TIN TỨC
Danh mục
Bài viết mới nhất

5 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất năm 2024

2024-01-01

Kiểm kê hàng tồn kho là một trong những công việc quan trọng trong kinh doanh bởi nó giúp doanh nghiệp kiểm soát được chính xác số lượng hàng hóa và theo dõi được hiệu quả kinh doanh. Hãy cùng với Nhanh.vn giới thiệu 5 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất ở bài viết dưới đây nhé! 

5 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất năm 2024

1. Những sai lầm thường gặp trong kiểm kê hàng tồn kho

Những sai lầm thường gặp khi kiểm kê hàng tồn kho đó là:

Không chuẩn bị không gian kho hàng

Đây là một trong những sai lầm phổ biến của tất cả các kho hàng. Việc chuẩn bị không gian kho hàng là rất quan trọng, bởi vì hàng hóa được sắp xếp một cách khoa học thì kiểm kê hàng tồn kho cũng sẽ dễ dàng hơn. Để chuẩn bị tốt cho việc kiểm kê hàng tồn kho, bạn nên trả lời một số câu hỏi sau: 

  • Sản phẩm có giá chính xác không?
  • Các giá đỡ và kệ hàng đã được sắp xếp ngăn nắp chưa?
  • Các sản phẩm có dễ dàng kiểm kê và dễ lấy hay không?
  • Có sản phẩm nào bị khuất tầm nhìn không? 

Một dấu hiệu khác của việc không chuẩn bị không gian kho hàng đó là không có bản đồ mặt sàn hoặc nhà kho có thể hiện các khu vực sẽ thực hiện kiểm kê và thứ tự kiểm kho. Mặc dù nghe có vẻ đơn giản nhưng nếu không chuẩn bị kỹ thì sẽ tốn rất nhiều thời gian để kiểm kê kho hàng.

Những sai lầm thường gặp trong kiểm kê hàng tồn kho

Những sai lầm thường gặp trong kiểm kê hàng tồn kho

Không chuẩn bị nhân sự kiểm kê kho

Một sai lầm cũng hay gặp phải đó là nhân sự kiểm kê kho không được đào tạo kỹ càng, thiếu sự chuyên nghiệp. Thì việc kiểm hàng của bạn sẽ không được chính xác, dễ gây nhầm lẫn trong việc thống kê số lượng sản phẩm.

Ngoài ra, các doanh thường gặp phải một số sai lầm đó là người quản lý cùng kiểm kê với nhân viên và cho rằng việc này sẽ khiến công việc kiểm kê hàng tồn kho nhanh và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, người quản lý cửa hàng chỉ nên giám sát quá trình kiểm kê kho, đảm bảo nhân viên thực hiện đúng quy trình kiểm kê hàng tồn kho.

Không chuẩn bị cho việc tiêu hủy hàng tồn kho

Đối với những nhà bán lẻ thì thường xuyên có những sản phẩm hết hạn sử dụng, cần thực hiện tiêu hủy hàng tồn kho. Thì bạn cần thiết lập chính xác một ngày tiêu hủy bỏ rõ ràng cho việc di chuyển hàng tồn kho. Ngoài ra, bất kỳ tài liệu nào liên quan đến việc chuyển giao hoặc vận chuyển hàng tồn kho nên được giữ kín, giải quyết trước khi kiểm kê hàng tồn kho và sẵn sàng cho quá trình đối chiếu sau đó.

Không lập tức giải quyết lỗi trong quá trình kiểm kê

Các lỗi dù nhỏ hay lớn hoặc được bắt nguồn từ người kiểm kê, sản phẩm hoặc phương pháp kiểm kê, đều phải được giải quyết ngay lập tức trước khi đưa ra kết quả cuối cùng của quá trình kiểm kê. Bất kỳ sự khác biệt nào trong báo cáo kiểm kê so với thực tế đều có khả năng gây tổn thất tới hàng trăm triệu đồng nếu như không được xử lý kịp thời.

