[Giải đáp] Không có hóa đơn đầu vào có được xuất hóa đơn đầu ra?

Nhiều người cho rằng “chưa có đầu vào thì không được xuất đầu ra”, trong khi pháp luật về hóa đơn - thuế lại không quy định đơn giản như vậy. Hiểu sai có thể khiến doanh nghiệp trì hoãn xuất hóa đơn, vi phạm và bị xử phạt. Ngược lại, nếu xuất hóa đơn đầu ra nhưng không có căn cứ đầu vào hợp lệ cũng sẽ bị rủi ro thuế. Nhanh.vn sẽ giải đáp không có hóa đơn đầu vào có được xuất hóa đơn đầu ra hay không trong bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định, hóa đơn được hiểu là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập, nhằm ghi nhận đầy đủ thông tin của giao dịch mua bán, cung ứng dịch vụ. Hiện nay, hóa đơn có thể tồn tại dưới 02 hình thức: hóa đơn điện tử (HĐĐT) hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in theo quy định của pháp luật.

Từ khái niệm chung, ta có thể hiểu hóa đơn đầu vào là hóa đơn mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh nhận được từ phía người bán (nhà cung cấp) khi mua hàng hóa, dịch vụ hoặc tài sản cố định để phục vụ cho hoạt động kinh doanh, sản xuất. Đây là chứng từ phản ánh chi phí phát sinh hợp pháp của đơn vị trong quá trình vận hành.

Thực tế, hóa đơn đầu vào có thể phát sinh từ nhiều hoạt động khác nhau như: mua nguyên vật liệu, hàng hóa để bán lại, thuê văn phòng, thuê dịch vụ vận chuyển, marketing, mua máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ… Mỗi hóa đơn đầu đều phải được ghi nhận chi phí kế toán để làm căn cứ quan trọng kê khai thuế, đặc biệt là thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ.

Hóa đơn đầu vào đóng vai trò then chốt trong việc:

• Xác định chi phí hợp lệ khi tính thuế
• Làm căn cứ khấu trừ thuế GTGT (nếu đáp ứng đủ điều kiện)
• Đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp cho sổ sách kế toán và hoạt động tài chính của doanh nghiệp

Xem thêm: [Mới Nhất] Lưu ý khi ghi tên hàng hóa trên hóa đơn đầu vào và đầu ra

2. Không có hóa đơn đầu vào có được xuất hóa đơn đầu ra không?

Đây là một câu hỏi rất phổ biến trong thực tế kinh doanh, đặc biệt với hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ, bán hàng TMĐT hoặc mua bán qua trung gian. Nhiều người nghĩ: “Chưa có hóa đơn đầu vào thì không được xuất hóa đơn đầu ra”. Tuy nhiên, nếu nhìn đúng theo bản chất pháp lý về hóa đơn, câu chuyện này cần được hiểu đầy đủ và đúng ngữ cảnh, tránh nhầm lẫn dẫn đến rủi ro thuế.

Pháp luật không có quy định cấm người bán xuất hóa đơn đầu ra chỉ vì chưa có hoặc không có hóa đơn đầu vào. Muốn xác định có phải lập hóa đơn đầu ra hay không thì căn cứ vào thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn, chứ không phải tình trạng hóa đơn đầu vào.

Căn cứ Điều 9 Nghị định 123/2020, được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025, pháp luật quy định rất rõ về thời điểm lập hóa đơn:

