[Tải Ngay] 5 giấy đề nghị tạm ứng miễn phí mới nhất 2026

Giấy đề nghị tạm ứng là chứng từ nội bộ được sử dụng thường xuyên, đặc biệt với các khoản chi công tác phí, mua hàng, chi phí dự án hay tạm ứng lương. Từ năm 2026, quy định kế toán mới chính thức áp dụng, Nhanh.vn sẽ giới thiệu 5 giấy đề nghị tạm ứng miễn phí mới nhất 2026, đầy đủ thông tin để doanh nghiệp kiểm soát nội bộ, tránh sai sót khi hạch toán và quyết toán.

1. Giấy đề nghị tạm ứng là gì?

Giấy đề nghị tạm ứng là chứng từ nội bộ do bộ phận trong doanh nghiệp hoặc cá nhân lập, nhằm đề xuất và xin cấp trước một khoản tiền để phục vụ cho một mục đích công việc cụ thể đã được dự kiến trước. Các khoản tạm ứng này thường phát sinh trong quá trình hoạt động như: công tác phí, mua vật tư hàng hóa, chi phí vận hành, chi phí tiếp khách, tạm ứng lương hoặc các khoản chi phục vụ sản xuất kinh doanh khác.

Về bản chất, giấy đề nghị tạm ứng không phải là chứng từ thanh toán cuối cùng, mà là bước đầu trong quy trình chi tiền. Trên giấy đề nghị, người đề xuất cần nêu rõ mục đích sử dụng, số tiền xin tạm ứng, thời gian hoàn ứng và cam kết thanh toán, để doanh nghiệp có cơ sở xem xét, phê duyệt và quản lý dòng tiền.

Vai trò của giấy đề nghị tạm ứng: 

• Thông qua giấy đề nghị tạm ứng, bộ phận kế toán có cơ sở xác định nhu cầu chi tiền có hợp lý hay không, kiểm tra thông tin người tạm ứng, mục đích sử dụng và hạn mức tạm ứng theo quy định nội bộ.
• Sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt, giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để kế toán lập phiếu chi, thực hiện xuất quỹ tiền mặt hoặc chuyển khoản cho người nhận tạm ứng.
• Việc yêu cầu lập giấy đề nghị tạm ứng giúp doanh nghiệp kiểm soát được mục đích sử dụng tiền ngay từ đầu, hạn chế phát sinh chi ngoài kế hoạch, tình trạng chi không đúng công việc hoặc sử dụng tiền tạm ứng cho mục đích cá nhân.
• Việc yêu cầu lập giấy đề nghị tạm ứng giúp doanh nghiệp kiểm soát được mục đích sử dụng tiền ngay từ đầu, hạn chế tình trạng chi ngoài kế hoạch, chi không đúng công việc hoặc sử dụng tiền tạm ứng cho mục đích cá nhân.
• Khi đến thời điểm quyết toán, giấy đề nghị tạm ứng được dùng để đối chiếu với chứng từ chi tiêu thực tế, xác định số tiền đã chi, số tiền còn thừa hoặc thiếu để hoàn ứng. Đây là tài liệu quan trọng khi kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập hoặc cơ quan quản lý nhà nước kiểm tra.

2. Khi nào cần lập giấy đề nghị tạm ứng?

Giấy đề nghị tạm ứng được lập khi doanh nghiệp cần chi tiền trước cho cá nhân hoặc bộ phận thực hiện công việc, nhưng tại thời điểm chi chưa thể tập hợp đầy đủ chứng từ thanh toán hoặc khoản chi phát sinh mang tính tạm thời, sẽ được quyết toán sau. Lập giấy đề nghị tạm ứng giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền và xác định trách nhiệm hoàn ứng.

Các trường hợp cần lập giấy đề nghị tạm ứng:

