Đồng bộ Shopee

Kết nối Shopee giúp bạn quản lý Tồn kho, Đơn hàng, thanh toán đối soát đơn hàng trên Shopee dễ dàng hơn.

• Đồng bộ sản phẩm từ Shopee - Nhanh: Lấy sản phẩm từ Shopee về Nhanh, tạo sản phẩm từ Nhanh sang Shopee, ghép nối sản phẩm giữa 2 bên
• Đồng bộ tồn kho từ Nhanh sang Shopee
• Đồng bộ đơn hàng từ Shopee về Nhanh để xử lý tập trung tại 1 nơi: Báo Shopee đã chuẩn bị xong hàng, in phiếu gửi, gộp nhiều đơn hàng chung vào 1 biên bản bàn giao và tạo Bảng tổng hợp sản phẩm cần lấy theo biên bản.

Các bước cài đặt và sử dụng đồng bộ Nhanh.vn - Shopee

1. Cài đặt ban đầu

- Bạn truy cập vào Cài đặt / Đồng bộ sàn TMĐT / Shopee hoặc tại đây

- Click vào

- Hệ thống sẽ chuyển đến trang đăng nhập tài khoản Shopee để xác thực tài khoản. Bạn chọn quốc gia Vietnam, gõ tên đăng nhập và mật khẩu gian hàng Shopee, click Login

- Nhập mã xác thực được nhắn về điện thoại, click Verify (Nếu không thấy SMS về điện thoại thì click Resend)

- Click Yes để đồng ý cấp quyền cho việc đồng bộ Nhanh - Shopee

- Tích chọn cửa hàng muốn đồng bộ đơn hàng về, và tích chọn có đồng bộ tồn kho từ Nhanh lên Shopee không. Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin, bạn click Lưu để hoàn tất

Lưu ý:

- Nếu phần mềm báo lỗi "Tài khoản của bạn đã được cài đặt...", nghĩa là trước đó gian hàng đã được liên kết với 1 doanh nghiệp khác trên Nhanh, thì bạn cần báo admin Nhanh.vn chuyển gian hàng về đúng doanh nghiệp cần liên kết.

- Nếu bạn chưa có sản phẩm trên Nhanh, sản phẩm trên Nhanh chưa có tồn (số tồn =0) thì không nên tích chọn Cập nhật tồn kho từ Nhanh sang Shopee, vì sẽ làm sản phẩm trên Shopee về trạng thái Hết hàng.

Nếu khi cấu hình kết nối Shopee - Nhanh, bạn tích chọn đồng bộ tồn thì Mặc định hệ thống luôn tự động đồng bộ tồn sang Shopee ngay khi có thay đổi về số tồn.

2. Đồng bộ sản phẩm Nhanh - Shopee

Có 3 trường hợp:

• Đã có sản phẩm trên Nhanh, chưa có trên Shopee
• Đã có sản phẩm trên Shopee, chưa có trên Nhanh
• Đã có sản phẩm ở cả 2 bên, trong trường hợp này lại có 2 tình huống:
  • SKU sản phẩm Shopee trùng với Mã sản phẩm trên Nhanh
  • SKU và Mã sản phẩm trên Nhanh khác nhau

2.1. Đã có sản phẩm trên Nhanh, chưa có trên Shopee ==> Tạo sản phẩm từ Nhanh lên Shopee

- Bạn truy cập vào Sản phẩm / Sản phẩm các sàn TMĐT / Shopee, chuyển sang tab "Sản phẩm chưa tạo sang Shopee", hoặc truy cập tại đây

- Điều kiện để sản phẩm có thể tạo sang Shopee: Là sản phẩm cha/sản phẩm độc lập và có ảnh.

- Bạn click và icon  , chọn danh mục và điền các thông tin cần thiết khác để tạo sản phẩm lên Shoppe

Lưu ý:

- Với sản phẩm cha, phần mềm sẽ tự động lấy các sản phẩm con của nó thành các phân loại sản phẩm trên Shopee

- Với sản phẩm độc lập, bạn cũng có thể thêm phân loại hàng ở bước tạo sản phẩm, khi đó tất cả các phân loại trên Shopee sẽ được ghép vào 1 sản phẩm độc lập đó trên Nhanh

2.2. Đã có sản phẩm trên Shopee, chưa có trên Nhanh.vn ==> Lấy sản phẩm từ Shopee về và tự tạo sản phẩm trên Nhanh

