Thông báo Tính năng hạch toán giao dịch cho module Đơn hàng

Ban Quản trị Nhanh.vn xin trân trọng thông báo: Bổ sung tính năng hạch toán giao dịch cho module Đơn hàng

1. Mục đích

Nhằm ghi nhận và hạch toán đúng giao dịch kế toán đối với đơn hàng khách hàng đã thanh toán (đặt cọc) trước đó.

2. Nội dung tính năng

Ban Quản trị Nhanh.vn đã tiến hành Nâng cấp tính năng hạch toán kế toán đối với module Đơn hàng. Toàn bộ đơn hàng được khách hàng thanh toán trước một phần hay toàn bộ giá trị đơn hàng sẽ được hệ thống ghi nhận vào giao dịch kế toán.

Cụ thể:

Tại giao diện Thêm đơn hàng  và Sửa đơn hàng, nếu phát sinh số tiền khách hàng thanh toán trước cho đơn hàng, hệ thống cho phép Doanh nghiệp ghi nhận và hạch toán giao dịch kế toán.

- Đối với loại Tiền đặt cọc (Tiền mặt): Nhập số tiền khách hàng đã thanh toán (đặt cọc) trước cho đơn hàng, rồi chọn loại Quỹ Tiền mặt ghi nhận số tiền giao dịch đó. 

- Đối với loại Tiền chuyển khoản: Nhập số tiền khách hàng đã chuyển khoản trước cho đơn hàng, rồi chọn Tài khoản ngân hàng ghi nhận số tiền giao dịch đó.

3. Luồng xử lý dòng tiền 

Sau khi nhập số tiền và tài khoản ghi nhận số tiền tại giao diện Thêm đơn hàng/ Sửa đơn hàng, hệ thống tự động tạo ra 01 Phiếu thu vào Quỹ tiền mặt và 01 Báo có (Nộp tiền) vào Tài khoản ngân hàng đã chọn trước đó.

Tổng số tiền khách hàng thanh toán (đặt cọc) trước cho đơn hàng, được ghi nhận vào công nợ khách hàng tại cột Phải trả khách hàng (vì doanh nghiệp đã nhận tiền thanh toán nhưng chưa xuất hàng cho khách hàng).

Khi Đơn hàng ở trạng thái Thành công, hệ thống tự động tạo ra 01 Phiếu xuất tương ứng với tổng giá trị đơn hàng và tự động hạch toán lại công nợ giữa khách hàng và doanh nghiệp.

- Hệ thống tạo thêm 01 Phiếu xuất loại Đơn hàng nhằm ghi nhận hành động xuất hàng trả khách hàng kèm ID chứng từ (ID đơn hàng):

- Công nợ giữa khách hàng và doanh nghiệp được hạch toán lại:

+ Tổng ghi nợ = Tổng giá trị đơn hàng doanh nghiệp xuất bán.

+ Tổng ghi có = Tổng số tiền khách hàng đã thanh toán trước(đặt cọc) cho doanh nghiệp. 

+ Phải thu khách hàng = Tổng ghi nợ - Tổng ghi có 

- Để tăng/ giảm số tiền công nợ của khách hàng, doanh nghiệp tạo thêm các giao dịch thu/ chi công nợ tại Thêm giao dịch như bình thường.

(*) Lưu ý:

+ Chỉ khi ở trạng thái Thành công, hệ thống mới tự động tạo ra 01 giao dịch loại phiếu xuất và hạch toán đúng về số tiền Phải thu/ Phải trả khách hàng. Khi đơn hàng được đổi sang các trạng thái khác (ngoài trạng thái Thành công) hệ thống không tạo ra giao dịch phiếu xuất cho đơn hàng, số tiền khách hàng đã thanh toán trước (đặt cọc) được ghi nhận vào mục Phải trả khách hàng.

+ Đối với Đơn hàng Online được đặt từ website, doanh nghiệp cần lựa chọn loại Quỹ tiền mặt, Tài khoản ngân hàng để ghi nhận số tiền khách hàng đã thanh toán trước/ đặt cọc (nếu có) tại bước Xác nhận đơn hàng để hệ thống ghi nhận và hạch toán đúng giao dịch đơn hàng.

+ Tính năng hạch toán kế toán chưa áp dụng với hình thức chuyển từ Đơn hàng đặt cọc qua Mua hàng tại quầy (Bán lẻ).