Kế toán bán hàng là công việc quan trọng giúp theo dõi và quản lý thu chi trong kinh doanh. Các doanh nghiệp tuyển dụng rất mong muốn tìm được người giỏi và có năng lực làm việc. Bài viết dưới đây, Nhanh.vn sẽ chia sẻ các câu hỏi phỏng vấn kế toán bán hàng nhất định bạn phải biết để tích lũy kinh nghiệm cho bản thân.

Nội dung chính [hide]

1. Kế toán bán hàng là gì?

2. Các điều kiện để trở thành kế toán bán hàng?

3. Các câu hỏi phỏng vấn kế toán bán hàng nhất định bạn phải biết!

4. Một số các lưu ý khác về kế toán bán hàng

4.1 Quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp là gì?

4.2 Công cụ, dịch vụ hỗ trợ kế toán bán hàng

1. Kế toán bán hàng là gì?

Kế toán bán hàng - Sale Accountant, là vị trí quan trọng trong công ty có trách nhiệm quản lý và thực hiện ghi chép các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ bán hàng. Công việc chính của kế toán bán hàng bao gồm ghi chép hóa đơn, lập báo cáo thuế, tài chính, sổ chi tiết doanh thu và các tài liệu liên quan khác.

Kế toán bán hàng là gì?

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, vị trí kế toán bán hàng luôn giữ một vai trò quan trọng. Qua việc ghi chép các thông tin nghiệp vụ bán hàng, chủ doanh nghiệp và người quản lý có thể nắm bắt tình hình doanh thu và báo cáo tài chính của công ty. Dựa trên những báo cáo, hội đồng quản trị có thể họp và định hướng hoạt động kinh doanh, đưa ra những chiến lược mới, phát triển công việc hiệu quả hơn.

Vì tính chất đặc biệt của công việc, vị trí kế toán bán hàng yêu cầu những người đảm nhận phải có kiến thức chuyên môn đã được đào tạo chuyên ngành. Đồng thời, công việc này yêu cầu tính cách cẩn thận, chỉn chu. Báo cáo bán hàng, kế toán của doanh nghiệp phải chính xác, đầy đủ, rõ ràng, có giải trình trong quá trình ghi chép và thực hiện công việc.

Xem thêm: 8 nghiệp vụ của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

2. Các điều kiện để trở thành kế toán bán hàng?

Kiến thức chuyên môn

Để làm việc tại vị trí kế toán bán hàng, kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ kế toán bán hàng là rất quan trọng. Mặc dù có thể không yêu cầu kiến thức chuyên sâu, nhưng hiểu biết về quy trình cơ bản là bắt buộc để áp dụng vào công việc hàng ngày.

Các kiến thức chuyên môn cần có: kiến thức về hạch toán, kế toán doanh thu, ghi chú thuế, quy trình lập hóa đơn và các tài liệu liên quan bán hàng. Đồng thời, kế toán viên cũng phải nắm nguyên tắc kế toán, quy định pháp lý liên quan đến bán hàng và thuế.

Việc nắm vững kiến thức và thực hiện nghiệp vụ chuyên môn giúp doanh nghiệp hiểu rõ về tình hình tài chính và doanh thu của công ty.

Kỹ năng tin học văn phòng

Trong công việc kế toán bán hàng, kỹ năng tin học văn phòng là kỹ năng cần thiết để làm việc hàng ngày. Kế toán bán hàng thường làm việc với sổ sách và chứng từ, tài liệu, đặc biệt là Excel.

Kỹ năng tin học văn phòng

Việc sử dụng Excel giúp kế toán bán hàng tiết kiệm thời gian, thực hiện các phép toán phức tạp một cách nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra, Excel cũng cung cấp các chức năng tạo biểu đồ, bảng tính và báo cáo trực quan giúp kế toán bán hàng trình bày thông tin chuyên nghiệp, rõ ràng.

Ngoài Excel, kỹ năng tin học văn phòng bao gồm cả việc sử dụng Word, PowerPoint, email. Sử dụng các công cụ thành thạo giúp kế toán bán hàng thực hiện các tác vụ viết văn bản, tạo bài thuyết trình và giao tiếp với đồng nghiệp và khách hàng hiệu quả.

Đọc thêm: Chức năng nhiệm vụ của kế toán điều mà doanh nghiệp không thể bỏ qua

Dịch vụ kế toán nội bộ chuyên nghiệp
Setup, chuẩn hóa, tối ưu quy trình
từ kho vận đến kế toán

Kỹ năng giao tiếp, chăm sóc khách hàng

Kế toán bán hàng là người trực tiếp tương tác và xây dựng mối quan hệ với khách hàng và đối tác. Do đó, người có kỹ năng giao tiếp tốt, khéo léo sẽ có lợi thế lớn khi phỏng vấn ở vị trí này.

Kỹ năng giao tiếp giúp kế toán bán hàng truyền tải thông tin rõ ràng và hiệu quả. Họ cần lắng nghe và hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, từ đó đề xuất giải pháp phù hợp. Kế toán bán hàng cũng sẽ làm việc với đồng nghiệp và các bộ phận khác trong công ty, vì vậy giao tiếp tốt sẽ giúp họ truyền đạt thông tin rõ ràng.

Kế toán bán hàng nên xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, đảm bảo họ cảm thấy hài lòng và có niềm tin vào sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty cung cấp. Kế toán bán hàng cũng cần có khả năng xử lý các tình huống phát sinh hoặc khiếu nại từ khách hàng một cách linh hoạt.

Trung thực và cẩn thận

Kế toán bán hàng cần phải đảm bảo tính chính xác, rõ ràng thông tin mua hàng hóa, xác định đơn hàng, doanh thu và lợi nhuận. Trung thực là yếu tố quan trọng trong công việc kế toán bán hàng. Kế toán cần có tính trung thực trong việc báo cáo và ghi nhận thông tin minh bạch. Đồng thời, việc tuân thủ các quy định và quy trình kế toán cũng là cần sự cẩn thận, chỉn chu của kế toán bán hàng. Sự cẩn thận giúp đảm bảo rằng không có sai sót trong quá trình ghi nhận thông tin và đảm bảo tính chính xác của các báo cáo và số liệu kế toán.

Cập nhật thông tin nhanh chóng

Việc cập nhật thông tin, theo dõi và áp dụng các thông tư, quy định mới liên quan đến lĩnh vực kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo công việc diễn ra đúng quy trình và đạt hiệu quả cao hơn.

Các thông tư, quy định pháp luật thường được cập nhật để điều chỉnh và cải thiện công việc kế toán, đáp ứng yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn quốc tế. Doanh nghiệp cần nắm bắt và áp dụng những thay đổi này để áp dụng quy trình, phương pháp và tiêu chuẩn mới nhất vào công việc hàng ngày đúng với quy định của pháp luật.

Đọc thêm: Các loại chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàng mà bất kỳ kế toán viên nào cũng phải biết

3. Các câu hỏi phỏng vấn kế toán bán hàng nhất định bạn phải biết!

Trong quá trình phỏng vấn, ngoài những câu hỏi thông thường về giới thiệu bản thân, kinh nghiệm, trình độ học vấn, nhà tuyển dụng thường sẽ tập trung vào chuyên ngành để kiểm tra năng lực của ứng viên. Các câu hỏi phổ biến nhất định bạn phải biết là:

Câu 1: Bạn có sử dụng phần mềm kế toán nào không?

Trong thời đại hiện nay, việc sử dụng phần mềm kế toán khá phổ biến giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc. Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng biết ứng viên có kinh nghiệm và có sử dụng phần mềm kế toán thành thạo không.

Khi trả lời câu hỏi này, bạn có thể đề cập đến Misa, Ecount Erp, Bravo,... và nói qua những ưu điểm của các phần mềm này trong việc hỗ trợ quá trình bán hàng. Ví dụ tính năng tạo báo cáo chi tiết, quản lý thông tin sản phẩm và khách hàng, có quy trình kế toán phù hợp,...

Các câu hỏi phỏng vấn kế toán bán hàng phổ biến

Câu 2: Bạn đã từng làm báo cáo tài chính kế toán nào?

Đối với một kế toán bán hàng, báo cáo tài chính là công việc thực hiện theo từng tuần, tháng, quý, năm. Khi trả lời câu hỏi này, ứng viên nên liệt kê các loại báo cáo tài chính đã từng thực hiện: báo cáo thu chi, báo cáo tình hình tài chính, báo cáo lợi nhuận và lỗ, báo cáo tài sản cố định.

Ứng viên có thể trình bày tóm tắt cách thức bạn thực hiện các báo cáo để thể hiện sự hiểu biết và kinh nghiệm. Ví dụ như quy trình thu thập dữ liệu từ hệ thống kế toán, kiểm tra và xác minh số liệu, áp dụng quy tắc kế toán, sử dụng phần mềm kế toán để tạo báo cáo.

Câu 3: Làm thế nào để tối thiểu chi phí bán hàng?

Trong câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn thử ứng viên sẽ đưa ra phương pháp nào giúp giảm chi phí bán hàng. Bạn có thể trả lời câu hỏi này bằng sự kiện thực tế và kết quả có tốt hay không. Dựa trên kinh nghiệm của bạn, bạn có thể đưa ra đề xuất như:

Cắt giảm chi phí đầu vào: Tiết kiệm chi phí mua nguyên liệu, hàng hóa. Hoặc tìm nhà cung cấp có giá tốt hơn, thương lượng giá cả, và tối ưu hóa quy trình sản xuất để giảm sự lãng phí.

Đưa ra chiến dịch bán hàng tốt: Tập trung phân tích và hiểu rõ khách hàng để tạo chiến dịch bán hàng hiệu quả. Sử dụng các kênh truyền thông phù hợp để tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi và giảm chi phí quảng cáo không cần thiết.

Sử dụng công nghệ trong hoạt động bán hàng: Tận dụng công nghệ mới như hệ thống quản lý khách hàng (CRM), tự động hóa quy trình, phân tích dữ liệu để tối ưu hiệu suất, giảm thiểu công sức và chi phí thủ công.

Câu 4: Trong hợp đồng mua bán cần phải làm gì để tránh sai sót?

Khi trả lời câu hỏi này trong phỏng vấn kế toán bán hàng, bạn hãy tập trung vào cách thức thực hiện một cách ngắn gọn. Để tránh sai sót trong hợp đồng mua bán, chúng ta cần thực hiện các bước sau:

Kiểm soát toàn bộ quá trình tính từ khi thực hiện đến khi lập hợp đồng nhằm xác minh và kiểm tra kỹ lưỡng các chi tiết, con số và thông tin minh bạch để đảm bảo tính chính xác và trùng khớp.

Đảm bảo thỏa thuận đúng và không sai lệch thông tin trước khi ký tên. Xác định xem tất cả các điều khoản và điều kiện đã được thể hiện đúng và phù hợp với cả hai bên hay chưa.

Câu 5: Lập hóa đơn bán hàng cần thực hiện theo nguyên tắc nào?

Nội dung hóa đơn không được tẩy xóa: Hóa đơn phải được lập sao cho không có tẩy xóa hay sửa đổi. Nội dung trên hóa đơn phải rõ ràng và không gây hiểu nhầm.

Đồng nhất và cùng màu mực: Hóa đơn phải được lập trên hai liên chứng từ có thống nhất với nhau. Màu mực sử dụng trên hóa đơn cũng cần đồng nhất để đảm bảo tính chuyên nghiệp.

Lập hóa đơn theo thứ tự liên tục: Hóa đơn nên được lập theo thứ tự liên tục và có số thứ tự tăng dần giúp theo dõi và quản lý hóa đơn một cách dễ dàng và tránh nhầm lẫn.

Tham khảo: 6 phần hành kế toán trong doanh nghiệp mà ai cũng phải biết

4. Một số các lưu ý khác về kế toán bán hàng

4.1 Quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp là gì?

Bước 1: Tiếp nhận đơn đặt hàng và hợp đồng từ bộ phận kinh doanh hoặc nhân viên bán hàng của doanh nghiệp.

Bước 2: Kiểm tra số lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp. Tùy vào tình huống, có thể xảy ra hai trường hợp:

Trường hợp số lượng hàng tồn kho không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng: Kế toán bán hàng cần thông báo cho bộ phận bán hàng. Nhân viên bán hàng phụ trách sẽ tư vấn lại cho khách hàng hoặc hẹn đơn hàng để kịp đáp ứng nếu cần thiết.
Trường hợp số lượng hàng tồn kho đáp ứng nhu cầu của khách hàng: Kế toán bán hàng sẽ tiến hành lập phiếu yêu cầu xuất kho và chuyển tiếp cho thủ kho. Phiếu xuất kho sẽ được sử dụng làm căn cứ cho thủ kho thực hiện xuất số lượng hàng. Đồng thời, kế toán bán hàng sẽ lập hóa đơn, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho để gửi cho nhân viên bán hàng hoặc phòng kinh doanh thực hiện giao hàng đầy đủ cho khách hàng.

Quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Bước 3: Hạch toán nghiệp vụ bán hàng phát sinh vào báo cáo sổ tổng hợp và sổ chi tiết có liên quan đến hoạt động bán hàng. Thông qua việc ghi nhận các giao dịch trên sổ sách, doanh nghiệp có thể theo dõi và kiểm soát tình hình tài chính liên quan đến hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ.

Lưu ý: Sau khi khách hàng thanh toán dịch vụ, kế toán bán hàng cần tiến hành lập hóa đơn cho dịch vụ đã được cung cấp cho khách. Hóa đơn này phải được lập căn cứ vào các chứng từ và thông tin liên quan đến giao dịch kinh tế đã xảy ra.

Xem thêm: Tất tần tật về phần mềm kế toán bán hàng mà bạn nên biết

4.2 Công cụ, dịch vụ hỗ trợ kế toán bán hàng

Doanh nghiệp đau đầu tìm giải pháp kiểm soát vận hành nhân sự, quy trình làm việc? Doanh nghiệp muốn kiếm soát tài chính - kế toán chặt chẽ: dòng tiền, báo cáo tài chính, kết quả kinh doanh,...?

Nhanh.vn cung cấp giải pháp dịch vụ tư vấn quy trình vận hành & xử lý số liệu báo cáo cho Doanh nghiệp:

Chuẩn hóa quy trình vận hành liên bộ phận Sale - Chăm sóc khách hàng - Kho - Thủ Quỹ - Kế toán
Xây dựng báo cáo tài chính: Nhập liệu, xử lý số liệu, tạo lập báo cáo tài chính
Đào tạo, chuyển giao quy trình thực hiện báo cáo tài chính cho nhân sự phụ trách của doanh nghiệp.
Giám sát thực hiện

Công cụ, dịch vụ hỗ trợ kế toán bán hàng Nhanh.vn

Phần mềm Nhanh.vn là sự lựa chọn cho sự phát triển và thịnh vượng của doanh nghiệp:

Cải thiện năng suất: Chuẩn hóa quy trình, checklist công việc cụ thể giúp nhân viên làm việc hiệu quả
Hạn chế thất thoát nhờ quản lý công việc chặt chẽ
Số liệu chính xác: Cam kết số liệu kế toán được xử lý chính xác, đúng tiến độ kèm giải trình
Tối ưu chi phí: Chi phí sử dụng dịch vụ chỉ bằng 1 phần so với chi phí thuê nhân sự kế toán riêng
Tiết kiệm thời gian tuyển dụng, đào tạo kế toán, kiểm tra & xử lý lỗi phát sinh, tổng hợp báo cáo.
Trách nhiệm & Bảo mật: Cam kết bảo mật số liệu Doanh nghiệp cung cấp trong quá trình thực hiện.

Trên đây là bài viết chia sẻ chi tiết các câu hỏi phỏng vấn kế toán bán hàng nhất định bạn phải biết. Cảm ơn các bạn đã đọc!