Quản lý kho hàng: Là gì? Làm gì? Như thế nào?

2021-06-10

Quản lý kho hàng là một mắt xích quan trọng trong mỗi doanh nghiệp để quản lý hàng xuất nhập, có vai trò quyết định đối với hoạt động kinh doanh. Hệ thống quản lý kho hiệu quả không chỉ giúp giảm chi phí lưu thông, tăng doanh thu mà còn đảm bảo cho hoạt động sản xuất và cung ứng hàng hóa được diễn ra chuyên nghiệp, ổn định. Vậy quản lý kho là gì, làm gì, như thế nào? Làm sao để quản lý kho được hiệu quả tối ưu nhất? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp kiến thức và giúp bạn có một cái nhìn toàn diện về quản lý kho hàng.

Nội dung chính [hide]

1. Quản lý kho hàng là gì?

Trước khi đi vào tìm hiểu chi tiết, ta cần hiểu kho hàng là gì. Kho là nơi tập trung hàng hóa, cất giữ các sản phẩm kinh doanh của doanh nghiệp. Kho lưu trữ đa dạng các sản phẩm với số lượng hàng hóa lớn nhằm cung cấp hàng bổ sung thêm cho các cửa hàng - nơi trưng bày sản phẩm với số lượng nhỏ.

Quản lý kho hàng là gì

Quản lý kho hàng là gì

Quản lý kho hàng là một bộ phận mà chắc hẳn các doanh nghiệp đều có để quản lý hàng xuất nhập. Tuy nhiên, có thể hiểu quản lý kho hàng theo hai cách như sau:

    1.1. Quản lý kho hàng là 1 vị trí

Có thể hiểu, quản lý kho là người chịu trách nhiệm toàn bộ về những hoạt động liên quan trực tiếp đến hàng hóa trong kho như sắp xếp, vận chuyển, nhập - xuất kho, kiểm kê hàng hóa,... giúp cho các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi và đúng như theo tiến trình. Nhiệm vụ của người quản lý kho có thể có đôi chút khác nhau tùy thuộc vào ngành nghề và quy mô công ty.

    1.2. Quản lý kho là một công việc

Ngoài cách hiểu trên, quản lý kho còn được hiểu là một công việc. Quản lý kho (tiếng Anh là Warehouse Management) - được hiểu là hoạt động lưu trữ, bảo quản, cập nhật tình hình hàng hóa có trong kho một cách chính xác và chi tiết. Quản lý kho là một công việc mang tính hệ thống liên quan đến tìm nguồn cung ứng, lưu trữ và bán hàng. Hàng hóa ở đây có thể là nguyên liệu thô hoặc thành phẩm. Trong kinh doanh, quản lý kho bao hàm cả quản lý vị trí lưu trữ hàng hóa, xác định thời điểm xuất/nhập hàng và giá cả bán hàng cùng rất nhiều loại chi phí khác. 

2. Đặc thù của quản lý kho

    2.1. Chỉ liên quan đến sản phẩm

 Kho là nơi tập trung hàng hóa, cất giữ các sản phẩm kinh doanh của doanh nghiệp/cửa hàng. Kho là lưu trữ đa dạng các sản phẩm với số lượng hàng hóa lớn. Sản phẩm chính là linh hồn của doanh nghiệp, vì vậy việc quản lý kho hàng có vai trò vô cùng quan trọng. Như chúng ta đã biết ở trên, quản lý kho là hoạt động quản lý tất cả công việc liên quan đến hàng hóa, thành phẩm trong kho như việc sắp xếp, bảo quản, quản lý số lượng hàng hóa tồn kho, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất – cung cấp – phân phối hàng hóa kịp thời cũng như góp phần giảm chi phí lưu thông hàng hóa và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho.

    2.2. Có liên quan đến khách buôn

Cửa hàng thường có nhiều kho (kho lưu trữ hàng hóa, thành phẩm, công cụ, kho tại cửa hàng…). Kho thường là nơi tập trung số lượng lớn sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp, nên khi xuất ra ngoài thị trường thường bán cho các nhà buôn với số lượng lớn hoặc bán theo lô, kiện, dây hàng. Bán buôn sẽ đưa hàng hóa vào lĩnh vực để lưu thông thay vì đưa vào tiêu dùng như bán lẻ.

