5 chức năng của phần mềm bán hàng cần phải có, nếu thiếu thì đừng chọn mua

Với nhiều các tính năng ưu việt và tiện lợi, phần mềm quản lý bán hàng đã và đang được rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ lựa chọn để tăng hiệu quả việc quản lý các hoạt động bán hàng. Thế nhưng hiện nay, giữa hàng trăm các loại phần mềm quản lý bán hàng khác nhau trên thị trường, liệu bạn đã biết nên chọn phần mềm quản lý bán hàng với những chức năng và đặc điểm nào chưa? 

Cùng Nhanh.vn tìm hiểu lợi ích và chức năng cần phải có của một phần mềm bán hàng chuyên nghiệp trong bài viết dưới đây nhé!

Phần mềm quản lý bán hàng là gì? Thì khái niệm, định nghĩa trả lời cho câu hỏi đó chính là hệ thống công cụ giúp các nhà bán hàng ghi chép chi tiết và quản lý hoạt động bán hàng một cách năng suất hiệu quả hơn. Phần mềm giúp thu thập và ghi lại các mô hình dữ liệu bán hàng một cách nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí, giảm thiểu khối lượng công việc cho nhân viên và giảm thiểu các sai sót có thể xảy ra trong quá trình nhập liệu và theo dõi bán hàng. 

Thông qua dữ liệu được tổng hợp và phân tích từ phần mềm, các nhà quản lý cũng có thể nắm được tốt hơn tổng quan hoạt động bán hàng, từ đó lên kế hoạch kinh doanh phù hợp tránh lãng phí thời gian, tiền bạc và nguồn nhân lực, đồng thời kịp thời nắm bắt các cơ hội để thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả.

Bởi vậy, lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng chính là một giải pháp hiệu quả để vận hành doanh nghiệp một cách bài bản và hiệu quả hơn. Mỗi doanh nghiệp dù là bất kỳ quy mô nào cũng đều nên tìm một phần mềm phù hợp và sử dụng bổ sung để quản lý hoạt động bán hàng của mình.

Với nhiều lợi ích như vậy, phần mềm quản lý bán hàng dần trở thành một công cụ thiết yếu để các nhà bán hàng trong thời đại 4.0 có thể tối ưu hoạt động kinh doanh. Để quản lý hiệu quả hoạt động bán hàng, các nhà bán hàng cần chọn phần mềm có đầy đủ các tính năng dưới đây:

2.1 Quản lý sản phẩm

• Quản lý toàn diện tất cả các sản phẩm mà bạn đang kinh doanh, có thể phân loại các sản phẩm theo mã sản phẩm, tên mặt hàng, số lượng, danh mục, thương hiệu hay các thuộc tính như màu hay kích cỡ sản phẩm. 
• Quản lý được thời gian lưu kho của sản phẩm, phân loại các mặt hàng bán chạy và các mặt hàng bán chậm và quản lý việc. 
• Quản lý và kiểm tra việc giảm giá và khuyến mại liên quan cho từng mặt hàng.

2.2 Quản lý hoạt động bán hàng

• Hỗ trợ xuất phiếu bán hàng theo mẫu sẵn có đối với cả hình thức bán sỉ và bán lẻ.
• Theo dõi số lượng và thông tin khách hàng, cũng như thu chi và công nợ với từng khách hàng.
• Theo dõi cụ thể tổng số lượng bán ra cùng lợi nhuận thu được.
• Kết nối được với các thiết bị tại cửa hàng như máy in, đầu đọc mã vạch, két tiền…
• Xuất báo cáo tài chính, doanh thu theo từng tiêu chí như nhân viên, mặt hàng, chi nhánh…

Quản lý hoạt động bán hàng

2.3 Quản lý kho hàng

• Nhập, xuất kho theo mẫu phiếu in sẵn
• Báo cáo tồn kho theo từng khoảng thời gian, từng cửa hàng/chi nhánh, dễ dàng cài đặt và theo dõi định mức tồn kho, thông báo kịp thời nhập hoặc xuất hàng ngay khi số lượng hàng vượt quá hoặc thấp hơn định mức
• Kiểm kho dễ dàng theo sản phẩm, danh mục hoặc toàn bộ kho.
• Quản lý hàng hỏng, lỗi, mất mát

