Quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

02/12/2019

Khi bạn quản lý nhân sự, bạn luôn mong muốn nhân sự của mình hoạt động thật hiệu quả. Quản trị nhân sự bao gồm các công việc của nhân sự gắn liền với quá trình làm việc của một nhân viên từ lúc họ vào công ty cho đến khi họ nghỉ việc. Có bao nhiêu việc phát sinh ngoài công việc thì có bấy nhiêu việc cho nhân sự. Mỗi công việc sẽ có một lý thuyết gắn với nó.

Vì thế để quản lý nhân sự một cách dễ dàng và hiệu quả, doanh nghiệp nên tuân theo một tiêu chuẩn riêng. Và quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO đang là tiêu chuẩn được hầu hết các doanh nghiệp áp dụng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng Nhanh.vn tìm hiểu về quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO.

Các nội dung chính [hide]

1. Khái niệm và vai trò của nguồn nhân lực

1.1. Khái niệm quản lý nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực là lực lượng lao động của từng doanh nghiệp, là số người có trong danh sách của doanh nghiệp do doanh nghiệp trả lương. Nguồn nhân lực của doanh nghiệp được hình thành trên cơ sở của các cá nhân có vai trò khác nhau và được liên kết với nhau theo những mục tiêu nhất định. Nguồn nhân lực là tất cả tiềm năng của con người trong một tổ chức hay xã hội. Tất cả thành viên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp. 

Như vậy, quản trị nguồn nhân lực là sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt động hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tài nguyên nhân lực thông qua các tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu chiến lược và định hướng tương lai cho doanh nghiệp.

1.2. Vai trò cơ bản của quản lý nguồn nhân lực

- Quản trị nguồn nhân lực hiện nay được xem là yếu tố quan trọng nhất trong doanh nghiệp, với phong cách của các nhà qaunr trị sẽ tạo nên bộ mặt văn hóa tổ chức, chẳng hạn như tạo bầu không khí thoải mái trong doanh nghiệp sẽ tác động rất lớn đến tâm lý yếu tố lao động, quyết định đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Ngoài ra, công tác quản trị doanh nghiệp trong đó có quản tị nguồn nhân lực luôn gắn liền với công tác của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. Vì thế, để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức và kỹ nâng trong quản trị nhân lực. Và quản trị nhân lực là thiết yếu đối với mỗi doanh nghiệp.

2. ISO là gì?

Trước khi tìm hiểu về quy trình quản lý nhân sự thì chúng ta cần biết ISO là gì?

ISO là tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế (International Organization for Standardization). Tổ chức phi chính phủ này được thành lập vào năm 1947, tại Thụy Sĩ. Việt Nam tham gia tổ chức này vào năm 1977 và là thành viên thứ 77.

Quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

ISO là tập hợp những tiêu chuẩn chung về quản lý chất lượng trong doanh nghiệp

ISO đưa ra các tiêu chuẩn chung về quản lý công nghiệp và thương mại trên toàn cầu. Hiện tại, ISO có rất nhiều bộ tiêu chuẩn khác nhau, trong đó 3 bộ tiêu chuẩn phổ biến nhất là:

- Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (ISO 9000, ISO 9001,...) là hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng sản phẩm.

- Bộ tiêu chuẩn ISO 14000 (ISO 14001, ISO 14004,...) là hệ thống tiêu chuẩn quản lý môi trường.

- Bộ tiêu chuẩn ISO 22000 (ISO 22000, ISO 22002, ISO 22003…) là hệ thống tiêu chuẩn quản lý an toàn thực phẩm.

Một trong những tiêu chuẩn ISO mà chúng ta thường gặp nhất là tiêu chuẩn ISO 9001. 