Đọc ngay: Khám phá 8 kỹ thuật quản lý hàng tồn kho chi tiết, hiệu quả nhất

2. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả là như thế nào?

2.1 Chuẩn bị trước khi kiểm kê hàng tồn kho

  • Thông báo cho các bộ phận liên quan như sản xuất, kinh doanh, kho vận... về lịch trình kiểm kê để họ phối hợp và chuẩn bị tốt nhất. Thông báo với nhà cung cấp, đối tác và khách hàng về việc kiểm kê kho để tránh ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa. Nếu cần thiết, có thể tạm dừng nhập hàng mới vào kho trong thời gian kiểm kê để hạn chế sai sót. Đảm bảo các bộ phận liên quan nắm rõ mục đích, phạm vi và quy trình kiểm kê
  • Phân công nhân sự tham gia kiểm kê, thông thường bao gồm thủ kho, kế toán và nhân viên kho. Chỉ định người phụ trách từng khu vực kiểm kê và đảm bảo họ có đầy đủ kiến thức về sản phẩm và quy trình kiểm kê. Chuẩn bị đầy đủ dụng cụ cần thiết cho việc kiểm kê như máy quét mã vạch, máy tính cầm tay, phiếu kiểm kê, bút… 
  • Xác định rõ mục tiêu, phạm vi và thời gian kiểm kê. Lập danh sách hàng hóa cần kiểm kê, bao gồm tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lượng theo sổ sách và vị trí lưu trữ. Chia nhỏ khu vực kiểm kê thành các khu vực nhỏ hơn để dễ dàng quản lý và theo dõi. Lập lịch trình kiểm kê cụ thể cho từng khu vực và nhân viên.
Chuẩn bị trước khi kiểm kê hàng tồn kho

2.2 Các bước quy trình kiểm kê hàng tồn trong kho hiệu quả

Bước 1: Lập bảng kê hàng tồn kho theo danh sách đầy đủ các đầu mục, sắp xếp theo thứ tự khu vực đã phân chia trên phần mềm quản lý. Mẫu kiểm kê tồn kho hàng hóa bao gồm đầy đủ các mục chi tiết từ tên hàng, số lượng hàng hóa tại báo cáo, ghi chú, số lượng hàng thực tế các sản phẩm còn lại...

Bước 2: Bắt đầu thực hiện kiểm kê tại kho và ghi chép rõ ràng vào mẫu đã sẵn có. Có hai người làm kiểm kê song song và ghi số liệu độc lập ở hai biên bản để đối chiếu tăng giảm, sự chính xác

Bước 3: Sau khi hoàn thành việc kiểm kê và so sánh kết quả giữa hai người về số lượng hàng hóa trong kho, nếu phát hiện chênh lệch, chúng ta cần tiến hành đếm lại để đảm bảo số liệu chính xác nhất.

Bước 4: Khi xác định được số lượng hàng hóa thực tế trong kho, chúng ta sẽ so sánh với các số liệu trong báo cáo tương ứng. Nếu có sự chênh lệch, thủ kho và kế toán sẽ phải điều tra và giải trình kỹ lưỡng.

Bước 5: Sau khi giải trình sự chênh lệch, bộ phận kế toán sẽ điều chỉnh số liệu để phản ánh đúng số lượng hàng hóa thực tế đã kiểm tra.

Bước 6: Tiếp theo, chúng ta sẽ lập và hoàn tất biên bản kiểm kê hàng tồn kho, sau đó yêu cầu các bên liên quan ký xác nhận để đảm bảo tính chính xác và đối chứng đầy đủ nhất.

Bước 7: Đối với các trường hợp có sai sót, ban giám đốc và chủ doanh nghiệp sẽ tiến hành điều tra để tìm hiểu rõ nguyên nhân và đưa ra các biện pháp khắc phục. Thông thường sẽ có các trường hợp như sau:

  • Trường hợp chênh lệch lớn hơn so với số liệu trong báo cáo có thể xuất phát từ việc nhầm lẫn trong quá trình ghi số liệu để tạo báo cáo hoặc có thể do việc quên điền thông tin khi nhập hàng mới vào kho.
  • Trong trường hợp chênh lệch nhỏ hơn so với số liệu báo cáo, chúng ta cần đặc biệt chú ý vì nguyên nhân có thể là do nhân viên quên quét mã vạch, mất mát trong quá trình vận chuyển hàng hoặc, trong một số trường hợp, cần phải xem xét khả năng gian lận hoặc mất cắp hàng hóa.

3. Top 5 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả

Kiểm kê định kỳ

Kiểm kê định kỳ có nghĩa là doanh nghiệp sẽ có kế hoạch kiểm hàng tồn kho theo một khoảng thời gian định kỳ. Cứ tới định kỳ ngày đó thì sẽ tiến hành kiểm hàng hóa trong kho, ví dụ như kiểm hàng theo tháng, quý, nửa năm một lần, cuối kỳ...

Đối với hình thức này thì nhiều doanh nghiệp thường áp dụng với số lượng hàng hóa lớn, có giá trị thấp hoặc trung bình và đa dạng các mặt hàng trong kho. Ưu điểm của hình thức kiểm kê định kỳ này là sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên hạn chế của hình thức này là doanh nghiệp sẽ khó nắm bắt được tình hình hàng hóa nên như lâu mới kiểm hàng tồn kho một lần. Từ đó rất dễ xảy ra tình trạng hàng tồn kho nhiều mà chưa được xử lý kịp thời, sai sót số liệu thực tế và sổ sách, thất thoát hàng hóa...

Công thức tính giá trị hàng hóa được xuất trong kỳ (kiểm kê định kỳ):

Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ –Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ

Với phương pháp kiểm kê định kỳ thì thường sẽ không đặt ra yêu cầu trong xác định các danh mục số liệu hàng hóa mà giá trị còn lại mới là điều doanh nghiệp cần quan tâm.

Kiểm kê định kỳ

Kiểm kê định kỳ

Kiểm kê ngẫu nhiên

Kiểm kê ngẫu nhiên là một phương pháp kiểm tra số lượng và tình trạng của các mặt hàng một cách ngẫu nhiên. Trong kiểm kê hàng tồn kho thì kiểm kê ngẫu nhiên được sử dụng để đảm bảo rằng sự kiểm tra được kiểm tra một cách công bằng và chính xác. Điều này đồng thời giảm thiểu sự can thiệp và gian lận từ các bên liên quan.

Thay vì kiểm kê kho hàng một cách định kỳ, kiểm kê ngẫu nhiên sẽ lựa chọn được một số lượng nhỏ các mặt hàng để kiểm tra một cách ngẫu nhiên. Khi thực hiện kiểm kê ngẫu nhiên, các mặt hàng sẽ được chọn ngẫu nhiên và không được tiết lộ trước cho bất kỳ ai. Việc này giúp đảm bảo tính công bằng và minh bạch của quá trình kiểm kê.

Kiểm kê theo quy trình

Kiểm kê theo quy trình là một phương pháp kiểm kê được thực hiện theo một quy trình cụ thể, được đảm bảo sự chính xác một cách tuyệt đối. Kiểm kê theo quy trình gồm các bước như sau: 

