[CẬP NHẬT MỚI] Các trường hợp bắt buộc phải lập hóa đơn

Trong kinh doanh, hóa đơn không chỉ đơn thuần là một mảnh giấy ghi nhận giao dịch mà còn là bằng chứng pháp lý sống còn của doanh nghiệp trước Cơ quan Thuế. Không ít Seller và CEO đã rơi vào cảnh "dở khóc dở cười", thậm chí là đối mặt với án phạt tù chỉ vì chủ quan trong việc lập hóa đơn. Bài viết tôi này sẽ giúp bạn hiểu đúng bản chất của hóa đơn, nắm rõ 4 trường hợp bắt buộc phải lập hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và xác định chính xác thời điểm xuất hóa đơn để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho doanh nghiệp.

1. Hóa đơn là gì?

Hóa đơn được định nghĩa là chứng từ do người bán lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đây là căn cứ để người bán ghi nhận doanh thu tính thuế và người mua ghi nhận chi phí, khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Nếu không có hóa đơn hợp lệ, mọi giao dịch dù có thực tế đến đâu cũng bị coi là ngoài vòng pháp luật về thuế. Căn cứ nguyên văn tại Điều 3, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP hóa đơn được định nghĩa: 

1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Thực tế, nhiều chủ doanh nghiệp chỉ xem hóa đơn là công cụ để "đối phó" với kế toán hoặc khách hàng. Tuy nhiên, hóa đơn lại vô cùng quan trọng đối với hồ sơ thuế. Khi Cơ quan Thuế vào kiểm tra, họ không nhìn vào số lượng đơn hàng bạn chốt được trên livestream hay số điện thoại khách hàng trong phần mềm quản lý đơn hàng. Thứ duy nhất họ xem xét là số lượng và nội dung hóa đơn bạn đã xuất. Chỉ cần hóa đơn sai sót, mọi thứ bạn xây dựng có thể đổ sập trong tích tắc.

Xem thêm: Các loại hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025

2. Các trường hợp bắt buộc phải lập hóa đơn

Đây là nội dung quan trọng nhất mà mọi Seller và quản lý doanh nghiệp cần nằm lòng. Theo quy định mới nhất, có 4 trường hợp bắt buộc phải xuất hóa đơn mà bạn không được tùy hứng, cũng không được chờ đến khi khách hàng yêu cầu mới thực hiện. Việc tuân thủ này là nghĩa vụ mặc định ngay khi giao dịch phát sinh.

Căn cứ nguyên văn tại Khoản 3, Điều 1, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (Sửa đổi, bổ sung Khoản 1 Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) về nguyên tắc lập hóa đơn:

“1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.

Cụ thể, dưới đây là 4 nhóm trường hợp bắt buộc mà bạn cần nắm rõ:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đây là trường hợp phổ biến và cơ bản nhất trong hoạt động kinh doanh. Không cần phân biệt giá trị giao dịch lớn hay nhỏ, chỉ cần phát sinh hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thì người bán có nghĩa vụ lập hóa đơn theo quy định.
  Lưu ý: Trách nhiệm lập hóa đơn thuộc về người bán, không phụ thuộc vào việc người mua có nhận hóa đơn hay không. Trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn, người bán vẫn phải lập hóa đơn bán lẻ (hóa đơn cho người mua không cung cấp thông tin) để ghi nhận doanh thu và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.
• Xuất hàng cho vay, mượn hoặc hoàn trả hàng hóa. Không phát sinh dòng tiền ngay hoặc không thuộc hoạt động bán hàng không đồng nghĩa với việc được miễn lập hóa đơn. Xét về bản chất pháp lý, các giao dịch cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa đều làm phát sinh việc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa giữa các chủ thể. 
• Tiêu dùng nội bộ. Theo quy định hiện hành, chỉ các hoạt động luân chuyển nội bộ nhằm tiếp tục quá trình sản xuất mới không phải lập hóa đơn; mọi hình thức tiêu dùng nội bộ còn lại đều thuộc diện bắt buộc phải xuất hóa đơn.
  Có thể minh họa như sau: Một công ty sản xuất bánh quy, nếu chuyển bánh từ bộ phận nướng sang bộ phận đóng gói thì đây là luân chuyển nội bộ để tiếp tục quy trình sản xuất - trường hợp này không cần xuất hóa đơn. Tuy nhiên, nếu công ty lấy chính những hộp bánh quy đó để làm đồ ăn nhẹ cho nhân viên trong tiệc liên hoan cuối năm, thì đây là tiêu dùng nội bộ và bắt buộc phải xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu tính thuế GTGT (dù doanh thu tính thuế TNCN/TNDN có thể có hướng dẫn riêng tùy thời điểm).
• Khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho biếu tặng, trao đổi, trả thay lương. Nhiều người lầm tưởng "hàng tặng không thu tiền thì cần gì hóa đơn". Đây là quan niệm cực kỳ nguy hiểm. Hàng tặng vẫn là tài sản của doanh nghiệp, có giá trị và có chi phí đầu vào đã được khấu trừ. Để minh bạch trước pháp luật và chứng minh hàng hóa đó không phải là bán lậu, bạn phải lập hóa đơn. Tương tự, việc dùng hàng hóa để trao đổi lấy hàng hóa khác hoặc dùng sản phẩm của công ty trả thay lương cho nhân viên đều được coi là hành vi chuyển giao quyền sở hữu và phải xuất hóa đơn để ghi nhận doanh thu tương ứng.

Việc bỏ sót bất kỳ trường hợp nào trong 4 nhóm trên đều khiến bạn đối mặt với rủi ro bị truy thu thuế và xử phạt hành chính. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có thể bị phạt tiền từ 10 triệu đến 20 triệu đồng cho mỗi hành vi. Nếu số tiền thuế trốn từ hành vi không xuất hóa đơn đạt ngưỡng trên 100 triệu đồng, doanh nghiệp có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 200 Bộ luật Hình sự với án tù lên đến 7 năm.

Khi rơi vào các trường hợp bắt buộc phải lập hóa đơn, việc xuất hóa đơn đúng – đủ – kịp thời là yếu tố quyết định để tránh bị xử phạt. Phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử của Nhanh.vn hỗ trợ bạn:

• Xuất hóa đơn đúng quy định trong mọi tình huống
• Tự động ghi nhận doanh thu, hạn chế quên lập hóa đơn
• Dễ sử dụng, phù hợp cả DN và hộ kinh doanh

3. Thời điểm xuất hóa đơn được xác định như thế nào?

Xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính kịp thời của dữ liệu thuế. Nếu bạn xuất hóa đơn sai thời điểm (xuất sớm hơn hoặc muộn hơn quy định), doanh nghiệp vẫn có thể bị xử phạt hành chính, ngay cả khi bạn đã nộp đủ tiền thuế.

Theo quy định tại Điều 9, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định cụ thể cho từng loại hình giao dịch:

a, Đối với bán hàng và dịch vụ

Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa (Áp dụng cho cả bán tài sản nhà nước, hàng dự trữ quốc gia...).

Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Trường hợp nếu có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Lưu ý đặc biệt: Quy định xuất hóa đơn khi thu tiền trước KHÔNG áp dụng cho trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng của các dịch vụ sau: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng. (Đối với nhóm này, chỉ xuất khi hoàn thành dịch vụ hoặc từng phần).

Nếu giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao/bàn giao đều phải lập hóa đơn tương ứng.

b, Đối với xây dựng, lắp đặt và bất động sản

• Xây dựng, lắp đặt: Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục, khối lượng hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
• Kinh doanh bất động sản (xây nhà để bán, chuyển nhượng, hạ tầng):
  • Nếu chưa chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng: Là ngày thu tiền theo tiến độ hoặc theo hợp đồng.
  • Nếu đã chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng: Áp dụng như thời điểm bán hàng hóa thông thường.

c, Đối với các ngành cung cấp thường xuyên, cần đối soát

Đối với các dịch vụ bán theo kỳ nhất định, số lượng lớn cần đối soát số liệu (như điện, nước, truyền hình, viễn thông, logistics, công nghệ thông tin, bưu chính chuyển phát...):

• Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu.
• Tuy nhiên, chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh (hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước).

d, Các trường hợp đặc thù khác

• Bán lẻ xăng dầu: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán (bắt buộc với mọi trường hợp, kể cả khách không lấy hóa đơn).
• Taxi (có phần mềm tính tiền): Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, gửi thông tin về CQT. Nếu khách lấy hóa đơn thì gửi hóa đơn đầy đủ thông tin cho khách.
• Thu phí không dừng (ETC): Ngày xe qua trạm hoặc lập định kỳ chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh.
• Y tế, Ngân hàng, Chứng khoán, Ví điện tử: Nếu khách hàng không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày hoặc cuối tháng đơn vị lập hóa đơn tổng căn cứ thông tin chi tiết từng giao dịch.
• Siêu thị, nhà hàng, cửa hàng bán lẻ (theo mô hình hệ thống): Nếu khách không lấy hóa đơn điện tử, cuối ngày căn cứ Phiếu tính tiền để lập hóa đơn tổng cho doanh thu trong ngày.

Việc hiểu sai hoặc cố tình làm sai thời điểm xuất hóa đơn là hành vi tiềm ẩn nhiều rủi ro khi thanh tra thuế. Cơ quan Thuế có thể đối soát dữ liệu vận chuyển, dữ liệu dòng tiền trên ngân hàng để phát hiện việc xuất hóa đơn muộn. Mức phạt cho hành vi lập hóa đơn sai thời điểm có thể lên đến 8 triệu đồng cho mỗi hóa đơn.

Đừng xem nhẹ bất kỳ tờ hóa đơn nào, dù là hàng mẫu hay tiêu dùng nội bộ. Hãy nhớ: Khi Cơ quan Thuế vào kiểm tra, họ không nhìn vào sự hào nhoáng của các chiến dịch Marketing hay số lượng đơn hàng chốt được, họ nhìn vào hóa đơn bạn đã xuất. Chỉ cần hiểu đúng, làm đúng và lưu trữ đúng, bạn sẽ tạo ra một lá chắn pháp lý vững chắc cho doanh nghiệp mình.

Bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý thời điểm xuất hóa đơn cho hàng nghìn đơn hàng Online mỗi ngày? Hãy để Nhanh.vn đồng hành cùng bạn trên lộ trình tự động hóa hóa đơn, đảm bảo an toàn pháp lý tuyệt đối cho mọi giao dịch!

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.