Những lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho bằng Excel

09/01/2020

Trong nền kinh tế hiện nay, các doanh nghiệp kinh doanh đóng vai trò rất lớn trong nền kinh tế của một đất nước. Việt Nam mở cửa nền kinh tế tạo ra nhiều thuận lợi cho các doanh nghiệp, các doanh nghiệp có cơ hội đưa những sản phẩm của mình ra thị trường nước ngoài dễ dàng hơn, tiếp cận với nhiều công nghệ tiên tiến hơn, đa dạng hóa nhà cung cấp. Liệu các doanh nghiệp trong nước có đủ sức mạnh để cạnh tranh với các doanh nghiệp, các tập đoàn nước ngoài. Để làm được điều đó ngoài việc xây dựng được chiến lược kinh doanh hợp lý thì các doanh nghiệp cần giám sát các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 

Hàng tồn kho là một bộ phận của vốn lưu động của doanh nghiệp và nó chiếm tỉ trọng tương đối lớn. Vì vậy, quản lý hàng tồn kho đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 

Một trong những phương pháp được sử dụng rộng rãi hiện nay là sử dụng những chương trình quản lý kho bằng Excel. Trong bài viết này, hãy cùng Nhanh.vn tìm hiểu về phần mềm quản lý kho miễn phí bằng Excel và những lưu ý về nó.

1. Hàng tồn kho là gì và quản lý kho như thế nào?

 Hàng tồn kho là các tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái vật chất có thể cân, đo, đong, đếm được như: nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ đã mua nhưng chưa đưa vào sử dụng, thành phẩm sản xuất xong nhưng chưa bán, hàng hóa thu mua nhưng còn tồn kho, hàng hóa đang trong quá trình sản xuất dở dang.. .

Hàng tồn kho cũng có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại vì nếu thiếu hụt hàng tồn kho sẽ dẫn đến rủi ro doanh nghiệp mất đi sự tín nhiệm của khách hàng. Không cung cấp được lượng hàng hóa khi cần thiết không chỉ làm mất khách hàng tại thời điểm hiện tại mà còn có thể mất luôn những đơn đặt hàng trong tương lai do doanh nghiệp không còn được khách hàng tin cậy vào khả năng cung ứng loại hàng hóa đó. 

Những lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho bằng Excel

Quản lý kho hàng vô cùng quan trọng và cần nhiều quy trình

Quản trị hàng tồn kho là việc kiểm soát các hoạt động như lập kế hoạch sử dụng, thu mua, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển và phân phối hàng hóa tồn kho đáp ứng nhu cầu sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp. Quản trị tồn kho bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức quản lý các hoạt động nhằm vào nguồn nguyên liệu và hàng hóa đi vào, đi ra khỏi doanh nghiệp. 

Xem thêm: Hướng dẫn cách quản lý kho bằng Excel

2. Những lưu ý cần biết trước khi sử dụng chương trình quản lý kho bằng Excel

- Phải lựa chọn thiết kế giao diện Excel phù hợp với phương thức quản lý kho hàng của mình sao cho phù hợp

Mỗi một doanh nghiệp đều có những loại hình kinh doanh và phương pháp tổ chức doanh nghiệp riêng biệt vì thế mặc dù Excel là chương trình quản lý kho khá phổ biến hiện nay nhưng chưa chắc sẽ phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Việc thiếu hiểu biết trong cách quản lý dễ gây ra nhiều sai lầm trong kinh doanh. Do đó doanh nghiệp cần xây dựng được file Excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng mình. Điều này không chỉ giúp việc quản lý nhanh chóng, chính xác mà còn giúp dữ liệu được lưu trữ thống nhất, dễ kiểm soát hơn.

- Phải nắm rõ những kiến thức Excel cơ bản để có thể thiết lập tính toán phù hợp và khắc phục lỗi khi cần

Kiến thức Excel là một kiến thức vô cùng quan trọng không chỉ cho nhà quản lý doanh nghiệp mà còn là với tất cả mọi người. Trước khi lựa chọn sử dụng chương trình quản lý kho bằng Excel bạn cần nắm rõ kiến thức về nó bởi các hàm tính toán cũng như thao tác trong phần mềm khá phức tạp. Nếu không nắm vững kiến thức về Excel, chủ cửa hàng sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi sử dụng Excel để quản lý kho. Một số kiến thức về Excel người dùng cần trang bị khi làm việc với Excel.

+ Thao tác xử lý tập tin

+ Thao tác định dạng và thiết kế bảng tin

+ Thao tác về dữ liệu

+ Các hàm IF, COUNIF, SUMIF, SUBTOTAL, VLOOKUP, SUM, AVERAGE,…

Những lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho bằng Excel

File Excel quản lý hàng nhập, xuất 

- Một số lưu ý quan trọng khác cần biết:

+ Nắm rõ các hàm tính cơ bản của Excel và lỗi sai để tránh làm chậm tốc đọ tính toán quản lý kho. Một số lỗi thường gặp như:

  • Lỗi hiển thị: ####
  • Lỗi sai ký tự: #NAME!
  • Lỗi không tìm thấy dữ liệu: #N/A
  • Lỗi sai giá trị: #VALUE!
  • Lỗi không thể tham chiếu: #REF!
  • Lỗi số: #NUM!
  • Lỗi dữ liệu rỗng: #NULL!
  • Lỗi chia 0: #DIV/0!

+ Chỉnh độ rộng của các cột các hàng sao cho kích thước phù hợp nhất để dễ theo dõi

+Sử dụng tính năng bảo mật để hạn chế sự xâm nhập của người ngoài vào dữ liệu.

+ Cẩn thận khi nhập dữ liệu, tránh các sai sót hay nhầm lẫn.

Như vậy, trên đây là những lưu ý khi sử dụng chương trình quản lý kho bằng Excel đơn giản.

Bên cạnh phương pháp truyền thống và tồn tại nhiều rủi ro như Excel thì doanh nghiệp hiện nay dần chuyển sang các phần mềm quản lý bán hàng tích hợp nhiều tính năng đi kèm khác vô cùng tối ưu. Nếu doanh nghiệp đang có quan tâm và muốn đầu tư vào phương pháp quản lý hoạt động hiệu quả hơn thì hiện nay Nhanh.vn đang cung cấp những sản phẩm, dịch vụ quản lý bán hàng đa kênh, bán hàng trên các trang thương mại điện tử, cổng vận chuyển, thu tiền hộ với giá vô cùng ưu đãi.

Cuối cùng, Nhanh.vn chúc bạn luôn thành công!

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Tầng 4, Số 70 Lữ Gia Plaza, Phường 15, Quận 11, Hồ Chí Minh

Số 461 Núi Thành, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 194175159

Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng VPbank - Chi nhánh Ngô Quyền

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương

Hỗ trợ trực tuyến