Những lợi ích và rủi ro khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel

09/01/2020

Trong nền kinh tế thị trường ngày nay, doanh nghiệp có thể phát triển và khẳng định vị trí của mình trước đối thủ cần phải có những phương pháp quản lý nội bộ, quản lý hoạt động kinh doanh cũng như quản lý bán hàng hiệu quả. Một phương pháp quản lý bán hàng được nhiều doanh nghiệp sử dụng rộng rãi hiện nay là quản lý bán hàng bằng Excel miễn phí.

Trong bài viết này, hãy cùng Nhanh.vn phân tích những ưu nhược điểm khi quản lý bán hàng bằng Excel miên phí

1. Quản lý bán hàng và phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Quản lý bán hàng là một hoạt động nghiệp vụ tập trung ứng dụng thực tế các kỹ thuật bán hàng và quản lý hoạt động bán hàng của một doanh nghiệp.

Đây là một chức năng kinh doanh quan trọng, thông qua việc bán sản phẩm/dịch vụ để đem về doanh thu lợi nhuận.

Phần mềm quản lý bán hàng cung cấp đẩy đủ các tiện ích nhằm hỗ trợ người dùng quản lý tốt nhất công việc kinh doanh của mình. Những tiện ích nổi bật mà duy nhất chúng tôi cung cấp như là: mở rộng thị trường ra mạng internet, xây dựng website đính kèm, cung cấp các công cụ tìm kiếm khách hàng và xây dựng thương hiệu. Ngoài ra bạn có thể sử dụng sản phẩm của chúng tôi, mọi lúc mọi nơi thông qua mạng internet và các thiết bị di động...

2. Những ưu điểm và lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel

Những lợi ích và rủi ro khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel

Phần mềm quản lý bán hàng Excel được phân hàng, cột rõ ràng

- Thống kê, phân loại dữ liệu hàng hóa dễ dàng

Bởi trong Excel dùng để quản lý bán hàng, giao diện cho phép người dùng thiết kế gồm những danh mục hàng hóa và số liệu và đồng thời những thông tin này được phân vào các cột, các hàng rõ ràng chi tiết để tránh bị nhầm lẫn và sai sót

- Hỗ trợ quản lý bán hàng bằng kế toán thu chi tài chính doanh nghiệp

Một loạt công thức cũng những hàm tính toán trong Excel là một điểm cộng to lớn thay vì phải sử dụng máy tính tính toán hay thống kế, thu thập dữ liệu các hàng các cột. Chỉ cần nắm rõ công thức các hàm tính toán trong Excel thì chỉ cần vài click và thao tác bạn đã có thể dễ dàng có được kết quả tài chính trong quản lý bán hàng.

- Hoàn toàn miễn phí 

Excel là công cụ của toàn thế giới đặc biệt trong kế toán và quản lý bán hàng bởi sự dễ dàng và phổ biến của nó. Chỉ cần lên mạng internet là bạn có thể tìm kiếm và download bản excel phù hợp cho quản lý doanh nghiệp của mình. Hiện nay, có hai bản excel thường và excel pro (bản nâng cấp) tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp và mức độ quản lý bán hàng mà bạn có thể lựa chọn 1 trong 2. Nhưng hầu hết Excel thường được sử dụng đơn giản cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

- Dễ dàng tìm kiếm dữ liệu hàng hóa:

Khi muốn tìm kiếm dữ liệu theo ngày tháng năm, với vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể tìm kiếm dữ liệu của bất kỳ ngày tháng nào. Như đã nói, thao tác tìm kiếm phụ thuộc rất nhiều vào hàm trong Excel vì thế để sử dụng thông thạo Excel bạn cần nắm rõ và am hiểu về nó.

Xem thêm: Những lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho bằng Excel

3. Những rủi ro và khuyết điểm khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel

- Khó sử dụng và làm quen:

Việc tạo lập hàng loạt các công thức không phải là điều dễ dàng. Vấn đề định lượng, thêm bớt kho bằng các công thức nào là một bài toán khá đau đầu. Việc cân nhắc để sử dụng các công thức nào để thêm vào file Excel không đơn giản như bạn nghĩ. Ngay cả khi bạn tải các file excel về quản ký quán cafe có sẵn trên mạng cũng chưa chắc các công thức đã phù hợp.

Những lợi ích và rủi ro khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel

Việc nhập dữ liệu nhiều dễ gây sai sót trên Excel

- Nhập liệu thủ công, mất thời gian, dễ sai sót, nhầm lẫn các dữ liệu

Mặc dù rất dễ dàng trogn quản lý dữ liệu theo các hàng các cột nhưng trong khâu nhập liệu danh mục và thống kê hàng hóa lại quá rắc rối. Khi quản lý nhập xuất hàng hóa bằng Excel, doanh nghiệp sử dụng sẽ phải nhập liệu thủ công trên file Excel đó. Bởi khi nhập liệu trên Excel cũng không khác so với thống kê trên giấy chỉ khác là cải tiến dùng bằng thiết bị điện tử. Điều này rất dễ dẫn đến sai sót hoặc nhầm lẫn đặc biệt khi số lượng hàng hóa quá lớn. Nó có thể gây sai sót cho toàn bộ hệ thống, ảnh hưởng đến bộ phận kho cũng như bộ phận bán hàng. Bên cạnh đó cách nhập liệu này cũng gây mất thời gian, gây lãng phí nguồn lực cho cửa hàng.

- Không có tính bảo mật, an toán cao dễ bị mất dữ liệu

Do file Excel được lưu trữ trên máy tính dùng chung cho cửa hàng nên rất khó để bảo mật dữ liệu một cách hiệu quả. Hơn nữa, nếu trong quá trình làm việc, máy tính gặp trục trặc hoặc người dùng sơ ý thì việc mất dữ liệu hoàn toàn có thể xảy ra. Bên cạnh đó, Excel không có tính năng ghi nhớ thao tác nên chủ cửa hàng rất khó để xử lý và quy kết trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra. 

Điều này cũng gây khó khăn khi chẳng may dữ liệu có thể bị rơi vào tay kẻ xấu hoặc đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

- Không quản lý được từ xa và dễ thất thoát doanh thu

Vì là phần mềm được cài đặt miễn phí cho nên hạn chế của Excel cũng nằm ở đó khi doanh nghiệp không thể quản lý hoạt động kinh doanh và bán hàng ở xa nên khó có thể sát sao. Điều này có thể gây ra sự thiếu trung thực gian lận doanh số, doanh thu bán hàng làm giảm hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

- Tốn thời gian quản lý

Vì phải nhập liệu nhiều bước lằng nhằng và việc nhập liệu hàm tính toán để thống kê vô hình chung khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian trong khâu lập file quản lý bán hàng bằng Excel

- Không có chức năng báo cáo kinh doanh

Khi sử dụng file Excel xuất nhập tồn kho đơn giản, người dùng chỉ có thể xem một số biểu đồ, bảng tính đơn giản về dữ liệu xuất nhập tồn. Chủ cửa hàng sẽ không theo dõi được tình hình kinh doanh tổng quan thông qua báo cáo bởi Excel không hỗ trợ chức năng này. Đây là một hạn chế lớn của Excel khi quản lý toàn diện kho hàng hóa cửa hàng.

4. Quản lý bán hàng toàn diện. hiệu quả với phần mềm quản lý NHANH.VN

Khác với file Excel quản lý bán hàng đơn giản, phần mềm bán hàng Nhanh.vn đưa đến rất nhiều tính năng hỗ trợ quản lý bán hàng hữu ích. Công việc bán hàng với Nhanh.vn sẽ trở nên dễ dàng hơn và hạn chế được nhiều rủi ro như khi sử dụng file Excel quản lý bán hàng miễn phí.

Những lợi ích và rủi ro khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel

Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn với những tối ưu vượt trội

Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn cho phép bạn có thể truy cập dữ liệu bán hàng mọi lúc mọi nơi. Chỉ với điện thoại, máy tính bảng hay laptop có kết nối internet bạn dễ dàng quản lý & theo dõi mọi hoạt động kinh doanh. Bạn có thể thêm sản phẩm, bán hàng, chốt đơn hàng, tạo ra các chương trình khuyến mại mà không cần có mặt tại cửa hàng.

Và đặc biệt, khi đăng ký sử dụng với giá vô cùng phải chăng và có nhiều ưu đãi hấp dẫn

Cuối cùng Nhanh.vn chúc bạn luôn thành công!

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Tầng 4, Số 70 Lữ Gia Plaza, Phường 15, Quận 11, Hồ Chí Minh

Số 461 Núi Thành, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 194175159

Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng VPbank - Chi nhánh Ngô Quyền

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương

Hỗ trợ trực tuyến