Xem thêm: Top 6 phần mềm quản lý bán hàng giá rẻ, dùng tốt

2.4 Quản lý khách hàng

• Tổng hợp đầy đủ thông tin của khách hàng, phân nhóm khách hàng theo nhiều tiêu chí, phân cấp khách hàng theo tổng chi tiêu tích lũy trong từng kì. Từ đó, người bán có thể nhận biết khách hàng mới hay cũ, từ đó có chương trình tri ân và chăm sóc khách hàng cho hợp lý.
• Hỗ trợ chăm sóc khách hàng tiềm năng hiệu quả thông qua việc lưu trữ lịch sử mua hàng, lịch sử chăm sóc khách như việc nhắn tin, gọi điện, email…
• Quản lý lịch chăm sóc khách hàng sinh động với việc lên lịch liên hệ hỏi thăm khách hàng, nhắc khách hàng mua lại hay thông báo các chương trình khuyến mại…

2.5 Quản lý nhân viên

• Quản trị thông tin nhân viên, không giới hạn số người sử dụng, hỗ trợ phân quyền theo từng nhóm nhân viên
• Báo cáo tính doanh số, hoa hồng nhân viên thu ngân, bán hàng, chăm sóc khách hàng, kỹ thuật
• Có chức năng đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên theo các tiêu chí, nhiệm vụ cụ thể
• Kiểm soát và ghi chép các hoạt động nhân viên truy cập vào phần mềm, kiểm soát sửa giá bán và chiết khấu.

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý bán hàng cũng nên được tích hợp tính năng kế toán. Tính năng kế toán với khả năng cho phép lập phiếu thu chi tiền mặt, dễ dàng quản lý các công nợ, báo nợ có ngân hàng, đồng thời lập báo cáo kết quả kinh doanh, lên bảng cân đối kế toán… sẽ giúp các nhà quản lý theo dõi báo cáo nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.

Ngoài việc một phần mềm nên có đầy đủ các chức năng cơ bản trên, một số tiêu chí khác mà nhà bán hàng cũng nên quan tâm khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng đó là:

2.6 Phần mềm có giao diện thân thiện với người dùng và dễ sử dụng

Khi lựa chọn một phần mềm, giao diện của phần mềm cho dù có đẹp đến đâu nhưng nếu bố cục không rõ ràng, cách trình bày quá rối và không khoa học sẽ khiến cho việc sử dụng gặp nhiều khó khăn, tốn thời gian để làm quen với giao diện. Đồng thời, một phần mềm có giao diện thân thiện với người dùng cũng giúp cho việc tập huấn và phổ biến cách sử dụng phần mềm tới các nhân viên dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian hơn, giảm thiểu sai sót khi sử dụng.

2.7 Khả năng bảo mật thông tin cao

Một tiêu chí cũng rất quan trọng khác để đánh giá phần mềm quản lý bán hàng chính là mức độ bảo mật thông tin và dữ liệu. Một phần mềm bán hàng chất lượng và chuyên nghiệp cần phải bảo vệ hiệu quả được tất cả các dữ liệu bán hàng cho tới thông tin khách hàng cũng như nhân viên. Đồng thời, phần mềm cũng cần có chức năng phân quyền theo từng nhóm nhân viên để kiểm soát được quyền truy cập dữ liệu và hoạt động trên phần mềm của từng người sử dụng. Sử dụng phần mềm có khả năng bảo mật cao không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn mà cũng hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra.

Lựa chọn phần mềm có khả năng bảo mật cao giúp doanh nghiệp giảm thiểu các rủi ro có thể gặp phải

Bán hàng chính là hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp, vì vậy, lựa chọn một phần mềm bán hàng hiệu quả và uy tín chính là vấn đề quan trọng mà mọi nhà bán hàng đều cần quan tâm. Khi chọn lựa một phần mềm quản lý bán hàng cho doanh nghiệp của mình, các nhà bán hàng cần xem xét liệu phần mềm đó có cung cấp đủ các tính năng cơ bản kể trên hay không. Bên cạnh đó, cũng cần quan tâm tới giao diện sử dụng và khả năng bảo mật thông tin của phần mềm. Xem xét các tiêu chí này khi chọn lựa phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra được giải pháp tối ưu và phù hợp nhất, từ đó phát triển hoạt động bán hàng một cách hiệu quả hơn.

Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý kho tốt nhất

Thật vậy, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao của các doanh nghiệp cũng như các nhà bán lẻ, hiện nay trên thị trường có rất nhiều bên cung cấp các loại phần mềm quản lý bán hàng với các đặc điểm và tính năng khác nhau. Nếu như bạn còn đang băn khoăn chưa chọn được giải pháp quản lý hoạt động bán hàng hiệu quả cho doanh nghiệp của mình, thì dưới đây là một số phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất và uy tín trên thị trường cho bạn lựa chọn:

3.1 Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn

Phần mềm quản lý bán hàng của Nhanh.vn trong suốt nhiều năm qua đều luôn đứng trong top các phần mềm, ứng dụng chất lượng và được nhiều doanh nghiệp cũng như các nhà bán hàng sử dụng nhất, phù hợp với nhiều hình thức từ đại lý, tạp hóa hay buôn bán vật liệu xây dựng đến đồ dùng mẹ, bé... Một số ưu điểm vượt trội của phần mềm do Nhanh.vn cung cấp có thể kể tới:

• Tiết kiệm chi phí quản lý với mức phí sử dụng chỉ bằng 1/20 lương của một nhân viên quản lý cửa hàng
• Cung cấp đầy đủ mọi chức năng cần thiết từ quản lý sản phẩm, tồn kho, khách hàng, nhân viên, cho tới thu chi, công nợ, khuyến mãi, bảo hành…
• Kết nối dễ dàng với các thiết bị tại cửa hàng như máy in, két tiền tự động…
• Đồng bộ và quản lý dữ liệu về sản phẩm, kho hàng và thông tin khách hàng của tất cả các nền tảng Facebook, Website, các sàn thương mại điện tử như Tiki, Shopee, Lazada, Sendo... trong 1 giao diện.
• Giao diện dễ sử dụng, tăng tính chính xác, giảm thiểu sai sót khi sử dụng.
• Phù hợp với nhiều ngành hàng, dành cho cả nhà bán hàng mới kinh doanh cho tới doanh nghiệp với chuỗi nhiều cửa hàng lớn.

Nhanh.vn với nhiều tính năng vượt trội

Hiện nay, phần mềm đang được trải nghiệm miễn phí 7 ngày cho khách hàng có cơ hội dùng thử, đánh giá phần mềm từ đó đưa ra quyết định dễ dàng hơn.

3.2 Phần mềm quản lý bán hàng POS365

Phần mềm quản lý bán hàng POS365 với nhiều ưu điểm nổi bật cũng đang được sử dụng khá phổ biến ở các cửa hàng tạp hóa, siêu thị… Phần mềm giúp người dùng nhanh chóng quản lý được hoạt động bán hàng thông qua một số tính năng sau đây:

• Cung cấp đầy đủ các tính năng cơ bản của phần mềm quản lý bán hàng như quản lý đơn hàng, tồn kho, sản phẩm, dịch vụ sau bán hàng và xuất báo cáo bán hàng.
• Phần mềm tính tiền phù hợp với nhiều ngành hàng, hỗ trợ kết nối thiết bị bán hàng như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, ngăn kéo đựng tiền,... và tương thích với nhiều thiết bị.
• Dễ dàng quản lý từ xa với phiên bản trên điện thoại.

Tham khảo: Top 15 phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, hiệu quả nhất

3.3 Loyverse

Phần mềm quản lý bán hàng Loyverse là một phần mềm miễn phí và dễ sử dụng cho các cửa hàng bán lẻ, nhà hàng và quán cà phê. Phần mềm này có nhiều tính năng hữu ích như:

Hệ thống POS di động

Bạn có thể biến điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của bạn thành một máy bán hàng, phát hành hóa đơn được in hoặc điện tử, tích hợp nhiều phương thức thanh toán, áp dụng giảm giá và hoàn tiền, quét mã vạch bằng mã vạch.

Quản lý kho

Theo dõi lượng hàng tồn kho theo thời gian thực, nhận thông báo tự động về tình trạng sắp hết hàng, lên kế hoạch mua hàng, xuất danh sách nhà cung cấp, kiểm soát tồn kho, chuyển giao hàng hóa nội bộ giữa các cửa hàng, in nhãn mã vạch.

Phân tích bán hàng

Truy cập báo cáo của bạn từ điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính mọi lúc, mọi nơi, xem doanh thu bán hàng trung bình và lợi nhuận. Theo dõi xu hướng bán hàng và phản ứng kịp thời với các thay đổi, xác định các mặt hàng và danh mục bán chạy nhất, xem toàn bộ lịch sử bán hàng, xuất dữ liệu bán hàng sang bảng tính.

3.4 Phần mềm quản lý bán hàng Suno

Suno là phần mềm quản lý bán hàng cũng khá nổi bật hiện nay. Một số tính năng nổi trội của phần mềm này đó là:

• Kết nối dễ dàng với các thiết bị bán hàng, sử dụng phần mềm cùng lúc trên nhiều thiết bị như máy tính, iphone, ipad hay tablet … giúp linh động vận hành khi cửa hàng đông khách.
• Sử dụng được cả online và offline.
• Tích hợp các tính năng quản lý bán hàng cơ bản như quản lý đơn hàng, tồn kho và khách hàng.
• Đồng bộ dữ liệu hàng hóa và đơn hàng từ website cho tới Facebook.

3.5 Phần mềm quản lý bán hàng Misa

Phần mềm quản lý bán hàng eShop do Misa cung cấp hiện nay cũng được khá nhiều nhà bán hàng đặc biệt là thời trang tin dùng. Một số tính năng đáng chú ý của phần mềm này đó là:

• Dễ dàng triển khai và kết nối với các thiết bị tại cửa hàng, thân thiện với mọi hệ điều hành.
• Phù hợp với đa dạng ngành hàng.
• Hỗ trợ quản lý bán hàng đa kênh trên cùng một phần mềm.
• Quản lý tồn kho hiệu quả và chính xác.

3.6 TrustSales

Phần mềm quản lý bán hàng online TrustSales là một giải pháp hỗ trợ các cá nhân và doanh nghiệp bán hàng trên nhiều kênh khác nhau như Facebook, Website, Sàn TMĐT.

Một số tính năng nổi bật mà phần mềm có:

• Quản lý bình luận, tin nhắn: Tự động thu thập và phân loại các bình luận, tin nhắn từ khách hàng trên các kênh bán hàng. Cho phép gắn tag, ẩn, xóa bình luận, trả lời nhanh khách hàng.
• Quản lý đơn hàng: Tạo và quản lý các đơn hàng từ các kênh bán hàng. Cho phép cập nhật trạng thái, phân quyền, in phiếu, tính tiền, vận chuyển đơn hàng.
• Quản lý kho hàng: Theo dõi số lượng tồn kho, nhập xuất kho, kiểm kê kho. Cho phép cảnh báo khi hết hàng, đề xuất nhập hàng.
• Quản lý nhân viên: Phân công và theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên. Cho phép đánh giá, thưởng phạt nhân viên theo kết quả.
• Quản lý khách hàng: Lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng. Cho phép gửi email marketing, chăm sóc khách hàng, tạo điểm thưởng, ưu đãi cho khách hàng.
• Quản lý báo cáo: Thống kê và báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tỷ lệ chuyển đổi, xu hướng mua sắm của khách hàng. Cho phép biểu diễn dữ liệu bằng biểu đồ, đồ thị.

Đó là 6 phần mềm quản lý bán hàng được sử dụng khá phổ biến hiện nay và phù hợp với nhiều ngành hàng. Tùy thuộc vào nhu cầu, đặc tính riêng biệt của ngành hàng kinh doanh cũng như quy trình kinh doanh của mình, mỗi doanh nghiệp hay đơn vị bán lẻ nên xem xét các tính năng và cân nhắc kỹ lưỡng các ưu điểm, nhược điểm của từng phần mềm để có thể lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất, tránh lãng phí tiền bạc mà vẫn không quản lý hiệu quả.

Trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, để vận hành doanh nghiệp hiệu quả thì việc quản lý tốt hoạt động bán hàng đóng vai trò cốt lõi. Bởi vậy, phần mềm quản lý bán hàng chính là giải pháp hữu hiệu để các nhà bán hàng có thể kiểm soát tất cả hoạt động bán hàng của mình một cách triệt để mà không tốn nhiều thời gian và công sức. Bài viết đã cung cấp các tính năng thiết yếu cũng như gợi ý một số phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả và đã được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Hy vọng rằng, các nhà bán hàng sẽ lựa chọn được một phần mềm quản lý bán hàng phù hợp nhất và kinh doanh ngày càng đạt hiệu quả cao hơn!

Bài viết liên quan: Hướng dẫn chi tiết cách quản lý kho bằng Excel hay nhất