Nguyên nhân dẫn đến thất thoát hàng hóa cần tránh

2021-03-10

Bên cạnh vấn đề phải làm sao để thu được lợi nhuận cao nhất từ hoạt động kinh doanh buôn bán hàng thì vấn đề kiểm soát thất thoát hàng hóa từ lâu đã là bài toán quản lý đau đầu đối với các doanh nghiệp, các cửa hàng kinh doanh từ quy mô nhỏ tới quy mô lớn. Thế nhưng vấn đề này có thể ngăn chặn được nếu xác định đúng nguyên nhân, hãy cùng Nhanh.vn tìm hiểu các lý do thất thoát hàng hóa qua bài viết này nhé.

1. Thất thoát hàng hóa là gì?

Thất thoát hàng hóa là tình trạng bị mất hàng của doanh nghiệp mà không rõ nguyên nhân.Tình trạng này không bị xảy ra thường xuyên, và mỗi lần sẽ bị mất hàng hóa với số lượng nhỏ. Vì vậy đó được gọi là thất thoát hàng hóa.

Nếu để tình trạng hàng hóa bị thất thoát nhiều lần sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận của doanh nghiệp và các vấn đề tài chính liên quan. 

Quản lý bán hàng đa kênh hiệu quả với phần mềm Nhanh.vn

Đăng ký dùng thử miễn phí đầy đủ tính năng

quản lý bán hàng

2. Nguyên nhân khách quan 

2.1 Do ảnh hưởng của môi trường

Vật liệu, sản phẩm, hàng hóa dễ bị tác động của môi trường tự nhiên làm cho hư hao, xuống cấp. Các diễn biến thời tiết xấu như mưa đá, mưa axit ,nắng nóng, bão,...cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp/gián tiếp lên chất lượng của quy trình bảo quản hàng hóa trong kho, trong cửa hàng. 

2.2 Do tai nạn trong quá trình vận chuyển 

Quá trình vận chuyển sản phẩm từ nơi sản xuất rất dễ bị xóc nảy, va chạm gây đổ vỡ, bong tróc tùy vào mức độ nặng nhẹ do phải di chuyển một khoảng thời gian và quãng đường dài. Ngoài ra trong hành trình cũng rất dễ gặp phải các tai nạn ngoài ý muốn, đường đi xấu, gặp bão lũ, sạt lở,vv. 

Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình vận chuyển

Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình vận chuyển

3. Nguyên nhân chủ quan 

Những yếu tố chủ quan về nội bộ, quy trình quản lý cũng là một trong những nguyên nhân gây nên thất thoát hàng hóa mà bạn không thể bỏ qua.

2.1 Do công tác quản lý nội bộ cửa hàng 

  • Quản lý nhân viên: Nguyên nhân này có thể đến từ tính trung thực của nhân viên nội bộ cửa hàng, nhân viên cũng có thể lấy cắp hoặc khi nhân viên đã hiểu quá rõ các chính sách của cửa hàng, công ty sẽ thực hiện các hành vi lách quy định, trộm cắp, chiếm đoạt tài sản. Vì vậy bạn cần phải quán triệt những biện pháp xử phạt ngay từ đầu, thường xuyên quan tâm tới nhân viên, training nhân viên, bố trí quản lý giám sát...
  • Bố trí hàng hóa trong cửa hàng: khoảng cách giữa các kệ hàng hóa phải thẳng, dễ theo dõi, dễ quan sát cho các khách hàng cũng như nhân viên kiểm kê. Sắp xếp lại bố cục cửa hàng, làm sao để không gian cửa hàng thoáng nhất, dễ quan sát nhất. Tránh sử dụng kệ trưng bày quá cao gây mất tầm nhìn. Nếu có dùng thì nên đặt ở sát tường. Chuyển các sản phẩm dễ mất sang khu vực đông người qua lại…
  • Để kẻ gian vào ăn cắp: Đối với những cửa hàng thường có lượng khách ra vào tấp nập, có giờ cao điểm bán hàng hoặc các mặt hàng dễ bỏ vào túi thì rất dễ bị mất cắp. Kẻ gian thường lợi dụng lúc nhân viên đang tư vấn cho khách hàng khác, lúc nhân viên đi ra khỏi gian hàng hoặc những gian hàng bị che khuất, khách hàng lấy luôn không qua quầy tính tiền. Vì vậy để đảm bảo không để hàng hóa bị “tuồn” ra ngoài cũng như an ninh chung cho toàn cửa hàng, nên lắp đặt hệ thống camera sẽ hỗ trợ đắc lực cho bạn trong khâu giám sát. Ngoài ra bạn có thể lắp đặt thêm các thiết bị an ninh khác như cửa từ, tủ gửi đồ trước khi vào cửa hàng, gương chiếu hậu vào các góc khuất….

Cần một đội ngũ nhân viên tốt để quản lý cửa hàng

Cần một đội ngũ nhân viên tốt để quản lý cửa hàng

3.2 Do các quy trình quản lý kiểm kê, xuất - nhập hàng

Nếu không tiến hành kiểm kê hàng hóa theo định kỳ, thường xuyên mà để quá lâu sẽ dẫn đến sự nhầm lẫn, khó rà soát khi có các sai sót, thất thoát xảy ra. Phải kiểm tra hàng hóa cả trong kho và trên kệ hàng, từ đó đối chiếu số liệu để thống kê chính xác. 

Hàng hóa trong kho luôn cần được kiểm tra định kỳ đúng quy trình

Hàng hóa trong kho luôn cần được kiểm tra định kỳ đúng quy trình

Khi xuất - nhập hàng, người thủ kho, kế toán và các nhân viên kho chưa làm việc khoa học theo đúng quy trình quản lý kho dẫn đến thất thoát hàng hóa:

  • Thủ kho, thủ quỹ có thể nhầm lẫn về mặt chủng loại, thiếu chính xác về mặt số lượng khi nhập, xuất, thu, chi…
  • Kế toán tính toán, ghi chép trên sổ sách có sai sót.
  • Các hành vi tham ô, gian lận, trộm cắp.

3.3 Dán nhầm mã vạch, tem giá giữa các sản phẩm với nhau

Việc ứng dụng mã số mã vạch cho sản phẩm giúp cho công tác kiểm kho được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng, khoa học và tránh thất thoát . Để hạn chế nhầm lẫn và dán nhầm, nên đánh mã sản phẩm theo lô, loại sản phẩm và mỗi sản phẩm trong cùng loại sẽ được đánh số seri theo thứ tự tăng dần. Sản phẩm cùng loại trong một lô hàng sẽ có mã vạch giống nhau, mã sẽ được đánh phân biệt giữa các lô hàng và loại sản phẩm.

3.4 Hàng hóa bị hỏng hóc

Hàng hóa sẽ thất thoát khi bị hỏng (do quá trình thay đổi sinh hóa tự nhiên), hết hạn sử dụng, lỗi thời, lỗi kỹ thuật không thể sử dụng được...

Luôn kiểm tra hạn sử dụng của hàng hóa tránh việc phải hủy bỏ

Luôn kiểm tra hạn sử dụng của hàng hóa tránh việc phải hủy bỏ

3.5 Chưa áp dụng công nghệ vào quản lý kho, bán hàng 

Việc ứng dụng công nghệ vào quản lý kho, cửa hàng là điều cần thiết, tăng khả năng cạnh tranh, đồng thời tăng hình ảnh của doanh nghiệp, cửa hàng trong mắt đối tác, khách hàng. Các công nghệ phổ biến thường được ứng dụng trong quản lý kho hàng gồm:

  • Phần mềm quản lý kho: Giúp nhà quản trị nắm được toàn bộ tình hình kho thông qua các thiết bị thông minh. Việc kiểm kê, quản lý xuất, nhập, tồn hoàn toàn trong tầm tay. Phần mềm hỗ trợ thêm quản trị nhân sự, quản trị tài chính, kế toán,…
  • Máy quét mã vạch: Các sản phẩm, hàng hóa ngày nay hầu như đều có mã vạch. Máy quét mã vạch kết nối với phần mềm quản lý sẽ giúp các nhân viên thực hiện nhanh chóng chỉ với một vài thao tác
  • Camera: Đây cũng là một trong những công cụ hỗ trợ giám sát kho hàng hữu ích
  • Phần mềm quản lý bán hàng: Thay thế phương pháp bán hàng thủ công, ghi chép trên giấy, tính tiền trên giấy, gây khó khăn trong việc nhớ giá cả, số lượng khi mà hàng hóa rất nhiều, đa dạng mã số mã vạch. Phần mềm bán hàng còn kiểm soát chi tiết theo định lượng, hóa đơn theo thứ tự thời gian, công thức sẽ tránh được tối đa sự gian lận mà đa số các chủ kinh doanh hay gặp phải.

Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn ra mắt với đầy đủ tính năng bạn cần để quản lý bán hàng, từ khi bạn mới bắt đầu kinh doanh cho tới khi bạn có chuỗi nhiều cửa hàng lớn. Nhanh.vn sẽ giúp bạn:

- Quản lý sản phẩm: Nhập liệu sản phẩm nhanh chóng, Hỗ trợ nhập liệu import / export bằng excel, In mã vạch sản phẩm

- Kho hàng thông minh: Kiểm kho nhanh chóng, hỗ trợ dùng máy quét mã vạch,iểm kho theo sản phẩm / danh mục / toàn bộ, tự động bù trừ cân bằng sau khi kiểm kho, Kiểm soát hàng lỗi, hỏng, mất mát, Theo dõi hạn sử dụng sản phẩm

- Thực hiện bán hàng tiện lợi: Đếm lượng khách vào cửa hàng, Cho phép kiểm tra số lượng tồn kho của sản phẩm khi bán hàng,...

- Quản lý nhân viên chặt chẽ, phân quyền, đánh giá hiệu quả làm việc chính xác

- Đồng bộ sản phẩm, đơn hàng giúp xử lý đơn hàng online nhanh chóng

- Quản lý thông tin khách hàng, chăm sóc hiệu quả với hệ thống SMS, Email tự động

- Thiết lập và quản lý các chương trình khuyến mãi linh hoạt

- Hệ thống hơn 80+ báo cáo với nhiều tiêu chí giúp quản lý thu - chi, lãi - lỗ chính xác, tối ưu doanh thu

Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn là lựa chọn tốt nhất để giảm thiểu thất thoát hàng hóa

Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn là lựa chọn tốt nhất để giảm thiểu thất thoát hàng hóa

Trên đây là 2 nhóm nguyên nhân lớn gây gây nên sự thất thoát cho hàng hoá cho doanh nghiệp của bạn. Hy vọng qua bài viết này, các bạn sẽ tiến hành kiểm tra được lỗ hổng gây nên sự tổn thất, từ đó có những giải pháp hữu ích giúp giảm thiểu tình trạng trạng thất thoát hàng hoá. Chúc các bạn thành công! 

Xem thêm: Rủi ro hàng gửi thường gặp và những cách khắc phục

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Tầng 2, 284/41/2 Lý Thường Kiệt, Phường 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 461 Núi Thành, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 19133915566015

Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) - Chi nhánh Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Tài liệu cho developer

API Documentation

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương