10 cách tối ưu chi phí doanh nghiệp mà người làm chủ nên biết

1. Tại sao tối ưu chi phí doanh nghiệp là điều cần thiết?

2. TOP 10+ cách tối ưu chi phí doanh nghiệp mà người làm chủ nên biết

2. TOP 10+ cách tối ưu chi phí doanh nghiệp mà người làm chủ nên biết

2.1 Sử dụng hệ sinh thái phần mềm quản lý Nhanh.vn

Phần mềm Nhanh.vn là giải pháp quản lý bán hàng giúp người dùng quản lý hàng hóa, khách hàng, chi phí, doanh thu, công nợ, báo cáo kinh doanh,... một cách khoa học và chuyên nghiệp. Nhanh.vn tích hợp tất cả các kênh bán trong 1 phần mềm bán hàng giúp các bạn quản lý một cách dễ dàng và tiết kiệm thời gian.

• Phần mềm quản lý Nhanh.vn cung cấp nhiều giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của bạn bao gồm:
• Hệ sinh thái phần mềm Nhanh.vn gồm nhiều sản phẩm: Nhanh.POS - quản lý bán hàng tối ưu cho từng ngành hàng, Nhanh.WEB - tạo website bán hàng chuẩn SEO,...
• Nhanh.vn cho phép nhập dữ liệu sản phẩm, quản lý danh mục thương hiệu, in mã vạch, chương trình khuyến mãi, dự báo thời gian tồn kho, thông báo để thủ kho nắm và nhập hàng mới về.
• Tính năng hỗ trợ kiểm kho nhanh chóng bằng cách sử dụng máy quét mã vạch, kiểm kho theo danh mục sản phẩm, kiểm tra hàng lỗi hỏng và dự báo nhập hàng theo nhu cầu kinh doanh.
• Nhanh.vn tích hợp và kết nối với các thiết bị máy tính, máy quét mã vạch, két tiền và cho phép lưu quản lý quá trình bán hàng, xuất hóa đơn, lưu thông tin khách hàng.
• Quản lý nhân viên: tính năng phân quyền, báo cáo giờ làm, doanh thu từng nhân viên và theo dõi công việc của nhân viên trong cửa hàng.
• Quản lý khách hàng: Lưu trữ thông tin khách hàng như tên, số điện thoại, địa chỉ, email... để tiện liên lạc và chăm sóc khách hàng. Bạn cũng có thể quản lý công nợ, thanh toán, giảm giá, tích điểm... của khách hàng để tăng sự gắn kết và trung thành.
• Quản lý nhiều cửa hàng, chi nhánh trên cùng 1 giao diện. Đồng bộ dữ liệu các cửa hàng để kiểm soát nhất quán. Từ đó so sánh hiệu quả kinh doanh từng cửa hàng.
• Xuất các báo cáo kinh doanh gồm đầy đủ các chỉ số cần thiết.

Tối ưu chi phí doanh nghiệp bằng cách sử dụng hệ sinh thái phần mềm quản lý Nhanh.vn

Đọc thêm: 4 cách quản lý thu chi hiệu quả cho doanh nghiệp

2.2 Một số công việc nên thuê nhân sự Outsource để tối thiểu chi phí

Một trong những cách tiếp theo giúp tối ưu hóa doanh nghiệp đó chính là thuê nhân sự bên ngoài. Đây là một hình thức linh hoạt, năng suất tốt và tiết kiệm chi phí. Thông thường, nhóm nhân sự ngoài đa phần đều là những người có tham vọng, chuyên môn cao và tập trung vào kết quả nhiều hơn. Thêm nữa, việc thuê nhân sự ngoài có thể giúp doanh nghiệp bỏ qua  và tiết kiệm được các khoản liên quan như các nguồn cung cấp tiện ích, thiết bị văn phòng, thuê văn phòng cỡ lớn, chính sách, quyền lợi nhân viên,… mà hiệu quả vẫn tốt.

Thế nhưng, nếu muốn sử dụng nhân lực ngoài, đòi hỏi doanh nghiệp cần có được sự chuẩn bị kỹ càng để có thể trao đổi và làm việc cùng họ nhằm tạo ra kết quả một cách tốt nhất. Lúc này, các công cụ quản lý dự án, các buổi họp trực tuyến và những công cụ truy cập từ xa cùng các phần mềm quản lý thời gian hứa hẹn là trợ thủ đắc lực.

Tối ưu chi phí doanh nghiệp bằng cách  thuê nhân sự Outsource

2.3 Liên kết với các doanh nghiệp khác

Trong bối cảnh cạnh tranh đang diễn ra mạnh mẽ cùng với tình hình kinh tế suy thoái thì các doanh nghiệp, đặc biệt là nhóm doanh nghiệp nhỏ, thường khó có thể đứng vững nếu chỉ hoạt động riêng lẻ. Chính vì vậy, nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô vừa và nhỏ thì hoàn toàn có thể cân nhắc tới việc liên kết với các doanh nghiệp khác nhằm tối ưu hóa chi phí.

Doanh nghiệp có thể triển khai giải pháp này bằng cách tìm kiếm các đối tác cung cấp sản phẩm và dịch vụ hỗ trợ cho sản phẩm của mình. Chẳng hạn như nếu công ty bạn cung cấp phần mềm máy tính thì hoàn toàn có thể tìm kiếm và liên kết với các doanh nghiệp về cung cấp phần cứng giúp bổ trợ nhau. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cân nhắc có thể liên kết với các sàn thương mại điện tử để triển khai hình thức bán hàng online  song song với mô hình kinh doanh truyền thống.

Trên thực tế đã có rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phương pháp này thành công từ đó liên kết một mạng lưới để hỗ trợ nhau cùng phát triển. Đặc biệt khi các doanh nghiệp nhỏ và vừa gặp khó khăn khi tồn tại thì đây sẽ là một giải pháp thông minh. Với sự hợp tác này hoàn toàn có thể giúp các bạn mở rộng thị trường, có thêm nhiều khách hàng tiềm năng và mang đến sản phẩm/dịch vụ phù hợp mà không tốn quá nhiều thời gian hay công sức để tìm kiếm và giao dịch.

Tham khảo: Cách quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp dễ dàng và hiệu quả

2.4 Đàm phán lợi ích với các nhà cung cấp

Tiếp đến, nếu muốn tối ưu hóa chi phí thì một doanh nghiệp cần có những người đàm phán giỏi. Nhóm người này hứa hẹn sẽ giúp doanh nghiệp của bạn nhận được một mức giá hợp lý đến từ các nhà cung cấp thông qua việc xây dựng mối quan hệ lâu dài và hợp tác win - win.

Để có thể thực hiện điều này, doanh nghiệp cần tiến hành bàn lại mức lãi suất hàng năm. Đây được xem là một cách hứa hẹn giúp bạn đẩy mức giá xuống thấp nhất có thể cũng như nhận được những điều khoản lợi ích khác.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần thanh toán đúng hạn và có sự trao đổi thẳng thắn với nhà cung cấp để tạo sự thoải mái. Đây cũng chính là yếu tố tiên quyết nếu bạn muốn áp dụng phương pháp này thành công và có thể tiếp tục phát huy khả năng trong những lần tới.

2.5 Tuyển dụng nhân viên chất lượng

Tối ưu chi phí doanh nghiệp bằng cách tuyển dụng nhân viên chất lượng

Việc tối ưu hoá chi phí trong doanh nghiệp cũng có thể đến từ việc tuyển dụng nhân sự chất lượng. Bởi lẽ, một nhân viên chất lượng hứa hẹn có thể mang lại những lợi ích và hiệu quả cho công ty. Trong trường hợp việc sử dụng nhân viên không đáp ứng được yêu cầu về kỹ năng và văn hóa của doanh nghiệp sẽ khiến các bạn phải chịu tốn một khoản tiền vô ích. Do đó, thay vì phải đối mặt với khả năng sa thải nhân viên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tập trung vào việc sử dụng tuyển dụng nhận chất lượng để tạo ra những giá trị vượt trội, tối ưu ngân sách.

Xem thêm:  5 bước xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả cho doanh nghiệp

2.6 Hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm tốt

Xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng được xem là việc làm cần thiết mà các doanh nghiệp cần phải áp dụng để có thể tối ưu hóa chi phí. Đồng thời, việc này còn giúp nâng cao chất lượng của sản phẩm, quản lý chất lượng hoạt động kinh doanh cũng như nâng cao vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Một hệ thống quản lý chất lượng được đánh giá tốt là khi đảm bảo tập hợp đủ các yêu cầu cần thiết để có thể tạo ra các quy tắc, chính sách, quy trình và thủ tục.

Khi phát triển và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng mạnh mẽ thì doanh nghiệp có thể sẽ nhận được một số lợi ích khác như sau:

• Nhất quán trong việc đáp ứng nhu cầu cũng như mong muốn của khách hàng để gia tăng sự hài lòng của họ. Từ đó, giúp thúc đẩy doanh số bán hàng và giảm thiểu chi phí sản xuất lại.
• Thứ hai, đảm bảo tất cả các yêu cầu và quy định pháp lý đều được đáp ứng khi giới thiệu sản phẩm mới hay thực hiện tiếp thị.

2.7 Cân nhắc chuyển đổi mô hình Offline sang Online

Quy mô của văn phòng chính là bộ mặt của doanh nghiệp. Thế nhưng, nếu muốn tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp, giá thuê của một địa điểm lớn chính là thách thức nhất định. Thay vì thuê những văn phòng có quy mô diện tích lớn, tại sao các bạn không chuyển sang văn phòng nhỏ hơn với không gian mở và tối ưu công năng sử dụng. Với thay đổi này sẽ góp phần đáng kể giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa và cải thiện chi phí.

Bên cạnh đó, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ như hiện nay thì tại sao doanh nghiệp không thử chuyển đổi mô hình làm việc offline sang online? Thay vì phải chi trả một khoản tiền lớn hàng tháng cho mặt bằng văn phòng thì giờ đây các bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm được một khoản nhất định.

Trên thực tế, đã có rất nhiều công ty, doanh nghiệp chứng minh sự thành công của họ không gắn liền với một văn phòng có diện tích rộng và ấn tượng, chẳng hạn như Automattic, Buffer, Basecamp và GitHub,... Các công ty này đều sở hữu số lượng nhân viên lên đến hàng trăm người và đều làm việc từ xa. Và tất nhiên, các bạn không thể phủ nhận sự thành công khi mà họ đã đạt được trong suốt những năm qua.

Cân nhắc chuyển đổi mô hình Offline sang Online

2.8 Kiểm soát cụ thể các khoản chi tiêu và bảo hiểm

Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp hàng tháng phải chi trả một khoản tiền lớn cho các loại chi phí như  thanh toán khoản vay chậm, thẻ tín dụng kinh doanh và chính sách bảo hiểm. Vì vậy, nếu muốn tối ưu hóa chi phí doanh nghiệp thì các bạn cần kiểm soát chặt chẽ những khoản chi tiêu tài chính này.

Để thực hiện được phương pháp này, doanh nghiệp hoàn toàn có thể triển khai hệ thống thanh toán trực tuyến và lập những thiết lập cảnh báo. Việc này giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng các hóa đơn lại quá hạn thanh toán. Sau đó, hãy yêu cầu ngân hàng có những tỷ lệ thấp hơn, đặc biệt nếu bạn đã sử dụng trong khoản thời gian dài.

Cụ thể, các bạn có thể ghé đến ngân hàng và hỏi xem liệu họ có những hạng mức dành riêng cho doanh nghiệp hay không. Giải pháp này được đánh giá là bước đi thông minh và phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp nếu định hướng đi theo lộ trình dài hạn.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần xem lại những chính sách bảo hiểm, ví dụ như đối chiếu các bên với nhau và những chính sách gộp (nếu có). Đừng quên tiến hành phân tích chi phí lợi ích để tránh những khoản nợ không cần thiết.

2.9 Cân nhắc các chiến lược Marketing hiệu quả

Cân nhắc các chiến lược Marketing hiệu quả

Một chiến lược marketing phù hợp và hiệu quả sẽ là động lực giúp thúc đẩy lợi nhuận. Nhưng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng các chiến lược có chi phí thấp mà vẫn hứa hẹn mang lại một kết quả tích cực thay vì chạy đua theo những kế hoạch với mức chi phí khổng lồ.

Doanh nghiệp có bắt đầu một chiến lược dài hơi với việc xây dựng một trang blog có nội dung hấp dẫn và chạy quảng cáo miễn phí trên các trang mạng xã hội. Doanh nghiệp cũng hoàn toàn có thể nhờ sự hỗ trợ từ phía khách hàng khi đưa ra những đánh giá, nhận xét trước khi về lại đường link chính.

Và có nhiều cách giúp doanh nghiệp của bạn nhanh chóng nhận được những lời nhận xét, góp ý của khách hàng với mức chi phí dễ chịu hơn, chẳng hạn như:

• Doanh nghiệp chủ động triển khai SEO và quảng cáo nội bộ thay vì sử dụng bên thứ ba
• Xây dựng lòng tin của khách hàng bằng cách thông qua các đánh giá và đề xuất trên trang uy tín như Quora, Reddit…
• Đẩy mạnh các hoạt động truyền thông trên những social phổ biến và tập trung đông đảo nhóm khách hàng mục tiêu như Facebook, Instagram, TikTok, Pinterest, Twitter, Snapchat,…

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng sẽ cần đến các chiến lược marketing để tối ưu hoá lợi nhuận của mình. Tuy nhiên, nếu chỉ tập trung vào các loại quảng cáo trả phí với mức đắt tiền thì đó không phải là sự lựa chọn sáng suốt. Do đó, để tối ưu hóa chi phí thì mọi người cần tối ưu hoá chiến lược với chi phí marketing thấp nhất có thể bằng cách chủ động tìm khách hàng và giúp doanh nghiệp của mình được nhiều người biết đến hơn.

2.10 Tham khảo một số bộ thiết bị đã qua sử dụng

Bạn hoàn toàn có thể giảm chi phí kinh doanh bằng cách nói không với thiết bị mua mới. Tại sao lại không lựa chọn mua đồ nội thất tân trang mà còn được giảm giá?

Việc trang thiết bị văn phòng đã qua sử dụng sẽ có thể giúp bạn tiết kiệm tới 60% chi phí kinh doanh nhưng còn hoạt động tốt như máy in, máy tính, fax,... Chính vì vậy, các bạn hoàn toàn có thể lựa chọn phương án này trong thời buổi kinh tế khó khăn để tối đa hóa lợi nhuận.

Trên đây là bài viết chia sẻ 10 cách tối ưu chi phí doanh nghiệp mà người làm chủ nên biết. Hy vọng bài viết đã mang lại nhiều thông tin hữu ích cho bạn đọc. Chúc các bạn kinh doanh thành công!