5 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất năm 2024

3. Top 5 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả

Kiểm kê định kỳ

Kiểm kê định kỳ có nghĩa là doanh nghiệp sẽ có kế hoạch kiểm hàng tồn kho theo một khoảng thời gian định kỳ. Cứ tới định kỳ ngày đó thì sẽ tiến hành kiểm hàng hóa trong kho, ví dụ như kiểm hàng theo tháng, quý, nửa năm một lần, cuối kỳ...

Đối với hình thức này thì nhiều doanh nghiệp thường áp dụng với số lượng hàng hóa lớn, có giá trị thấp hoặc trung bình và đa dạng các mặt hàng trong kho. Ưu điểm của hình thức kiểm kê định kỳ này là sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên hạn chế của hình thức này là doanh nghiệp sẽ khó nắm bắt được tình hình hàng hóa nên như lâu mới kiểm hàng tồn kho một lần. Từ đó rất dễ xảy ra tình trạng hàng tồn kho nhiều mà chưa được xử lý kịp thời, sai sót số liệu thực tế và sổ sách, thất thoát hàng hóa...

Công thức tính giá trị hàng hóa được xuất trong kỳ (kiểm kê định kỳ):

Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ –Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ

Với phương pháp kiểm kê định kỳ thì thường sẽ không đặt ra yêu cầu trong xác định các danh mục số liệu hàng hóa mà giá trị còn lại mới là điều doanh nghiệp cần quan tâm.

Kiểm kê định kỳ

Kiểm kê ngẫu nhiên

Kiểm kê ngẫu nhiên là một phương pháp kiểm tra số lượng và tình trạng của các mặt hàng một cách ngẫu nhiên. Trong kiểm kê hàng tồn kho thì kiểm kê ngẫu nhiên được sử dụng để đảm bảo rằng sự kiểm tra được kiểm tra một cách công bằng và chính xác. Điều này đồng thời giảm thiểu sự can thiệp và gian lận từ các bên liên quan.

Thay vì kiểm kê kho hàng một cách định kỳ, kiểm kê ngẫu nhiên sẽ lựa chọn được một số lượng nhỏ các mặt hàng để kiểm tra một cách ngẫu nhiên. Khi thực hiện kiểm kê ngẫu nhiên, các mặt hàng sẽ được chọn ngẫu nhiên và không được tiết lộ trước cho bất kỳ ai. Việc này giúp đảm bảo tính công bằng và minh bạch của quá trình kiểm kê.

Kiểm kê theo quy trình

Kiểm kê theo quy trình là một phương pháp kiểm kê được thực hiện theo một quy trình cụ thể, được đảm bảo sự chính xác một cách tuyệt đối. Kiểm kê theo quy trình gồm các bước như sau: 

• Chuẩn bị: Xác định mục đích, phạm vi và các tài liệu có liên quan đến kiểm kê cũng như phân bổ thời gian và nguồn lực cho việc kiểm kê. 
• Lập danh sách: Lập danh sách các mặt hàng hoặc tài sản cần kiểm kê và cập nhật các thông tin có liên quan đến sản phẩm như tên, số lượng, giá trị, vị trí, trạng thái và các thông tin khác. 
• Thực hiện kiểm kê: Thực hiện kiểm kê các mặt hàng hoặc tài sản theo phương pháp đã chọn, bao gồm kiểm tra tình trạng, số lượng, định giá và các thông tin khác. 
• Xác nhận kết quả: Xác nhận kết quả của quá trình kiểm kê, bao gồm việc so sánh số liệu kiểm kê với số liệu trong hệ thống quản lý. Từ đó sẽ có biện pháp khắc phục khi có các sai sót. 
• Lập báo cáo: Lập báo cáo kết quả kiểm kê hàng tồn kho, bao gồm các thông tin về số lượng, giá trị, tình trạng sản phẩm. 
• Đưa ra giải pháp: Đưa ra các giải pháp để khắc phục các sai sót và khuyết điểm, cải thiện quy trình kiểm kê hàng tồn kho đồng thời tăng cường kiểm soát hàng hóa.

Kiểm kê theo quy trình

Kiểm kê theo nhóm

Kiểm kê theo nhóm là một phương pháp kiểm kê được thực hiện bằng cách chia hàng hóa thành các nhóm và kiểm tra các nhóm này một cách đồng thời. Thay vì kiểm kê từng tài sản hoặc hàng hóa một cách độc lập thì kiểm kê theo nhóm sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian cũng như chi phí cho quá trình kiểm kê.

Các bước thực hiện kiểm kê theo nhóm như sau:

• Xác định các nhóm: Chia sản phẩm thành các nhóm tương đương dựa trên đặc tính chung của sản phẩm. Ví dụ như kích thước, màu sắc, vị trí, giá trị, trạng thái và chủng loại.
• Lập danh sách: Lập danh sách các nhóm sản phẩm được phân vào từng nhóm, cũng như các thông tin có liên quan khác. 
• Thực hiện kiểm kê: Thực hiện kiểm kê theo từng nhóm một cách đồng thời. Các nhóm được kiểm tra theo một quy trình kiểm kê đã được thiết lập trước đó. 
• Xác nhận kết quả: Xác nhận kết quả của quá trình kiểm kê, bao gồm việc so sánh số liệu kiểm kê với các số liệu có sẵn trong hệ thống quản lý. 
• Lập báo cáo: Lập báo cáo kết quả kiểm kê hàng tồn kho, bao gồm các thông tin về số lượng, giá trị, tình trạng sản phẩm. 
• Đưa ra giải pháp: Đưa ra các giải pháp để khắc phục các sai sót và khuyết điểm, cải thiện quy trình kiểm kê hàng tồn kho đồng thời tăng cường kiểm soát hàng hóa.

Phần mềm quản lý tồn kho hiệu quả

Đồng bộ - Kết nối đa kênh

Kiểm kê bằng công nghệ

Kiểm kê bằng công nghệ là một phương pháp kiểm kê được thực hiện bằng các công nghệ hiện đại như các phần mềm kiểm kê hàng tồn kho bằng các thiết bị di động, máy tính. Phương pháp này giúp tăng tính chính xác, nhanh chóng và hiệu quả của quá trình kiểm kê.

Kiểm kê bằng công nghệ

Các công nghệ thường được sử dụng trong việc kiểm kê hàng tồn kho bao gồm: 

• Hệ thống quản lý tài sản (AMS): Đây là một phần mềm được sử dụng để quản lý tài sản của một tổ chức. Hệ thống AMS giúp theo dõi, kiểm tra và cập nhật thông tin về các tài sản của tổ chức, từ đó giúp tăng chính xác và tốc độ của quá trình kiểm kê. 
• Thiết bị di động: Thiết bị di động như máy quét mã vạch để nhận biết hàng hóa, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.   
  Kỹ thuật quét mã vạch và nhận dạng bằng RFID: Các công nghệ này giúp tăng tốc độ và độ chính xác của quá trình kiểm kê bằng cách tự động nhận dạng và ghi nhớ các tài sản hoặc hàng hóa.

Kiểm kê hàng tồn kho bằng công nghệ giúp giảm thiểu thời gian và chi phí cho quá trình kiểm kê, tăng độ chính xác và giảm thiểu sai sót. Tuy nhiên, việc triển khai và sử dụng các công nghệ này cần được quản lý và đảm bảo tính bảo mật của thông tin. Và việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng được coi là biện pháp an toàn và đảm bảo tính bảo mật nhất.

Xem ngay: Hàng tồn kho là gì? Cách quản lý hàng tồn kho tiện lợi 2024