Quy trình quản lý xuất - nhập tồn hàng hóa "chuẩn" nhất năm 2020

30/11/2020

Làm sao để quản lý nhập xuất tồn hàng hóa hiệu quả? Bài viết dưới đây Nhanh.vn sẽ giúp các nhà quản lý kho hàng giải đáp câu hỏi trên, để các bạn đưa ra những định hướng hiệu quả cho việc sản xuất kinh doanh hàng tồn kho của doanh nghiệp.

Trước tiên cùng Nhanh.vn tìm hiểu về quản lý nhập xuất hàng tồn kho nhé!

1. Quản lý xuất nhập tồn hàng hóa là gì?

Quy trình quản lý xuất nhập tồn

Quản lý nhập xuất tồn hàng hóa

Thực tế quản lý nhập xuất tồn hàng hóa là thứ tự, trình tự, quá trình thực hiện các hoạt động nhập/xuất hàng hóa vào kho hàng của doanh nghiệp. Quá trình này diễn ra nhằm giúp các hoạt động nhập xuất tồn hàng hóa được diễn ra ổn định - suôn sẻ cũng như việc kiểm tra - theo dõi - giám sát hàng tồn trở nên dễ dàng hơn.

Tối ưu quy trình quản lý xuất nhập tồn kho chuyên nghiệp với Nhanh.vn

Chỉ 7k/ ngày, quản lý đơn giản - dễ dàng

Tìm hiểu thêm

Quản lý nhập xuất tồn hàng hóa tốt giúp doanh nghiệp đưa ra những định hướng tốt giúp quá trình sản xuất kinh doanh hàng hóa tồn kho trở nên hiệu quả. Việc quản lý nhập xuất tồn hàng hóa giữ nhiều vai trò quan trọng như:

- Quản lý và phân công nhân viên quản lý kho hàng trở nên hiệu quả hơn

- Hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thuận tiện hơn

- Nhà quản trị nắm bắt được tình trạng tồn kho, tình hình biến động hàng hóa trong kho (tình hình xuất nhập kho), số lượng và chất lượng hàng trong kho từ đó đưa ra các hoạch định đúng đắn mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

2. Quy trình 7 bước quản lý xuất nhập tồn hàng hóa

Quy trình quản lý xuất nhập tồn

Quy trình quản lý xuất nhập tồn hàng hóa

Bước 1: Lập kế hoạch tổ chức và chuẩn bị

Mục tiêu của việc quản lý xuất nhập tồn hàng hóa không chỉ đòi hỏi sự chính xác về số lượng hàng hóa nhập và xuất mà còn phải đưa ra được các phương án giúp lưu thông hàng hóa ra vào kho tối ưu được toàn bộ chi phí và thời gian.

Chính vì thế, nhà quản lý cần phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, lên kế hoạch phân công nhân sự hợp lý, bàn giao việc với nhân viên có trách nhiệm cao và uy tín để kiểm kê xác thực số lượng hàng hóa một cách chính xác. Cần xây dựng các biểu mẫu báo cáo, kiểm kê đầy đủ và thống nhất. Thiết lập hệ thống hoàn chỉnh quy trình nhập xuất tồn hàng hóa, lưu giữ đầy đủ chứng từ, bản kiểm kê, quy định không gian xếp hàng tiện cho việc bốc dỡ và kiểm kê.

Xem thêm: Quy trình quản lý kho hàng thông minh, hạn chế thất thoát

Bước 2: Kiểm kê kho hàng

Việc tiến hành kiểm đếm tồn kho hàng hóa sẽ do nhân viên quản lý kho trực tiếp thực hiện định kỳ theo tháng/quý/năm và sẽ được đối chiếu sổ sách kế toán để kịp thời xử lý, điều chỉnh số liệu cho trùng khớp với tồn kho đầu kỳ. Toàn bộ số liệu hàng hóa sau quá trình kiểm kê phải được gửi lại cấp trên theo mẫu báo cáo, để quản lý kho hàng nắm  được tình trạng kho hàng qua đó lên những kế hoạch kinh doanh, dự tính số lượng nhập xuất hàng về kho trong thời gian tới.

Thực tế sẽ có 2 nhân viên kiểm kê hàng tồn kho, tiến hành việc kiểm kê hàng tồn kho đầu kỳ bằng cách đếm số lượng hàng hóa thực tế còn lại trong kho, mỗi người sẽ có một bản báo cáo riêng, số liệu trong báo cáo độc lập để tăng hiệu quả tính chính xác.

