8 điều phải nắm rõ để mở quán Cafe THÀNH CÔNG

2. Setup mô hình quán cafe đẹp, tiết kiệm

Để kinh doanh quán cà phê thành công và tạo dựng thương hiệu riêng, chủ cửa hàng cần xác định mô hình kinh doanh, quy mô và đối tượng khách hàng của quán. Việc tạo hình phong cách quán cũng cực kỳ quan trọng. Phong cách có phù hợp không, có thu hút khách không, có gì độc đáo...?

Mô hình kinh doanh quán cà phê khá đa dạng hình thức. Quán cà phê check-in chụp ảnh đang thu hút sự quan tâm và đầu tư của nhiều chủ kinh doanh nhất. Điển hình trong đó, có mô hình quán cà phê sân vườn, quán cà phê làm việc, cà phê sách, cà phê giải khát, cà phê take away (mang đi), mô hình cà phê cóc (cà phê bình dân), mô hình cà phê theo chủ đề, mô hình chuỗi cà phê thương hiệu... Hãy cân nhắc xu hướng của thị trường và kế hoạch để chọn mô hình quán cà phê phù hợp với định hướng phát triển kinh doanh.

Setup mô hình quán cafe đẹp, tiết kiệm

Quy mô kinh doanh càng lớn thì nguồn vốn mở đầu tư càng nhiều. Bạn cần tính toán tùy vào khả năng tài chính và định hướng kinh doanh, cập nhật xu hướng thị hiếu cho phù hợp. Không nên đầu tư vượt quá khả năng tài chính vì thời gian đầu, quán cà phê phải đối mặt với rủi ro thua lỗ khá lớn.

Quán cà phê xây dựng theo phong cách khác nhau sẽ thu hút nhóm đối tượng khách hàng phù hợp khác nhau. Chủ quán cần hiểu rõ nhu cầu, sở thích và xu hướng thị hiếu của đối tượng khách hàng mà quán nhắm tới để xây dựng phong cách và thực đơn phù hợp nhất. Phong cách thiết kế quán cà phê ngày nay khá đa dạng. Nhiều người chọn mô hình kinh doanh đang là xu hướng dẫn đầu thị trường như cà phê chụp ảnh, hiện đại, check in, cổ điển, sân vườn...

Dù là phong cách nào thì chi phí mỗi mô hình sẽ dao động ít nhiều khác nhau.

Bán cà phê online:

+ Vốn đầu Tư: từ 500.000 VNĐ đến 1.000.000 VNĐ.    
+ Mô Hình: Bán trên các kênh mạng xã hội và ứng dụng giao đồ ăn, nước uống.

+ Đặc điểm: Vốn đầu tư thấp, làm tại nhà, thời gian linh hoạt.

Mô hình xe đẩy cà phê:

+ Vốn đầu tư: từ 5.000.000 VNĐ - 15.000.000 VNĐ.    
+ Đặc điểm: Chi phí khá thấp, biên độ lợi nhuận cao, không tốn chi phí vận hành.

Mô hình Kiot hoặc quán nhỏ

+ Vốn đầu tư: từ 50.000.000 VNĐ - 300.000.000 VNĐ     
+ Đặc điểm: chi phí thuê mặt bằng khá rẻ, khả năng thu hồi vốn cao, phù hợp các quán cà phê cóc, cà phê bình dân...

Mô hình quán vừa và nhỏ

+ Vốn đầu tư: 300.000.000 VNĐ - 600.000.000 VNĐ

+ Đặc điểm: Chi phí đầu tư vừa, độ nhận diện thương hiệu cao, trải nghiệm khách hàng tốt, bán quanh năm.

Tùy vào quy mô quán cà phê và đặc điểm địa phương nơi mở quán mà giá mặt bằng sẽ khác nhau.

Chi phí thuê mặt bằng ở khu vực trung tâm giá thuê có thể dao động từ 100.000.000 VNĐ - 150.000.000 VNĐ/tháng. Các vùng lân cận khu trung tâm khoảng 70.000.000 VNĐ - 80.000.000 VNĐ/tháng.

Đọc thêm: Hướng dẫn lập kế hoạch kinh doanh quán Cafe chi tiết nhất

3. 8 bước lập kế hoạch kinh doanh quán cafe cực thu hút khách

3.1 Chọn địa điểm mở quán, thiết kế không gian quán cafe

Trước khi chọn địa điểm mở quán, chúng ta cần xác định mô hình và định hướng của quán sẽ đi concept nào? Đối tượng khách hàng chính của quán, thiết kế không gian ra sao.    
Nếu bạn có dự định mở quán cà phê lớn và đầu tư nhiều thì nên chọn địa điểm thật cân nhắc. Thông thường, quán cà phê sân vườn cần chọn địa điểm có không gian thoáng, không ở các đường lớn để tránh khói bụi và tiếng ồn… Phong cách thiết kế chủ đạo là cây cảnh, có thể bố trí hồ cá cảnh, không gian thoáng mát, bán ghế đơn giản, nhiều cây xanh…

Còn mô hình quán cà phê dành cho các bạn trẻ thì khá đa dạng phong cách từ hiện đại, cổ điển, trẻ trung, theo xu hướng, đến vintage, hoài cổ…Tùy vào những điều trên mà bạn nên chọn địa điểm phù hợp. Nhìn chung thì nên chọn nơi xe cộ hay qua lại, dễ đi vào quán, gần các khu dân cư…

3.2 Chuẩn bị nguyên vật liệu, dụng cụ pha chế, phục vụ

Để mở quán cà phê thì cần mua sắm các thiết bị, vật dụng pha chế, bàn ghế, đồ trang trí... Mọi người có thể liệt kê trong danh sách rồi mua theo nhóm cho tiện lợi, ví dụ:

• Nhóm Đồ gỗ, Quầy pha chế, hàng inox...
• Nhóm wifi, camera an ninh, máy hút mùi, loa nghe nhạc, máy tính, quầy thu ngân
• Nhóm Máy móc – Thiết bị: dụng cụ pha chế, máy pha cà phê, máy xay sinh tố, máy ép trái cây, máy xay cà phê hạt, máy lọc nước, lò vi sóng...
• Dụng cụ pha chế đồ: Ca, bình nước, bình lắc, dụng cụ đánh bọt, que khuấy, que đánh đường, rây lọc bình đong cà phê…

Chuẩn bị nguyên vật liệu, dụng cụ pha chế, phục vụ

• Nhóm vật dụng phục vụ: Ly, cốc, chén, đĩa, thìa; Khay bưng đồ; Giá treo; Khăn lau, Giấy ăn; Menu; Túi đường nhỏ, quạt... 
• Nhóm Dụng cụ vệ sinh quán: Máy hút bụi, Máy khử mùi, thùng rác, chổi, cây lau nhà…
• Nhóm vật dụng nội thất: Tủ trưng bày; bàn ghế, tủ lạnh, đèn led, đèn tạo hiệu ứng; biển hiệu; Lọ hoa kệ sách, tranh ảnh, đồng hồ...
• Nhóm Vật dụng cho nhân viên: Tạp dề, đồng phục...
• Nhóm phần mềm quản lý quán: Két đựng tiền; quầy thu ngây, máy bán hàng, máy order, máy quẹt thẻ…

3.3 Xây dựng đội ngũ nhân viên

Khi mở quán cà phê thì hầu như chúng ta đều phải thuê nhân viên để vận hành. Chi phí nhân sự mà chủ kinh doanh có thể bỏ ra sẽ tương ứng với số lượng người làm việc và quy mô của quán. Nếu quán của bạn vừa và nhỏ, bạn có thể tự học pha chế và quản lý quán để tiết kiệm chi phí. Nếu quy mô lớn hay nhượng quyền thương hiệu, bạn có thể thuê đội ngũ nhân viên phục vụ, nhân viên pha chế để đáp ứng nhu cầu khách hàng. Khi đó, bạn là người điều hành quán và quản lý.    
Việc đào tạo nhân viên phục vụ cực kỳ quan trọng. Nhân viên khi đến bàn cho khách hàng gọi món phải biết tư vấn, linh hoạt, tác phong chuyên nghiệp và vui vẻ. Khi vào quán, tiếp xúc đầu tiên có thể là bảo vệ hoặc nhân viên, với thái độ niềm nở thì khách hàng sẽ hài lòng hơn và quay lại quán thường xuyên.

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp sẽ góp phần tạo không gian quán cà phê niềm nở, luôn đón chào khách hàng hơn.

Các nhân viên phục vụ, thu ngân và nhân viên pha chế phối hợp ăn ý sẽ tăng hiệu quả công việc và phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. Điều quan trọng để tạo động lực cho nhân viên làm việc là thái độ chủ quán thân thiện, trả lương xứng đáng cho nhân viên. Thời gian làm việc chia ca, đổi ca dễ dàng và có thời gian nghỉ. Chủ quán nên cho nhân viên đăng ký lịch nghỉ nếu có việc bận.

3.4 Xây dựng quy trình quản lý hiệu quả

Quán cà phê dù có quy mô nhỏ hay lớn cũng cần xây dựng quy trình vận hành và quản lý. Từ quy trình nhập hàng về, quản lý kho, xuất hàng, cách chăm sóc khách hàng, quản lý nhân viên hay giám sát, kiểm kê, bán hàng… đều phải rõ ràng các bước và hợp lý.    
Thực hiện các quy trình một cách khoa học, rõ ràng sẽ tăng hiệu quả kinh doanh của quán. Nếu quán cà phê nào vận hành lộn xộn, không có thứ tự trước sau, làm việc không có kế hoạch thì sẽ rất mất thời gian và công sức quản lý.

3.5 Xây dựng thương hiệu cho quán cafe

Khi xây dựng quán cà phê thì người ta luôn có câu chuyện thương hiệu nhất định để phát triển lâu dài, tạo vị trí trên thị trường và giúp nhận diện quán tốt hơn.

Tuy nhiên, cần cả đội ngũ và hệ thống để xây dựng logo, tên quán, thiết kế không gian, menu, bao bì, tem nhãn nếu có…

Ngòi ra, cửa hàng cũng cần xây dựng các kênh truyền thông mạng xã hội Facebook Fanpage, Instagram, TikTok, Youtube… để quảng cáo. Trong thời gian đầu, quán có thể phát tờ rơi, dán banner khuyến mãi ở khu vực xung quanh để thu hút khách hàng đến. Có thể áp dụng các chương trình khuyến mãi để tăng sự hấp dẫn của quán. Truyền thông tốt, chất lượng nước tuyệt vời, không gian thoáng mát, nhân viên phục vụ nhiệt tình thì hiệu quả sẽ gấp đôi.

Mua sắm thêm các trang thiết bị nội thất để trang trí cho quán cà phê cũng là điểm cộng.     
Bạn có thể mua loa để phát nhạc, mua điều hòa nếu quán có bố trí phòng kín để hội họp, làm việc, mua các loại lọ hoa, kệ sách, vật dụng trang trí…

3.6 Tuyển dụng nhân viên

Như đã đề cập ở trên, hiệu quả kinh doanh quán cà phê có tốt hay không còn phụ thuộc rất nhiều vào thái độ của nhân viên tại quán. Nhân viên luôn tạo ấn tượng dễ chịu, nhiệt tình, vui vẻ, luôn đáp ứng nhu cầu khách hàng thì khách mới hài lòng. Không chỉ nhân viên phục vụ mà nhân viên pha chế cũng cần có kĩ năng, bằng cấp pha chế. Để tuyển được nhân viên chất lượng, bạn cần kết hợp đăng tin tuyển dụng và phỏng vấn trực tiếp. Chương trình đào tạo phù hợp và đưa ra các tiêu chuẩn để sàng lọc ứng viên, chế độ đãi ngộ phù hợp.

Tuyển dụng nhân viên quán cà phê

Nếu quán lớn và bạn cần thuê nhân viên bảo vệ dắt xe thì cần tìm những người khỏe mạnh,  nhiệt tình, trung thực và thân thiện với khách hàng.

3.7 Chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục mở quán cà phê

Sau khi chuẩn bị các bước trên xong, bạn cần có giấy phép kinh doanh để mở quán cà phê. Bên cạnh đó, cũng có thể cần thêm giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm.    
Người trực tiếp pha chế phải được trang bị đầy đủ kiến thức an toàn thực phẩm.

Hồ sơ và thủ tục đăng ký kinh doanh quán cà phê được chia thành 2 trường hợp: doanh nghiệp, hộ kinh doanh.

• Mã ngành đăng ký kinh doanh quán cà phê cho mô hình hộ kinh doanh: Dịch vụ quán cà phê, ăn uống.
• Mã ngành đăng ký cho doanh nghiệp:
  • Mã ngành 5610: Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động;
  • Mã ngành 5630: Dịch vụ phục vụ đồ uống;
  • Mã ngành 5629: Dịch vụ ăn uống khác.

3.8 Các hoạt động marketing cho quán cafe

Hoạt động marketing sẽ giúp quán cà phê của bạn tiếp cận được đối tượng khách hàng, thu hút sự chú ý của nhiều người, tăng độ phủ sóng trên thị trường. Ngày nay việc cạnh tranh cực kỳ gay gắt, quán cà phê mọc lên như nấm.

Kế hoạch đầu tư chiến dịch marketing cần chuẩn bị kỹ và có lộ trình rõ ràng. Xây dựng thương hiệu, câu chuyện, sản phẩm như thế nào cho phù hợp với quán cà phê của bạn. Quảng cáo trên fanpage Facebook, phát tờ rơi, dán ở các ngã tư, băng rôn quảng cáo gần đèn đỏ...

Quan trọng nhất vẫn là cung cấp dịch vụ chất lượng tốt nhất cho khách hàng khi ghé thăm quán.

4. Thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh quán cafe cập nhật 2023

Thủ tục mở quán cà phê yêu cầu các giấy tờ pháp luật hiện hành quy định. Bạn cần chuẩn bị các thủ tục như:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh quán cà phê.
• Giấy chứng nhận an toàn vệ sinh an toàn.
• Các loại thuế phải nộp theo quy định.

Đọc ngay: Top 10 phần mềm bán hàng cafe tốt nhất

5. Một số kinh nghiệm xương máu khi bắt đầu mở quán cafe

• Kinh nghiệm trang trí quán cà phê: Khi thiết kế, trang trí quán cà phê, bạn cần  sắp xếp vị trí, chức năng của  từng khu vực. Chọn màu sắc chủ đạo, bố trí ánh sáng và nội thất phù hợp. Lắp đặt bảng hiệu và bố trí đồ vật trang trí.

Nếu chưa có kinh nghiệm, bạn có thể thuê dịch vụ thiết kế quán, trang trí cà phê trọn gói. Giá thuê dao động khoảng 6.000.000 VNĐ - .000.000 VNĐ/m2. Trong quá trình thiết kế, bạn có thể trao đổi mong muốn và ý tưởng của mình với bên thiết kế.    
Kinh nghiệm xây dựng thực đơn đồ uống cho quán cà phê: Hầu hết các quán cà phê đều cung cấp đa dạng các loại đồ uống.

Ví dụ: cà phê truyền thống bao gồm cà phê rang xay, cà phê đen pha phin, cà phê sữa, cà phê dừa, cà phê muối, cà phê kem bơ, cà phê trứng, Latte, Cà phê Espresso, Cappuccino... Ngoài ra có các loại nước khác dành cho người đi quán cà phê nhưng không uống cà phê: nước ép, sinh tố, trà trái cây, sữa chua hoa quả, nước suối, nước ngọt...    
Nếu quán cà phê của bạn có dịch vụ ăn uống thì có thể bán thêm bánh ngọt, đồ ăn vặt, xúc xích, phô mai que, chân gà, khoai tây chiên... Cửa hàng nên thiết kế thêm menu lớn đặt trước cửa hoặc tại quầy pha chế để khách dễ nhìn. Bên cạnh đó, mỗi bàn nên có 1 cuốn menu nhỏ để khách tiện gọi đồ uống.

Kinh nghiệm xương máu khi bắt đầu mở quán cafe

• Kinh nghiệm tìm địa chỉ cung cấp nguồn cà phê uy tín:

Địa điểm và không gian quán cà phê là yếu tố quan trọng cần cân nhắc kỹ lưỡng. Tuy nhiên, nếu quán đẹp, vị trí đắc địa nhưng chất lượng không ngon thì cũng không thể giữ chân khách hàng. Để pha được những lý nước, ly cà phê ngon đáp ứng nhu cầu mọi người, cửa hàng nên tìm đơn vị, cơ sở cung cấp cà phê thơm ngon thượng hạng, uy tín, chất lượng. Bạn có thể yêu cầu cơ sở cung cấp gửi mẫu cà phê để dùng thử xem có phù hợp không. Hoặc bạn đi khảo sát một số địa chỉ cung cấp sỉ cà phê và thương lượng giá phù hợp để chọn làm nhà cung cấp.

6. 3 điều cần lưu ý khi mở quán cafe

Lưu ý khi mở quán cà phê mà nhất định bạn không được bỏ qua.

• Một là bản kế hoạch kinh doanh quán cà phê. Kế hoạch sẽ vẽ ra quá trình xây dựng và định hướng của "đứa con tinh thần" mà bạn ấp ủ tạo nên trong tương lai. Kế hoạch xây dựng quán cà phê có sức chứa bao nhiêu, diện tích quán, menu đồ uống, giá bán dự định , thuê số lượng nhân viên, trang trí, mua sắm thiết bị...

Kế hoạch cần đặt ra chỉ tiêu doanh số mong muốn theo tháng, kế hoạch kinh doanh, khuyến mãi theo chương trình, dự trù kinh phí...  Kế hoạch kinh doanh có thể chỉ là lý thuyết, nhưng nếu không viết ra thì chúng ta không xác định được cần làm gì tiếp theo. Tìm kiếm nguồn hàng thế nào, cần mua sắm các loại thiết bị gì, ghi chú lại những công việc quan trọng cần làm trước.

3 điều cần lưu ý khi mở quán cafe

• Thứ hai là thuê nhân viên. Đối với quán cà phê mới mở thì không cần quá nhiều nhân viên. Bạn chỉ cần tuyển 1 nhân viên pha chế, 2 -3 nhân viên phục vụ, 1 nhân viên thu ngân và bạn sẽ là người quản lý để tiết kiệm chi phí.

Đối với nhân viên phục vụ: Yêu cầu thân thiện, nhanh nhẹn, nhiệt tình, tác phong chuyên nghiệp để khách hàng được tư vấn và gọi món.

Đối với nhân viên pha chế: Yêu cầu có bằng pha chế hoặc được đào tạo bài bản, có vị giác tốt.    
Nhân viên thu ngân: Nhanh nhẹn, trung thực, có trách nhiệm trong công việc.

• Lưu ý thứ ba là quy trình quản lý của quán cà phê. Tất cả mọi người đều có vai trò quan trọng và trách nhiệm làm việc rõ ràng. Cần có quy tắc làm việc, sự thống nhất giữa các bộ phận để tạo sự phối hợp nhịp nhàng, tránh bị trùng hoặc bỏ sót việc cần làm. Đối với một quán cà phê thì sẽ có quy trình Nhập hàng-> Quản lý kho -> Kiểm kê hàng hóa -> Chăm sóc khách hàng -> Quản lý nhân viên -> Bán hàng -> Phục vụ khách hàng

7. Rủi ro gặp phải khi mở quán cafe của người mới bắt đầu

• Khó khăn khi xây dựng thương hiệu:

Kinh doanh quán cà phê là lĩnh vực cạnh tranh gay gắt vì số lượng quán mở ra trên thị trường ngày càng tăng. Rủi ro lớn nhất của nhiều người khi mở quán là không tạo ra giá trị thương hiệu. Khách hàng không ấn tượng và không nghĩ đến quán của bạn khi họ muốn đi cà phê.    
Hãy chăm chú từng khâu một từ phong cách, chất lượng đồ uống, dịch vụ cung cấp, trải nghiệm khách hàng... một cách chu đáo, tỉ mỉ để nhận được sự tin tưởng từ khách hàng. Chỉ cần bạn làm tốt từng khâu một, quán sẽ trở thành sự lựa chọn hàng đầu của khách hàng. Tuy nhiên, bạn cần xây dựng trong thời gian dài mới giúp  tạo thương hiệu riêng.

• Rủi ro về vấn đề tài chính:

Giai đoạn đầu khi khai trương quán cà phê chưa bao giờ là dễ dàng. Nhiều cửa hàng không làm tốt khâu quảng cáo, chất lượng kém nên dẫn đến không có khách, gồng gánh không nổi 2,3 tháng đã phá sản.     
Họ lên kế hoạch và sử dụng vốn để mở quán cà phê theo cảm tính, không hợp lý dế dẫn đến hụt vốn. Quá trình vận hành không có kế hoạch, không thống nhất dẫn đến lộn xộn...

Hầu như giai đoạn đầu hoạt động quán cà phê thì lượng khách chưa ổn định, có thể chưa có doanh thu và nhiều người phải bù lỗ. Rủi ro tài chính là rủi ro đau đầu nhất nên các chủ kinh doanh cần chuẩn bị vốn dự phòng để duy trì cho đến khi quán hoạt động ổn định và phát triển.

• Xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu là rủi ro dễ khiến quán cà phê thất bại. Việc này ảnh hưởng đến là địa điểm thuê mặt bằng, không gian quán, menu, giá cả… không đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng.
• Vấn đề về nguồn nguyên liệu sẽ ảnh hưởng đến chất lượng và trải nghiệm của khách hàng khi thưởng thức nước tại quán. Nếu quán có không gian đẹp, dịch vụ tốt nhưng đồ uống không ngon thì khách sẽ không muốn quay lại.

Một số quán vì muốn cắt giảm chi phí mà tìm đến đơn vị bán nguyên liệu kém chất lượng với giá rẻ dẫn đến chất lượng đồ uống giảm. Khách hàng cũng vì thế mà bỏ đi. Nếu bạn đã bán cà phê, hãy bán cà phê có tâm, để nhận lại sự ủng hộ từ khách hàng. Họ sẽ truyền miệng và đến quán của bạn càng nhiều, thì lợi nhuận mà bạn nhận được càng lớn.

Trên đây là bài viết chia sẻ 8 điều phải nắm rõ để mở quán Cafe THÀNH CÔNG. Hy vọng những kiến thức mà Nhanh.vn cung cấp sẽ giúp ích cho mọi người. Chúc các bạn kinh doanh thành công. Cảm ơn các bạn đã đọc!