• Đối với bán hàng hóa (kể cả bán tài sản) Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Chỉ cần hàng đã giao, quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng đã chuyển cho người mua thì người bán bắt buộc phải xuất hóa đơn, dù chưa có hóa đơn đầu vào, chưa thu tiền hay mua hàng trôi nổi, mua từ cá nhân không xuất hóa đơn.
• Đối với xuất khẩu hàng hóa, gia công xuất khẩu: Thời điểm lập hóa đơn điện tử (GTGT, bán hàng hoặc hóa đơn thương mại điện tử) do người bán tự xác định. Nhưng chậm nhất là không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan
• Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm đã hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Ngoại trừ các khoản đặt cọc, tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng đối với một số ngành đặc thù (Tư vấn thuế, tài chính, kế toán, kiểm toán, thiết kế, giám sát, khảo sát, lập dự án đầu tư xây dựng)
• Giao hàng nhiều lần, bàn giao theo từng giai đoạn: Mỗi lần giao hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho phần giá trị tương ứng. Doanh nghiệp không được chờ đủ chi phí, đủ hóa đơn đầu vào mới xuất hay dồn nhiều lần giao hàng để xuất 1 hóa đơn.

Theo nguyên tắc tính thuế tại Điều 4 Thông tư 40/2021/TT-BTC, thuế của hộ kinh doanh được tính trực tiếp trên doanh thu, chứ không tính trên lợi nhuận. Dù có hay không có hóa đơn đầu vào thì cũng không làm thay đổi doanh thu tính thuế. Dù không có hóa đơn đầu vào, hộ kinh doanh (bên bán) vẫn phải xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo đúng quy định.

Vậy nên không có hóa đơn đầu vào thì không được xuất hóa đơn đầu ra là KHÔNG ĐÚNG. Đúng bản chất pháp luật là:

• Khi đến thời điểm lập hóa đơn theo Điều 9, người bán bắt buộc phải xuất hóa đơn
• Hóa đơn đầu vào không phải điều kiện để được xuất hóa đơn đầu ra
• Không có hóa đơn đầu vào không bị cấm, nhưng sẽ bất lợi về thuế

Việc không có hóa đơn đầu vào không đồng nghĩa với việc được bỏ qua nghĩa vụ xuất hóa đơn đầu ra. Nếu xử lý sai ngay từ đầu, doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể đối mặt với nguy cơ truy thu thuế và xử phạt hành chính về sau. Làm đúng quy định ngay từ đầu chính là cách hiệu quả nhất để bảo vệ hoạt động kinh doanh lâu dài. Giải pháp phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử Nhanh.vn sẽ giúp bạn chủ động kiểm soát rủi ro:

• Xuất hóa đơn điện tử đúng quy định pháp luật
• Tư vấn phương án xử lý hợp pháp khi thiếu hóa đơn đầu vào
• Chủ động phòng ngừa rủi ro thuế, hạn chế sai sót khi kê khai

3. Rủi ro khi xuất hóa đơn mà không có hóa đơn đầu vào

Trong thực tế kinh doanh, không ít doanh nghiệp rơi vào tình huống phải xuất hóa đơn cho khách hàng nhưng hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp lại chưa có hoặc không có. Trường hợp này thường gặp ở lĩnh vực dịch vụ, thương mại, mua hàng qua trung gian hoặc nhà cung cấp xuất hóa đơn chậm. Dù không bị cấm xuất hóa đơn đầu ra, nhưng về mặt thuế và pháp lý, đây là tình huống tiềm ẩn nhiều rủi ro mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

• Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Khi không có hóa đơn đầu vào hợp lệ, toàn bộ thuế GTGT đầu ra phát sinh sẽ phải nộp đủ cho Nhà nước, không được khấu trừ phần thuế đã trả khi mua hàng. Nghĩa là chi phí thực tế tăng lên, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và lợi nhuận.

Ví dụ, doanh nghiệp xuất hóa đơn bán hàng 520.000.000 VNĐ, trong đó có 52.000.000 VNĐ thuế GTGT. Nếu không có hóa đơn đầu vào tương ứng, doanh nghiệp buộc phải nộp đủ 52.000.000 VNĐ, thay vì được khấu trừ để giảm số thuế phải nộp.

• Chi phí bị loại khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Theo quy định, một khoản chi chỉ được tính là chi phí hợp lý khi có đầy đủ hóa đơn hợp pháp. Nếu thiếu hóa đơn đầu vào, chi phí đó sẽ không được chấp nhận khi quyết toán thuế. Hệ quả là lợi nhuận tính thuế bị đẩy lên cao hơn thực tế, kéo theo số thuế TNDN phải nộp cũng tăng theo.

• Nguy cơ doanh nghiệp bị đánh giá là lập hóa đơn không đúng quy định

Thời điểm lập hóa đơn được pháp luật quy định gắn với thời điểm giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ. Trong một số trường hợp, việc xuất hóa đơn đầu ra khi chưa có chứng từ mua vào có thể khiến cơ quan thuế nghi ngờ về tính hợp lệ của giao dịch, từ đó xem xét hành vi lập hóa đơn sai thời điểm hoặc không phản ánh đúng bản chất kinh tế.

• Rủi ro bị truy thu thuế khi thanh tra, kiểm tra

Khi kiểm tra thuế, cơ quan thuế sẽ đối chiếu giữa hóa đơn đầu ra và đầu vào. Nếu doanh nghiệp không chứng minh được nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ đã bán, nguy cơ bị truy thu thuế GTGT và thuế TNDN là rất cao. Chưa kể, doanh nghiệp còn có thể phải chịu thêm tiền phạt, tiền chậm nộp gây tổn thất tài chính đáng kể.

• Nguy cơ bị xử lý nặng nếu có dấu hiệu gian lận

Trong trường hợp không có hóa đơn đầu vào nhưng vẫn xuất hóa đơn đầu ra với giá trị lớn, cơ quan chức năng có thể xem xét dấu hiệu xuất hóa đơn khống hoặc trốn thuế. Nếu bị xác định có yếu tố gian lận, doanh nghiệp sẽ bị phạt hành chính và bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

• Ảnh hưởng đến uy tín và quan hệ kinh doanh

Hóa đơn, chứng từ không minh bạch khiến sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín doanh nghiệp, gây bất lợi khi làm việc với ngân hàng, tham gia đấu thầu, đối tác và khách hàng nghi ngờ.

Tham khảo: [GIẢI ĐÁP] Những trường hợp mua hàng mà không cần hóa đơn?

4. Mức xử phạt khi bán hàng không có hóa đơn đầu vào

Pháp luật chưa quy định một mức phạt riêng cho hành vi “không có hóa đơn đầu vào” không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp hay hộ kinh doanh được “an toàn”. Khi cơ quan chức năng kiểm tra mà người bán không xuất trình được hóa đơn hợp pháp để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa, hành vi này sẽ bị xem là kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ và bị xử phạt theo quy định pháp luật hiện hành.

Điều 17 Nghị định 98/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 24/2025/NĐ-CP và khoản 7 Điều 147 Nghị định 96/2023/NĐ-CP, mức xử phạt được áp dụng dựa trên giá trị hàng hóa vi phạm không rõ nguồn gốc, với khung phạt tăng dần:

• Phạt tiền từ 300.000 - 500.000 đồng nếu giá trị hàng hóa vi phạm dưới 1.000.000 đồng.
• Phạt tiền từ 500.000 - 1.000.000 đồng đối với hàng hóa có giá trị từ 1.000.000 đến dưới 3.000.000 đồng.
• Phạt tiền từ 1.000.000 - 3.000.000 đồng khi giá trị hàng hóa từ 3.000.000 đến dưới 5.000.000 đồng.
• Phạt tiền từ 3.000.000 - 5.000.000 đồng với hàng hóa từ 5.000.000 đến dưới 10.000.000 đồng.
• Phạt tiền từ 5.000.000 - 7.000.000 đồng đối với giá trị từ 10.000.000 đến dưới 20.000.000 đồng.
• Phạt tiền từ 7.000.000 - 10.000.000 đồng nếu hàng hóa từ 20.000.000 đến dưới 30.000.000 đồng.
• Phạt tiền từ 10.000.000 - 15.000.000 đồng khi giá trị hàng hóa từ 30.000.000 đến dưới 40.000.000 đồng.
• Phạt tiền từ 15.000.000 - 20.000.000 đồng đối với hàng hóa từ 40.000.000 đến dưới 50.000.000 đồng.
• Phạt tiền từ 20.000.000 - 30.000.000 đồng nếu giá trị hàng hóa từ 50.000.000 đến dưới 70.000.000 đồng.
• Phạt tiền từ 30.000.000 - 40.000.000 đồng với hàng hóa từ 70.000.000 đến dưới 100.000.000 đồng.
• Phạt tiền từ 40.000.000 - 50.000.000 đồng khi giá trị hàng hóa từ 100.000.000 đồng trở lên.

