Từ A-Z về cách quản lý và mở cửa hàng thiết bị y tế hiệu quả

Nội dung chính [hide]

1. Mở cửa hàng thiết bị y tế cần những điều kiện và thủ tục gì?

Khi kinh doanh trong lĩnh vực trang thiết bị y tế, cần tuân thủ các quy định về an toàn, chất lượng và uy tín.

Các điều kiện kinh doanh trang thiết bị y tế có thể khác nhau tùy thuộc vào loại trang thiết bị. Theo quy định tại Điều 4 của Nghị định 98/2021/NĐ-CP về quản lý trang thiết bị y tế, có 4 loại vật tư y tế như sau:

• Loại A: Trang thiết bị y tế có mức độ rủi ro thấp.
• Loại B: Trang thiết bị y tế có mức độ rủi ro trung bình thấp. Đối với loại này, bạn cần tuân thủ các quy định quản lý và chứng nhận chất lượng.
• Loại C: Trang thiết bị y tế có mức độ rủi ro trung bình cao.
• Loại D: Trang thiết bị y tế có mức độ rủi ro cao. Kinh doanh loại D, bạn phải tuân thủ các quy định quản lý và chứng nhận chất lượng nghiêm ngặt nhất.

Mở cửa hàng thiết bị y tế cần những điều kiện và thủ tục gì?

Điều kiện kinh doanh trang thiết bị y tế loại A: Các doanh nghiệp chỉ cần công bố các tiêu chuẩn áp dụng cho trang thiết bị y tế đó trước khi đưa sản phẩm ra thị trường để thực hiện kinh doanh hợp pháp.

Đối với trang thiết bị y tế loại B, C và D:

+ Loại B, C, D thông thường: Theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 của Điều 40 Nghị định 98/2021/NĐ-CP về quản lý trang thiết bị y tế, khi mở cửa hàng kinh doanh trang thiết bị y tế, cửa hàng cần:

• Tuyển dụng 1 nhân viên kỹ thuật có trình độ cao đẳng chuyên ngành y, dược, kỹ thuật, hóa học, sinh học hoặc cao đẳng kỹ thuật trang thiết bị y tế trở lên. Hoặc nhân viên có trình độ cao đẳng trở lên có chuyên ngành đào tạo về các loại trang thiết bị y tế mà cửa hàng bạn muốn bán.
• Nếu có kho, kho bảo quản cần có đủ diện tích, không gần các nguồn gây ô nhiễm.
• Phương tiện vận chuyển trang thiết bị y tế từ cơ sở mua bán đến nơi giao hàng phải phù hợp với loại trang thiết bị y tế đó.
• Kho bảo quản có chứa: tiêu lệnh, bình cứu hỏa, giải pháp phòng khi có cháy nổ, nhiệt kế, điều hòa, máy hút ẩm, xe và kho lạnh để đảm bảo điều kiện hoạt động.
• Trường hợp không có kho hoặc phương tiện bảo quản, phải có hợp đồng với cơ sở có đủ năng lực để bảo quản và vận chuyển trang thiết bị y tế.

+ Đối với trang thiết bị y tế loại B, C và D chứa chất ma túy và tiền chất, các điều kiện kinh doanh bao gồm (khoản 3 Điều 40 Nghị định 98/2021/NĐ-CP quy định về quản lý trang thiết bị y tế):

• Người phụ trách chuyên môn phải có trình độ đại học chuyên ngành trang thiết bị y tế, y, dược, hóa dược/sinh học.
• Cần có kho bảo quản tuân thủ quy định tại Điều 7 của Nghị định 80/2001/NĐ-CP ngày 05-11-2001 của Chính phủ, kiểm soát hoạt động liên quan ma túy trong nước.
• Phải có hệ thống theo dõi quản lý quá trình xuất/nhập/tồn kho của trang thiết bị y tế chứa chất ma túy và tiền chất.
• Có giấy chứng nhận đạt chất lượng và tiêu chuẩn theo quy định của Bộ Y tế.

Đối với trang thiết bị y tế loại A, quy trình mở cửa hàng cần:

• Cơ sở lưu hành trang thiết bị y tế loại A chỉ được phép lưu hành trên thị trường khi đã nhận được phiếu tiếp nhận hồ sơ công bố tiêu chuẩn từ Sở Y tế theo quy định.
• Cơ sở lưu hành trang thiết bị y tế cần gửi hồ sơ công bố tiêu chuẩn đến Sở Y tế tại địa phương nơi cơ sở lưu hành đặt trụ sở.
• Nếu hồ sơ đáp ứng đủ yêu cầu, Sở Y tế sẽ cấp phiếu tiếp nhận hồ sơ hợp lệ theo mẫu cho cơ sở.
• Sau khi cấp phiếu tiếp nhận hồ sơ, Sở Y tế sẽ công khai thông tin cơ bản về cơ sở lưu hành trang thiết bị y tế trên cổng thông tin điện tử.

Đối với trang thiết bị y tế loại B, C, D, quy trình mở cửa hàng cần:

• Cơ sở lưu hành trang thiết bị y tế B, C và D phải nộp hồ sơ đề nghị cấp số lưu hành tại Bộ Y tế.
• Sau khi nhận hồ sơ hợp lệ, Bộ Y tế sẽ cấp phiếu tiếp nhận hồ sơ theo mẫu cho cơ sở.
• Bộ Y tế tiến hành thẩm định hồ sơ đề nghị cấp số lưu hành trang thiết bị và quyết định cấp hoặc không cấp số lưu hành.

Thời gian thẩm định:

• Trang thiết bị y tế chưa có quy chuẩn kỹ thuật quốc gia: 60 ngày.
• Trang thiết bị y tế có quy chuẩn kỹ thuật quốc gia: 15 ngày.
• Trong trường hợp không cấp số lưu hành, Bộ Y tế sẽ trả lời bằng văn bản và nêu lý do cụ thể.

Xem thêm: Top 12+ phần mềm quản lý trang thiết bị y tế tốt nhất hiện nay

2. Cách quản lý cửa hàng thiết bị y tế hiệu quả

Để quản lý cửa hàng kinh doanh vật tư y tế một cách hiệu quả nhất, bạn cần lên kế hoạch chi tiết:

• Lập kế hoạch thu chi: Phân bổ sử dụng nguồn vốn hợp lý, chi phí mua sắm, dự trù. Ghi chép tất cả nhập/xuất để cuối ngày hoặc cuối tháng quyết toán.
• Quản lý kho, hàng hóa đảm bảo có tổ chức và sắp xếp hợp lý. Tuyển dụng, đào tạo và phân công công việc cho nhân viên.
• Kế hoạch quảng cáo trực tuyến, qua mạng xã hội, KOLs, KOCs, hoặc quảng cáo truyền thống như băng rôn, phướn, báo chí, truyền hình.

Phần mềm quản lý cửa hàng thiết bị y tế hiệu quả

Phần mềm Nhanh.vn có những ưu điểm vượt trội so với các ứng dụng quản lý bán hàng khác:

• Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh tích hợp tất cả các kênh bán chỉ trong một phần mềm giúp quản lý dễ dàng, tiết kiệm thời gian đáng kể.
• Hỗ trợ hình thức thanh toán đa dạng siêu thuận tiện cho khách hàng như chuyển khoản, quét mã QR, MoMo, quẹt thẻ...
• Tính năng nổi trội của Nhanh.POS giúp bạn tự động hóa quy trình vận hành kho hàng. Đồng thời quản lý hiệu suất của nhân viên.
• Phân quyền nhân viên, chủ cửa hàng dễ dàng nắm rõ nhiệm vụ từng nhân viên thông qua tính năng phân quyền chi tiết.

3. Kinh nghiệm kinh doanh mở cửa hàng thiết bị y tế cho người mới bắt đầu

3.1 Trang bị cho bản thân lượng kiến thức cơ bản về y khoa

Để trang bị cho bản thân lượng kiến thức cơ bản về y khoa, bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Đọc sách và tài liệu y khoa, sách hướng dẫn và các tài liệu chuyên ngành.

Trang bị kiến thức y khoa

• Theo dõi các nguồn thông tin y khoa đáng tin cậy từ các trang web, tạp chí y khoa hoặc theo dõi các chuyên gia y khoa trên mạng xã hội.
• Tham gia các khóa học và hội thảo để tiếp cận với kiến thức mới nhất và giao lưu với các chuyên gia y khoa.
• Xem các bài giảng trực tuyến trên các khóa học qua mạng, các giảng viên, tiến sĩ bác sĩ giảng dạy trực tiếp.
• Tìm kiếm hỗ trợ từ người có kinh nghiệm nếu có.

Tham khảo: 8 điều cần biết khi mở cửa hàng dụng cụ y khoa

3.2 Lựa chọn địa điểm phù hợp

Để kinh doanh trang thiết bị y tế, cửa hàng nên mở gần các bệnh viện, phòng khám nha khoa, khu vực đông dân cư. Đây là những đối tượng khách hàng tiềm năng như phòng khám, bệnh nhân, và khách hàng có nhu cầu cao. Việc đặt cửa hàng ở những vị trí này giúp thu hút và quảng bá dễ dàng đến khách hàng.

Giá thành sản phẩm ở bệnh viện và phòng khám thường cao hơn. Khách hàng thường có xu hướng mua trang thiết bị y tế tại cửa hàng bán lẻ.

Tuy nhiên, khi thuê mặt bằng cho cửa hàng, cần lưu ý đến đối thủ cạnh tranh. Trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị y tế, sẽ có nhiều đối thủ cạnh tranh trong cùng thị trấn, phường, xã... Vì vậy, cần xác định phạm vi địa lý và khoảng cách phù hợp để tránh cạnh tranh với cửa hàng đã có thương hiệu lâu đời.

Lựa chọn địa điểm kinh doanh phù hợp

3.3 Nguồn hàng chất lượng

Sức khỏe đang trở thành một mối quan tâm ngày càng lớn trong cuộc sống của mọi người, đặc biệt là sau đại dịch Covid-19. Mọ người dần quan tâm sức khỏe và sẵn sàng chi tiêu mua sắm thực phẩm, thiết bị hỗ trợ tốt cho sức khỏe. Do đó, việc kinh doanh thiết bị y tế chất lượng cao vừa tăng độ uy tín cho cửa hàng, vừa là nơi mà khách hàng dành lòng tin và đến mua.

Khoảng 90% thiết bị y tế tại Việt Nam được nhập khẩu từ Đức, Nhật, Trung Quốc và Mỹ. Có nhiều công ty phân phối thiết bị y tế ở Việt Nam đã xây dựng được uy tín và đảm bảo chất lượng an toàn. Bạn có thể đàm phán, hợp tác với những công ty này để lấy nguồn hàng chất lượng.

Ngoài ra, để đạt được nguồn cung cấp thiết bị y tế chất lượng, bạn cần có kiến thức đầy đủ về dụng cụ y khoa để tìm kiếm những nguồn cung uy tín, đáng tin cậy và có thể hợp tác lâu dài. Ngoài ra, việc khảo sát và tham khảo nhiều cơ sở khác nhau sẽ giúp bạn rút kinh nghiệm và học hỏi thêm.

Hoặc có thể nhập hàng từ đại lý phân phối chính hãng. Trên thị trường vẫn còn nhiều cơ sở kinh doanh thiết bị y tế loại kém chất lượng. Nếu bạn nhập hàng từ những nguồn này và khách hàng sử dụng bị ảnh hưởng, bạn sẽ phải chịu trách nhiệm và bị xử phạt theo quy định pháp luật.

Hiện nay, có nhiều cơ sở nhập khẩu thiết bị y tế nước ngoài do tâm lý một số người Việt tin tưởng độ bền và chất lượng của thương hiệu ngoại. Tuy nhiên, việc nhập khẩu sẽ cần nguồn chi phí lớn và thủ tục hải quan khá phức tạp. Do đó, bạn cần linh hoạt nhập thiết bị y tế tại các đại lý chính hãng thay thế, có chiến lược nhằm giảm thiểu sai sót và rủi ro chi phí trong quá trình kinh doanh.

3.4 Xác định nhóm khách hàng chủ đạo

Cửa hàng trang thiết bị y tế chủ yếu nhắm đến nhóm khách hàng mục tiêu là các bác sĩ, nha khoa. Ngoài ra, cửa hàng cũng có thể cung cấp nguồn hàng cho các đầu mối thiết bị y tế bán lẻ.

Xác định nhóm khách hàng chủ đạo

Khách hàng của cửa hàng có thể mua các dụng cụ và thiết bị liên quan đến lĩnh vực nha khoa như chỉ nha khoa, dụng cụ tự nhổ răng, tẩy trắng răng, các sản phẩm khác. Cửa hàng bán lẻ thường cung cấp sản phẩm với giá sỉ, rẻ hơn so với phòng khám tư nhân hoặc bệnh viện. Khách hàng sẽ so sánh giá và lựa chọn mua tại cửa hàng bạn.

3.5 Cần có các giấy phép kinh doanh và giấy tờ liên quan

Nếu bạn muốn kinh doanh vật tư y tế chỉ cần mở một cửa hàng, thì nên đăng ký hộ kinh doanh cá thể. Thủ tục giấy tờ gồm:

• Giấy đề nghị được cấp phép đăng ký hộ kinh doanh cá thể, giấy phép mở cửa hàng. Trong giấy phép, cần ghi rõ số vốn kinh doanh, tên, địa chỉ, CCCD và số ngày cấp của chủ hộ, ngành nghề kinh doanh, tên cửa hàng và chữ ký xác nhận.
• Bản sao CCCD của chủ cửa hàng, người trực tiếp đứng tên trong bản đăng ký hộ kinh doanh cá thể.
• Hợp đồng thuê cửa hàng (nếu có).
• Các tài liệu khác liên quan: tài liệu chứng minh nguồn gốc xuất xứ vật tư y tế, tài liệu về thông tin cửa hàng,...

Trường hợp muốn mở một hệ thống cửa hàng vật tư y tế lớn hơn, bạn phải đăng ký thành lập công ty theo luật doanh nghiệp:

• Danh sách các cổ đông sở hữu cổ phần hoặc các thành viên góp vốn của công ty kinh doanh trang thiết bị y tế.
• Điều lệ của công ty.
• CCCD hoặc hộ chiếu bản sao có công chứng đối với cá nhân.
• Giấy chứng nhận đăng ký công ty, quyết định thành lập hoặc giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân tương đương, kèm theo CCCD, hộ chiếu của người đại diện doanh nghiệp.
• Giấy đề nghị được cấp giấy phép đăng ký thành lập doanh nghiệp.

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ này sẽ giúp bạn tiến hành đăng ký kinh doanh vật tư y tế một cách hợp pháp và đáng tin cậy.

3.6 Lên chiến lược bán hàng cụ thể

Trang thiết bị y tế thường có giá trị cao và chức năng quan trọng đối với sức khỏe của người sử dụng. Vì vậy, cửa hàng của bạn cần chứng minh tính năng vượt trội của sản phẩm so với đối thủ để thuyết phục khách hàng. Đồng thời, bạn cần xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng để chăm sóc trước - trong - sau khi mua và đảm bảo họ sẽ tin tưởng, quay lại cửa hàng lần sau.

Xác định chiến lược bán hàng

Ngoài ra, việc xây dựng hình ảnh thân thiện, uy tín với khách hàng cũng rất quan trọng để thu hút khách mới lẫn khách cũ. Hoạt động marketing đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển cửa hàng. Vì vậy, bạn phải tính toán các chương trình giảm giá, ưu đãi, xây dựng dữ liệu khách hàng, quà tặng cho khách phù hợp để cạnh tranh, thu hút, phát triển bền vững trên thị trường.

4. Tổng kết

Bài viết trên Nhanh.vn đã chia sẻ cho bạn từ A-Z về cách quản lý và mở cửa hàng thiết bị y tế hiệu quả. Hy vọng qua bài viết, bạn sẽ nắm rõ thủ tục và quy định mở cửa hàng thiết bị y tế. Chúc bạn kinh doanh hiệu quả. Cảm ơn các bạn đã đọc!

Tham khảo: Top 10 phần mềm quản lý bán hàng thuốc tân dược tốt nhất hiện nay