Kinh nghiệm tổ chức nghỉ dưỡng cho nhân viên dịp 30/4 - 1/5

Tôi từng rất băn khoăn khi lần đầu tổ chức nghỉ dưỡng cho nhân viên dịp lễ 30/4 – 1/5. Là doanh nghiệp nhỏ, ngân sách có hạn nhưng tôi vẫn muốn tạo dấu ấn gắn kết nội bộ. Qua nhiều lần thử nghiệm, tôi đã rút ra được những kinh nghiệm xương máu để bạn có thể tổ chức hiệu quả, tiết kiệm mà vẫn nhận về sự hài lòng từ tập thể.

1. Kinh nghiệm tổ chức nghỉ dưỡng cho nhân viên dịp 30/4 - 1/5

Tôi hiểu rõ việc tổ chức nghỉ dưỡng cho nhân viên dịp 30/4 - 1/5 không đơn giản là đặt xe, đặt phòng hay lên lịch trình đi chơi. Đó là cả một quá trình lên kế hoạch kỹ lưỡng, cân đối ngân sách, quản lý nhân sự và đặc biệt, phải làm sao để mỗi người trong đội ngũ thật sự cảm thấy được trân trọng và thư giãn.

Trải qua 5 năm tổ chức nghỉ lễ cho nhân viên, có năm thuận lợi, có năm “vỡ trận”, tôi đã rút ra được một số kinh nghiệm thực tế để các chủ shop, nhà bán hàng online hay chủ doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa đều có thể áp dụng ngay, dù ngân sách không quá lớn.

1.1. Xác định mục tiêu và nhân viên tham gia

Một sai lầm phổ biến khi tổ chức nghỉ dưỡng cho nhân viên, đó là chỉ tập trung vào nơi đi, chi phí bao nhiêu, ăn chơi thế nào… mà quên mất điều quan trọng nhất: mục tiêu của chuyến đi là gì và ai thực sự sẽ tham gia. Không xác định rõ hai yếu tố này ngay từ đầu sẽ khiến cả kế hoạch dễ rơi vào tình trạng "chi nhiều nhưng hiệu quả thấp".

Tôi từng trải qua giai đoạn đó. Năm đầu tiên, tôi tổ chức một chuyến nghỉ 2 ngày 1 đêm cho toàn bộ nhân sự mà không khảo sát nhu cầu, không xác định rõ mục đích. Kết quả là có người tham gia vì ngại từ chối, người khác thì đi với tâm lý miễn cưỡng, thậm chí có nhân sự xin nghỉ phép đúng dịp nghỉ dưỡng vì cảm thấy “không liên quan”.

Từ năm thứ hai, tôi thay đổi hoàn toàn cách làm. Trước khi lên kế hoạch chi tiết, tôi luôn bắt đầu bằng việc xác định hai điều: (1) mục tiêu cụ thể của kỳ nghỉ và (2) danh sách nhân sự tham gia. Đây là bước đầu tiên nhưng cũng là bước quan trọng nhất để đảm bảo tính hiệu quả và gắn kết của toàn bộ chuyến đi.

Xác định mục tiêu tổ chức nghỉ dưỡng, đừng chỉ gọi là “đi chơi”

Có ít nhất 3 mục tiêu mà tôi từng áp dụng khi lên kế hoạch nghỉ lễ cho nhân viên, tùy theo giai đoạn phát triển và tình hình thực tế của doanh nghiệp:

• Gắn kết nội bộ: Áp dụng với doanh nghiệp mới, nhân sự còn rời rạc hoặc có nhiều người mới gia nhập.
• Tái tạo năng lượng sau mùa cao điểm: Rất phù hợp với các doanh nghiệp bán lẻ, thương mại điện tử, nơi quý 1 là thời gian tăng trưởng áp lực.
• Tri ân đội ngũ nòng cốt: Thường chọn hình thức nghỉ dưỡng cao cấp hơn, quy mô nhỏ hơn và có yếu tố cá nhân hóa.

Với mỗi mục tiêu khác nhau, cách tổ chức, lựa chọn địa điểm, thông điệp truyền thông nội bộ và hình thức hoạt động cũng hoàn toàn khác nhau. Ví dụ: nếu mục tiêu là “gắn kết nhóm”, tôi sẽ ưu tiên hoạt động team building ngoài trời. Nếu là “tri ân”, tôi chú trọng trải nghiệm dịch vụ tốt và phần quà kèm theo mang dấu ấn cá nhân.

Lập danh sách và phân loại người tham gia, đừng đánh đồng tất cả

Không phải tất cả nhân viên đều có nhu cầu và khả năng tham gia nghỉ dưỡng vào dịp 30/4 - 1/5. Từ góc độ quản lý, tôi thường chia nhóm nhân sự thành 3 nhóm để khảo sát riêng biệt:

• Nhóm chủ lực (quản lý, nhân viên kỳ cựu): Thường ưu tiên tham gia nếu kế hoạch hợp lý.
• Nhóm có gia đình hoặc con nhỏ: Cần cân nhắc thêm về thời gian, địa điểm, điều kiện đi cùng người thân.
• Nhóm nhân sự mới hoặc part-time: Có thể cần thêm động lực hoặc hỗ trợ chi phí.