Không có hóa đơn đầu vào không bị phạt trực tiếp, nhưng hệ quả là không chứng minh được nguồn gốc hàng hóa, dẫn đến mức xử phạt rất nặng, đặc biệt khi giá trị hàng hóa lớn.

Xem thêm: Không có hóa đơn đầu vào có phải là buôn lậu?

5. Xuất hóa đơn không đúng thời điểm bị phạt bao nhiêu?

Lập hóa đơn sai thời điểm là lỗi khá phổ biến trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt với doanh nghiệp bán hàng qua sàn TMĐT, giao hàng nhiều đợt hoặc thu tiền trước, giao hàng sau. Tuy nhiên, đây lại là hành vi bị xử phạt cụ thể theo quy định pháp luật về thuế và hóa đơn.

Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP, mức xử phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm được phân chia theo mức độ vi phạm:

• Trường hợp chỉ bị cảnh cáo: Người bán lập hóa đơn không đúng thời điểm, nhưng không làm chậm nghĩa vụ nộp thuế. Đồng thời có tình tiết giảm nhẹ (ví dụ: lần đầu vi phạm, chủ động khắc phục sai sót). Cơ quan thuế chỉ áp dụng hình thức cảnh cáo, không phạt tiền.
• Phạt tiền từ 3.000.000 - 5.000.000 đồng: Trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm không làm chậm nghĩa vụ thuế nhưng không thuộc diện được cảnh cáo (không có hoặc không đủ tình tiết giảm nhẹ).
• Phạt tiền từ 4.000.000 - 8.000.000 đồng: Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định pháp luật về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ không thuộc trường hợp được cảnh cáo hoặc mức phạt 3.000.000 - 5.000.000 đồng nêu trên. Mức phạt này thường rơi vào các trường hợp vi phạm rõ ràng, lặp lại hoặc gây ảnh hưởng đến công tác quản lý thuế.

Các mức phạt trên áp dụng cho tổ chức (doanh nghiệp). Nếu cùng hành vi vi phạm do cá nhân thực hiện, thì mức phạt chỉ bằng 1/2 mức phạt của tổ chức. Quy định mức phạt này được nêu rõ tại khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Xuất hóa đơn không đúng thời điểm không chỉ là lỗi kỹ thuật mà có thể dẫn đến cảnh cáo hoặc phạt tiền lên tới 8.000.000 đồng, tùy mức độ vi phạm. Việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn ngay từ đầu là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và chi phí không đáng có khi bị thanh tra, kiểm tra thuế.

Việc có hay không có hóa đơn đầu vào không phải là điều kiện quyết định việc xuất hóa đơn đầu ra, mà yếu tố quan trọng là thời điểm phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định pháp luật. Nếu xuất hóa đơn đầu ra khi chưa có hóa đơn đầu vào hợp lệ, doanh nghiệp cũng sẽ đối mặt với nhiều rủi ro như không được khấu trừ thuế GTGT, chi phí bị loại khi quyết toán thuế và nguy cơ bị truy thu, xử phạt.

Vì vậy, Nhanh.vn đã giải đáp câu hỏi không có hóa đơn đầu vào có được xuất hóa đơn đầu ra. Thay vì chờ đủ chứng từ mới xuất hóa đơn, người nộp thuế cần nắm rõ quy định, chủ động làm việc với nhà cung cấp và chuẩn hóa quy trình hóa đơn ngay từ đầu. 

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.