4 BƯỚC XÂY DỰNG KPIs CHO NHÂN VIÊN BÁN HÀNG - NHANH, ĐƠN GIẢN!

Xây dựng KPIs cho nhân viên bán hàng giúp nhân viên thực hiện đúng trách nhiệm công việc, đồng thời đánh giá được hiệu quả công việc giữa các nhân viên với nhau. Trong bài viết này Nhanh.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ về KPI và sẽ đưa ra chi tiết cách để xây dựng một hệ thống đo lường hiệu quả công việc cho nhân viên bán hàng.

KPI viết tắt cho Key Preromance Indicator

KPI viết tắt cho Key Performance Indicator là một thuật ngữ chỉ hình thức đo lường giá trị nhằm xác định hiệu quả mà doanh nghiệp đã đạt được đối với một mục tiêu kinh doanh cụ thể. Các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ thành công của họ đối với một mục tiêu đề ra từ trước.

Thông qua KPI để so sánh mật độ hiệu quả của doanh nghiệp, công ty trong việc đạt thành quả trong các mục tiêu cụ thể. Các doanh nghiệp sử dụng KPI cho nhiều cấp khác nhau để đánh giá mức độ thành công. KPI ở level cao sẽ tập trung vào các chỉ số chung của toàn doanh nghiệp và ngược lại, KPI ở level thấp được sử dụng cho các hệ thống quy trình, chỉ số nhân viên, phòng ban như sales, marketing hay call center.

Quản lý bán hàng hiệu quả hơn với phần mềm của Nhanh.vn

 Với quản lý

-Theo dõi được hiệu suất làm việc, sự tăng trưởng của nhân viên trực quan, minh bạch, chính xác cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp

-Nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc trung bình hàng tháng

Với nhân viên

-Tạo động lực làm việc, hướng tới thực hiện mục tiêu

-Nắm rõ mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đã đề ra

-Phát hiện ra các khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời

KPI trở nên quan trọng đối với các công ty, doanh nghiệp

-Thời gian tuyển dụng và đào tạo nhân viên bán hàng: Đo lường được thời gian cần thiết để huấn luyện nhân viên bán hàng có thể thực hiện được chỉ tiêu doanh số bán hàng đề ra đầy đủ, lâu dài

-Tỷ lệ nhân viên bán hàng trên chỉ tiêu doanh số: Giúp đo lường hiệu quả của đội ngũ bán hàng thực tiền, nhận định hiệu suất của nhân viên tại thời điểm hiện tại

-Chi phí cho lực lượng bán hàng: Đánh giá được chi phí đã đầu tư để phục vụ cho công tác bán hàng, từ đó có kế hoạch thay đổi, điều chỉnh

-Số khách hàng nhân viên tiếp cận: Đây là chỉ số đánh giá được khả năng một nhân viên bán hàng sẽ phục vụ được bao nhiêu khách hàng, chốt được bao nhiêu khách hàng và có cơ hội chuyển đổi được bao nhiêu đơn hàng.

-Chi phí để thu hút khách hàng mới: Đánh giá được chi phí cần bỏ ra bao nhiêu cho đội ngũ nhân viên bán hàng ở thời điểm hiện nay để có thể thu hút và tìm kiếm nguồn khách hàng mới.

Xem thêm: Chính sách hoa hồng dành cho nhân viên bán hàng cập nhật mới nhất

Ưu điểm

-Cả đội nhóm có thể cùng phối hợp để hướng tới những mục tiêu chung, cùng chia sẻ, mở rộng tệp khách hàng

-Ra quyết định nhanh chóng hơn với các số liệu chính, cạnh tranh trực tiếp với đối thủ

-Thể hiện trực quan và định lượng, xác định mục tiêu chiến lược lâu dài

-Giúp khâu quản lý nhận biết thành quả của tổ chức, phòng/ban hoặc một nhân viên nào đó để có hướng khuyến khích, tạo động lực hoặc ra phương án cải thiện

Nhược điểm

Chỉ số KPIs xây dựng theo tiêu chí SMART

-Chỉ số KPIs xây dựng không đạt được tiêu chí SMART, nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu đến việc đánh giá nói riêng mà còn dẫn đến hậu quả tiêu cực cho hệ thống quản trị tổ chức 

-Nếu mục tiêu không đạt được tiêu chí cụ thể (Specific) thì nhân viên không biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn.

-Các chỉ số không đo lường được (Measurable) thì kết quả thực hiện công việc sẽ không có ý nghĩa

-Các chỉ số KPIs nếu không thể đạt được (Achievable) hay không thực tế (Realistic) thì mục tiêu xây dựng quá xa vời, nhân viên không thể đạt được dù đã cố gắng hết mình. Điều này ảnh hưởng đến tâm lý, gây mệt mỏi, chán nản và thiếu động lực khi làm việc.

-Các chỉ số KPIs không có hạn định cụ thể (Time-bound) khiến nhân viên không biết công việc này phải làm trong thời gian bao lâu hay khi nào phải hoàn thành; gây ra tình trạng khó kiểm soát chính việc họ đang làm.

Đọc thêm: Mách nhỏ cách tính lương hiệu quả cho nhân viên theo doanh số bán hàng

Có 2 đối tượng có thể xây dựng KPIs cho nhân viên bán hàng đó là; Trưởng phòng kinh doanh hoặc bộ phận hành chính - nhân sự.

Với trưởng phòng kinh doanh - người hiểu rõ và tổng quan nhất về thị trường, năng lực nhân viên và tiềm năng khách hàng, sẽ đánh giá được thực lực của sales.

Với bộ phận nhân sự - hành chính chuyên môn đánh giá KPIs đảm bảo được tính khách quan nhưng lại gây ra xung đột trong nội bộ công ty (giữa phòng kinh doanh và hành chính nhân sự.)

Xây dựng KPI cho nhân viên bán hàng một cách dễ dàng

Dựa trên các nhiệm vụ mà nhân viên bán hàng được giao: Đảm bảo doanh số bán hàng, duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ, tìm kiếm khách hàng mới, chúng ta sẽ có một số chỉ số để đánh giá như sau:

       -Doanh số khách hàng mới

       -Doanh số khách hàng cũ

       -Tỷ lệ thu hồi công nợ

Tuy nhiên, những chỉ số trên đây chỉ được cho là chỉ số chính, để các chỉ số này được hoàn thành thì cần chỉ số chỉ dẫn là:

       -Số khách hàng tìm hiểu sau khi nhân viên nhận Data từ phía phòng Marketing

       -Số cuộc tiếp cận khách hàng

       -Số cuộc tiếp cận điểm bán/đại lý thành công (đã đàm phán với chủ đại lý)

       -Số lượng chủ điểm bán hẹn gặp lại và hỏi về hợp đồng

Sau khi tạo được các KPIs, chúng ta nên xây dựng các chính sách hành lang để tạo động lực cho nhân viên bán hàng làm theo theo nguyên tắc win-win. Cụ thể ở đây là cơ chế về lương – thưởng – phụ cấp – phạt.

Các công cụ giám sát KPIs gồm có: Giám sát online, giám sát offline, áp dụng cả online và offline.

-Giám sát Offline: Là hình thức tốn thời gian và công sức nhất, chỉ nên áp dụng trong giai đoạn trước hoặc nhà phân phối nhỏ, lẻ. Tất cả công việc như kiểm tra số lượng hàng hóa, trưng bày...nhân viên sẽ đều phải đến cửa hàng thực hiện. Mọi công đoạn đều thực hiện bằng tay

 -Giám sát Online: Áp dụng 1 số phần mềm quản lý bán hàng thì nhân viên sẽ dễ dàng hơn trong việc chăm sóc khách hàng

-Áp dụng online và offline: Sale đầu ngày (hoặc ca làm việc) vẫn phải đến công ty/nhà phân phối để chấm công và tham gia cuộc họp. Mọi công việc diễn ra trong ngày sẽ được báo cáo qua email hoặc một số ứng dụng không chuyên trên điện thoại. Tuy nhiên, cũng có nhược điểm về việc phải tổ chức cuộc họp, email hoặc nhân viên bỏ sót công việc do không được nhắc lịch...

Sử dụng các công cụ đo lường KPI hiệu quả

Ngày nay, có nhiều đơn vị đã sử dụng các công cụ giúp đo lường KPI hiệu quả. Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn là một phương thức giúp công ty quản lý và chăm sóc khách hàng tốt nhất. Hơn thế, nhờ những kết quả báo cáo trực quan đánh giá hiệu quả công việc của từng cá nhân/ phòng ban trên cùng một hệ thống, số lượng đơn hàng, số lượng chủng loại sản phẩm bán được, doanh số, tổng doanh thu, lợi nhuận, số tiền đã thanh toán,  số khách hàng mua hàng, số khách hàng tạo mới, số khách hàng tương tác, số thời gian nhân viên online và có thể điều chỉnh với những thay đổi hợp lý.

Kết luận: Chính vì vậy, việc áp dụng một phần mềm giám sát được hiệu quả công việc của nhân viên bán hàng là tối ưu hơn cả. Hy vọng những thông tin trong bài viết này sẽ giúp ích được doanh nghiệp trong việc thiết lập chỉ số KPIs cho nhân viên bán hàng.