Bước 3: Giám sát nhập kho

Phân chia nhân sự cho bên quản lý kho thực hiện các nghiệp vụ bao gồm: Thu mua hàng hóa, gia công, sản xuất, xử lý nguyên vật liệu thừa - phế phẩm - phế thải, hàng bán trả lại, xuất chuyển kho và cân đối kho.

phần mềm quản lý kho hàng

Phần mềm quản lý kho hàng

Trước kia những nghiệp vụ này được xử lý thủ công bằng bằng file excel hoặc là trên giấy tờ nhưng hiện nay do sự phát triển hiện đại của ngành công nghệ thông tin nên rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng quản lý kho hàng trên các phần mềm hiện đại như phần mềm quản lý kho hàng của Nhanh.vn, phần mềm này giúp tối ưu hóa các hoạt động kiểm kê, tạo phiếu chứng từ kê khai và đây cũng là công cụ tiện lợi cho việc theo dõi - báo cáo - kiểm soát kho hàng.

Bước 4: Giám sát xuất kho

Tương tự như việc giám sát nhập kho các nhà quản lý kho hàng sẽ thực hiện các nghiệp vụ xuất kho bao gồm: Bán hàng, xuất nguyên vật liệu dùng trong sản xuất - gia công, hàng hóa mua lại, chuyển kho và cân đối kho.

Bước 5: Theo dõi tồn kho

Kiểm soát sát sao số lượng hàng tồn kho trên sổ sách và đánh giá với thực tế, theo dõi tình hình kho và biến động kho một cách cụ thể. Truy xuất thẻ kho của từng loại hàng hóa cần phải đối chiếu. Các nhà quản lý kho hàng nên sử dụng các phần mềm quản lý kho để tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc tổ chức giám sát - kiểm kê kho hàng, sử dụng các phần mềm quản lý kho để nắm bắt thông tin - trạng thái - tình hình kho, quá trình lưu thông hàng hóa một cách nhanh chóng, kịp thời bổ sung các mặt hàng bán chạy - nhanh hết hay xử lý các mặt hàng bị hư hại.

Xem thêm: Làm thế nào để quản lý kho hiệu quả - Công việc của người quản lý kho là gì?

Bước 6: Kết chuyển tồn kho sang kỳ sau

Kiểm kê hàng hóa thực còn tồn trong kho - tổng lượng hàng hóa nhập xuất vào cuối tháng hoặc quý theo sổ sách kho và sổ sách của đơn vị kế toán. Kết chuyển số dư cuối kỳ sang đầu kỳ tiếp theo.

Bước 7: Tổng kết, đánh giá

Đánh giá tình trạng tồn kho của kho hàng, theo dõi biên bản sao kê tồn kho, theo dõi các báo cáo tồn kho trong kỳ, lưu trữ phiếu nhập xuất và các chứng từ liên quan,.. đưa ra kết luận, phương án tối ưu cho kho hàng (bổ sung mặt hàng thiếu, giải phóng mặt hàng tồn kho lâu ngày,...)

Xem thêm: Xây dựng quy trình quản lý kho chuyên nghiệp

3. Mẫu quản lý xuất nhập tồn hàng hóa bằng file Excel

Dưới đây Nhanh.vn sẽ cập nhập cho các bạn mẫu quản lý nhập xuất tồn hàng hóa bằng file Excel:

Nếu doanh nghiệp không muốn sử dụng phần mềm kho hiện đại thì có thể quản lý kho miễn phí bằng Excel. Người dùng sẽ thiết kế và nhập số liệu trong file Excel theo mẫu sau:

Bảng excel tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa

Bảng Excel thay thế phần mềm quản lý kho cần có những thông tin sau:

Bảng số liệu cần nhập: Ngày ghi sổ; chứng từ; mã hàng hóa, số lượng hàng nhập.

- Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn kho đầu ngày, nhập xuất hàng trong ngày, tồn kho cuối ngày.

- Báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, dư đầu kỳ, nhập/xuất trong kỳ, tồn kho cuối kỳ.

- Sổ chi tiết hàng hóa: Chứng từ, đơn giá, tài khoản đối ứng, xuất, nhập tồn.

- Sổ kho để in: Ngày, chứng từ phiếu xuất nhập, nội dụng, nhập xuất tồn hàng hóa (số lượng, đơn giá).

Đó là những thông tin cần thiết để tạo bảng file excel quản lý xuất tồn hàng hóa.

Hy vọng rằng những thông tin Nhanh.vn chia sẻ sẽ giúp các bạn quản lý xuất nhập tồn hàng hóa hiệu quả.

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Tầng 2, 284/41/2 Lý Thường Kiệt, Phường 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 461 Núi Thành, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 19133915566015

Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) - Chi nhánh Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương