Quản Lý Kho Cửa Hàng Bằng Access Và Những Điều Cần Biết Về Phương Pháp Quản Lý Kho Bằng Access

2020-01-10

Kinh doanh là một ngành nghề mang đến nhiều lợi nhuận nhất cho cuộc sống của con người. Chúng ta có thể kinh doanh điện máy, văn phòng phẩm, thiết bị y tế,... Tất cả những gì xung quanh chúng ta đều có thể kinh doanh được. Nhưng không phải ai kinh doanh thành công vì có thể họ chưa có nhiều kiến thức kinh doanh, không định hướng được con đường kinh doanh.

Bạn đắn đo không biết có nên sử dụng những phần mềm quản lý bán hàng như Phần mềm bán hàng bằng Access, bán hàng thông minh,... để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh của cửa hàng mình?

Hãy cùng Nhanh.vn tìm hiểu về những giải pháp kinh doanh đang thịnh hành hiện nay nhé! 

1. Giới thiệu về phần mềm bán hàng, quản lý bằng Access

Không thể phủ nhận rằng nhu cầu của con người càng ngày càng tăng mà giá trị tiền bạc càng ngày càng thụt giảm dẫn đến con người luôn hướng đến những gì miễn phí. Trong việc kinh doanh cũng vậy, chúng ta luôn muốn tối thiểu hóa chi phí mình bỏ ra để thu về lợi nhuận khổng lồ mà không hề đặt chất lượng đi cùng.

Điển hình như phần mềm quản lý bán hàng bằng Access của Microsoft cho phép người dùng có thể sử dụng miễn phí. Vậy phần mềm này có những gì?

Microsoft Office Access, thường được gọi tắt là MS Access hay Access. Là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ thuộc hãng Microsoft. Đây là phần mềm được sử dụng rộng rãi trong các máy tính hệ điều hành Windows.

Theo hãng Microsoft, phần mềm quản lý bán hàng bằng Access không chỉ dừng lại ở việc tạo cơ sở dữ liệu mà còn có thể tạo ra ứng dụng giúp điều hành doanh nghiệp cùng khả năng bảo mật rất tốt.

Bên cạnh phần mềm Access, Nhanh.vn cũng cung cấp những dịch vụ và sản phẩm trên nền tảng quản lý doanh nghiệp tương tự như Nhanh.POS, Nhanh.Ship,...giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát hoạt động kinh doanh của mình. Nếu doanh nghiệp có thể sử dụng thành thạo hai phần mềm quản lý bán hàng này thì mọi khó khăn trong công việc quản lý sẽ không còn là nỗi lo.

Xem thêm: TOP 6 phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay

2. Tại sao nên quản lý kho bằng Access

2.1. Lợi ích khi khách hàng sử dụng phần mềm bán hàng bằng Access

- Access được thiết kế cho hầu hết mọi đối tượng người dùng và vô cùng đơn giản khi sử dụng

Khi nhắc đến cơ sở quản lý cỡ liệu của hoạt động kinh doanh, người ta thuwongf nghĩ đến một công cụ quản lý khác là Excel. Tuy nhiên Excel chỉ xây dựng cơ sở dữ liệu trên tệp phẳng, chứ không phải cơ sở dữ liệu có quan hệ. Vì thế trong trường hợp này, phần mềm Access được ưu tiên hơn cả giúp nhân viên kinh doanh nhanh chóng thu thập dữ liệu dành cho việc quản lý bán hàng.

- Rút ngắn thời gian hoàn thành tác vụ

Khi tìm kiếm một công cụ quản lý tối ưu, nhà quản lý luôn mong muốn có thể quản lý bán hàng một cách hiệu quả, chi tiết mà chính xác nhưng yếu tố thời gian cũng được đặt lên hàng đầu. Vì thế Access ghi thêm được điểm cộng trong việc xử lý dữ liệu nhanh chóng mà thao tác lại vô cùng mượt mà giúp nhà quản lý và doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian để xử lý các công việc khác

Hoàn thành tác vụ

- Phân quyền chi tiết nhân viên, đảm bảo quyền lợi của từng nhân viên đồng thời hạn chế lạm quyền

2.2. Nhược điểm khi sử dụng phần mềm bán hàng Access

Tuy có khá nhiều ưu điểm kể trên nhưng quản lý bán hàng qua Access lại là một cách quản lý cũ, không còn mang đến hiệu quả cao trong thực tế kinh doanh ngày nay. Trong quá trình sử dụng thực tế, người dùng có thể nhận thấy một số bất cập như sau:

- Khó khăn trong quản lý cơ sở dữ liệu lớn

Với tình hình kinh doanh ngày càng phát triển của các cửa hàng, các thông tin dữ liệu cũng dần trở nên phức tạp hơn. Do đó, việc quản lý kho bằng Access sẽ không đạt được hiệu quả tối ưu do những khó khăn trong việc xử lý và kiểm soát cơ sở dữ liệu lớn.

Việc không quản lý được tối ưu thông tin kho hàng sẽ dẫn đến sai lầm trong việc ra quyết định và gây ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của cửa hàng.

Quản lý cơ sở dữ liệu

- Khó khăn khi triển khai mô hình hệ thống qua Internet

Trong thời đại mà công nghệ thông tin ngày càng phát triển, Internet được áp dụng rất nhiều trong hoạt động quản lý nhằm đưa đến khả năng kiểm soát chặt chẽ và linh hoạt hơn.

Tuy nhiên khi sử dụng công cụ quản lý kho của Microsoft Access người dùng sẽ rất khó khăn khi triển khai hệ thống qua Internet. Điều này dẫn đến hệ thống không thể cải thiện và nâng cấp để đạt được hiệu quả cao hơn.

- Kiến thức công nghệ của chủ cửa hàng chưa cao

Đại đa số chủ cửa hàng hiện nay chưa thực sự quen thuộc với những phần mềm công nghệ cao. Điều này đưa đến bất cập khá lớn khi sử dụng chương trình quản lý kho bằng Excel.

Họ đều khá yếu trong kiến thức công nghệ cũng như chưa thực sự quen khi sử dụng những phần mềm khá phức tạp như vậy. Chính vì vậy, quản lý công nợ bằng Access có thể sẽ đưa đến khó khăn nhất định và đưa đến hiệu quả công việc thực sự chưa tốt.

Xem thêm: Có nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng Access free?

3. Cách sử dụng access trong quản lý kho

Phần mềm quản lý bán hàng bằng access hỗ trợ quản lý và làm việc với dữ liệu. Đáp ứng các nghiệp vụ như nhập dữ liệu và hệ thống, thực hiện các thao tác chỉnh sửa, in báo cáo, xuất dữ liệu báo cáo, thống kê hàng tồn, báo cáo hàng xuất trong ngày… Ngoài ra, bạn có thể tạo các form nhập dữ liệu, thay đổi và chỉnh sửa dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Các thao tác chính trên phần mềm quản lý kho access bao gồm:

– Lập bảng thông tin cơ bản về sản phẩm, khách hàng, nhân viên…

– Tạo các truy vấn để xử lý dữ liệu, giúp bạn dễ dàng quản lý hơn.

– Tạo báo cáo kho dựa trên thông tin có sẵn.

Kinh doanh hiệu quả hơn với phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn 

Quản lý chặt chẽ tồn kho, đơn hàng, khách hàng và dòng tiền

Dùng thử miễn phí

4. Phần mềm quản lý bán hàng bằng access khác gì với excel?

Một số chủ cửa hàng sử dụng access và excel cùng nhau để quản lý kho hiệu quả hơn. Cụ thể: lưu trữ dữ liệu trên access và kết nối với excel. Bản thân excel không phải là một cơ sở dữ liệu nhưng vẫn được sử dụng rộng rãi để lưu trữ và xử lý những vấn đề cơ bản trong quản lý kho. Chẳng hạn: tính toán xuất nhập tồn kho, doanh thu, lợi nhuận. Excel là cơ sở dữ liệu tệp phẳng, không phải cơ sở dữ liệu có quan hệ. Muốn quản lý kho hiệu quả, access chính là lựa chọn hàng đầu.

Khi thông tin sản phẩm nằm trong access, bạn có thể thêm nhiều bảng hơn và kết hợp các bảng đó để tạo truy vấn, cập nhật thông tin và tạo các báo cáo, biểu mẫu kho. Access được thiết kế cho mọi đối tượng người dùng nên bạn có thể nhanh chóng sử dụng.

Xem thêm: Hướng dẫn tạo và sử dụng file excel quản lý bán hàng

5. Giải pháp kinh doanh thay thế hiện đại ngày nay

Phần mềm quản lý bán hàng bằng Access miễn phí cho người dùng chưa tối ưu hóa cho công việc kinh doanh trong thời buổi công nghệ thông minh phát triển hiện nay. Giờ đây đã có giải pháp kinh doanh cực kì hiệu quả cho các nhà kinh doanh, doanh nghiệp mà giá cả cực kì hợp lí.

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng hàng đầu Việt Nam

Chúng tôi luôn khuyên khích khách hàng nên sử dụng những sản phẩm của chúng tôi Vì ứng dụng của chúng tôi có thể: 

  • Quản lý khách hàng thân thiết

Quản lý Thông tin khách hàng: Quản lý toàn bộ thông tin về khách hàng: họ tên, địa chỉ, sinh nhật, số điện thoại email,…

Quản lý Thẻ Khách hàng thân thiết: Quản lý tích điểm, Quản lý in cấp thẻ Khách hàng thân thiết, hỗ trợ các cấp độ Khách hàng thân thiết theo các tiêu chí tiền hàng, đơn hàng,...

Hỗ trợ sau bán hàng: Tích hợp nhiều module hỗ trợ sau bán hàng: Gửi Email, SMS chúc mừng sinh nhật, nâng hạng thẻ, giới thiệu các chương trình giảm giá, khuyến mãi…

Các phân hệ quản lý khác: Quản lý kho, chi nhánh, quản lý hệ thống (phân quyền), quản lý nhân viên, quản lý doanh số bán hàng, quản lý khách hàng thân thiết, quản lý các chương trình khuyến mãi…

  • Tiết kiệm thời gian mà không sợ sai sót

Một lợi ích cực kì quan trọng và dễ thấy nhất so với việc sử dụng giấy bút. Tất cả mọi tính toán, thống kê, báo cáo được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác Không còn lo sai giá, sai đơn; không còn lo bỏ quên khách hàng, không còn vò đầu bứt tai cả ngày trời để biết xem hôm nay lãi lời được bao nhiêu. Mọi công việc đều được phần mềm làm thay bạn và hiện ra ngay trước mắt chỉ trong vài phút. 

  • Quản lý nhân lực hiệu quả

Với cửa hàng có nhiều nhân viên, mỗi người phụ trách một công việc như bán hàng, thu ngân, kiểm kho,... thì việc quản lý con người là rất cần thiết. Bạn sẽ biết được giờ làm, doanh số hay việc gian lận trong công việc hàng ngày từ đó đưa ra mức thưởng phạt kịp thời. Phần mềm quản lý bán hàng cho phép bạn cấp tài khoản cho từng nhân viên, phân quyền xử lý cho từng người giúp bạn theo dõi được quá trình làm việc và ngăn chặn việc "lấn sân" để làm gì đó mờ ám. Việc thu chi sẽ được hệ thống lưu lại cụ thể, chi tiết, do ai làm, dùng vào việc gì, vào ngày giờ nào, nếu nhân viên nào có ý đồ muốn sửa, xóa dữ liệu thì lịch sử đó cũng đc hệ thống ghi nhớ cho bạn kiểm tra bất cứ lúc nào. 

Quản lý nhân sự

  • Một số tính năng đi kèm khác

Ngoài việc hỗ trợ bán hàng một cách nhanh chóng và chính xác, phần mềm quản lý bán hàng còn có nhiều tính năng hữu ích khác giúp bạn nâng cáo hiệu quả kinh doanh như tích hợp vận chuyển, website, quản lý kho hàng, nhà cung cấp, chức năng kế toán cho doanh nghiệp hay hỗ trợ tạo chương trình khuyến mãi,... Nó sẽ giúp bạn kinh doanh một cách toàn diện nhất. Việc bán hàng onlne sẽ trở nên đơn giản hơn bao giờ hết khi bạn có thể vừa bán trực tiếp, vừa xử lý đơn hàng trên mạng, chỉ cần bắn đơn sang hãng vận chuyển, chờ người đến lấy và đem đi giao tận tay khách hàng rồi đem tiền về cho bạn. 

Nếu bạn cảm thấy việc bán hàng khó khăn, có quá nhiều công việc và dữ liệu cần xử lí mà vẫn đang cặm cụi ghi ghi chép chép, hãy bắt tay ngay vào việc sử dụng phần mềm bán hàng ngay bây giờ.

Nhanh.vn còn cung cấp cách dịch vụ về giải pháp kinh doanh, các phần mềm hỗ trợ kinh doanh, thiết kế website, chạy quảng cáo,... hỗ trợ các bạn trong công việc kinh doanh tạo ra năng suất làm việc hiệu quả cũng như tiết kiệm thời gian kinh doanh cho bạn. Với 10 năm trong nghề chúng tôi luôn được những đối tác, doanh nghiệp to, nhỏ trên khắp cả nước tin dùng và đồng hành trên con đường xây dựng sự nghiệp. Mọi chi tiết xin liên hệ Hotline: 19002812 hoặc qua hòm thư Email: contact@gmail.com

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Tầng 2, 284/41/2 Lý Thường Kiệt, Phường 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 63 Phan Đăng Lưu, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 19133915566015

Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) - Chi nhánh Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Tài liệu cho developer

API Documentation

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương

Hỗ trợ trực tuyến