TIN TỨC
Danh mục
Bài viết mới nhất

Tại sao nên chọn phần mềm bán hàng có chức năng kế toán?

2021-11-24

Phần mềm bán hàng là công cụ hỗ trợ đắc lực đối với mọi cửa hàng. Mỗi khi bước vào một cửa hàng bất kì, bạn sẽ thấy ở quầy thu ngân nào cũng có sự xuất hiện của những chiếc máy POS cùng với phần mềm quản lý bán hàng. Và để hỗ trợ toàn diện cho các công ty, cửa hàng, các nhà phát triển phần mềm hiện nay đã tích hợp chức năng kế toán vào phần mềm bán hàng để đem đến trải nghiệm tốt nhất, hữu ích nhất cho các cửa hàng. Nhưng trên thị trường hiện nay có vô vàn phần mềm đến từ các đơn vị cung cấp khác nhau, làm thế nào để biết doanh nghiệp của mình có cần sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có chức năng kế toán hay không. Để trả lời câu hỏi đó cũng như lựa chọn được phần mềm bán hàng kế toán phù hợp, chủ doanh nghiệp cần nghiên cứu những tính năng mà phần mềm kế toán bán hàng đem lại. Hãy cùng Nhanh.vn đi tìm hiểu lợi ích của phần mềm bán hàng có chức năng kế toán thông qua bài viết dưới đây.

Nội dung chính [hide]

1. Phần mềm quản lý bán hàng có chức năng kế toán là gì?

1.1. Phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng được xây dựng, phát triển và hoàn thiện bởi một đơn vị cung cấp phần mềm với mục tiêu hỗ trợ các doanh nghiệp, chuỗi cửa hàng thực hiện các hoạt động quản trị, kiểm soát nhân sự, tài chính, vận hành trong quá trình kinh doanh của nhiều ngành hàng. Sử dụng phần mềm bán hàng có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu các sai lầm không đáng có, từ đó tiết kiệm chi phí, nguồn nhân lực và thời gian. Phần mềm quản lý bán hàng có thể ghi nhận, lưu trữ khối lượng lớn thông tin, dữ liệu về khách hàng, hàng hóa, chi phí, doanh số,... Tất cả những thông tin nhập vào trong phần mềm sẽ được lưu trữ, đo lường, thống kê tự động. Thông qua phần mềm bán hàng, nhà quản trị sẽ có cái nhìn tổng quát về doanh nghiệp, sản phẩm, dịch vụ, khách hàng và có cơ sở cho việc ra các quyết định kinh doanh mới.

Xem thêm: Phần mềm tốt nhất để quản lý các cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ

1.2. Phần mềm quản lý quán hàng tích hợp chức năng kế toán là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng có chức năng kế toán là phần mềm được hỗ trợ tối đa về các nghiệp vụ kế toán tổng hợp như khai báo danh sách tài khoản, theo dõi công nợ, tổng hợp phát sinh đối ứng,... Đa số các phần mềm bán hàng có chức năng kế toán đều có giao diện thân thiện, thao tác đơn giản nên người sử dụng hoàn toàn có thể nhập dữ liệu, thống kê, tính toán, xuất báo cáo một cách dễ dàng. Không cần đến hàng giờ đồng hồ cùng với sổ sách tài chính và biểu mẫu excel dài vô tận, chỉ cần vài thao tác trên phần mềm bán hàng kế toán là sẽ giải quyết được nghiệp vụ kế toán tự động, nhanh chóng, đáp ứng chính xác yêu cầu.

Phần mềm quản lý bán hàng kế toán dành cho mọi doanh nghiệp, công ty

Phần mềm quản lý bán hàng kế toán dành cho mọi doanh nghiệp, công ty

2. Tại sao nên chọn phần mềm quản lý bán hàng có chức năng kế toán?

Bên cạnh những tính năng cơ bản của 1 phần mềm quản lý cửa hàng như kiểm soát hàng tồn kho, quản lý nhân viên, quản trị hoạt động bán hàng, phần mềm bán hàng tích hợp chức năng kế toán còn đem lại cho doanh nghiệp, công ty những lợi ích đáng kể trong hoạt động kế toán tổng hợp. Có nhiều hơn một lý do bạn nên chọn phần mềm quản lý bán hàng kế toán cho doanh nghiệp, công ty của mình.

2.1. Phần mềm quản lý bán hàng tích hợp chức năng kế toán kiểm soát tốt các nghiệp vụ bán hàng

Lý do đầu tiên giải thích tại sao bạn nên chọn phần mềm bán hàng kế toán chính là bởi phần mềm này vẫn đáp ứng rất tốt các yêu cầu trong quản lý bán hàng. Các nghiệp vụ cơ bản trong bán hàng mà phần mềm kế toán bán hàng có thể kiểm soát:

  • Quản lý sản phẩm: hỗ trợ cập nhật thông tin sản phẩm lên website, hỗ trợ nhập xuất dữ liệu với Excel, công nghệ lưu trữ điện toán đám mây với dung lượng lớn, bảo toàn dữ liệu,...
  • Quản lý hàng hóa tồn kho: quản lý số lượng hàng tồn, quản lý hoạt động xuất nhập hàng hóa, nguyên liệu,dự báo số lượng hàng hóa cần nhập, báo cáo diện tích lưu kho còn trống,...
  • Quản lý hoạt động bán hàng: kiểm tra số lượng hàng sau bán, check mã, phân loại sản phẩm, bán hàng bằng mã vạch, kết nối với máy in, két tiền, cập nhập thông tin người mua, tính doanh số cho từng nhân viên,...
  • Quản lý nhân viên: phân quyền cho từng vị trí, bộ phận, hỗ trợ chấm công, tính lương cho nhân viên, báo cáo doanh số, hoa hồng của từng nhân viên, kiểm soát chặt chẽ các hoạt động chỉnh sửa thay đổi giá bán, chiết khấu,...
  • Quản lý chăm sóc khách hàng: tổng hợp giao dịch phát sinh, lưu trữ thông tin khách hàng, gửi khuyến mãi thông tin đơn hàng qua số điện thoại, email,...
  • Quản lý đơn hàng online: thông báo đơn hàng online, kết nối với dịch vụ vận chuyển, quản lý tiếp nhận đơn, lọc đơn trùng, gộp đơn để giảm chi phí vận chuyển,...

Xem thêm: Cách chọn mua phần mềm bán hàng phù hợp, tránh lãng phí tiền

2.2. Phần mềm kế toán bán hàng cho phép lập phiếu thu chi tiền mặt, báo nợ có ngân hàng

Phiếu thu, chi tiền mặt là những hóa đơn chứng từ phổ biến và quan trọng trong kinh doanh. Phiếu thu, chi là một chứng từ thể hiện sự hoàn thành giao dịch giữa bên nộp và bên thu hợp pháp, có sự ký nhận của cả 2 bên. Vì thế, phiếu thu, chi gắn liền với mọi hoạt động giao dịch tiền bạc và là biểu mẫu không thể thiếu trong hoạt động thu chi của doanh nghiệp. Phiếu thu chi là bằng chứng xác định các khoản tiền được xuất nhập vào doanh nghiệp và thể hiện khoản tiền của bên nộp đã được nhận bởi bên thu. Phiếu thu là để xác định hoạt động thu tiền của doanh nghiệp đối với cá nhân hoặc tổ chức khác. Tương ứng, phiếu chi là chứng từ thể hiện hoạt động chi tiền, xuất tiền với các mục đích khác nhau của doanh nghiệp.

Một trong những tính năng cơ bản của phần mềm kế toán bán hàng là cho phép lập phiếu thu chi tiền mặt, báo nợ có ngân hàng. Tất cả những hoạt động mua hàng, bán hàng bằng tiền mặt hoặc thanh toán qua ngân hàng, xuất quỹ tiền mặt gửi ngân hàng hay rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ sẽ được phần mềm bán hàng hỗ trợ quản lý. Từ chứng từ bán hàng đến chứng từ mua hàng đều được tạo lập một cách đơn giản, dễ dàng trên phần mềm quản lý bán hàng kế toán. Doanh nghiệp chỉ cần nhập các thông tin như tài khoản, loại phiếu thu/ phiếu chi, đối tượng công nợ, số tiền,... và hệ thống phần mềm sẽ lưu trữ lại cũng như xác lập hoàn chỉnh phiếu thu/ phiếu chi. Tuy nhiên, để đạt được kết quả chính xác thì yêu cầu nhân viên sử dụng phần mềm phải thao tác chính xác cẩn thận khi nhập dữ liệu vào phần mềm. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể  khiến các báo cáo doanh thu, báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trở nên vô nghĩa. Vậy nên doanh nghiệp cần chọn những phần mềm có giao diện dễ nhìn, dễ dàng thao tác để nhân viên có thể thích ứng ngay khi vừa sử dụng. Mỗi phần mềm sẽ có kiểu cách thiết kế riêng nên doanh nghiệp hãy nghiên cứu và lựa chọn phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu.

Dễ dàng tạo lập phiếu thu chi tiền với phần mềm kế toán bán hàng

Dễ dàng tạo lập phiếu thu chi tiền với phần mềm kế toán bán hàng

2.3. Phần mềm bán hàng kế toán giúp theo dõi, quản lý công nợ theo từng đối tượng

Công nợ là số tiền còn lại nợ sang kỳ sau sau khi phát sinh các nghiệp vụ mua, bán hàng hóa, dịch vụ,... hoặc phát sinh thanh toán tiền trong kỳ với các cá nhân, tổ chức khác. Công nợ theo từng đối tượng trong doanh nghiệp thường bao gồm: công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp, công nợ nhân viên bán hàng, công nợ dịch vụ trả góp. Quản lý công nợ là hoạt động theo dõi, xác nhận số tiền phải thu hoặc số tiền phải nộp trả đối với các đối tượng công nợ của công ty khi phát sinh các giao dịch mua bán, xuất nhập hàng,... Quản lý tốt công nợ là cơ sở để công ty, doanh nghiệp quản lý tài chính tổng thể hiệu quả.

Bí quyết để quản lý công nợ hiệu quả chính là doanh nghiệp cần phải xây dựng hệ thống theo dõi hoàn chỉnh, thường xuyên theo dõi công nợ định kỳ, gửi hóa đơn chứng từ đến các đối tượng công nợ nhanh chóng để từ đó có thể thu được nợ đúng kỳ hạn. Phần mềm kế toán bán hàng giúp doanh nghiệp ghi nhận, lọc công nợ theo thông tin và thống kê danh sách công nợ theo từng đối tượng, theo tài khoản. Sau đó, người sử dụng có thể lựa chọn xử lý bằng cách thêm hoặc thu công nợ của từng đối tượng thông qua phần mềm. Do đặc điểm của nghiệp vụ quản lý công nợ bao gồm rất nhiều số liệu nên lựa chọn sử dụng phần mềm bán hàng tích hợp kế toán sẽ giúp công ty tăng năng suất, tăng độ chính xác, thu nhận kết quả ngay lập tức.

Nghiệp vụ quản lý công nợ được phần mềm quản lý bán hàng kế toán hỗ trợ

Nghiệp vụ quản lý công nợ được phần mềm quản lý bán hàng kế toán hỗ trợ

2.4. Khai báo danh sách tài khoản kế toán trên phần mềm quản lý bán hàng

Toàn bộ hệ thống mã và tên sổ sách trong công việc kế toán được cụ thể hóa bởi danh mục tài khoản kế toán. Việc khai báo các danh mục này tương tự như việc: khi bạn bắt đầu một năm kinh doanh mới thì bạn cần mua các loại sổ sách kế toán mới, sau đó bạn điền mã và tên của sổ tương ứng vào bìa sổ, đồng thời ghi số dư đầu năm vào trong trang đầu của từng quyển sổ. Các phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ chức năng kế toán đều cho phép các doanh nghiệp có thể tạo lập tài khoản kế toán khác nhau trên phần mềm để phục vụ mục đích theo dõi dòng tiền, số dư. Với mỗi tài khoản kế toán, ngoài 3 chỉ tiêu chính là mã, tên và số dư, tùy vào từng loại phần mềm, doanh nghiệp có thể khai báo thêm các chỉ tiêu như thuộc tính ngoại tệ, tính chất của tài khoản, thời hạn,... Khi doanh nghiệp hoàn thành khai báo danh sách tài khoản kế toán trên phần mềm, mỗi khi có giao dịch phát sinh, số liệu trong danh mục tài khoản sẽ được cập nhật liên tục tự động trên phần mềm. Ví dụ cho một tài khoản kế toán trong danh mục:

  • Mã tài khoản: 1111
  • Tên tài khoản: Tiền mặt Việt Nam
  • Dư nợ đầu năm: 821.000.000 

2.5. Hoàn thiện báo cáo kết quả kinh doanh với phần mềm bán hàng hỗ trợ kế toán 

Mỗi khi kết thúc 1 kỳ hoạt động (thường tính theo năm), các doanh nghiệp sẽ cần những báo cáo kết quả kinh doanh chi tiết, đầy đủ thông tin. Báo cáo kết quả kinh doanh là biểu mẫu quan trọng phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong vòng 1 năm. Dựa vào thông tin báo cáo kết quả kinh doanh cung cấp, nhà quản trị có thể đánh giá sự thành công hay thất bại của hoạt động kinh doanh, hoạt động nào tốn nhiều chi phí, hoạt động nào thu về lợi nhuận thấp,... và từ đó ra các quyết định thay đổi, phát triển. Báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp cần phải có các chỉ tiêu như doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, giá vốn bán hàng, lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ, chi phí bán hàng, chi phí tài chính,... Để tổng hợp số liệu phục vụ cho việc lập báo cáo kết quả kinh doanh, doanh nghiệp có thể tận dụng triệt để phần mềm bán hàng có tính năng kế toán. Trong quá trình hoạt động, phần mềm bán hàng kế toán đã hỗ trợ nhân viên kế toán trong việc tính toán, lưu trữ, ghi nhận thông tin, số liệu cụ thể, chính xác. Lúc này, kế toán chỉ cần thu thập những số liệu có liên quan và thống kê lại vào báo cáo kết quả doanh bởi mọi công việc tính toán đã được phần mềm xử lý. Báo cáo kết quả kinh doanh sẽ được hoàn thành nhanh chóng và chính xác hơn bao giờ hết. Không còn nỗi lo “lập báo cáo kinh doanh” mỗi cuối kỳ kinh doanh. Nhờ có sự hỗ trợ của phần mềm bán hàng kế toán, những nghiệp vụ kế toán đều được giải quyết “nhanh-gọn-lẹ” mà lại còn chính xác, giảm thiểu tối đa những sai sót.

Báo cáo kết quả kinh doanh hoàn thiện với phần mềm bán hàng có chức năng kế toán

Báo cáo kết quả kinh doanh được hoàn thiện nhanh chóng với phần mềm bán hàng có chức năng kế toán

3. Thế nào là một phần mềm quản lý bán hàng có tính năng kế toán tốt?

Để giúp bạn có thể lựa chọn kỹ càng hơn phần mềm thích hợp với mô hình, nhu cầu của mình, đây là những tiêu chí để đánh giá một phần mềm bán hàng kế toán tốt:

  • Giao diện đơn giản, dễ hiểu, dễ dàng đăng nhập và thao tác, không gây khó khăn cho người mới sử dụng
  • Các thao tác cụ thể, rõ ràng được thể hiện trên trang quản lý
  • Tốc độ xử lý, tính toán nhanh chóng và chính xác
  • Dung lượng lưu trữ dữ liệu lớn, sử dụng công nghệ điện toán đám mây để đảm bảo tính bảo mật, tránh thất thoát dữ liệu, đồng bộ trên các thiết bị có phần mềm
  • Hỗ trợ nhân viên kế toán các nghiệp vụ lập phiếu thu chi, quản lý công nợ, khai báo danh mục tài khoản kế toán, lập báo cáo kết quả kinh doanh,...

Xem thêm: Những lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hiện nay

Thông qua bài viết, bạn chắc chắn đã tìm hiểu được những công dụng hữu ích của phần mềm bán hàng có chức năng kế toán và lý do bạn nên chọn phần mềm bán hàng kế toán. Quyết định lựa chọn hay không và lựa chọn phần mềm nào là ở bạn. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng, mọi quyết định của bạn đều có thể ảnh hưởng đến công việc kinh doanh. Và một phần mềm bán hàng tích hợp chức năng kế toán đem lại giải pháp tối ưu quy trình, tăng năng suất, tiết kiệm thời gian, nhân lực cho doanh nghiệp của bạn.

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Tốt nhất, được sử dụng nhiều nhất
Hơn 80.000 cửa hàng đã tin dùng
Dùng thử miễn phí

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Tầng 2, 284/41/2 Lý Thường Kiệt, Phường 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 63 Phan Đăng Lưu, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 19133915566015

Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) - Chi nhánh Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Tài liệu cho developer

API Documentation

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương

Hỗ trợ trực tuyến