Nếu muốn làm NHÂN VIÊN KHO, bạn nhất định phải đọc bài viết này

Nhân viên kho là một trong những công việc phổ biến hiện nay. Để giúp bạn hiểu rõ về vị trí nhân viên kho hay còn là thủ kho, dưới đây Phần mềm bán hàng đa kênh Nhanh.vn sẽ cập nhật thông tin chi tiết nhất để bạn có thể tham khảo và tìm hiểu thêm. 

Đối với những cửa hàng vừa và nhỏ thường nhân sự tại kho chỉ có 1 người. Ở đây nhân viên này sẽ là người chịu trách nhiệm quản lý và điều hành kho tránh xảy ra những sai lầm đáng tiếc. Bên cạnh đó nhân viên kho cũng là người đảm nhiệm kiểm tra số lượng hàng hóa tồn trong kho để lập báo cáo thống kê trình lên cấp trên. Còn đối với những doanh nghiệp lớn như hệ thống chuỗi, quy mô lớn thì thường có 1 bộ phận kho riêng biệt. Bao gồm người quản lý kho (thủ kho) và nhân viên kho cấp dưới.

Để quản lý kho là một quá trình phức tạp, kết hợp nhiều công việc để tổ chức và duy trì hàng hóa để đảm bảo tính liên tục của hàng hóa.

Khi có sơ đồ vị trí của từng mục sản phẩm trong kho hàng giúp bạn không mất nhiều thời gian trong việc tìm hàng. Với sơ đồ giúp thể hiện vị trí lưu trữ hàng hóa và lối đi lấy hàng. Nhân viên kho cần ghi lại những nhãn dán về từng mã hàng, màu sắc, kích thước và hạn sử dụng cho sản phẩm trong kho. Những nhãn dán này cần được dán lên kệ hàng để việc tìm hàng trở nên đơn giản, nhanh chóng hơn. 

Để tiết kiệm nhân công và thời gian bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Hiện nay phần mềm Nhanh.vn đã có tính năng quản lý vị trí sản phẩm trong kho theo mã vạch. Bạn chỉ cần dùng máy quét mã vạch để tìm ra vị trí sản phẩm ở hàng nào kệ nào. 

Đối với nhân viên kho thì đương nhiên quy trình xuất nhập kho diễn ra thường xuyên và liên tục. Chính vì thế công việc chủ yếu của nhân viên kho là kiểm tra những giấy tờ, chứng từ liên quan đến hàng hóa khi xuất nhập kho. Sau khi đã kiểm tra đủ số lượng bạn cần ghi phiếu nhập hoặc xuất hàng hóa để đối chiếu số lượng sau này, công việc này giúp việc kiểm kê, giám sát hàng hóa định kỳ đơn giản và thuận tiện hơn.

Nhân viên kho cần theo dõi số lượng hàng hóa để đảm bảo đạt mức số lượng hàng tồn kho tối thiểu. Hàng tồn kho tối thiểu là lượng hàng hóa ít nhất cần dự trữ trong kho để đảm bảo đáp ứng các trường hợp phát sinh ngoài dự kiến. Nhân viên kho cần thường xuyên kiểm tra và giám sát số lượng hàng hóa trong kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng tránh không bị xảy ra trường hợp thiếu hàng bán cho khách hàng. Tuy nhiên số lượng tồn tối thiểu này phải đảm bảo không để lại chi phí quá cao. Mỗi loại hàng hóa lại có đặc điểm khác nhau vì vậy nên số lượng hàng tối thiểu cũng khác nhau, luôn phải bảo đảm hàng ổn định tránh xảy ra tình trạng hụt hàng hóa trong kho. Mỗi ngày bạn cần đối chiếu số lượng xuất nhập với số lượng tồn tối thiểu gửi lên cấp trên để kịp thời đưa ra giải pháp kịp thời tránh tình trạng gây thất thoát hàng hóa. 

Để thuận tiện cho việc quản lý, tìm kiếm và kiểm tra hàng hóa dễ dàng lại tiết kiệm thời gian thì cách sắp xếp hàng hóa trong kho là cực kỳ quan trọng, đặc biệt với lượng hàng hóa đa dạng và khổng lồ tại các siêu thị và trung tâm thương mại. Muốn sắp xếp hàng hóa khoa học thì nhân viên kho cần biết rõ về sản phẩm mà mình quản lý để dễ dàng phân loại. Hàng hóa cũng phải được phân loại rõ ràng theo quy tắc chung, như kệ theo màu sắc, đặc điểm, size, chủng loại để tiện lợi khi tìm kiếm và kiểm kê hàng hóa. Hàng hóa sau khi được đưa vào kho cần được phân loại theo đặc điểm để sắp xếp vào từng gian hàng phù hợp. Ngoài ra nhân viên cần thiết kế một khu vực riêng biệt để lưu trữ các loại hàng hóa đặc biệt. Hàng dễ hư hỏng, hàng có hạn sử dụng ngắn, hàng dễ vỡ... Với chú ý đặc biệt để mọi người dễ dàng vận chuyển, tránh đổ vỡ trong quá trình xuất nhập. 

Sắp xếp hàng hóa

Công việc kiểm kê được diễn ra theo định kỳ vào hàng tháng hoặc cũng có thể diễn ra trước khi nhập sản phẩm mới. Việc kiểm kê hàng hóa sẽ bao gồm kiểm tra số lượng hàng tồn, đảm bảo số lượng trùng với số liệu trên phần mềm quản lý, phát hiện những sản phẩm lỗi hết hạn sử dụng. Kiểm kê hàng hóa định kỳ giúp cho doanh nghiệp kiểm soát được số lượng hàng hóa chính xác, phát hiện sớm những trường hợp hàng bị hư hỏng thất thoát để đưa ra biện pháp kịp thời.

Ngoài những công việc chính trên thì nhân viên kho làm thêm những công việc như:

• Đảm bảo không gian kho luôn ở nhiệt độ ổn định để bảo quản sản phẩm tốt nhất
• Đảm bảo quy tắc an toàn phòng cháy chữa cháy và đặc biệt chú ý đến những kệ hàng chứa hàng dễ vỡ, hàng dễ cháy nổ
• Lưu trữ tất cả các loại hóa đơn, chứng từ, sổ sách kho có liên quan để giao quản lý.

Dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn - Quản lý kho tập trung, tiết kiệm, hiệu quả chỉ với 8k/ngày

Bạn cần có kỹ năng sắp xếp hàng hóa nếu như không muốn mất thời gian để tìm hàng hóa. Việc sắp xếp theo trật tự một cách khoa học, phục vụ việc kiểm tra, nhập hàng, xuất hàng dễ dàng cũng nằm trong kỹ năng quan trọng. Nhân viên kho phải có am hiểu về hàng hóa của doanh nghiệp để biết cách vận hành hiệu quả nhất.

Nhân viên kho cần tiếp nhận và kiểm tra đối chiếu tất cả các loại giấy tờ, biên bản giao nhận hàng hóa. Để không mắc phải những sai lầm không đáng có trong quá trình đó thì bạn cần có thời gian để tìm hiểu những thông tin giấy tờ, thành thạo kỹ năng kiểm tra, rà soát thông tin chính xác và nhanh chóng. Bên cạnh đó thì bạn cũng cần nắm vững quy trình lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và tiến hành theo đúng quy trình để đảm bảo không xảy ra sai sót trong khâu quản lý.

Công việc chủ yếu của nhân viên kho là kiểm kho. Chính vì vậy bạn cần có kỹ năng kiểm kho nhanh chóng và chính xác. Kiểm kho hiệu quả không chỉ giúp chủ cửa hàng đánh giá tình hình tiêu thụ hàng hóa chính xác mà còn hỗ trợ lên kế hoạch nhập hàng phù hợp. Sau mỗi lần nhập kho bạn cần ghi lại lịch sử biến động số lượng trong kho. Công việc hay gặp phải những lần sai số không đáng có. Vì vậy bạn có thể quản lý hệ thống thông tin sổ sách kho bằng những phần mềm quản lý. Các phần mềm quản lý kho không chỉ hỗ trợ quản lý hàng hóa đơn giản, dễ dàng hơn mà còn giúp chủ cửa hàng theo dõi tình hình kho hiệu quả hơn rất nhiều.

Kỹ năng kiểm kho

Bộ phận kho thường xuyên phải kết hợp với nhiều bộ phận khác trong công việc chính vì vậy cần có kỹ năng lắng nghe, chủ động đối thoại với đồng nghiệp để tránh xảy ra những xung đột không đáng có. 

Là nhân viên kho không thể tránh khỏi những buổi kiểm tra kho định kỳ. Mỗi kho hàng có đặc điểm riêng với mẫu mã, chủng loại và số lượng với giá thành khác nhau. Để quản lý và sắp xếp những sản phẩm đó không phải là điều dễ dàng nhất là những kho nhiều mặt hàng như các siêu thị lớn. Có rất nhiều trường hợp nhân viên không để ý đến tình trạng hạn sử dụng của hàng hóa dẫn đến gây tổn thất cho công ty. 

Nếu các số lượng của hàng hóa không được cập nhập liên tục rất dễ gây ra tình trạng lưu chuyển hàng hóa sẽ gặp nhiều khó khăn có thể dẫn đến việc thanh lý hàng hóa nếu số lượng hàng tồn kho thực tế vượt quá định mức cho phép. Do đó quy trình kiểm tra, báo cáo phải được đảm bảo tính chính xác, kịp thời và thống nhất giữa các bộ phận. 

Đối với kho hàng thì việc tìm kiếm hàng hóa là việc rất dễ gây khó chịu cho nhân viên. Với khối lượng hàng lớn thì việc tìm hàng qua sổ sách và excel không còn là biện pháp hiệu quả nữa. Hiện nay, rất nhiều các kho hàng của các siêu thị, trung tâm thương mại đã áp dụng quét mã điện tử và đưa sơ đồ vị trí của các kệ hàng lên phần mềm để quản lý.  Khi nhân viên kho muốn tìm sản phẩm nào thì chỉ cần gõ mã sản phẩm lên hệ thống để tìm ra chính xác vị trí đang được lưu trữ và đồng thời cập nhật được số lượng hàng tồn kho ngay lập tức, từ đó tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức tìm kiếm hàng hóa so với truyền thống.

Hiện nay trên thị trường, nhân viên kho có mức lương từ 4 - 8 triệu/tháng tùy theo năng lực và kinh nghiệm làm việc của từng ứng viên. Đối với mức lương này thì công việc nhân viên kho phù hợp với sinh viên mới ra trường.

Tìm hiểu thêm: Phương pháp tính giá hàng tồn kho thông dụng nhất

Với câu hỏi này bạn nên trả lời nêu ra những điểm mạnh và kinh nghiệm của bạn ở vị trí tương đương bổ trợ tốt cho vị trí nhân viên kho. Chẳng hạn bạn đề cập đến một vài tính cách của bản thân như: cẩn thận, tỉ mỉ hay là kỹ năng lắng nghe và giao tiếp với mọi người xung quanh. Đồng thời trong câu trả lời cũng nên bày tỏ niềm đam mê và sự cầu tiến đối với công việc. Các nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cao những ứng viên đã có kinh nghiệm và muốn cống hiến hết mình với công ty.

Các nhà tuyển dụng luôn đánh giá cao những nhân viên đã có kinh nghiệm ở vị trí tương đương để đảm bảo thực hiện công việc được chu toàn hơn. Nếu bạn đã từng làm công việc đó hãy nói hết những kinh nghiệm mà mình đã tích lũy được trong thời gian trước. Còn bạn là người chưa có kinh nghiệm cũng đừng lo lắng hãy cho nhà tuyển dụng thấy bạn là người ham học hỏi và cố gắng hoàn thành công việc.

Kho là tài sản của doanh nghiệp nên làm ở vị trí kho có rất nhiều áp lực vô hình. Đây là một câu hỏi xử lý tình huống khá phổ biến hiện nay, bạn cần xử lý rắc rối, vượt qua áp lực, thử thách hay đưa ra một quyết định khó khăn.

Cách trả lời câu hỏi phỏng vấn này là hãy cho thấy bạn đã từng đối mặt với áp lực, ảnh hưởng của nó đến bạn và công ty của bạn ,đồng thời nêu ra cách bạn cân bằng mọi thứ. Bạn có thể tự mình giải quyết hay nhờ đến sự giúp đỡ của bạn bè, đồng nghiệp. Tuy nhiên dù là theo cách nào thì hãy chứng tỏ bạn không sợ phải đối mặt với bất kỳ áp lực nào cả.

Các lỗi mà nhân viên kho hay gặp phải mà bạn có thể liệt kê ra như thiếu hụt hàng hóa, hỏng hóc vật tư, thất lạc dữ liệu, không nắm bắt số lượng hàng tồn kho và xuất ra… Để câu trả lời của bạn thêm tính chân thực, nếu bạn đã từng mắc lỗi gì trong quá trình làm việc trước đây có thể kể ra ở đây và nêu cách bạn hạn chế tối đa hậu quả mà lỗi đó gây ra cho doanh nghiệp của bạn.

Đọc thêm: Tổng hợp Bộ câu hỏi tình huống cho nhân viên kho

Nếu các hàng hóa không được sắp xếp theo những thuộc tính thì sẽ rất mất thời gian trong việc tìm kiếm và còn chiếm nhiều diện tích trong kho. Bên cạnh việc làm giảm năng suất lao động của nhân viên kho thì việc làm này còn gây tổn thất lớn cho chi phí quản lý của công ty.

Hàng hóa trong kho sắp xếp không logic

Việc duy trì lượng hàng tồn kho trong định mức tối thiểu có vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty. Nếu bạn không thể xác định được định mức tồn kho cần thiết thì sẽ không thể kịp thời thanh lý hàng hóa hoặc đưa ra các chính sách khuyến mãi, giảm giá… để thu hồi vốn và hạn chế rủi ro ở mức thấp nhất có thể.

Nếu số liệu không đầy đủ và đồng nhất với số lượng và mẫu mã trên thực tế thì các nhân viên kho phải kiểm tra, rà soát lại toàn bộ hồ sơ, giấy tờ và các mã hàng từ đầu, vừa mất thời gian lại vừa tăng khối lượng công việc.

Nếu không được kiểm tra thường xuyên thì tình trạng hàng hóa hết hạn sử dụng và hàng hóa cần được bảo trì sẽ không được phát hiện. Tình trạng này gây ra những tổn thất đáng kể cho doanh nghiệp. Không chỉ vậy, việc kiểm kho thường xuyên giúp cho chủ doanh nghiệp cập nhật được hàng hóa để nắm được tình hình kinh doanh và mức độ tiêu thụ để đưa ra quyết định bán đúng đắn.

Trên đây là những chia sẻ của Nhanh.vn về vị trí Nhân viên kho. Hi vọng rằng bài viết sẽ giúp ích được cho bạn. Chúc bạn thành công !

Bài viết liên quan: Làm thế nào để quản lý tồn kho hiệu quả?