BTC:

Hộ gia đình, cá nhân cho thuê tài sản có tổng doanh thu trong năm dương lịch của các hợp đồng cho thuê tài sản lớn hơn 100 triệu đồng/ năm thì phải nộp thuế Giá trị gia tăng và thuế Thu nhập cá nhân

Thuế Giá trị gia tăng phải nộp = Doanh thu tính thuế Giá trị gia tăng x thuế suất

Thuế Thu nhập cá nhân phải nộp = Doanh thu tính thuế Thu nhập cá nhân x thuế suất

Trong đó:

- Doanh thu tính thuế Giá trị gia tăng là khoản tiền mà bên cho thuê nhận được từng kỳ (Gồm tiền thu theo hợp đồng và thu khác) không bao gồm các khoản tiền phạt, tiền bồi thường nhận được do bên thuê vi phạm hợp đồng thuê.

- Doanh thu tính thuế Thu nhập cá nhân là tất cả các khoản tiền mà bên cho thuê nhận được từng kỳ, bao gồm tiền thu theo hợp đồng, thu khác, tiền phạt và bồi thường do bên thuê vi phạm hợp đồng

- Tỷ lệ tính thuế Giá trị gia tăng đối với hoạt động cho thuê tài sản = Tỷ lệ tính thuế Thu nhập cá nhân đối với hoạt động cho thuê tài sản = 5%

Lưu ý: Thời điểm xác định doanh thu tính thuế là thời điểm bắt đầu của từng kỳ hạn thanh toán trên hợp đồng cho thuê.

Người làm dịch vụ cho thuê xe phải nộp thuế

Tóm lại, để chi phí được coi là hợp lý, doanh nghiệp (đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập) cần phải quản lý chặt chẽ về hóa đơn chứng từ, các khoản phát sinh để tính toán chính xác, làm cơ sở xuất trình trước các cơ quan liên quan. Đây những thông tin mà các chuyên gia với nhiều năm kinh nghiệm tư vấn xây dựng mô hình kinh doanh hiệu quả.

Trong thời buổi công nghệ ngày càng hiện nay, việc quản lý chi phí đã trở nên dễ dàng hơn nhờ doanh nghiệp sử dụng các phần mềm tiện ích, trong đó có thể kể đến phần mềm quản lý bán hàng không chỉ kiểm soát kho hàng, đơn hàng của doanh nghiệp mà còn lưu trữ, xử lý hóa đơn đầu ra, đầu vào, giúp doanh nghiệp quản lý và vận hành hiệu quả hơn. Phần mềm quản lý bán hàng là thực sự cần thiết và là lựa chọn uy tín cho những công ty cổ phần, đơn vị kinh doanh muốn thành công, đặc biệt trong lĩnh vực cho thuê xe du lịch.

Trên đây là hướng dẫn cách đưa chi phí thuê xe vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp. Hy vọng bài viết cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích