Tăng 20% hiệu quả kinh doanh nhờ tính năng "Quản lý vị trí sản phẩm trong kho"

19/09/2020

Trong quản lý kho, việc nắm rõ vị trí sản phẩm trong kho bằng phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa chi phí nhân sự, thời gian, tận dụng hiệu quả diện tích kho hàng mà vẫn đảm bảo ngăn nắp, dễ tìm kiếm.

1. 5 Lý do tại sao bạn nên quản lý vị trí sản phẩm trong kho bằng phần mềm 

1.1 Tận dụng tối đa diện tích kho hàng 

Các sản phẩm trong kho có kích thước lớn nhỏ khác nhau, gây khó khăn trong việc lưu kho. Do đó nếu không sắp xếp một cách hợp lý sẽ không tận dụng được những khoảng trống trong kho dẫn đến việc lãng phí diện tích, tốn kém chi phí thuê kho mà vẫn chỉ chứa được một số lượng hàng như vậy. Tuy nhiên nếu sử dụng phần mềm quản lý vị trí sản phẩm trong kho bạn có thể để sản phẩm ở bất kỳ chỗ trống nào trong kho sau đó lưu lại thông tin sản phẩm và vị trí để sản phẩm đó. Hệ thống phần mềm sẽ đưa ra một danh sách vị trí sản phẩm trong kho với đầy đủ thông tin về tên sản phẩm, vị trí của sản phẩm đó trong kho, số lượng sản phẩm tại vị trí đó. Với cách làm như thế này, bạn hoàn toàn có thể lấp đầy khoảng trống giữa 2 sản phẩm to bằng những sản phẩm nhỏ mà không lo nhầm lẫn, lộn xộn hay khó tìm kiếm.

Tận dụng tối đa diện tích lưu kho

Tận dụng tối đa diện tích lưu kho

1.2 Nâng cao năng suất làm việc của nhân viên kho 

Nếu không sử dụng phần mềm, mỗi lần nhập kho, nhân viên sẽ phải đi một vòng quanh kho để tìm đúng vị trí xếp sản phẩm đó rồi đến lúc muốn xuất kho lại phải đi một vòng nữa để tìm vị trí lấy hàng. Chưa kể có những nhân viên kho lười biếng để sản phẩm lung tung không theo một quy định nào dẫn đến việc tìm kiếm khó khăn, để quên hàng dẫn đến hết date. Loanh quanh cả ngày trong kho mới xuất nhập được vài sản phẩm. Ngược lại, nếu sử dụng phần mềm với tính năng quản lý vị trí sản phẩm trong kho, nhân viên kho có thể để hàng ở bất cứ chỗ nào miễn là thuận tiện nhất cho họ và sau đó nhập thông tin lên phần mềm để quản lý. Việc này tiết kiệm cả thời gian và công sức, bất cứ nhân viên kho nào muốn lấy hàng ra chỉ cần check thông tin trên phần mềm và đi đến đúng vị trí đó để lấy. Bằng việc sử dụng phần mềm thì ngay cả người có trí nhớ kém cũng có thể làm việc trong kho. 

Nâng cao năng suất làm việc của nhân viên kho

Nâng cao năng suất làm việc của nhân viên kho

1.3 Rút ngắn thời gian chuẩn bị đơn hàng.

Việc nắm rõ vị trí sản phẩm trong kho, không tốn thời gian tìm kiếm khiến cho việc lấy hàng nhanh chóng hơn. Từ đó dẫn đến việc chuẩn bị đơn hàng, đóng đơn gửi đi cho khách cũng nhanh hơn. Khách hàng nhận được sản phẩm sớm chắc chắn sẽ hài lòng hơn và quay lại mua hàng nhiều hơn nữa. 

Rút ngắn thời gian chuẩn bị đơn hàng

Rút ngắn thời gian chuẩn bị đơn hàng

1.4 Tối ưu nhân lực kho

Việc sử dụng phần mềm quản lý vị trí trong kho sẽ giúp cửa hàng tối ưu nhân lực kho, giảm thiểu tối đa chi phí vận hành. Thay vì phải tuyển nhiều nhân viên kho để thay nhau sắp xếp, tìm kiếm hàng hóa, đếm hàng, nhập sổ sách thì giờ đây chỉ cần 1 đến 2 nhân viên kho là có thể quản lý chặt chẽ và nhanh chóng xuất nhập các sản phẩm trong kho. Việc nhân viên kho nghỉ làm và phải tuyển nhân viên kho mới cũng không còn là nỗi lo của chủ shop nữa bởi nhân viên mới hoàn toàn có thể nắm rõ vị trí của toàn bộ sản phẩm trong kho thông qua phần mềm. Bên cạnh đó, yêu cầu cho vị trí này cũng thấp hơn, không nhất thiết phải là những nam nhân viên "lực điền" lại còn phải có trí nhớ tốt. Mặt khác, thời gian đào tạo nhân viên cũng rút ngắn vì đã có phần mềm làm thay họ, không cần người nhập sổ sách, đếm hàng nữa.

Tối ưu nhân lực kho

Tối ưu nhân lực kho

2. Cách sử dụng tính năng quản lý vị trí sản phẩm trong kho của Nhanh.vn 

Quy trình quản lý vị trí sản phẩm trong kho với Nhanh.vn gồm 3 bước: 

2.1 Nhập thông tin các vị trí trong kho hàng lên phần mềm

Để có thể quản lý được vị trí sản phẩm, điều đầu tiên các bạn cần làm, là nhập và khai báo thông tin các vị trí trong kho của mình. Dưới đây sẽ là 2 cách khai báo vị trí.

2.1.1 Thêm từng vị trí

Bạn truy cập lần lượt vào Kho hàng / Vị trí sản phẩm trong kho / Danh mục vị trí, 

a. Thêm dãy: Click nút Thao tác, chọn Thêm Danh mục

Danh mục vị trí

Danh mục vị trí

Ở màn hình tiếp theo nhập tên các dãy như hình sau đó click Lưu

Nhập tên các dãy

Nhập tên các dãy

b. Thêm Tầng vào Dãy: Click nút Thao tác, chọn Thêm Danh mục. Tại trường Danh mục cha, bạn chọn 1 dãy đã nhập trước đó sau đó nhập tên các tầng như hình, sau đó click Lưu.

Thêm tầng vào dãy

Thêm tầng vào dãy

Với các dãy khác thao tác tương tự

c. Thêm vị trí vào các tầng: Tại tầng cần thêm vị trí  Click nút bánh răng, chọn Thêm vị trí.

Thêm vị trí vào các tầng

Thêm vị trí vào các tầng

Điền các thông tin sau đó ấn Lưu

Nhập thông tin

Nhập thông tin

Các tầng khách nhập tương tự...

2.1.2. Thêm nhanh nhiều vị trí

Bạn  truy cập lần lượt vào Kho hàng / Vị trí sản phẩm trong kho / Danh mục vị trí / Thêm nhanh vị trí 

Thêm nhanh nhiều vị trí 1

Ví dụ: Bạn cần quản lý một kho hàng với 4 dãy đựng hàng, mỗi dãy có 5 tầng, mỗi tầng có 6 vị trí. Thao tác như sau:

thêm nhanh nhiều vị trí 2

Lưu ý:

Hỗ trợ việc tạo theo dạng số tăng liên tiếp trong dấu [ ]
==> Ví dụ: Tầng [1-3] => tạo 3 danh mục tương ứng : Tầng 1, Tầng 2, Tầng 3.

Hỗ trợ việc tạo những danh mục khác nhau sau dấu ,
==> Ví dụ: Kệ 1, Kệ 4 => tạo 2 danh mục là Kệ 1, Kệ 4.

Danh mục cấp 1 không hỗ trợ dạng tăng liên tiếp, vì vậy cần điền mỗi dòng là một danh mục cấp 1

Chỉ hỗ trợ tạo nhanh trong khoảng từ 1 -> 200 danh mục vị trí.

Dòng nào không có dữ liệu thì cần phải xóa đi

Danh mục vị trí sau khi thêm: 4 Dãy, mỗi dãy có 5 Tầng, mỗi tầng có 6 Vị trí

Danh mục vị trí sau khi thêm: 4 Dãy, mỗi dãy có 5 Tầng, mỗi tầng có 6 Vị trí

Đăng kí dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán  hàng đa kênh Nhanh.vn tại đây

2.2 Xếp sản phẩm vào vị trí

Sau khi đã hoàn tất bước nhập thông tin các vị trí trong kho hàng lên phần mềm Nhanh.vn, doanh nghiệp bắt đầu xếp sản phẩm vào các vị trí này. Nghiệp vụ này dùng khi hàng mới về kho, nhân viên kho tiến hành sắp xếp hàng hóa vào các vị trí trong kho hàng.

Bạn truy cập vào Kho hàng / Vị trí sản phẩm trong kho / Vị trí sản phẩm / Thao tác / Xếp sản phẩm vào vị trí 

Xếp sản phẩm vào vị trí

Xếp sản phẩm vào vị trí

Có 2 cách để xếp sản phẩm vào vị trí là: Xếp từng vị trí và Import Excel:

2.2.1. Xếp sản phẩm vào từng vị trí

Bạn nhập mã vị trí, nhập tên hoặc mã sản phẩm, nhập số lượng sản phẩm, sau đó click Lưu để hoàn tất

Ô tên sản phẩm chỉ có thể điền sau khi bạn điền vị trí. Cả 2 ô vị trí và tên sản phẩm đều có thể điền bằng đầu tít mã vạch, khi bạn tít mã vạch sản phẩm hoặc mã vạch cho vị trí thì phần mềm đều có thể nhận diện được

Thêm sản phẩm vào từng vị trí

Thêm sản phẩm vào từng vị trí

Cách này sử dụng trong trường hợp xếp ít số sản phẩm vào vị trí, thao tác này có thể xảy ra thường xuyên khi mỗi ngày nhập hàng về một ít và xếp liên tục

2.2.2. Import file excel

 Bạn chuyển sang tab Import Excel, quy trình import file Excel như sau:

Quy trình import file Excel như sau:

- Tải file mẫu import về máy tính

- Nhập thông tin vào file Excel sau đó lưu lại 

- Import file Excel lên phần mềm Nhanh.vn

Sau khi xếp sản phẩm vào vị trí, bạn vào trang vị trí sản phẩm trong kho để kiểm tra lại:

Import file excel

Import file excel

Một số lưu ý khi xếp sản phẩm vào vị trí:

- Khi mới sử dụng tính năng vị trí sản phẩm trong kho, nên dùng file Excel để xếp sản phẩm nhanh nhất

- Khi có đợt hàng mới, nhân viên kho nên dùng app Nhanh.vn để xếp vị sản phẩm vào vị trí nhanh  nhất: Quy trình như sau:

+ Chọn tính năng Xếp sản phẩm vào vị trí

+ Quét mã vạch vị trí (để thao tác được tại bước này, bạn cần in mã vạch vị trí rồi dán dán vào vị trí đó. Tại trang Danh mục vị trí, click nút Thao tác, chọn In mã vạch tất cả các vị trí)

+ Quét mã vạch sản phẩm, sau đó click Lưu..

+ Sau khi thao tác xong trên app, nhân viên kho tiến hành xếp sản phẩm vào đúng vị trí đó trong kho hàng.

2.3 Lấy sản phẩm khỏi vị trí

Nghiệp vụ này ngược lại hoàn toàn với xếp sản phẩm vào vị trí, được dùng khi nhân viên kho xuất hàng ra ngoài và muốn ghi nhận việc lấy sản phẩm khỏi một vị trí trong kho hàng.

Bạn truy cập lần lượt vào Kho hàng / Vị trí sản phẩm trong kho / Lấy sản phẩm khỏi vị trí

Lấy sản phẩm khỏi vị trí

Lấy sản phẩm khỏi vị trí

Trên app Nhanh.vn có tính năng tìm sản phẩm, tính năng này được dùng cho nhân viên bán hàng. Chỉ cần mở app, quét mã vạch của sản phẩm đang trưng bày, là nhân viên bán hàng có thể biết chính xác sản phẩm đó đang các vị trí nào trong kho hàng, từ đó vào kho hàng và lấy sản phẩm ở vị trí gần nhất.

Với mỗi hành động Xếp sản phẩm vào vị trí hay Lấy sản phẩm khỏi vị trí ở trên phần mềm sẽ tạo ra các " Phiếu xuất nhập vị trí " để ghi nhận lịch sử cho các hành động này

Ý nghĩa: Đây là một cách hiển thị khác của để ghi nhận lịch sử xuất nhập vị trí, thay vì xem theo từng phiếu, phần mềm còn hỗ trợ anh/chị xem và theo dõi lịch sử xuất nhập vị trí của từng sản phẩm một, và đó chính là phần “Sản phẩm xuất nhập vị trí”

Bản chất của 2 phần này là việc theo dõi lịch sử Xuất nhập vị trí của các sản phẩm theo dạng xem cả phiếu hoặc xem theo từng sản phẩm.

Xem thêm: Quy trình quản lý kho hàng thông minh, hạn chế thất thoát

2.4 Báo cáo diện tích lưu kho

Tại bước thêm vị trí trước đó, bạn đã khai báo Số lượng sản phẩm nhập tối đã cho từng vị trí (số lượng sản phẩm có thể chứa ở từng vị trí trong kho)

Kết hợp với số tồn thực tế ở từng vị trí, hệ thống sẽ cho ra báo cáo diện tích lưu kho còn trống

Báo cáo diện tích lưu kho

Báo cáo diện tích lưu kho

Với báo cáo này, bạn có thể dễ dàng xem được đã sử dụng bao nhiêu % diện tích kho hàng và còn trống bao nhiêu %.

Trên đây là những chia sẻ của Nhanh.vn về tính năng quản lý vị trí trong kho mà bất cứ người quản lý kho nào cũng cần đến. Nhanh.vn mong rằng tính năng này sẽ giúp doanh nghiệp bạn giảm thiểu chi phí vận hành, nâng cao tối đa hiệu quả kinh doanh. Ngoài ra Nhanh.vn còn cung cấp các sản phẩm dịch vụ quản lý bán hàng đa kênh, bán hàng trên các sàn thương mại điện tử, quản lý bán hàng trên facebook, cổng vận chuyển, thu tiền hộ, chăm sóc website, chăm sóc gian hàng trên sàn thương mại điện tử. Hãy thử tham khảo thêm tại đây!

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Tầng 2, 284/41/2 Lý Thường Kiệt, Phường 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 461 Núi Thành, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 19133915566015

Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) - Chi nhánh Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương