Một số thông tin về hàng tồn kho và cách lập bảng tồn kho hàng hóa chi tiết nhất

2020-12-26

Hàng tồn kho là khái niệm căn bản nhưng lại rất dễ bị hiểu sai. Lâu nay khi nói về hàng tồn kho thì nhiều thường nghĩ ngay đến những lô hàng bị tồn lại tại xưởng do không bán được. Hay nói đến giản hơn thì hàng tồn kho là những mặt hàng bị ế và sẽ thanh lý. Tuy nhiên, đây là một cách hiểu chưa hoàn toàn đầy đủ. 

Đến với bài viết này, Nhanh.vn sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chính xác nhất về hàng tồn kho cũng như cách lập bảng để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả cho doanh nghiệp.

1. Hàng tồn kho là gì? Tầm quan trọng của kiểm kê hàng tồn kho

1.1. Khái niệm về hàng tồn kho?

Hàng tồn kho là những mặt hàng sản phẩm được doanh nghiệp giữ để bán ra sau cùng. Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm. Do đó có thể thấy, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 

Khái niệm hàng tồn kho

Khái niệm hàng tồn kho

1.2. Hàng tồn kho bao gồm những gì ?

Xét về chủng loại hàng hóa thì hàng tồn kho của mỗi doanh nghiệp có thể bao gồm tất cả các sản phẩm thương mại như:

- Hàng hóa mua về để bán (hàng hoá tồn kho, hàng hoá bất động sản, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến.

- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán.

- Sản phẩm dở dang (sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho).

- Nguyên liệu, vật liệu.

- Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường.

- Chi phí sản xuất, kinh doanh dịch vụ dở dang.

- Nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu và thành phẩm, hàng hoá được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.

Còn nếu xét về đặc điểm của hàng hóa thì có thể phân biệt hàng tồn kho thành 4 loại cơ bản là:

- Nguồn vật tư:  như đồ dùng văn phòng, vật liệu làm sạch máy, dầu, nhiên liệu, bóng đèn và những thứ tương tự. Những loại hàng này đều cần thiết cho quá trình sản xuất.

- Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai, được gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường về.

- Bán thành phẩm: là những sản phẩm được phép dùng cho sản xuất nhưng vẫn chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm.

- Thành phẩm: là sản phẩm hoàn chỉnh hoàn thành sau quá trình sản xuất.

hàng tồn kho gốm những gì?

Hàng tồn kho bao gồm những gì?

2.Tại sao phải quản trị hàng tồn kho?

2.1. Quản trị hàng tồn kho là gì?

Quản trị hàng tồn kho là việc kiểm soát quá trình đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Hàng tồn kho có thể là nguyên liệu thô, linh kiện và hàng hóa  bán thành phẩm, thành phẩm, việc nhập kho và xử lý các mặt hàng đó.

Doanh nghiệp phải thường xuyên sử dụng kho hàng và việc quản lý hàng tồn kho thì vô cùng quan trọng quyết định đến các kế hoạch khác trong việc sản xuất và điều chuyển hàng hóa. Một người quản lý kho cần phải nắm được các tiêu chí cần thiết để đảm bảo kho hàng hoạt động hiệu quả.

- Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp cần phải biết được:

  • Tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý là bao nhiêu?
  • Cách kiểm soát lượng hàng tồn như thế nào?
  • Diện tích kho hàng có đủ điều kiện chứa số lượng hàng hóa như vậy không?
  • Điều kiện về cơ sở vật chất, máy móc sản xuất, trang thiết bị có đủ đáp ứng được nhu cầu sản xuất của nguyên vật liệu và thời gian sản xuất hay không?
  • Nhu cầu của khách hàng về mặt hàng?
  • Chi phí quản lý trong thời gian hàng tồn kho có phù hợp không?
  • Chi phí cơ hội của việc quản lý hàng tồn kho

Việc quản lý tồn kho là một quy trình trong chuỗi cung ứng giúp giám sát được quá trình lưu chuyển của hàng hóa từ nơi sản xuất đến kho hàng lưu trữ, và sau đó chuyển đến các điểm giao dịch mua bán.Việc lựa chọn phương thức quản lý phù hợp là điều mà doanh nghiệp đó cân nhắc thực hiện nhằm tối đa hóa lợi ích, giúp giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho công ty.

Dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Quản lý tập trung - tiện lợi - hiệu quả

tìm hiểu thêm

2.2. Mục đích của quản trị hàng tồn kho

Doanh nghiệp luôn có xu hướng muốn bán hết các hàng hóa sẵn có, và không muốn có hàng hóa tồn trong kho trong thời gian dài vì phải mất chi phí trong việc bù lỗ hàng hóa mất mát/hư hại/lỗi thời và việc quản lý hàng hóa trong kho.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải lưu giữ một số lượng hàng nhất định trong kho để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng hoặc tránh làm gián đoạn quy trình sản xuất. Vậy mục đích để quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp theo các hoạt động sau đây:

a. Giao dịch

Doanh nghiệp sẽ duy trì hàng tồn kho để tránh các trường hợp gây tắc nghẽn trong quá trình sản xuất và bán hàng hay không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu thô. Mặt khác, việc bán hàng cũng không bị ảnh hưởng do không có sẵn hàng hóa thành phẩm.

Duy trì mức tồn kho hợp lý cho doanh nghiệp:

Khi quản lý hàng tồn kho, bạn biết được số lượng hàng đang có trong kho, tránh tình trạng thiếu sản phẩm và lưu giữ vừa đủ hàng tồn kho cần thiết. Bên cạnh đó, bạn nắm được lượng hàng biến động trong kho hàng nhiều hay ít, có sự thay đổi như thế nào từ đó rút ra được nhu cầu của khách hàng, và đảm bảo lượng hàng hóa phù hợp trong kho.

Đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng:

Quản lý chính xác lượng hàng tồn kho sẽ giúp tránh nguy cơ “cháy hàng’ khi khách hàng không thể tìm thấy sản phẩm họ muốn khi đến với bạn. Khi đó, khách hàng sẽ tin tưởng và trung thành với các sản phẩm của doanh nghiệp.

Tiết kiệm thời gian:

Quản lý tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp biết sự thay đổi hàng hóa trong kho giúp tiết kiệm thời gian thay vì phải kiểm tra và đếm từng mặt hàng. Việc sử dụng hệ thống quản lý vừa tiết kiệm thời gian, lại tránh được các sai sót không đáng.

Tiết kiệm chi phí:

Khi lượng hàng tồn kho được tính vào mức vừa đủ, thì doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản lớn chi phí lưu kho. Quản lý hàng tồn kho sẽ giúp bạn điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa căn cứ vào số liệu hàng nhập và xuất kho, nhờ đó, bạn vạch ra được kế hoạch cho việc sản xuất và lưu trữ mặt hàng hợp lý nhằm tiết kiệm chi phí và đầu tư vào các mặt hàng đem lại lợi ích cao hơn.

b. Dự phòng

Phương án dự phòng là trường hợp doanh nghiệp hạn chế rủi ro hoặc cung cấp lợi ích cho doanh nghiệp:

Trong trường hợp, vào một thời điểm nào đó, nhu cầu về hàng hóa đột nhiên tăng lên, thị trường không đủ hàng hóa để cung ứng, đây là thời điểm mà hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng lợi ích.

Trường hợp quá trình sản xuất bị thiếu hụt nguyên liệu, nhưng thị trường đang thiếu hụt nguyên liệu đó, thì hàng tồn kho giúp ích cho doanh nghiệp bổ sung nguyên liệu và tránh bị ép giá cao do doanh nghiệp khác đầu cơ.

c. Đầu cơ

Giá cả thường xuyên biến động, và thường có xu hướng tăng lên, vì vậy, nếu doanh nghiệp tích trữ một lượng hàng nhất định trong kho sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí. Lượng hàng tích trữ này là hàng hóa hay nguyên vật liệu đều có ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, thông thường người ta sẽ lưu trữ nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm (có thời hạn lâu) – để phục vụ cho quá trình sản xuất vì nguyên liệu chưa qua sản xuất thì chỉ mất chi phí đầu vào và có thể điều chỉnh quá trình ra các thành phẩm khác nhau, giảm thiểu việc lỗi thời sản phẩm.

Xem thêm: Quy trình quản lý kho hàng thông minh, hạn chế thất thoát

3. Cách lập bảng tồn kho hàng hóa hiệu quả nhất

Nhanh.vn sẽ hướng dẫn các bạn lập bảng tồn kho qua phần mềm Excel.