Tôi luôn tổ chức một đợt khảo sát nội bộ trước ít nhất 30 ngày. Form khảo sát của tôi chỉ gồm 5 câu, nhưng đủ để xác định: ai có nhu cầu đi, có sẵn sàng tham gia chi phí không, mong muốn địa điểm nào, và có vấn đề cá nhân nào cần lưu ý.

Năm 2023, tôi tổ chức một chuyến nghỉ dưỡng cho 22 nhân viên. Qua khảo sát nội bộ, có 3 nhân viên xin phép không tham gia do vướng lịch gia đình. Tôi đã điều chỉnh ngân sách và tách riêng 3 phần quà tri ân gửi tới những người không đi, điều này giúp họ không cảm thấy bị bỏ quên. 100% người tham gia sau chuyến đi đánh giá “hài lòng” hoặc “rất hài lòng” trong khảo sát nội bộ.

Tổ chức nghỉ dưỡng không chỉ là một sự kiện, mà là một công cụ quản trị nhân sự hiệu quả nếu được hoạch định đúng hướng. Xác định rõ mục tiêu chuyến đi và ai sẽ tham gia giúp tối ưu chi phí và đảm bảo mọi thành viên đều cảm thấy mình là một phần của tập thể.

Tôi luôn bắt đầu mọi kế hoạch nghỉ dưỡng bằng một câu hỏi: “Chuyến đi này để làm gì và dành cho ai?”. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng đó chính là chìa khóa để biến một chuyến đi ngắn ngày thành trải nghiệm có giá trị lâu dài trong hành trình xây dựng đội ngũ và văn hóa doanh nghiệp.

1.2. Lựa chọn địa điểm phù hợp

Khi tổ chức nghỉ dưỡng cho nhân viên, tôi luôn xác định rằng địa điểm không cần “đắt” nhưng nhất định phải “đúng”. Chọn sai địa điểm sẽ kéo theo hàng loạt hệ lụy: chi phí đội lên, lịch trình bị động, trải nghiệm nhân viên kém và quan trọng nhất là không đạt được mục tiêu ban đầu của chuyến đi.

Là người đã trực tiếp tổ chức hơn 10 chuyến nghỉ dưỡng cho doanh nghiệp mình, tôi đã thử đủ kiểu: từ đi biển dài ngày, nghỉ dưỡng sinh thái, cho đến các chuyến "getaway" gần thành phố. Mỗi loại hình đều mang lại bài học riêng và tôi rút ra được một số nguyên tắc quan trọng khi lựa chọn điểm đến, đặc biệt là vào dịp cao điểm như 30/4 - 1/5.

Lựa chọn địa điểm dựa trên thời gian và khả năng di chuyển

Tôi từng mắc lỗi lớn trong năm đầu tổ chức là chọn địa điểm quá xa: từ Hà Nội di chuyển tới Cát Bà, phải đi 4 tiếng đường bộ + 1 tiếng phà. Nghe có vẻ hấp dẫn, nhưng thực tế khiến nhân viên mệt mỏi, thời gian nghỉ thực tế chỉ còn chưa đầy 1 ngày.

Từ đó, tôi ưu tiên chọn địa điểm có thời gian di chuyển dưới 3 giờ, tính từ nơi xuất phát đến điểm nghỉ. Với nhóm dưới 30 người, di chuyển bằng xe riêng là tối ưu nhất.

Năm 2023, tôi chọn Flamingo Đại Lải (Vĩnh Phúc), cách Hà Nội ~60km, di chuyển chỉ 1.5 giờ.

• Nhân viên không bị say xe
• Check-in sớm, nhận phòng đúng giờ
• Có thời gian tổ chức team building ngay trong chiều hôm đó

Kết quả là gần 100% nhân sự hài lòng với trải nghiệm, tiết kiệm chi phí thuê xe và lịch trình cũng chủ động hơn.

Ưu tiên địa điểm phù hợp với ngân sách và mục tiêu nghỉ dưỡng

Tùy theo ngân sách mỗi công ty, tôi chia địa điểm nghỉ dưỡng thành 3 nhóm để dễ lựa chọn:

Tôi từng tổ chức ở Mai Châu Ecolodge với mức ngân sách chỉ ~1.100.000đ/người/2 ngày 1 đêm, bao gồm:

• Xe đưa đón riêng
• Ăn 3 bữa
• 1 đêm nghỉ bungalow view đồi
• Chương trình team bonding nhẹ nhàng

Tổng chi phí hợp lý, nhưng giá trị nhận lại rất lớn: tinh thần thoải mái, nhóm nhỏ gắn kết và nhân viên cảm thấy được quan tâm thực sự.

Chọn địa điểm linh hoạt với thời tiết và lịch trình

Vào dịp 30/4 - 1/5, thời tiết có thể nắng nóng hoặc mưa bất chợt. Tôi thường tránh chọn địa điểm phụ thuộc quá nhiều vào hoạt động ngoài trời (ví dụ như trekking, camping), trừ khi có phương án dự phòng trong nhà.

Ngoài ra, cần khảo sát:

• Có khu vực riêng để tổ chức hoạt động nội bộ không?
• Có hỗ trợ hóa đơn VAT, hợp đồng thanh toán không?
• Phòng ốc có đủ tiêu chuẩn nghỉ dưỡng hay chỉ là nhà nghỉ bình dân “gắn mác homestay”?

Một điểm cộng nữa là nếu địa điểm có thể xuất hóa đơn VAT, công ty có thể hạch toán phần chi phí hợp lý vào chi phí phúc lợi nhân viên.

Kinh nghiệm thực tiễn từ phía nhà bán lẻ

Một người bạn tôi, chủ một chuỗi cửa hàng giày tại Hà Nội, từng chia sẻ rằng: “Sau lần đầu tốn gần 40 triệu cho chuyến đi biển mà cả team về còn mệt hơn lúc đi, mình chuyển hẳn sang mô hình nghỉ dưỡng gần. Tính ra tiết kiệm được 35%, mà anh em còn thấy vui hơn vì đỡ mất sức."

Điều tôi rút ra được từ đó là: giá trị nghỉ dưỡng nằm ở trải nghiệm chứ không nằm ở khoảng cách. Đôi khi chỉ cần một buổi tối quây quần ở Tam Đảo hoặc Ba Vì, được nghỉ ngơi, ăn ngon, chơi trò chơi cùng nhau cũng đã là một món quà tinh thần rất đáng giá với nhân sự.

Tôi luôn xem việc lựa chọn địa điểm nghỉ dưỡng như một bài toán chiến lược: phải phù hợp với mục tiêu, nhân sự, ngân sách và năng lực tổ chức của chính doanh nghiệp.

Nếu làm đúng ngay từ bước chọn điểm đến, 70% hành trình còn lại sẽ thuận lợi, nhân viên sẽ ghi nhớ chuyến đi như một trải nghiệm đáng quý, không phải một “nghĩa vụ tập thể”.

1.3. Xây dựng chương trình linh hoạt và đa dạng

Sau khi xác định được mục tiêu và địa điểm tổ chức nghỉ dưỡng, bước tiếp theo mà tôi luôn đầu tư nhiều thời gian chính là xây dựng một chương trình hoạt động vừa linh hoạt vừa đa dạng. Lịch trình nghỉ dưỡng nếu quá dày đặc sẽ khiến nhân viên cảm thấy “đi làm tập thể dưới hình thức mới”, còn nếu quá rời rạc lại khiến chuyến đi trở nên nhàm chán, thiếu kết nối.

Tôi từng phạm sai lầm trong năm đầu khi cố gắng “nhồi” quá nhiều hoạt động từ sáng đến tối: ăn sáng tập trung, di chuyển thăm quan, team building liên tục, tối gala... Kết quả là nhân sự mệt mỏi, mất hứng và không ai còn tâm trí tận hưởng không gian nghỉ dưỡng. Từ năm thứ hai, tôi thiết kế chương trình dựa vào tâm lý thực tế và nhịp sinh hoạt của từng nhóm nhân viên.

Xác định nguyên tắc lập lịch trình: Chặt, Mềm, Chọn lọc

Tôi thường chia lịch trình chuyến nghỉ dưỡng thành 3 khung chính:

Nguyên tắc của tôi là luôn để nhân viên có không gian riêng, không ép buộc tham gia mọi hoạt động. Nhờ vậy, những người hướng nội cũng cảm thấy thoải mái, còn người năng động thì vẫn có sân chơi phù hợp.

Đa dạng hóa hình thức hoạt động theo nhóm đối tượng

Tôi học được rằng không nên áp dụng một format chung cho tất cả. Mỗi công ty, mỗi nhóm nhân sự đều có thói quen, sở thích khác nhau. Do đó, tôi thường thiết kế lịch trình theo 3 nhóm hoạt động chính:

Hoạt động kết nối tập thể

• Ví dụ: Team building trên bãi cỏ, trò chơi vận động, xây tháp giấy, vượt chướng ngại vật.
• Mục tiêu: tăng sự hiểu nhau, phối hợp, gỡ bỏ rào cản giữa các phòng ban.

Hoạt động cá nhân hoặc nhóm nhỏ

• Ví dụ: Giao nhiệm vụ “chụp ảnh sáng tạo trong 1 tiếng”, mini game “góc chill của bạn”, câu lạc bộ sách nhanh.
• Mục tiêu: khơi dậy sáng tạo, giảm áp lực, tạo cảm xúc cá nhân hóa.

Hoạt động thư giãn, phục hồi năng lượng

• Ví dụ: Ngâm chân thảo dược, yoga sáng, lớp thiền 15 phút trước khi ngủ.
• Mục tiêu: giúp nhân viên thực sự nghỉ dưỡng, đặc biệt hiệu quả với nhóm có áp lực công việc cao.

Chia sẻ lịch trình 2 ngày 1 đêm tại Mai Châu Ecolodge

Tổng số người: 26 nhân sự

Mục tiêu: Gắn kết đội ngũ, tăng trải nghiệm tinh thần sau quý 1

Lịch trình:

Ngày 1

07h30: Khởi hành từ Hà Nội

10h00: Check-in nghỉ ngơi

12h00: Ăn trưa tại nhà hàng địa phương

14h00, 16h00: Hoạt động team building tại sân cỏ (chia đội, trò chơi vận động nhẹ)

16h30, 18h00: Tự do bơi, dạo bản làng

19h00: BBQ ngoài trời + đốt lửa trại

21h00: Trò chơi nhóm nhỏ (Rút thăm, chia sẻ vui, nghiêm túc đan xen)

Ngày 2

06h30, 07h00: Yoga buổi sáng (tự chọn tham gia)

07h30, 09h00: Ăn sáng buffet

09h30, 11h30: Trò chơi “Check-list ảnh kỷ niệm” (nhóm nhỏ đi chụp ảnh tại các điểm cố định)

12h00, 13h30: Ăn trưa + trao quà mini cho đội thắng

14h00: Lên xe trở về Hà Nội

Sau chuyến đi này, tôi phát phiếu khảo sát ẩn danh nội bộ. Kết quả:

• 88,4% nhân viên đánh giá chương trình "có cảm giác được thư giãn thực sự"
• 92% nhân viên cảm thấy gắn bó hơn với đồng nghiệp sau hoạt động team
• 100% nhân sự mong muốn duy trì hình thức này cho kỳ nghỉ năm sau

Một số lưu ý quan trọng tôi đã đúc kết

• Không ép buộc tất cả mọi người tham gia 100% thời gian, hãy cho họ lựa chọn
• Đừng chỉ làm vui, hãy lồng ghép giá trị thương hiệu qua khẩu hiệu, trò chơi
• Chuẩn bị kỹ phần MC hoặc người điều phối, tránh lúng túng, thiếu nhịp
• Luôn có phương án B nếu trời mưa hoặc sự cố, đặc biệt vào mùa 30/4 - 1/5

Tôi luôn tin rằng một lịch trình nghỉ dưỡng được thiết kế tốt là lịch trình kích thích sự hào hứng, nhưng vẫn tôn trọng cá nhân. Linh hoạt, đa dạng, có chiều sâu chính là 3 yếu tố tôi luôn ưu tiên khi xây dựng chương trình cho đội ngũ.

Khi nhân viên cảm thấy họ được tận hưởng theo cách riêng, chuyến đi sẽ không còn là “nghĩa vụ công ty” mà thực sự là một trải nghiệm để nhớ và gắn bó lâu dài.

1.4. Định rõ ngân sách và phân bổ chi phí hợp lý

Là người từng trực tiếp tổ chức nhiều chuyến nghỉ dưỡng cho đội ngũ, tôi hiểu rất rõ: ngân sách không phải yếu tố quyết định chuyến đi có thành công hay không, mà là cách bạn phân bổ và kiểm soát ngân sách ấy như thế nào.

Tôi đã từng rơi vào tình huống “vỡ kế hoạch” chỉ vì không tính đến các chi phí phát sinh, hoặc chi quá tay vào hạng mục không cần thiết, dẫn đến việc phải cắt giảm trải nghiệm cốt lõi như team building hay phần quà tri ân.

Từ năm thứ hai trở đi, tôi bắt đầu xây dựng một khung ngân sách cố định, linh hoạt theo quy mô nhân sự, đồng thời phân bổ chi phí theo mức độ ưu tiên rõ ràng. Điều này giúp tôi kiểm soát được từng đồng bỏ ra mà không làm giảm chất lượng chuyến đi.

Xác định tổng ngân sách trước, tránh tư duy “tính sau”

Tôi luôn bắt đầu kế hoạch bằng cách xác định tổng ngân sách khả dụng cho kỳ nghỉ, dựa trên 3 yếu tố:

• Số lượng nhân sự tham gia
• Mức chi tiêu bình quân mong muốn/người (thường dao động từ 800.000đ, 2.000.000đ)
• Mục tiêu chuyến đi (thưởng, gắn kết, nghỉ dưỡng đơn thuần)

Năm 2023, với 24 nhân sự tham gia, tôi xác định ngân sách bình quân là 1.500.000đ/người, tổng cộng 36 triệu đồng. Đây là mức phù hợp với một doanh nghiệp vừa và nhỏ như tôi, đảm bảo cả chất lượng lẫn tính hợp lý.

Cách tôi phân bổ ngân sách theo tỷ trọng linh hoạt

 Dưới đây là bảng tỷ lệ chi phí tôi thường áp dụng, có thể điều chỉnh theo địa điểm và hình thức nghỉ dưỡng:

Tôi thường lập file Google Sheet chi tiết cho từng khoản, chia theo đầu người, tổng chi và có cột “phát sinh dự kiến”. Việc này giúp tôi dễ theo dõi, so sánh báo giá, tránh tình trạng “chi lố” mà không kiểm soát được.

Những bài học tôi từng trải qua và cách khắc phục

Sai lầm 1: Đặt resort sớm nhưng không đàm phán được bữa ăn đi kèm → cuối cùng phải ăn ngoài, mất thêm gần 3 triệu đồng. Khắc phục: Luôn yêu cầu báo giá combo trọn gói (ngủ + ăn + gala nếu có).

Sai lầm 2: Chi quá nhiều cho gala dinner, thuê ban nhạc, backdrop lớn, nhưng đội ngũ lại không có nhu cầu. Khắc phục: Khảo sát trước mức độ kỳ vọng của nhân viên. Đôi khi một bữa BBQ ấm cúng và trò chơi nhỏ còn đáng nhớ hơn “gala lộng lẫy”.

Sai lầm 3: Không tính đến chi phí quà tặng cá nhân → đến sát ngày mới mua vội vàng, chất lượng kém, thiếu đồng đều. Khắc phục: Đặt hàng quà tặng từ sớm, in logo và thiệp tri ân, chỉ cần 50.000, 100.000đ/người nhưng hiệu quả cao.

Chia sẻ cách phân bổ chi phí chuyến nghỉ 2N1Đ tại Ba Vì (năm 2022)

• Tổng ngân sách: 28 triệu đồng
• Số người tham gia: 20 người
• Chi phí bình quân/người: 1.400.000đ

Cơ cấu phân bổ:

Sau chuyến đi, tôi vẫn còn dư hơn 1 triệu đồng, dùng để mua thêm trà/cà phê làm quà mang về. Nhân viên bất ngờ vì cảm thấy được chăm chút, không phải chỉ “đi nghỉ cho có”.

Với tôi, việc kiểm soát ngân sách không nằm ở việc tiết kiệm từng đồng, mà ở cách bạn đặt ưu tiên đúng chỗ. Một chuyến đi có thể không xa hoa, nhưng nếu từng hạng mục được tính toán hợp lý, minh bạch và có đầu tư về cảm xúc, đó sẽ là một kỳ nghỉ đáng nhớ cho nhân sự và đáng “đồng tiền” cho doanh nghiệp.

1.5. Chọn đối tác du lịch uy tín

Một đối tác du lịch chuyên nghiệp không những giúp giảm tải áp lực tổ chức mà còn quyết định phần lớn đến trải nghiệm thực tế của chuyến đi.

Bạn có thể lên kế hoạch chi tiết, ngân sách bài bản, lịch trình hấp dẫn… nhưng nếu đơn vị tổ chức không đủ năng lực hoặc không hiểu tinh thần doanh nghiệp, thì rất dễ xảy ra tình trạng “vỡ trận”, nhất là trong dịp cao điểm 30/4 - 1/5.

Tôi từng gặp thất bại khi chọn sai đối tác. Năm đầu tiên tổ chức nghỉ cho nhân viên, tôi chọn một bên dịch vụ qua giới thiệu, chủ yếu vì… giá rẻ. Kết quả là:

• Xe đưa đón đến muộn 45 phút
• Hướng dẫn viên thiếu kinh nghiệm, lúng túng khi xử lý tình huống
• Khách sạn đặt không đúng tiêu chuẩn cam kết
• Lịch trình team building bị hủy do không có MC điều phối

Sau chuyến đi đó, tôi rút ra bài học lớn: giá thấp không đồng nghĩa với tối ưu chi phí, mà là “giá của sự rủi ro”. Từ đó trở đi, tôi luôn ưu tiên chọn đối tác có năng lực thực thi thực tế và hiểu đặc thù doanh nghiệp vừa và nhỏ như mô hình của tôi.

Tiêu chí tôi sử dụng để đánh giá đối tác du lịch uy tín. Sau đây là bộ tiêu chí mà tôi tự đúc kết sau nhiều năm làm việc với các công ty lữ hành:

Tôi thường đánh giá nhanh một đơn vị bằng cách: yêu cầu họ gửi demo lịch trình và chi tiết dịch vụ cho một nhóm 20 người trong chuyến 2 ngày 1 đêm. Nếu đối tác phản hồi chậm, không cá nhân hóa hoặc không đặt đúng trọng tâm, tôi loại bỏ ngay từ đầu.

Trải nghiệm chuyến nghỉ tại Tam Đảo năm 2023

Trong lần nghỉ lễ 30/4 năm 2023, tôi làm việc với một đối tác tên là An Tâm Travel. Điều khiến tôi hài lòng là họ:

• Gửi 3 phương án lịch trình chi tiết trong vòng 24h sau khi tôi cung cấp nhu cầu
• Chủ động hỏi rõ “mục tiêu chuyến đi là gì” trước khi lên nội dung
• Gửi kèm các bản thiết kế banner, thiệp cảm ơn và clip dựng sẵn cho phần tổng kết
• Hướng dẫn viên không quá hoạt náo nhưng cực kỳ tinh tế, biết quan sát và kết nối cả người hướng nội

Tổng chi phí cho chuyến đi là 31,5 triệu đồng/22 người, cao hơn dự kiến 2 triệu đồng, nhưng theo tôi là xứng đáng. Sau chuyến đi, nhân viên đánh giá đây là “kỳ nghỉ mượt mà và đáng nhớ nhất từ trước đến nay”.

Một số lưu ý quan trọng khi chọn đối tác du lịch

Dưới góc độ chủ doanh nghiệp, tôi chia sẻ 4 nguyên tắc mà tôi luôn tuân thủ:

• Không chọn nhà cung cấp dựa vào giá thấp nhất, hãy so sánh trên cùng mặt bằng dịch vụ
• Luôn yêu cầu hợp đồng, có điều khoản rõ về hoàn/hủy, thời gian thanh toán
• Thử trước với nhóm nhỏ nếu là lần đầu hợp tác, ví dụ đi khảo sát cùng hoặc test một hoạt động nhỏ
• Tận dụng đối tác hỗ trợ phần sáng tạo, như viết kịch bản gala, lên ý tưởng trò chơi phù hợp với văn hóa doanh nghiệp

Một đối tác du lịch uy tín là người không dừng lại ở việc cung cấp dịch vụ, mà còn thấu hiểu mong muốn của doanh nghiệp và đồng hành cùng bạn để tạo ra trải nghiệm trọn vẹn cho nhân sự. Đừng ngại đầu tư thời gian lựa chọn kỹ, bởi khi bạn chọn đúng người, cả chuyến đi sẽ vận hành đúng hướng.

1.6. Lên lịch trình chi tiết và linh hoạt

Sau khi đã chọn được đối tác du lịch phù hợp, điều tôi đặc biệt quan tâm tiếp theo chính là thiết kế lịch trình chuyến đi sao cho vừa khoa học, vừa có đủ khoảng trống để nhân viên được nghỉ ngơi đúng nghĩa. Bởi theo kinh nghiệm cá nhân của tôi, một lịch trình tốt không phải là lịch trình kín lịch, mà là lịch trình vừa đủ, đủ kết nối, đủ tự do và đủ sâu sắc.

Tôi từng mắc sai lầm trong lần đầu tổ chức nghỉ lễ 30/4 - 1/5, khi “nhồi” quá nhiều hoạt động: sáng khởi hành sớm, trưa check-in, chiều chơi team building, tối gala, sáng hôm sau lại tour tham quan... Cả đội mệt lả, nhiều bạn nói thẳng là: "Đi xong về còn mệt hơn lúc chưa đi". Sau đó, tôi nhận ra: lịch trình cần có những khoảng “thở” để mọi người thực sự tận hưởng.

Nguyên tắc tôi sử dụng khi lên lịch trình

Tôi xây dựng lịch trình theo 3 tiêu chí chính:

• Có khung cứng, có khoảng mềm: Một số hoạt động cố định như giờ ăn, giờ tập trung, team building chính vẫn cần rõ ràng. Nhưng xung quanh đó, tôi luôn dành thời gian trống cho các hoạt động cá nhân tự chọn như nghỉ ngơi, bơi, đi dạo, cafe…
• Luôn có kế hoạch B: Vào dịp 30/4 - 1/5, thời tiết có thể thay đổi nhanh. Tôi luôn dự phòng các hoạt động trong nhà nếu trời mưa (ví dụ: mini game nhẹ, workshop nội bộ, quiz vui), đảm bảo cả chuyến đi không bị gián đoạn.
• Chia nhóm lịch trình nếu cần: Với doanh nghiệp có nhân sự đa dạng (có người trẻ năng động, có người lớn tuổi, có cả gia đình đi kèm), tôi thường chia khung hoạt động thành 2 nhóm tùy chọn: nhóm thích vận động, nhóm thiên về nghỉ dưỡng. Điều này khiến ai cũng thấy hài lòng.

Xem lại lịch trình nghỉ dưỡng 2 ngày 1 đêm tại Đại Lải

• Mục tiêu chuyến đi: Gắn kết đội nhóm + tái tạo năng lượng
• Số lượng: 26 người
• Ngân sách trung bình: 1.500.000đ/người
• Tỷ lệ hoạt động tập thể / thời gian tự do: 60%, 40%

Lịch trình cụ thể:

Ngày 1:

Ngày 2:

Kết quả chuyến đi:

• 93% nhân sự đánh giá chương trình “đủ vui, không quá mệt”
• 100% tham gia đầy đủ team building và gala
• 3 nhân viên mới chia sẻ: "Lần đầu tiên đi nghỉ công ty mà cảm giác thoải mái như đi với bạn bè"

Lưu ý quan trọng mà tôi đã rút ra

• Không nên để lịch trình “trắng thời gian tự do”, nhân sự cần được nghỉ đúng nghĩa.
• Dành ít nhất 20–30% thời gian cho các hoạt động tự do, tùy vào độ dài chương trình.
• Chốt lịch trình sơ bộ sớm nhưng giữ 10 - 15% linh hoạt để điều chỉnh sau khi khảo sát ý kiến nhân viên.
• Nếu có nhóm gia đình đi kèm, cần bổ sung thêm hoạt động nhẹ phù hợp cho trẻ nhỏ hoặc khu vực riêng.

Tôi luôn quan niệm rằng: lịch trình tốt không phải là lịch trình “đầy”, mà là lịch trình “vừa”, vừa đủ hoạt động để gắn kết, vừa đủ tự do để mỗi người cảm thấy được nghỉ ngơi theo cách riêng. Việc lên lịch trình chi tiết và linh hoạt chẳng những giúp chương trình vận hành trơn tru mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và chu đáo của doanh nghiệp với đội ngũ của mình.

1.7. Thu thập phản hồi và đánh giá sau chuyến đi

Tôi luôn xem việc tổ chức nghỉ dưỡng cho nhân viên là một phần của chiến lược phát triển nội bộ, chứ không chỉ là "phúc lợi giai đoạn lễ Tết". Vì vậy, việc thu thập phản hồi sau chuyến đi luôn là bước cuối cùng nhưng không thể thiếu trong mỗi kỳ nghỉ mà tôi thực hiện cho công ty mình.

Nhiều doanh nghiệp sau chuyến đi là "xếp xó hồ sơ", coi như xong. Nhưng với tôi, đây là thời điểm vàng để lắng nghe cảm nhận, rút kinh nghiệm và cải thiện cho lần kế tiếp, đồng thời, còn giúp nhân viên cảm thấy tiếng nói của họ được trân trọng thực sự.

Có 3 lý do khiến tôi luôn thực hiện bước này ngay sau mỗi chuyến đi:

• Xác định được mức độ hài lòng thực tế của nhân sự, không chỉ dựa vào không khí “vui vẻ” lúc đó.
• Ghi nhận các đề xuất cải tiến, đặc biệt là các chi tiết nhỏ nhưng ảnh hưởng đến trải nghiệm (ẩm thực, thời gian nghỉ, hình thức trò chơi…).
• Đo lường hiệu quả đầu tư từ góc nhìn nhân sự, từ đó điều chỉnh ngân sách và cách tổ chức những năm sau.

Thông thường, tôi sử dụng Google Form, gửi link qua email hoặc group nội bộ ngay trong vòng 24h sau khi kết thúc chuyến đi, thời điểm cảm xúc còn tươi mới. Mẫu khảo sát của tôi luôn đảm bảo ngắn gọn (không quá 10 câu), gồm cả câu trắc nghiệm và tự luận, với các nội dung sau:

Tôi luôn để tùy chọn ẩn danh để khuyến khích sự thẳng thắn, trung thực. Đồng thời, tôi cam kết trước rằng mọi phản hồi sẽ được tổng hợp, phân tích và phản hồi lại bằng báo cáo nội bộ ngắn gọn.

Đợt nghỉ 30/4 - 1/5 năm 2023

Sau chuyến nghỉ dưỡng 2 ngày 1 đêm tại Flamingo Đại Lải, tôi triển khai khảo sát nhanh với 23 nhân sự (tỷ lệ phản hồi đạt 100%). Dưới đây là một số kết quả nổi bật:

• Mức độ hài lòng trung bình: 9,1/10
• Hoạt động yêu thích nhất: Team building chiều ngày 1 (82% lựa chọn)

Điểm cần cải thiện:

• Một số bạn góp ý thời lượng gala tối hơi dài (chiếm 26%)
• Có 3 phản hồi đề xuất nên có thêm hoạt động buổi sáng ngày 2 như yoga hoặc workshop chia sẻ ngắn

Tôi đã tổng hợp lại dưới dạng infographic, gửi email nội bộ với tiêu đề: “Cảm ơn bạn đã đồng hành, Cùng nhau làm kỳ nghỉ lần sau tuyệt vời hơn”. Và tôi thật sự bất ngờ vì có tới 6 nhân sự phản hồi lại email để tiếp tục góp ý thêm.

Phản hồi sau chuyến đi để:

• Tinh chỉnh chương trình các năm sau (ví dụ: bỏ phần gala dài, thêm khung thời gian tự do sáng sớm)
• Thể hiện sự lắng nghe trong nội bộ, giúp nhân sự có cảm giác được tôn trọng
• Đo lường hiệu quả ngân sách, xem khoản đầu tư này mang lại giá trị tinh thần ra sao

Tôi thường giữ lại các phản hồi dạng “quote” tiêu biểu và sử dụng làm tư liệu cho bài phát biểu trong các sự kiện nội bộ, điều này không chỉ lan tỏa tinh thần tích cực mà còn tạo sự kết nối giữa các thế hệ nhân sự.

Một chuyến nghỉ dưỡng chỉ thực sự trọn vẹn khi kết thúc bằng sự lắng nghe. Thu thập phản hồi không phải để kiểm điểm, mà là cách doanh nghiệp tiến gần hơn đến một văn hóa nội bộ thực chất, nơi mỗi tiếng nói đều có giá trị.

2. Tại sao nên tổ chức chuyến nghĩ dưỡng ngắn ngày cho nhân viên

Là người điều hành một doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực thương mại điện tử, tôi hiểu rõ áp lực mà đội ngũ của mình phải trải qua, đặc biệt là sau các đợt cao điểm như Tết hoặc quý I với hàng loạt chiến dịch. Chính vì vậy, thay vì tổ chức những kỳ nghỉ dài, tốn kém và phức tạp, tôi ưu tiên lựa chọn các chuyến nghỉ dưỡng ngắn ngày (2 ngày 1 đêm), và đây là quyết định mang lại hiệu quả rõ rệt, cả về tinh thần lẫn chi phí.

Tôi từng thử qua cả hai hình thức: nghỉ dài ngày (3–4 ngày) và nghỉ ngắn ngày. So sánh trên thực tế, nghỉ ngắn ngày phù hợp hơn rất nhiều cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ đến vừa, ít tầng nấc quản trị, nhân sự phân tán và quỹ thời gian không dư dả.

Dưới đây là những lý do mà tôi khuyến khích các chủ shop, nhà bán hàng, doanh nghiệp SME nên bắt đầu với chuyến nghỉ ngắn ngày, đặc biệt trong dịp lễ 30/4 - 1/5.

2.1. Tối ưu chi phí, nhưng vẫn giữ được trải nghiệm trọn vẹn

Chi phí luôn là yếu tố cân nhắc đầu tiên. Tôi từng lên kế hoạch nghỉ 3 ngày 2 đêm tại Đà Nẵng, tổng chi gần 80 triệu đồng cho 24 người, nhưng hiệu quả không vượt trội so với chuyến nghỉ 2 ngày 1 đêm ở Tam Đảo chỉ tốn 30 triệu đồng.

Với hình thức nghỉ ngắn ngày, doanh nghiệp có thể:

• Giảm 20 – 35% chi phí lưu trú, di chuyển
• Không cần thuê quá nhiều ngày xe, MC, dịch vụ đi kèm
• Tối ưu chi phí ăn uống, hoạt động mà vẫn đủ ấn tượng

Theo khảo sát nội bộ mà tôi thực hiện sau chuyến nghỉ 2 ngày 1 đêm (năm 2023), có đến 91% nhân sự đánh giá “đủ về thời gian, hợp lý về chi phí, không gây mệt mỏi”. Đây là tỷ lệ cao hơn hẳn so với kỳ nghỉ 3 ngày trước đó.

2.2. Dễ tổ chức, ít ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh

Với doanh nghiệp nhỏ, tạm ngưng vận hành trong 2 – 3 ngày là điều không dễ dàng. Vì vậy, nghỉ ngắn ngày giúp tôi vừa đảm bảo được quyền lợi nghỉ ngơi cho nhân viên, vừa không gây gián đoạn quá nhiều cho hoạt động kinh doanh.

Tôi thường chọn thứ Bảy, Chủ Nhật hoặc Chủ Nhật, Thứ Hai để không ảnh hưởng đến đơn hàng cuối tuần. Ngoài ra, nếu có nhóm trực hệ thống (CSKH, kỹ thuật…), tôi phân ca trực luân phiên, vừa đi nghỉ, vừa giữ chân vận hành ổn định.

2.3. Đủ thời gian để kết nối, thư giãn và truyền động lực

Một điều quan trọng tôi rút ra: hiệu quả của chuyến đi không nằm ở thời lượng mà ở thiết kế nội dung. Với 2 ngày 1 đêm, nếu lên lịch trình hợp lý, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tổ chức:

• 1 phiên team building kết nối
• 1 bữa gala hoặc BBQ thư giãn
• 1 thời gian tự do để nhân sự được nghỉ ngơi thật sự
• 1 hoạt động phản hồi nhẹ nhàng (check-out kèm feedback)

Tôi từng tổ chức một chương trình có tên “30 giờ cùng nhau”, nghỉ ngắn tại Flamingo Đại Lải. Trong khung thời gian chưa tới 36 tiếng, chúng tôi đã có: thi đấu nhóm, ăn tối ngoài trời, trò chuyện đêm khuya và yoga sáng hôm sau. Nhân viên sau đó nói vui: “Ngắn thôi mà chất, cảm giác được reset tâm trạng luôn.”

2.4. Tạo thói quen văn hóa gắn bó mà không gây áp lực

Nghỉ dưỡng ngắn ngày là hình thức lý tưởng để xây dựng văn hóa phúc lợi bền vững. Nếu mỗi năm chỉ tổ chức một lần “hoành tráng”, dễ dẫn đến kỳ vọng quá cao hoặc bị động. Thay vào đó, 2 lần/năm nghỉ ngắn (30/4 và cuối năm) sẽ tạo nhịp kết nối đều đặn hơn.

Hơn nữa, nghỉ ngắn giúp nhân sự không cảm thấy áp lực “phải đi”, không bị chiếm dụng thời gian cá nhân quá nhiều, đặc biệt với người đã có gia đình hoặc trách nhiệm riêng. Việc giữ sự thoải mái là yếu tố quyết định mức độ hài lòng.

So sánh hiệu quả 2 mô hình nghỉ dưỡng

Qua so sánh trên, tôi càng tin rằng nghỉ dưỡng ngắn ngày là chiến lược thông minh, đặc biệt với doanh nghiệp quy mô dưới 50 người.

Với tôi, tổ chức chuyến nghỉ dưỡng ngắn ngày là lựa chọn “vừa sức, vừa tâm, vừa hiệu quả” cho các chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nó giúp tối ưu chi phí, kết nối đội ngũ, truyền động lực kịp thời và xây dựng văn hóa nội bộ theo cách bền vững nhất.

Một kỳ nghỉ ngắn ngày được tổ chức chỉn chu chính là “khoảng thở” giúp đội ngũ tái tạo năng lượng và tái kết nối. Hãy bắt đầu từ những điều đơn giản, nhưng đúng người – đúng thời điểm. Giá trị thật luôn đến từ sự chân thành và đồng hành. Hãy cùng theo dõi chúng tôi để cùng tìm hiểu những kiến thức bổ ích nhé!