• Đi công tác, làm việc bên ngoài: Áp dụng cho các khoản chi như tiền đi lại, ăn ở, lưu trú, tiếp khách, công tác phí… Những khoản chi thường phát sinh trong quá trình di chuyển, không thể quyết toán ngay tại thời điểm xin tiền, nên cần tạm ứng trước để người lao động chủ động chi tiêu theo kế hoạch.
• Mua hàng hóa, dịch vụ cần thanh toán trước: Trong trường hợp phải ứng tiền để đặt cọc, thanh toán trước cho nhà cung cấp hoặc mua vật tư, hàng hóa gấp phục vụ sản xuất kinh doanh, giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để doanh nghiệp xuất tiền trước, sau đó hoàn thiện hóa đơn, chứng từ.
• Tạm ứng lương, thưởng hoặc các khoản thu nhập khác: Khi người lao động có nhu cầu ứng trước một phần tiền lương, tiền thưởng trong kỳ (do nhu cầu cá nhân hoặc theo chính sách của doanh nghiệp), lập giấy đề nghị tạm ứng giúp kế toán theo dõi, bù trừ chính xác khi tính lương chính thức.
• Chi phí phục vụ dự án, công trình hoặc bộ phận sản xuất: Với các dự án, công trình hoặc nhiệm vụ cụ thể, doanh nghiệp thường tạm ứng tiền cho cá nhân phụ trách để chi cho vật tư, nhân công, chi phí phát sinh. Giấy đề nghị tạm ứng giúp xác định rõ khoản chi thuộc dự án nào, thời hạn quyết toán và trách nhiệm quản lý tiền.
• Các khoản chi phát sinh gấp, chưa có hóa đơn ngay: Trong thực tế, nhiều khoản chi cần thanh toán ngay để đảm bảo tiến độ công việc, nhưng hóa đơn hoặc chứng từ hợp lệ chỉ có thể bổ sung sau. Khi đó, giấy đề nghị tạm ứng là giải pháp hợp lý để doanh nghiệp vừa đáp ứng nhu cầu chi tiêu kịp thời, vừa đảm bảo quản lý tài chính đúng quy trình.

Nhiều doanh nghiệp lập giấy đề nghị tạm ứng mang tính hình thức, nhưng không kiểm soát quy trình hoàn ứng, dẫn đến chi phí không được chấp nhận khi quyết toán thuế. Dịch vụ tư vấn Thuế Ecomtax sẽ hỗ trợ bạn:

• Xác định trường hợp nào cần/không cần tạm ứng
• Tư vấn quy trình tạm ứng - hoàn ứng đúng chuẩn
• Hạn chế rủi ro bị loại chi phí

3. 5 mẫu giấy đề nghị tạm ứng miễn phí mới nhất 2026

Tùy theo loại hình doanh nghiệp, chế độ kế toán áp dụng và mục đích tạm ứng, mẫu giấy đề nghị tạm ứng sẽ khác nhau về hình thức và nội dung. Chọn đúng mẫu để hồ sơ chi tiền hợp lệ và kế toán thuận lợi khi quyết toán, kiểm toán.

3.1. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Thông tư 99/2025/TT-BTC là chế độ kế toán doanh nghiệp mới, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, thay thế Thông tư 200 trước đây. Vì vậy, mẫu giấy đề nghị tạm ứng 03-TT theo Thông tư 99 là mẫu chuẩn áp dụng cho đa số doanh nghiệp từ năm 2026 trở đi.

Mẫu này được thiết kế theo hướng đầy đủ, rõ ràng và dễ kiểm soát, bao gồm các thông tin cốt lõi như:

• Họ tên người đề nghị tạm ứng
• Bộ phận/phòng ban công tác
• Nội dung và mục đích tạm ứng
• Số tiền tạm ứng (ghi bằng số và bằng chữ)
• Thời hạn hoàn ứng, quyết toán
• Chữ ký của người đề nghị, kế toán và người có thẩm quyền phê duyệt

Sử dụng mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 99/2025 giúp doanh nghiệp đồng bộ hồ sơ kế toán, phù hợp với quy định mới và hạn chế rủi ro khi thanh tra, kiểm tra tài chính.

Tải ngay mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 99 Tại đây

3.2. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 133

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng 03-TT theo Thông tư 133 thường được áp dụng tại doanh nghiệp nhỏ và vừa. Về cấu trúc, mẫu này khá giống mẫu theo Thông tư 99, tuy nhiên được trình bày đơn giản hơn, phù hợp với quy mô quản lý gọn nhẹ.

Các nội dung tối thiểu cần có trong mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 133 gồm:

• Người đề nghị tạm ứng
• Lý do/mục đích tạm ứng
• Số tiền tạm ứng
• Thời hạn thanh toán, hoàn ứng
• Chữ ký xác nhận, phê duyệt

Mẫu này phù hợp với các khoản tạm ứng nhỏ như mua vật tư lẻ, công tác phí, chi phí hành chính phát sinh thường xuyên.

Tải ngay mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 133 Tại đây

3.3. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo thông tư 107

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng C42-HD theo Thông tư 107 được sử dụng trong đơn vị hành chính sự nghiệp, cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, Thông tư 107 đã hết hiệu lực từ ngày 01/01/2025.