- Bạn truy cập vào Sản phẩm / Sản phẩm các sàn TMĐT / Shopee, click nút Đồng bộ, chọn Tải sản phẩm từ Shopee, hoặc truy cập tại đây

- Click vào "Lấy sản phẩm từ Shopee về và tự tạo sản phẩm trên Nhanh"

- Sau khi phần mềm lấy hết sản phẩm từ Shopee về, bạn có thể cập nhật danh mục, nhập số tồn cho sản phẩm..., xem thêm hướng dẫn tại đây

2.3. Đã có sản phẩm trên cả Nhanh và Shopee, có 2 tình huống

2..3.1. Mã SKU trên Shopee trùng với Mã sản phẩm trên Nhanh

- Làm tương tự mục 2.2, tuy nhiên phần mềm sẽ không tạo mới sản phẩm trên Nhanh nữa, mà tự động ghép nối, dựa vào Mã sản phẩm và SKU.

2.3.2. Mã SKU và Mã sản phẩm khác nhau

- Bạn truy cập vào Sản phẩm / Sản phẩm các sàn TMĐT / Shopee, click nút Đồng bộ, chọn Tải sản phẩm từ Shopee, hoặc truy cập tại đây

- Click vào "Lấy sản phẩm từ Shopee về"

- Chờ phần mềm lấy hết sản phẩm từ Shopee về, sau đó bạn chuyển sang tab "Sản phẩm chưa được ghép" để ghép nối

- Nhập tên sản phẩm tương ứng trên Nhanh vào, sau đó click nút Lưu các cặp đã ghép.

Bạn cũng có thể ghép nối sản phẩm bằng Excel tại đây, thao tác như hình bên dưới

Sau đó Lưu lại file Excel và import lên phần mềm.

3. Đồng bộ tồn kho từ Nhanh sang Shopee

Nếu khi cấu hình kết nối Shopee - Nhanh, bạn tích chọn đồng bộ tồn thì Mặc định hệ thống luôn tự động đồng bộ tồn sang Shopee ngay khi có thay đổi về số tồn từ Nhanh.

Nút Đồng bộ tồn chỉ dùng trong 1 số tình huống như hệ thống Shopee bị lỗi trước đó, hoặc trong các đợt Flash Sale/chương trình khuyến mại lớn Shopee sẽ tạm khóa chức năng đồng bộ từ API, thì sau khi chương trình kết thúc bạn có thể dùng tính năng này để cập nhật lại toàn bộ tồn kho.

4. Đồng bộ đơn hàng từ Shopee về Nhanh

4.1. Tải đơn hàng mới từ Shopee về Nhanh

- Trên Nhanh.vn, doanh nghiệp truy cập vào Đơn hàng / Đơn hàng TMĐT / Đơn hàng Shopee, hoặc truy cập tại đây

- Click nút Tải đơn hàng, hệ thống hiện popup cho bạnlựa chọn:

- Click Tải dữ liệu để tải đơn hàng về

4.2. Xử lý đơn hàng

- Khi khách đặt hàng trêb Shopee, đơn đó sẽ mất khoảng 30 phút để chờ Shopee duyệt

- Trong khoảng 30 phút này, nếu bạn tải đơn về Nhanh, đơn đó sẽ ở trạng thái Mới. Những đơn Mới thì chưa cần xử lý gì (trên Shopee cũng vậy)

- Sau 30 phút, Shopee duyệt đơn hàng. Nếu xử lý đơn hàng trên Shopee thì lúc này chủ shop cần báo Chuẩn bị hàng (để lấy bản in về) và In phiếu gửi

- Đơn hàng nào chưa báo Chuẩn bị hàng, thì tải về Nhanh nó sẽ ở trạng thái Đang đóng gói

- Lúc này trên Nhanh bạn click nút Sẵn sàng giao (tương đương với Chuẩn bị hàng trên Shopee) để lấy bản in về, sau đó click In phiếu gửi

- Đơn hàng nào đã báo Chuẩn bị hàng (hoặc đã click Sẵn sàng giao) thì sẽ có trạng thái Chờ HVC lấy hàng

Tóm lại

Đơn Đang đóng gói thì cần báo Sẵn sàng giao --> In

Đơn Chờ HVC lấy hàng thì ko cần báo Sẵn sàng giao nữa --> In luôn

- Bưu tá đến lấy hàng, bạn đưa gói hàng cho họ. Sau đó có thể theo dõi trạng thái đơn hàng đó trên Nhanh.vn

Lưu ý: Sau khi đã in phiếu gửi Shopee (ở trạng thái Chờ hãng vận chuyển lấy hàng), hệ thống sẽ lưu lại bản in đó, để bạn có thể in phiếu gửi ngay cả khi đơn hàng ở những trạng thái khác (in để giao lại hoặc lưu trữ)

4.3. Cập nhật trạng thái đơn hàng

- Hàng ngày khi bạn click Tải đơn hàng, hệ thống cũng tự động cập nhật trạng thái cho những đơn hàng đã tải về trước đó.

Ví dụ: Đơn hàng A đã được tải về Nhanh trước đó, và ở trạng thái Đang đóng gói.
Hôm sau đơn hàng A được giao thành công, khi tải đơn hàng mới về, hệ thống cũng tự động cập nhật trạng thái đơn hàng A sang Thành công.

- Bảng trạng thái tương ứng từ Shopee sang Nhanh.vn

- Với đơn chuyển hoàn: Sau khi doanh nghiệp nhận được hàng chuyển hoàn, cần vào Danh sách đơn hàng Shopee và đổi trạng thái đơn hàng đó sang trạng thái Đã chuyển hoàn (để ghi nhận hàng đã về shop)

5. Đối soát đơn hàng Shopee

5.1. Lấy và import file đối soát đơn hàng

- Doanh nghiệp truy cập vào đây để import file đối soát đơn hàng Shoppe: https://nhanh.vn/ecommerce/shopee/order?tab=addpayment

- Lấy file đối soát tại Ví Shopee / Xem lịch sử giao dịch / Xuất các giao dịch vừa được lọc

- File đối soát Shopee sau khi tải xuống sẽ có dạng file .csv, doanh nghiệp cần chuyển sang dạng ".xlsx" và sửa tên sheet là Order, xóa (delete) 6 dòng đầu tiên, chỉ giữ lại từ dòng 7.

Lưu ý: Nếu mở file .csv đang chỉ có 1 cột, thì bôi đen cột -> vào Data -> Text to Colums -> chọn Delimited nhấn Next -> tích Comma, Tab nhấn Finish thì sẽ tách cột, doanh nghiệp tải mẫu đối soát shopee, copy các cột Ngày, Chuyển đến, Thanh Toán, Mô tả, Trạng thái, Số dư vào mẫu đối soát để Import lên.

5.2. Kiểm soát tiền đối soát và hàng hoàn về

- Lọc các đơn đã gửi lâu rồi mà chưa thanh toán: Tại trang Danh sách đơn hàng Shopee, người dùng click vào chữ "Nâng cao" để lọc theo các trường sau:

- Lọc các đơn chưa nhận được hàng hoàn về

Tại trang Danh sách đơn hàng Shopee, bạn click vào trường lọc Trạng thái và chọn "Đang chuyển hoàn" để lọc các đơn chưa nhận được hàng hoàn về.

Khi đã nhận được hàng hoàn về, người dùng đổi trạng thái đơn hàng đó sang "Đã chuyển hoàn".

Một số lưu ý:

- Sản phẩm đang chạy chương trình khuyến mại sẽ không lấy đồng bộ được về Nhanh, và đồng bộ tồn được từ Nhanh lên Shopee

- Trong một số đợt khuyến mại toàn sàn (11.11, 12.12...) một số tính năng có thể không hoạt động do API bị khóa, ví dụ tính năng tạo sản phẩm lên Shopee, đồng bộ tồn lên Shopee

- Lỗi khi tạo sản phẩm lên shopee: nếu xuất hiện lỗi "...not in shop logistics list" như trên là do bạn đã chọn hãng vận chuyển không nằm trong danh sách đơn vị vận chuyển đã cài đặt trên shopee. Ví dụ trên shopee bạn cài đặt sử dụng VNpost và Viettel nhưng khi tạo sản phẩm từ Nhanh lên Shopee thì lại chọn cả Giaohangtietkiem.

- Lỗi không tạo được sản phẩm sang Shopee vì tên thuộc tính/ phân loại hàng hóa quá dài - Shopee giới hạn tên thuộc tính/ phân loại hàng hóa chỉ được dài tối đa 30 kí tự.

Ví dụ Áo sơ mi của bạn có 3 màu trắng, đen, đỏ , 3 size S, M, L

Thì phần kí tự Trắng - S trong chuỗi tên sản phẩm Áo sơ mi Trắng - S được hiểu là tên thuộc tính/ phân loại hàng hóa.

Nếu tên thuộc tính của bạn quá dài , bạn bắt buộc phải sửa cho ngắn lại mới được tạo sản phẩm trên Shopee