Xem thêm: Nếu muốn làm NHÂN VIÊN KHO, bạn nhất định phải đọc bài viết này

 3. Tại sao cần quản lý kho hàng?

Quản lý kho hàng đóng một vai trò quan trọng

Quản lý kho hàng đóng một vai trò quan trọng

Sau khi đã hiểu quản lý kho là gì thì bây giờ bạn cần biết cách quản lý kho sao cho việc kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành một cách hiệu quả nhất có thể. Dưới đây là những lý do tại sao việc quản lý kho lại quan trọng đến vậy:

Giúp bảo quản hàng hóa tốt hơn

Hàng hóa nếu không được bảo quản một cách cẩn thận, đặc biệt là các mặt hàng dễ vỡ hoặc có thời hạn sử dụng ngắn như nông sản thì có thể sẽ đưa đến tổn thất vô cùng lớn cho cửa hàng. Quản lý kho với các công việc như phân loại, sắp xếp hay theo dõi thông tin hàng sẽ giúp chủ cửa hàng có thể bảo quản hàng hóa tốt hơn, giảm thiểu các phát sinh không đáng có làm ảnh hưởng đến công việc kinh doanh.

Quản lý kho tốt giúp quay vòng tồn kho nhanh hơn

Hàng hóa, sản phẩm chính là thứ cốt lõi của doanh nghiệp. Nếu hàng hóa, sản phẩm bị hỏng, lỗi, hết hạn hay hàng mất nhãn sẽ ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận của cửa hàng. Do đó, việc quay vòng không để tồn kho quá lớn sẽ giúp giảm thiểu được những tổn thất không đáng có.

Góp phần bán hàng hiệu quả

Quản lý kho hiệu quả sẽ đem lại rất nhiều lợi ích về việc bán hàng. Nắm rõ được chính xác lượng hàng tồn kho có thể đáp ứng đầy đủ và kịp thời về nhu cầu cho khách hàng, tránh khỏi nguy cơ “cháy hàng”. Bên cạnh đó, đối với những mặt hàng ế bạn có thể đưa ra những kế hoạch như giảm giá, khuyến mãi. Như vậy, cửa hàng sẽ tối ưu về doanh thu và lợi nhuận.

Tiết kiệm các khoản chi phí

Quản lý kho giúp chủ cửa hàng nắm rõ thông tin của các mặt hàng, biết được sản phẩm nào đang có khả năng tồn đọng, từ đó điều chỉnh số lượng hàng hóa cần đặt một cách phù hợp trong thời gian tới. Việc này sẽ tiết kiệm được một khoản tiền đáng kể từ việc mua và bảo quản hàng hóa. Bên cạnh đó còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí về việc đặt hàng thường xuyên hoặc giao hàng nhiều lần.

Tránh việc thất thoát hàng hóa

Hiện tượng thất thoát hàng hóa xảy ra do nhiều nguyên nhân, có thể là nhân viên gian lận gây ra, do thất thoát trong kho hàng, hoặc tổn thất do trượt giá. Vì vậy, việc kiểm tra thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp cửa hàng tránh được tổn thất, lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

4. Quản lý kho là làm gì?

Thông thường, bộ phận quản lý kho sẽ phải làm những nghiệp vụ sau đây:

Những nghiệp vụ quản lý kho

Những nghiệp vụ quản lý kho

    4.1. Nhập hàng

Nhập hàng vào kho là một nghiệp vụ chính để giúp việc kinh doanh buôn bán diễn ra liên tục. Khi có đơn hàng vận chuyển tới người quản lý kho chính là người sẽ tiếp nhận hàng. Đối với các nhà bán lẻ lớn hay công ty quy mô rộng, đơn hàng vận chuyển đến tính từng container. Với số lượng hàng hóa khổng lồ như vậy cần có một thủ kho cứng để tiếp nhận hàng. Công việc này rất quan trọng bởi nếu kiểm hàng thiếu hay thừa hàng hóa sẽ ảnh hưởng nhiều đến ngân sách công ty.

Nhập kho hàng hóa sẽ bao gồm nhập kho hàng hóa nguyên liệu và nhập kho hàng hóa thành phẩm. Dưới đây là quy trình cụ thể của công việc nhập kho:

Bước 1: Lên kế hoạch nhập hàng

Các bộ phận khi có nhu cầu nhập hàng sẽ thông báo kế hoạch cho các bộ phận liên quan để cập nhật thông tin và bố trí nhân sự.

Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu

Quản lý kho dựa vào đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị nhập hàng để đối chiếu số lượng nhập vào, đồng thời kiểm tra chất lượng của chúng. Nếu có vất kỳ hư hỏng gì thì lập biên bản và thông báo lại với đơn vị.

Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Khi việc kiểm tra hàng hóa được hoàn tất thì toàn bộ giấy tờ và phiếu yêu cầu nhập hàng sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán đối chiếu lại một lần nữa trước khi tiến hành giao dịch và in phiếu nhập kho.

Bước 4: Hoàn thành nhập kho

Quản lý kho thực hiện hoạt động nhập kho, sắp xếp vào khu vực phù hợp sau đó cập nhật thông tin vào thẻ kho.

    4.2. Xuất hàng

Việc xuất kho – bán hàng hoặc luân chuyển đến kho khác là công việc thường xuyên xảy ra. Vì vậy nó rất quan trọng và cần phải xử lý một cách nhanh chóng.

Công việc của quản lý kho là kiểm kê và đảm bảo mặt hàng xuất ra hoàn chỉnh và không gặp bất cứ sai sót nào. Chủ động phát hiện những lỗi sản phẩm để có biện pháp kịp thời.

Quy trình xuất kho hàng hóa cơ bản gồm 5 bước như sau:

Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng

Khi có nhu cầu sử dụng hàng hóa cần lập yêu cầu xuất kho. Mỗi doanh nghiệp sẽ có mẫu yêu cầu nhập kho khác nhau.

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho

Kế toán cho kiểm tra hàng tồn còn lại trong kho, nếu thiếu thì thông báo lại với đơn vị. Hàng đầy đủ sẽ bắt đầu tiến hành xuất kho.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho

Phiếu yêu cầu xuất kho sẽ được gửi đến kế toán để tiến hành lập phiếu xuất kho, sau đó chuyển cho quản lý kho. Phiếu xuất kho này sẽ được lưu thành nhiều liên, một liên lưu lại tại sổ, các liên còn lại sẽ được giao cho quản lý kho.

Bước 4: Xuất kho

Quản lý kho nhận phiếu xuất kho và xuất kho cho nhân viên theo yêu cầu. Nhân viên nhận vật tư, hàng hóa và ký vào Phiếu xuất kho và nhận 1 liên.

Bước 5: Cập nhật thông tin

Thủ kho nhận lại 1 liên yêu cầu xuất kho, ghi lại thẻ kho và trả lại Phiếu xuất cho kế toán. Kế toán ghi sổ kho và hạch toán hàng xuất trong kho hàng.

Lưu ý trong cả 2 quy trình xuất – nhập kho đều phải kiểm tra giấy tờ kỹ càng. Tất cả hàng hóa phải được ghi chép hoặc sử dụng mã vạch việc quản lý kho trở nên hiệu quả hơn.

    4.3. Kiểm hàng

Quá trình kiểm kê hàng tồn kho đóng một vai trò hết sức quan trọng. Người quản lý cần kiểm tra định kỳ các kệ hàng, thùng hàng, các thiết bị cơ sở vật chất trong kho, kiểm tra kỹ số lượng cũng như chất lượng hàng hóa khi nhập kho hay xuất kho.

Vì thế chúng ta cần một quy trình kiểm hàng khoa học, hợp lý:

    - Kiểm tra và cập nhật liên tục về số lượng hàng hóa có trong kho để kịp thời báo cáo cấp trên, nhằm giúp doanh nghiệp có những chiến lược kinh doanh hợp lý nhất trong từng giai đoạn.

    - Kiểm tra chất lượng hàng hóa thường xuyên và kịp thời phát hiện những hư hại.

    - Khi kiểm tra, phải ghi chép số liệu cụ thế lên sổ kho, cập nhật từng thời điểm để làm cơ sở đối chiếu khi cần thiết.

Dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn - Quản lý kho dễ dàng, tiết kiệm thời gian, chính xác

xem thêm

    4.4. Báo cáo tồn kho

Sau các hoạt động như xuất, nhập và kiểm kê, người quản lý trong kho cần nắm rõ số lượng hàng hóa đã tiêu thụ ra sao để báo cáo. Theo dõi số lượng hàng tồn trong kho và chất lượng của nó để doanh nghiệp kịp thời đưa ra những chiến lược cụ thể, đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị trì hoãn. Kết quả bán hàng với kết quả kho phải trùng khớp nhau thể hiện sự liên kết. Theo đó, quản lý kho cần lập báo cáo tổng hợp nộp cho giám đốc để có thể đưa ra những điều chỉnh kịp thời.

5. Những kỹ năng cần có của người quản lý kho

Mặc dù quản lý kho không yêu cầu về trình độ học vấn hay bằng cấp, nhưng để làm được công việc này thì đòi hỏi bạn cần có những kỹ năng nhất định:

    5.1. Kỹ năng kiểm tra, lập phiếu nhập kho, xuất kho

Công việc thường ngày của người quản lý kho là tiếp nhận và kiểm tra chi tiết các chứng từ, giấy tờ liên quan đến xuất nhập, lưu chuyển hàng hóa trong kho. Vì vậy một nhân viên kho hiệu quả phải thành thạo các kỹ năng kiểm tra, nhập phiếu để công việc tiến hành hiệu quả, thuận lợi, tránh tình trạng bị gián đoạn.

    5.2. Kỹ năng sắp xếp và quản lý hàng hóa trong kho khoa học

Để dễ dàng trong công tác quản lý hàng hóa, người quản lý kho phải có kỹ năng sắp xếp và quản lý kho hàng tốt, am hiểu về cách sắp xếp kho hàng, biết cách phân chia khu vực cho từng loại hàng hóa, giúp tối ưu diện tích không gian lưu trữ. Bên cạnh đó, phải luôn nêu cao tinh thần học hỏi, hiểu về đặc điểm sản phẩm, sử dụng thẻ kho để không gian nhà kho được sắp xếp khoa học.

    5.3. Kỹ năng kiểm kho hiệu quả, nhanh chóng

Công việc kiểm kho là một công việc đòi hỏi tính cẩn thận, tỉ mỉ để kiểm kho một cách chính xác bởi số lượng hàng hóa vô cùng lớn. Nắm rõ quy trình trong việc kiểm kê hàng hóa góp phần hạn chế sai sót không đáng có xảy ra. Công việc kiểm kho đóng vai trò rất quan trọng đối với một doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp đưa ra những kế hoạch nhập hàng kịp thời và phân bổ hàng hóa hợp lý.

    5.4. Những kỹ năng mềm khác

Công việc quản lý kho phải liên kết với các bộ phận khác, vì vậy kỹ năng mềm là kỹ năng không kém phần quan trọng, không chỉ đối với quản lý kho mà còn đối với bất cứ ngành nghề nào. Bạn cần biết học hỏi, lắng nghe những ý kiến đóng góp, biết cách giao tiếp khéo léo tránh gây những xung đột không đáng có. Bên cạnh đó, kỹ năng lên kế hoạch và kỹ năng lãnh đạo cũng cực kỳ cần thiết để có thể quản lý công việc cửa hàng hiệu quả hơn.

6. Những cách quản lý kho hàng phổ biến

Quản lý kho tưởng chừng như dễ dàng nhưng thực chất nó là một công việc không hề đơn giản, bởi chỉ cần một sai sót nhỏ đã có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Dưới đây là các phương pháp quản lý kho đang được ứng dụng hiện nay.

    6.1. Sử dụng sổ sách để quản lý kho

Sử dụng sổ sách là phương pháp truyền thống để quản lý kho

Sử dụng sổ sách là phương pháp truyền thống để quản lý kho

Đây là phương pháp truyền thống được nhiều người sử dụng vì nó rất tiện lợi, chỉ cần có một quyển số bạn đã có thể lưu trữ các thông tin về số lượng hàng hóa nhập về, số lượng hàng hóa tiêu thụ,… Tuy nhiên, phương pháp này khiến quản lý kho mất rất nhiều thời gian bởi với bất kì giao dịch nào, bạn sẽ phải ghi ngay vào sổ. Điều này không đảm bảo được chính xác khi có thể bạn quên không cập nhật, hoặc viết nhầm một con số. Những sai sót tuy nhỏ nhưng về lâu về dài sẽ gây ra ảnh hưởng lớn. Ngoài ra, việc sử dụng sổ sách để quản lý kho hàng không đảm bảo an toàn vì rất dễ để ngoài xem trộm cũng như rất dễ rách, làm mất, nhòe mất số liệu, khiến bạn mất thêm thời gian kiểm lại hàng. Quan trọng hơn là việc quản lý số lượng hàng hóa trong kho, số lượng hàng xuất ra, nhập vào, doanh thu, lợi nhuận,… nếu làm bằng thủ công thì sẽ tốn rất nhiều thời gian cho việc thống kê.

    6.2. Sử dụng Excel để quản lý kho

Sử dụng Excel để quản lý kho cũng là phương pháp được ưa chuộng hiện nay

Sử dụng Excel để quản lý kho cũng là phương pháp được ưa chuộng hiện nay

Là một phần mềm thuộc Microsoft Office, Excel chính là giải pháp công nghệ đầu tiên trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào phần mềm bán hàng. Việc quản lý kho bằng Excel khá là chính xác, an toàn và đỡ mất thời gian hơn quản lý kho bằng sổ sách. Tuy nhiên, đây cũng chưa phải là giải pháp tối ưu nhất. Bởi việc nhập con số vào Excel cũng giống như ghi chép vào sổ sách vậy, rất dễ quên và nhầm lẫn.  Nếu bạn có một dữ liệu hàng hóa quá lớn tốc độ xử lý của Excel sẽ không còn mượt. Chỉ việc mở một file cũng tốn khá nhiều thời gian, thậm chí là đứng hay hay khiến các thao tác, truy xuất dữ liệu trên máy tính bị chậm. Bên cạnh đó, các phép tính toán của Excel khá phức tạp và khó nhớ, bạn cần phải có những kỹ năng tốt về phần mềm này.

    6.3. Sử dụng phần mềm để quản lý kho

Sử dụng phần mềm để quản lý kho được ưa chuộng nhất bởi tính ưu việt của nó

Sử dụng phần mềm để quản lý kho được ưa chuộng nhất bởi tính ưu việt của nó

Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển vượt bậc như hiện nay, quản lý kho bằng phần mềm là phương pháp đem lại hiệu quả tối ưu và chính xác nhất, được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn, đặc biệt đối với đơn vị sản xuất phân phối có lượng hàng lớn mỗi ngày. Quản lý kho bằng phần mềm giúp người quản lý ít nhầm lẫn trong quá trình xuất, nhập hàng hóa, không mất nhiều thời gian khi nhập dữ liệu, giúp công việc của quản lý kho trở nên nhẹ nhàng hơn. Quản lý kho có thể kiểm soát tất cả về sản phẩm, từ khâu nhập tên sản phẩm, mã vạch,... cho đến khâu thống kê số liệu hàng hoá của một tháng bán hàng.

Số lượng hàng hóa sẽ được tự động cập nhật khi có phát sinh giao dịch mà không cần mất thời gian cập nhật và nhập lại số liệu. Quan trọng hơn, bạn có thể dễ dàng  tra cứu, biết được chính xác số liệu hàng trong kho mà phần mềm bán hàng đảm bảo an toàn dữ liệu. Toàn bộ dữ liệu được lưu trên máy chủ nên người dùng không cần phải lo lắng mỗi khi thiết bị sử dụng bị hỏng hóc, virus,...

Ngoài ra, phần mềm có thể sử dụng trên cả điện thoại di động, máy tính bảng,... giúp công việc quản lý có thể thực hiện từ xa. Với mỗi giao dịch, dữ liệu sẽ được cập nhật và đồng bộ trên hệ thống ngay lập tức. Đồng thời, phần mềm còn báo cáo những mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào sắp hết, mặt hàng nào tồn kho, mặt hàng nào đem lại doanh thu cao nhất,... Thông qua đó bạn sẽ có kế hoạch nhập - xuất hàng hóa hợp lý, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Một gợi ý cho bạn khi làm công việc quản lý kho, bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý bán hàng đa kênh của Nhanh.vn, mọi công đoạn rườm rà và số liệu quá lớn sẽ được giải quyết một cách đơn giản và nhanh gọn, việc quản lý kho trở nên khoa học và dễ dàng hơn.

Quản lý kho hàng cùng Nhanh.vn

Quản lý kho hàng cùng Nhanh.vn

Những tính năng nổi bật khi quản lý kho hàng với phần mềm Nhanh.vn:

- Nghiệp vụ kiểm kho đơn giản, hệ thống tự động bù trừ và cân bằng

- Nắm bắt được chính xác hàng tồn kho

- Có thể dễ dàng sắp xếp vị trí, sản phẩm trong kho

- Kiểm soát được các hoạt động xuất - nhập - chuyển kho

Vì thế, nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện thì phần mềm quản lý bán hàng của Nhanh.vn chắc chắn sẽ là một lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn.

Hy vọng với những chia sẻ ở trên, Nhanh.vn đã giúp bạn trang bị những kiến thức về công việc quản lý kho và cách để quản lý kho hiệu quả, tối ưu.

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Tầng 2, 284/41/2 Lý Thường Kiệt, Phường 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 63 Phan Đăng Lưu, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 19133915566015

Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) - Chi nhánh Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Tài liệu cho developer

API Documentation

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương

Hỗ trợ trực tuyến