Trong trường hợp này, các đơn vị không nên tiếp tục áp dụng nguyên mẫu cũ, nhưng vẫn có thể:

• Tham khảo cấu trúc trình bày
• Kế thừa các nội dung cơ bản
• Điều chỉnh biểu mẫu cho phù hợp với quy định và nhu cầu quản lý hiện hành

Doanh nghiệp nên cập nhật mẫu mới là cần thiết để tránh sử dụng chứng từ không còn hiệu lực pháp lý.

Tải ngay mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo thông tư 107 Tại đây

3.4. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng hợp đồng

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo hợp đồng được sử dụng trong các giao dịch có giá trị lớn như:

• Tạm ứng cho nhà cung cấp
• Đơn vị thi công, công trình
• Đối tác tư vấn
• Hợp đồng mua sắm, dịch vụ dài hạn

Do tính chất giá trị cao và rủi ro tài chính lớn, mẫu giấy đề nghị tạm ứng hợp đồng cần thể hiện rõ:

• Thông tin hợp đồng (số hợp đồng, ngày ký, đối tác)
• Số tiền tạm ứng và tỷ lệ tạm ứng
• Mục đích sử dụng tiền tạm ứng
• Điều kiện thanh toán, hoàn ứng theo hợp đồng

Thông thường, mẫu tạm ứng theo hợp đồng sẽ đi kèm quy trình phê duyệt nhiều cấp, chặt chẽ hơn so với tạm ứng công tác phí hay tạm ứng lương.

Tải ngay mẫu giấy đề nghị tạm ứng hợp đồng Tại đây

3.5. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng lương mới nhất

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng lương được sử dụng khi người lao động có nhu cầu xin ứng trước một phần tiền lương hoặc thu nhập trong kỳ. Đây là mẫu phổ biến trong doanh nghiệp, đặc biệt vào các thời điểm người lao động phát sinh nhu cầu tài chính đột xuất.

Các thông tin cần thể hiện trong mẫu giấy đề nghị tạm ứng lương: 

• Thông tin người lao động
• Số tiền xin tạm ứng
• Lý do tạm ứng
• Thời điểm hoàn ứng (khấu trừ vào lương kỳ sau)
• Xác nhận của bộ phận nhân sự, kế toán và người quản lý

Sử dụng mẫu tạm ứng lương giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ công nợ nội bộ, tránh nhầm lẫn khi tính lương và đảm bảo minh bạch trong thanh toán.

Tải ngay mẫu giấy đề nghị tạm ứng lương mới nhất Tại đây

Tải ngay tất cả mẫu giấy đề nghị tạm ứng Tại đây

4. Hướng dẫn cách lập giấy đề nghị tạm ứng đúng

Giấy đề nghị tạm ứng là chứng từ do người có nhu cầu tạm ứng trực tiếp lập, thường chỉ lập 01 liên, và gửi đến Giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền để xem xét, phê duyệt. Lập đúng và đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp quá trình xét duyệt, chi tiền và hoàn ứng diễn ra nhanh chóng, hạn chế sai sót về sau.

Phần thông tin đơn vị cần trình bày rõ ràng. 

• Ở góc trên bên trái của giấy đề nghị, người lập phải ghi đầy đủ tên doanh nghiệp, tên bộ phận/phòng ban đang công tác để xác định trách nhiệm quản lý và theo dõi khoản tạm ứng trong nội bộ doanh nghiệp.
• Thông tin người xin tạm ứng phải được ghi chính xác và đầy đủ: họ và tên, đơn vị, bộ phận làm việc. Số tiền xin tạm ứng cần được ghi rõ bằng số và bằng chữ, tránh nhầm lẫn hoặc tranh chấp khi chi tiền và đối chiếu sau này.
• Lý do tạm ứng là nội dung quan trọng, cần trình bày đúng thực tế. Người đề nghị phải nêu rõ mục đích sử dụng tiền tạm ứng, chẳng hạn như: chi công tác phí, thanh toán chi phí tiếp khách, mua văn phòng phẩm, chi phí phục vụ dự án… 
• Thời hạn thanh toán (hoàn ứng) cũng phải được xác định rõ ràng. Người xin tạm ứng cần ghi ngày, tháng dự kiến hoàn lại số tiền đã tạm ứng hoặc quyết toán bằng chứng từ hợp lệ.

Sau khi hoàn thiện, giấy đề nghị tạm ứng được chuyển cho kế toán trưởng để kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý và ghi ý kiến đề xuất. Trên cơ sở đó, Giám đốc doanh nghiệp sẽ xem xét và ra quyết định duyệt chi. Khi đã được duyệt, kế toán lập phiếu chi, đính kèm giấy đề nghị tạm ứng, và chuyển cho thủ quỹ thực hiện thủ tục xuất quỹ theo đúng quy trình tài chính của doanh nghiệp.

5. Quy trình làm thủ tục đề nghị thanh toán tạm ứng

Để quy trình tạm ứng và thanh toán tạm ứng diễn ra đúng quy định, minh bạch, dễ kiểm soát, doanh nghiệp thường xây dựng quy trình chuẩn gồm 6 bước. Quy trình này giúp phân định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận và hạn chế rủi ro phát sinh trong quản lý dòng tiền.

Bước 1: Nhân viên lập đề nghị tạm ứng

Người có nhu cầu tạm ứng là người trực tiếp lập giấy đề nghị tạm ứng. Nhân viên cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin theo mẫu quy định như: họ tên, bộ phận, số tiền đề nghị tạm ứng, nội dung công việc, thời hạn hoàn ứng.

Trong trường hợp doanh nghiệp yêu cầu, người đề nghị phải đính kèm bảng dự trù chi phí hoặc kế hoạch sử dụng tiền để làm cơ sở xem xét. Lập hồ sơ rõ ràng ngay từ đầu giúp quá trình duyệt và chi tiền nhanh, hạn chế phải bổ sung, chỉnh sửa nhiều lần.

Bước 2: Trưởng bộ phận xem xét và phê duyệt

Sau khi hoàn tất, giấy đề nghị tạm ứng được chuyển cho trưởng bộ phận hoặc người quản lý trực tiếp. Bộ phận quản lý sẽ đánh giá tính cần thiết của khoản tạm ứng, mức độ phù hợp với công việc được giao và khả năng phát sinh chi phí thực tế.

Nếu khoản chi hợp lý và phục vụ đúng mục đích công việc, trưởng bộ phận sẽ ký xác nhận. Trường hợp chưa phù hợp, hồ sơ có thể được yêu cầu điều chỉnh hoặc từ chối.

Bước 3: Kế toán kiểm tra và đối chiếu

Hồ sơ sau khi được trưởng bộ phận phê duyệt sẽ chuyển sang bộ phận kế toán để kiểm tra nghiệp vụ. Kế toán sẽ xem xét các yếu tố như:

• Hạn mức tạm ứng theo quy định nội bộ.
• Tình trạng các khoản tạm ứng còn tồn đọng của người đề nghị (nếu có).
• Mức độ phù hợp với ngân sách, kế hoạch tài chính của doanh nghiệp.

Bước 4: Giám đốc hoặc người có thẩm quyền phê duyệt
Sau khi kế toán kiểm tra, hồ sơ sẽ được trình lên Giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền để phê duyệt cuối cùng. Đây là cấp xét duyệt cao nhất, có quyền quyết định việc chi tiền.
Chỉ khi có chữ ký phê duyệt của người có thẩm quyền, khoản tạm ứng mới được phép giải ngân.

Bước 5: Thủ quỹ thực hiện chi tiền
Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng đã được phê duyệt và phiếu chi do kế toán lập, thủ quỹ tiến hành xuất quỹ hoặc chi tiền cho người nhận tạm ứng.

Bước 6: Hoàn ứng và tất toán khoản tạm ứng
Sau khi hoàn thành công việc hoặc kết thúc mục đích sử dụng tiền, người nhận tạm ứng có trách nhiệm nộp lại hóa đơn, chứng từ hợp lệ và bảng kê chi tiết để làm thủ tục hoàn ứng.
Kế toán sẽ tiến hành đối chiếu chứng từ thực tế với số tiền đã tạm ứng, xác định số tiền được quyết toán hoặc số tiền phải hoàn lại. Cuối cùng, khoản tạm ứng được tất toán trên tài khoản 141: Tạm ứng, đảm bảo số liệu kế toán chính xác và minh bạch.

Xem thêm: Những điều cần biết về quy trình tạm ứng và thanh toán tạm ứng trong doanh nghiệp

Lựa chọn và sử dụng mẫu giấy đề nghị tạm ứng phù hợp giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình chi tiền mà còn giảm rủi ro trong kiểm soát tài chính và công tác kế toán sau này. Với 5 mẫu giấy đề nghị tạm ứng miễn phí mới nhất 2026 mà Nhanh.vn chia sẻ, bạn có thể áp dụng linh hoạt cho từng trường hợp: tạm ứng công tác, tạm ứng hợp đồng, tạm ứng lương hay chi phí dự án.

Đừng quên rà soát lại quy trình phê duyệt và thời hạn hoàn ứng để việc quản lý tạm ứng luôn minh bạch, rõ ràng và đúng quy định. Tải mẫu ngay để tiết kiệm thời gian và đảm bảo nghiệp vụ kế toán được thực hiện chính xác ngay từ đầu.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.