3.1. Ưu điểm khi quản lý kho hàng bằng Excel

Miễn phí: đây chắc chắn là ưu điểm lớn nhất của công cụ này. Bạn hoàn toàn không phải trả bất kỳ chi phí nào cho việc sử dụng excel.

Phục vụ và đáp ứng cho mục đích kinh doanh. Bạn có thể làm nhiều báo cáo trên các sheet của excel. Bạn sẽ không bị giới hạn các tính năng có trên công cụ này.

Bạn có thể chủ động sửa các thông tin khi có lỗi.

Nếu sử dụng thêm lưu trữ đám mây thì bạn có thể chia sẻ file cho nhiều người thao tác cùng lúc.

3.2. Nhược điểm của file Excel

Độ an toàn thấp, tính bảo mật kém, nguy cơ mất trắng dữ liệu do virus hoặc máy hỏng.

Đòi hỏi người dùng phải am hiểu và thành thạo các hàm trên excel vì các hàm này rất phức tạp.

Không phù hợp đối với những doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn và đa dạng mẫu mã.

Việc nhập dữ liệu tốn nhiều thời gian.

3.3. Hướng dẫn tạo file excel để quản lý kho

Bước 1: tạo file mới.

Bước 2: tạo số sheet mà bạn muốn. Sau đó bạn sẽ đặt tiêu đề cho sheet. Ở đây chúng tôi lấy ví dụ tạo 4 sheet là NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.

Bước 3: với mỗi sheet bạn sẽ những thuộc tính mà liên quan tới tiêu đề. Chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Đối với sheet NHAP:

bảng nhập

Bảng Nhập

Đối với sheet XUAT:

bảng xuất

Bảng Xuất

Đối với sheet DANH MỤC:

bảng danh mục

Bảng Danh mục

Đối với sheet BÁO CÁO:

bảng báo cáo

Bảng báo cáo

Ngoài những thông tin trong bảng được cung cấp, bạn có thể thêm nhiều thông tin khác để file excel được chi tiết hơn. Ví dụ như số chứng từ, mã nhà cung cấp, số điện thoại, địa chỉ nhà cung cấp…

Sau khi đã tiến hành tạo file excel và nhập dữ liệu, chúng ta sẽ sử dụng các công thức hàm trong excel để tính số lượng tồn kho và giá trị hàng tồn kho.

Nhanh.vn sẽ hướng dẫn bạn một số hàm phổ biến được dùng trong excel dưới đây.

  • Vlookup: hàm tìm kiếm theo cột.
  • Sumif: tính tổng số lượng và thành tiền nhập xuất theo điều kiện.
  • Iferror: hàm này được dùng trong trường hợp giá trị tính toán trả về #N/A.

Nếu mặt hàng của bạn không quá phức tạp thì hãy sử dụng công thức đơn giản:

Số lượng tồn = số lượng nhập – số lượng bán

Giá trị hàng tồn = số lượng tồn*giá bán

Nhanh.vn đã vừa cung cấp cho bạn một số thông tin cơ bản nhưng cực kì hữu ích về hàng tồn kho cũng như cách lập bảng excel để theo dõi hàng kho một cách hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên bên cạnh những lợi ích mà việc quản lý bằng Excel đem lại thì chắc chắn nó cũng sẽ tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro khác cao mà bạn cần phải nắm được. Đặc biệt là trong thao tác nhập dữ liệu bằng tay, bởi con người cũng sẽ có những lúc sai sót, chính vì thế mà chúng ta sẽ rất khó khăn trong công tác quản lý dữ liệu hàng hóa. Chưa hết, có thể nó cũng sẽ khiến cho bạn bị nhầm lẫn thông tin, số liệu với những phòng ban khác nhau. Chính vì vậy khi lập bảng quản lý hàng tồn kho bằng Excel, doanh nghiệp cũng cần tự lường trước những rủi ro mà nó đem lại.

Nhanh.vn cung cấp phần mềm quản lý bán hàng cũng như kho hàng. Giúp cho việc kinh doanh của bạn dễ dàng hơn.

Mong rằng bài viết sẽ giúp ích đươc cho bạn. Chúc bạn thành công!

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Tầng 2, 284/41/2 Lý Thường Kiệt, Phường 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 63 Phan Đăng Lưu, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 19133915566015

Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) - Chi nhánh Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Tài liệu cho developer

API Documentation

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương

Hỗ trợ trực tuyến