  • Chuẩn bị: Xác định mục đích, phạm vi và các tài liệu có liên quan đến kiểm kê cũng như phân bổ thời gian và nguồn lực cho việc kiểm kê. 
  • Lập danh sách: Lập danh sách các mặt hàng hoặc tài sản cần kiểm kê và cập nhật các thông tin có liên quan đến sản phẩm như tên, số lượng, giá trị, vị trí, trạng thái và các thông tin khác. 
  • Thực hiện kiểm kê: Thực hiện kiểm kê các mặt hàng hoặc tài sản theo phương pháp đã chọn, bao gồm kiểm tra tình trạng, số lượng, định giá và các thông tin khác. 
  • Xác nhận kết quả: Xác nhận kết quả của quá trình kiểm kê, bao gồm việc so sánh số liệu kiểm kê với số liệu trong hệ thống quản lý. Từ đó sẽ có biện pháp khắc phục khi có các sai sót. 
  • Lập báo cáo: Lập báo cáo kết quả kiểm kê hàng tồn kho, bao gồm các thông tin về số lượng, giá trị, tình trạng sản phẩm. 
  • Đưa ra giải pháp: Đưa ra các giải pháp để khắc phục các sai sót và khuyết điểm, cải thiện quy trình kiểm kê hàng tồn kho đồng thời tăng cường kiểm soát hàng hóa.

Kiểm kê theo quy trình

Kiểm kê theo quy trình

Kiểm kê theo nhóm

Kiểm kê theo nhóm là một phương pháp kiểm kê được thực hiện bằng cách chia hàng hóa thành các nhóm và kiểm tra các nhóm này một cách đồng thời. Thay vì kiểm kê từng tài sản hoặc hàng hóa một cách độc lập thì kiểm kê theo nhóm sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian cũng như chi phí cho quá trình kiểm kê.

Các bước thực hiện kiểm kê theo nhóm như sau:

  • Xác định các nhóm: Chia sản phẩm thành các nhóm tương đương dựa trên đặc tính chung của sản phẩm. Ví dụ như kích thước, màu sắc, vị trí, giá trị, trạng thái và chủng loại.
  • Lập danh sách: Lập danh sách các nhóm sản phẩm được phân vào từng nhóm, cũng như các thông tin có liên quan khác. 
  • Thực hiện kiểm kê: Thực hiện kiểm kê theo từng nhóm một cách đồng thời. Các nhóm được kiểm tra theo một quy trình kiểm kê đã được thiết lập trước đó. 
  • Xác nhận kết quả: Xác nhận kết quả của quá trình kiểm kê, bao gồm việc so sánh số liệu kiểm kê với các số liệu có sẵn trong hệ thống quản lý. 
  • Lập báo cáo: Lập báo cáo kết quả kiểm kê hàng tồn kho, bao gồm các thông tin về số lượng, giá trị, tình trạng sản phẩm. 
  • Đưa ra giải pháp: Đưa ra các giải pháp để khắc phục các sai sót và khuyết điểm, cải thiện quy trình kiểm kê hàng tồn kho đồng thời tăng cường kiểm soát hàng hóa.

Phần mềm quản lý tồn kho hiệu quả

Đồng bộ - Kết nối đa kênh

dùng thử miễn phí

Kiểm kê bằng công nghệ

Kiểm kê bằng công nghệ là một phương pháp kiểm kê được thực hiện bằng các công nghệ hiện đại như các phần mềm kiểm kê hàng tồn kho bằng các thiết bị di động, máy tính. Phương pháp này giúp tăng tính chính xác, nhanh chóng và hiệu quả của quá trình kiểm kê.

Kiểm kê bằng công nghệ

Kiểm kê bằng công nghệ

Các công nghệ thường được sử dụng trong việc kiểm kê hàng tồn kho bao gồm: 

  • Hệ thống quản lý tài sản (AMS): Đây là một phần mềm được sử dụng để quản lý tài sản của một tổ chức. Hệ thống AMS giúp theo dõi, kiểm tra và cập nhật thông tin về các tài sản của tổ chức, từ đó giúp tăng chính xác và tốc độ của quá trình kiểm kê. 
  • Thiết bị di động: Thiết bị di động như máy quét mã vạch để nhận biết hàng hóa, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.   
    Kỹ thuật quét mã vạch và nhận dạng bằng RFID: Các công nghệ này giúp tăng tốc độ và độ chính xác của quá trình kiểm kê bằng cách tự động nhận dạng và ghi nhớ các tài sản hoặc hàng hóa.

Kiểm kê hàng tồn kho bằng công nghệ giúp giảm thiểu thời gian và chi phí cho quá trình kiểm kê, tăng độ chính xác và giảm thiểu sai sót. Tuy nhiên, việc triển khai và sử dụng các công nghệ này cần được quản lý và đảm bảo tính bảo mật của thông tin. Và việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng được coi là biện pháp an toàn và đảm bảo tính bảo mật nhất.

Xem ngay: Hàng tồn kho là gì? Cách quản lý hàng tồn kho tiện lợi 2024

4. Top 3 phần mềm kiểm kê hàng tồn kho chất lượng

Phần mềm kiểm kê hàng tồn kho - Nhanh.vn

Nhanh.vn là một phần mềm quản lý kho hàng đa năng với tính năng kiểm kê hàng tồn kho chính xác và nhanh chóng. Phần mềm này cung cấp các tính năng quản lý hàng hóa, theo dõi đơn hàng, quản lý vận chuyển và nhiều tính năng khác như: 

  • Quản lý hàng tồn kho và theo dõi định mức hàng tồn kho của mã hàng theo chuỗi cửa hàng
  • Quản lý các yêu cầu nhập hàng, xuất hàng cũng như chuyển đổi kho hàng, phân phối sản phẩm
  • Kiểm kho tự động và báo cáo với nhiều chức năng đa dạng đảm bảo tính chính xác 100%
  • Hỗ trợ barcode, bao quát nghiệp vụ kiểm kê kho hàng một cách tinh tế theo chuỗi cửa hàng
  • Bán chéo giữa các doanh nghiệp mà người dùng quản lý
  • Quản lý vị trí sản phẩm trong kho
  • Quản lý hàng lỗi, loại bỏ những sản phẩm lỗi trong kho hàng

Phần mềm kiểm kê hàng tồn kho - Nhanh.vn

Phần mềm kiểm kê hàng tồn kho - Nhanh.vn

Sapo

Sapo là một phần mềm quản lý kho hàng đa năng với khả năng kiểm kê hàng tồn kho và quản lý vận chuyển chính xác. Nó cung cấp một loạt các tính năng quản lý kho hàng, tính năng theo dõi đơn hàng và tính năng báo cáo chi tiết.

KiotViet

Kiotviet là một phần mềm quản lý kế toán và quản lý kho hàng đa năng. Phần mềm này cung cấp tính năng kiểm kê hàng tồn kho chính xác và nhanh chóng, tính năng quản lý kho hàng và theo dõi vận chuyển. Nó cũng cung cấp các tính năng quản lý tài chính, lương bổng và nhiều tính năng khác.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.POS chỉ từ 5k/ngày, dùng thử miễn phí tại đây

Dùng thử miễn phí

Sử dụng app hoàn toàn miễn phí:

 nhanhvn-ggplay nhanhvn-appstore

Như vậy ở bài viết này chúng mình đã hướng dẫn 5 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả và chính xác nhất. Mong rằng với những thông tin ở trên có thể giúp bạn dễ dàng hơn trong việc kiểm kê hàng tồn kho. Chúc các bạn kinh doanh thành công!

social
5/5 (1 vote)

Nhanh.vn - Phần mềm bán hàng đa kênh

Tốt nhất, được sử dụng nhiều nhất
Hơn 100.000 cửa hàng đã tin dùng
Dùng thử miễn phí

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17/07/2019. Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Tầng 3, Số 70 Lữ Gia, Phường 15, Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh

Tài khoản ngân hàng:

22823456666 - TPBank

Ngân hàng thương mại cổ phần Tiên Phong

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Tài liệu cho developer

API Documentation

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Điều khoản và chính sách và chính sách sử dụng các dịch vụ phần mềm