3. Yêu cầu chung của hệ thống quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

- Xác định các quá trình cần thiết trong hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO và áp dụng chúng trong toàn bộ doanh nghiệp

- Xác định trình tự và mối tương tác của các quá trình quản lý nguồn lực

- Xác định các chuẩn mực và phương pháp cần thiết để đảm bảo vận hành và kiểm soát các quá trình có hiệu lực

- Đảm bảo sẵn có các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợ việc vận hành và theo dõi các quá trình này

- Theo dõi, đo lường khi thích hợp và phân tích các quá trình này

- Thực hiện các hành động cần thiết để đạt được kết quả dự định và cải tiến liên tục các quá trình này.

4. Nội dung của quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

4.1. Cung cấp nguồn lực

Doanh nghiệp phải xác định, cung cấp nguồn lực cần để:

- Thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống chuẩn mực tiêu chuẩn ISO

- Nâng cao sự thoả mãn khách hàng bằng cách đáp ứng các yêu cầu của họ.

4.2. Đảm bảo nguồn nhân lực

Để quản lý nguồn nhân lực, doanh nghiệp phải tiến hành các công việc sau:

- Xác định năng lực cần thiết của những người thực hiện các công việc ảnh hưởng đến sự phù hợp với các yêu cầu của sản phẩm

- Tiến hành đào tạo để đạt được năng lực cần thiết, thích hợp

- Đánh giá hiệu lực của các hành động được thực hiện

- Đảm bảo rằng nhân sự của doanh nghiệp nhận thức được mối liên quan và tầm quan trọng, và những đóng góp của họ cho mục tiêu chất lượng

- Duy trì hồ sơ thích hợp về giáo dục, đào tạo, kỹ năng và kinh nghiệm của người lao động

4.3. Cơ sở hạ tầng

Xác định, cung cấp và duy trì cơ sở hạ tầng cần thiết để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu của sản phẩm, bao gồm:

- Nhà cửa, không gian và các phương tiện cần thiết kèm theo

- Trang thiết bị quá trình cả phần cứng và phần mềm

- Dịch vụ hỗ trợ như vận chuyển hoặc trao đổi thông tin hay hệ thống thông tin,..

4.4. Môi trường làm việc

Doanh nghiệp phải xác định và quản lý môi trường làm việc cần thiết để đạt được sự phù hợp đối với các yêu cầu của quy trình quản lý nhân lực 

5. Ý nghĩa của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO trong quản lý nhân sự

- Các thủ tục, hồ sơ liên quan cho từng công việc quản lý nhân sự được cụ thể hóa và công khai, làm nâng cao chỉ số về tính minh bạch và tiếp cận thông tin. Công việc được giải quyết nhanh chóng, nâng cao chỉ số tiết kiệm về thời gian để thực hiện các qui định của Nhà nước.

- Có sự đảm bảo tính minh bạch về thủ tục, các quy trình, sự hạn chế chi phí không chính thức trong cách quản lý nhân sự của doanh nghiệp, nâng cao chất lượng hiệu quả

- Do việc lãnh đạo cao nhất của cơ quan phải xác định và phổ biến rõ ràng bằng văn bản trách nhiệm, quyền hạn của từng người dưới quyền và các mối quan hệ trong cơ quan để mọi người tuân thủ nhằm đảm bảo cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO được thực hiện thuận lợi, đạt hiệu quả cao, nên khắc phục tình trạng chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn giữa các cấp, các bộ phận, góp phần tinh giản bộ máy quản lý.

6. Lợi ích của doanh nghiệp khi thực hiện quy trình quản lý doanh nghiệp theo tiêu chuẩn ISO.

Quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO không chỉ mang lại những lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp mà đây còn là một chiến lược giúp cải tiến kết quả hoạt động tổng thể và cung cấp một nền tảng vững chắc cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Doanh nghiệp khi áp dụng tiêu chuẩn ISO cho quản lý nguồn lực đem lại hiệu quả cao

Cụ thể các lợi ích khi doanh nghiệp, tổ chức áp dụng tiêu chuẩn ISO:

– Tăng năng suất lao động, giảm được các chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí vận hành không đáng có thông qua việc xem xét, phân bổ các nguồn lực cho các quá trình cũng như thiết lập mối tương hỗ giữa các quá trình đó.

– Đáp ứng được việc vượt hàng rào kỹ thuật trong thương mại quốc tế.

– Giúp doanh nghiệp thấy và xử lý chính xác những chậm trễ, sai sót trong quá trình vận hành doanh nghiệp, quản trị nhân sự.

– Nâng cao năng lực cạnh tranh, đảm bảo xây dựng và phát triển thương hiệu công ty.

Xem thêm: 5 bước tạo nên quy trình đánh giá nhân viên chuyên nghiệp nhất 2019

7. Quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO.

Bước 1: Quyết định xem doanh nghiệp có nên đi theo tiêu chuẩn ISO hay không?

Không phải cái gì thuộc tiêu chuẩn cũng là hay và đúng, đôi khi nó cũng cần phải phù hợp với doanh nghiệp. Áp dụng tiêu chuẩn khác biệt khiến bộ máy nhân sự làm việc kém hiệu quả hơn.

Bước 2: Tìm ra đại diện lãnh đạo chất lượng

Bước tiếp theo trong quy trình này là phải tìm được lãnh đạo đứng ra là người khởi xướng, kiểm soát và tổ chức công việc.

Bước 3: Xây dựng kế hoạch thực hiện

Để áp dụng quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO trước tiên chúng ta cần phân tích và xác định được các điều khoản của tiêu chuẩn mà tổ chức mình áp dụng.

Sau đó, xem xét sự đáp ứng các điều khoản đó của tổ chức và xây dựng kế hoạch thực hiện.

Bước 4: Thông báo trong nội bộ tổ chức

Đây là một thông tin quan trọng cần phải thông báo cho tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp được biết và chuẩn bị cho kế hoạch áp dụng.

Bước 5: Chuẩn bị tài liệu 

Việc áp dụng quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO đòi hỏi tổ chức phải soạn thảo mọi tài liệu liên quan sao cho phù hợp các tiêu chuẩn ISO.

Bước 6: Tiến hành thực hiện

Đưa quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO vào hệ thống tài tiệu và áp dụng trong tổ chức.

Bước 7: Đánh giá nội bộ

Sau khi thực hiện, doanh nghiệp cũng cần phải xem xét, đánh giá lại quy trình để biết được mặt tích cực và tiêu cực để có thể khắc phục kịp thời

ISO yêu cầu tổ chức phải định kỳ đánh giá hệ thống quản lý chất lượng ISO của tổ chức thông qua việc đã đánh giá nội bộ.

Quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Đánh giá nội bộ sau quy trình áp dụng ISO vào quản lý nhân sự là sự cần thiết tối ưu cho doanh nghiệp

Bước 8: Đăng ký ISO 

Trước khi tổ chức, doanh nghiệp được chứng nhận ISO thì cần phải lựa chọn một tổ chức chứng nhận ISO để đăng ký chứng nhận. Đơn vị chứng nhận này là một tổ chức độc lập và được công nhận về việc chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO.

Bước 9: Chứng nhận ISO 

Đơn vị được cấp phải đủ điều kiện để được tổ chức chứng nhận ISO đánh giá là vượt qua và nhận được chứng chỉ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng phù hợp ISO 9001.

Bước 10: Duy trì chứng chỉ ISO 

Có rất nhiều doanh nghiệp đã sai lầm khi nghĩ rằng chỉ cần có chứng chỉ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO đã là bước cuối cùng của công việc xây dựng và áp dụng chứng nhận ISO.

Như vậy, việc duy trì và quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO là vô cùng cần thiết cho hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. 

Bên cạnh việc quản lý nhân sự, doanh nghiệp cũng cần có những quy định về quản lý khách hàng. 

Nhanh.vn cung cấp các dịch vụ, phần mềm quản lý bán hàng đa kênh, quản lý website hay các dịch vụ vận chuyển khác,... giúp công việc quản lý doanh nghiệp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Chúc bạn thành công!

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

260 Nguyễn Tiểu La, P8, Q10, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 461 Núi Thành, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 19133915566015

Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) - Chi nhánh Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương